Smartphone und Tablet statt PC und Workstation

Es ist gar nicht so lange her, da erschöpfte sich die Enterprise-Mobility-Strategie eines Unternehmens darin, ausgewählten Mitarbeitern ein firmeneigenes Mobiltelefon zur Verfügung zu stellen. Mit dem Blackberry von Research In Motion (RIM) hielt immerhin das E-Mail-Zeitalter auf Mobilsystemen Einzug. Mobile Endgeräte wie Telefone und Notebooks galten bestenfalls als „verlängerte Werkbank“ der traditionellen IT-Umgebung. Und deren Herzstück waren Back-End-Systeme im Rechenzentrum und Desktop-Rechner auf dem Schreibtisch der Beschäftigten.

Ganz anders heute: Die Devise in vielen Unternehmen lautet „Mobile First“. Das heißt, der Einsatz mobiler Endgeräte wie Smartphones und Tablets wird immer wichtiger. Damit verbunden ist die Anpassung von klassischen Geschäfts­applikationen, die bislang nur auf Desktop-Rechnern und Notebooks zur Verfügung standen. Anbieter von Geschäftssoftware wie IBM, Microsoft, Oracle und SAP werben damit, dass ihre Lösungen verstärkt auf mobile Nutzer ausgerichtet sind. Dies, so Marketingstrategen, bringe den Nutzern Vorteile, vor allem Kosteneinsparungen sowie eine höhere Produktivität und Flexibilität.

Konkrete Zahlen, die diese Behauptungen untermauern, sind jedoch noch Mangelware. Laut einer Studie von IDC zu Enterprise Mobility in Deutschland von 2014 dominieren in deutschen Unternehmen noch klassische Einsatzfelder, etwa der Zugriff auf E-Mails, Webseiten und Office-Anwendungen von Tablets und Smartphones aus. Allerdings sind komplexere Anwendungsszenarien auf dem Vormarsch. Dazu zählen der Zugang zu Customer Relationship Management (CRM), die Fernwartung von IT-Systemen, die mobile Nutzung von Software für das Enterprise Resource Planning (ERP) und Business Intelligence (BI) sowie der Zugriff auf spezielle Lösungen für Fachabtei­lungen.

Derzeit ermöglichen bereits etwa 40 Prozent der Unternehmen die Nutzung solcher Anwendungen von Smartphones und Tablets aus. Ebenso viele wollen das bis Ende 2016 umsetzen. „Jede zweite Organisation in Deutschland hat heute eine Mobility-Strategie definiert und implementiert – im Vergleich zur IDC-Studie aus dem Jahr 2012 ein Zuwachs um fast 20 Prozent“, so Mark Alexander Schulte, Consultant und Projektleiter bei IDC.

Beim Trend in Richtung Enterprise-Mobility-Strategie sind zwei grundlegende Ansatzpunkte zu berücksichtigen. Unternehmen sollten sich der Tatsache bewusst sein, dass Kunden und Interessenten verstärkt über mobile Endgeräte wie Smartphones, Tablets, leichtgewichtige Notebooks und Convertibles auf Angebote zugreifen. Das können digitale Ser­vices wie Filme und Musik sein, aber auch Informationsangebote, Online-Shops und Support-Leistungen. Das heißt, es gilt entsprechende Dienstleistungen zu entwickeln beziehungsweise vorhandene Services so anzupassen, dass sie von Mobilsystemen aus bequem genutzt werden können.

Die zweite Ebene sind die eigenen Mitarbeiter und Partnerunternehmen. Auch diese sind nicht mehr unbedingt auf den traditionellen Büroarbeitsplatz mit PC und Festnetztelefon angewiesen, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Im Gegenteil: In der Diskussion sind variable Arbeitsmodelle. Sie erlauben es Beschäftigten, berufliche Tätigkeiten von unterwegs oder dem Homeoffice aus zu erledigen. Eine zentrale Rolle spielen dabei mobile Rechner und Kommunikationssysteme. Das wiederum erfordert von den IT-Abteilungen der Unternehmen, dass sie den Zugriff auf Anwendungen wie E-Mail, Telefon, Datenbanken und Geschäftsapplikationen wie Bestellsysteme oder eine Customer-Relationship-Management-Software von außen ermög­lichen – über eine breite Palette unterschied­licher Mobilsysteme.

Welche konkreten Vorteile Enterprise Mobility bringt, hängt vom jeweiligen Unternehmen und der Branche ab, in der es arbeitet, außerdem von der Abteilung, in der Mitarbeiter mobil tätig sind. „Unternehmen müssen daher im Vorfeld klären, in welchen Prozessen und Abteilungen mobile Lösungen ihr Produktivitätspotenzial am besten und schnellsten entfalten können“, so Christof Baumgärtner, Vice President Sales Central, Northern, Eastern Europe and Middle East bei MobileIron, einem Anbieter von Lösungen für das Enterprise Mobility Management. „Das ist sicher in jedem Unternehmen und in jeder Branche ein wenig anders.“

Auch zu der Frage, ob beziehungsweise wie sich der Einsatz mobiler Systeme in einem wirtschaftlichen Nutzen widerspiegelt, sind konkrete Zahlen noch rar. Eine Untersuchung, die das deutsche Beratungshaus Techconsult im Auftrag von Microsoft durchführte, kommt beispielsweise zu dem Schluss, dass Mobiltechniken in Marketing-Abteilungen zu einer Leistungssteigerung von 10 Prozent führen. Als Messgrößen dienten unter anderem die Reak­tionsgeschwindigkeit auf Anfragen, die Termintreue und der Anteil der Marketingkosten an den Gesamtkosten.

Generell erhoffen sich Unternehmen von Enterprise Mobility eine Steigerung der Effizienz, schnellere Abstimmungsprozesse, eine Reduzierung der Kosten sowie eine höhere Agilität. Zu diesen Resultaten kommen die meisten Studien, etwa von IDC, Techconsult, der Experton Group, Gartner und Lünendonk.

Das volle Potenzial von mobilen Geschäftsprozessen erkennen jedoch noch wenige Unternehmen, so Jörg Mecke, Business Unit Manager Business Productivity beim Systemhaus Fritz & Macziol: „Moderne Geräte werden, nicht zuletzt auf Druck der jüngeren Mitarbeiter, zwar angeschafft, deren Einsatz schöpft das Potenzial von Mobile jedoch meist nicht aus.“ Er plädiert dafür, mobile Systeme so in Geschäftsprozesse zu integrierten, dass Geschäftsdaten nahtlos sichtbar und managebar werden, nach dem Grundsatz Business to Device. „Dadurch können beispielsweise Vertriebsmitarbeiter, Wartungstechniker und Manager über eine App von überall aus auf Daten im Back-End zugreifen, etwa auf das Customer-Relationship-Management-System, SAP-Anwendungen oder Microsoft SharePoint.“

Nach Analysen des Marktforschungs- und Beratungsunternehmens Experton Group erfolgte die Umsetzung von Mobile-Enterprise-Strategien in drei Wellen. Im ersten Schritt wurden mobile Endgeräte und IT-Dienste wie der Zugriff auf E-Mails einem kleinen Kreis von Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Diese Welle erreichte etwa 2005 ihren Höhepunkt. Das typische Endgerät war ein Blackberry-Mobiltelefon mit E-Mail-Funktion.

Die zweite Welle ist durch die Einführung von Smart­phones, mobilen Anwendungen (Apps) und entsprechenden App-Stores gekennzeichnet, außerdem von neuartigen Endgeräten wie Tablets und Convertibles. Zwar war der Höhepunkt dieser Entwicklung laut Experton im Herbst 2010, doch hält sie vor allem in kleineren und mittelständischen Unternehmen noch an.

Allerdings werden bei der zweiten Welle mobile Endsysteme nicht in ein Mobile-Enterprise-Konzept integriert. Ein klassisches Beispiel für ein Endsystem der zweiten Welle ist das iPad als Vertreter einer neuen Endgeräte-Kategorie.

Der Experton Group zufolge beschäftigten sich vor allem Großunternehmen bereits mit Themen wie Mobile CRM (Customer Relationship Management) und Mobile Service Dispatch (Einsatz von Mobilsystemen zur Steuerung von Servicedienstleistungen).

Solche Ansätze sollen vor allem die Effizienz von Vertriebs- und Service-Fachleuten erhöhen. Unternehmen, die sich noch in dieser Phase befinden, haben häufig Pilotprojekte implementiert. Eine Anpassung der Endgeräte, Anwendungen und Sicherheitslösungen an mobile Prozesse erfolgt jedoch nur in unzureichendem Maß.

Etwa seit Beginn dieses Jahres rollt Welle Nummer drei. Ihre Merkmale: Mitarbeitern in bestimmten Tätigkeitsbereichen, etwa Management, Vertrieb oder Service, werden maßgeschneiderte mobile Komplettlösungen bereitgestellt. Sie bestehen aus Apps, Endgeräten und der Anbindung an unternehmensinterne Prozesse. Die Experton Group hat in Deutschland ein wachsendes Bewusstsein bei den IT-Abteilungen und Fachabteilungen dafür registriert, dass Enter­prise Mobility mehr ist, als mobile Systeme und Anwendungen zu verwalten. Es setze sich eine strategische Sichtweise durch, so das Beratungshaus.

Unter IT-Fachleuten kontrovers diskutiert wird die Frage, auf welche Weise mobile Apps mit Geschäftsanwendungen im Unternehmensnetz kommunizieren sollen, beispielsweise einem CRM-System oder einer Lösung für Warenwirtschaft. Etliche Experten plädieren für eine mobile Middleware. Eine solche Software-Ebene wird zwischen den Mobilsystemen beziehungsweise deren Betriebssystemen und Apps sowie den Anwendungsmodulen im Back-End platziert, etwa einem Warenwirtschaftssystem.

Aus Sicht des deutschen Systemhauses T-Systems sprechen mehrere Gründe für den Einsatz einer solchen Middleware beziehungsweise einer gemanagten Mobile-Middleware-Plattform: Sie trennt die mobilen Systeme von Unternehmens-Servern und bilden eine Art Pufferschicht. Dort werden die Daten synchronisiert, aber auch Sicherheitsmechanismen wie die Authentifizierung der Nutzer, die Verschlüsselung von Daten und Zugriffsregeln abgebildet.

Auf dem Endsystem sorgt die Middleware für die richtige Darstellung und Verarbeitung der Inhalte. Um Mobilsysteme beziehungsweise Apps mit Back-End-Anwendungen zu verknüpfen, müssen nur die entsprechenden Programmierschnittstellen (APIs, Application Programming Interfaces) der Middleware angepasst werden. Das Warenwirtschaftssystem oder die Kundendatenbank im Hintergrund bleiben unangetastet. Das ist für viele Unternehmen ein zentraler Punkt. Denn in der Regel werden Anwendungen wie SAP an die Anforderungen des Unternehmens angepasst. Änderungen an diesen Back-End-Applikationen sind daher aufwendig.

Hinzu kommt, dass etwa alle sechs Monate eine neue Version von Mobilbetriebssystemen wie Android, Apple iOS und Windows Phone sowie der entsprechenden Standard-Apps auf den Markt kommt. Die kontinuierliche Anpassung der Apps an die Unternehmenssysteme muss also ganzheitlich erfolgen und dabei drei Dimensionen beachten:

Für das Beratungshaus Experton Group hängt der Einsatz einer mobilen Middleware davon ab, welche Apps zum Einsatz kommen. Vor allem bei Apps für den Business-to-Business-Bereich, die eine Verbindung zwischen Mobilgerät und den Back-End-Systemen bei einem Kunden herstellen, ist eine Middleware sinnvoll. Zu diesen Applikationen zählen beispielsweise Apps für die Steuerung, Wartung und Fehlerdiagnose von Maschinen im Fertigungsbereich. Trends wie Industrie 4.0, also die Vernetzung von Produktionssystemen, Logistik und traditioneller IT, werden die Nachfrage nach solchen Apps in den kommenden Jahren erhöhen.

Auch bei Apps für den Business-to-Employee-Sektor ist eine Middleware hilfreich, sobald etwa fünf Apps und ebenso viele Back-End-Systeme im Einsatz sind. Zu dieser Kategorie von Apps gehören beispielsweise Messaging- und Collaboration-Tools, außerdem Anwendungen, die die Verbindung zu Warenwirtschaftssystemen und ERP-Lösungen (Enterprise Resource Planning) herstellen.

Ein zentraler Punkt einer Enterprise-Mobility-Strategie sind die Apps, über die Mitarbeiter auf Anwendungen im Back-End zugreifen. Laut IDC setzten 2014 noch mehr als 60 Prozent der deutschen Unternehmen auf selbst entwickelte Mobilanwendungen. 2015 werden es nur noch 42 Prozent sein. Im Gegenzug wollen 47 Prozent der Firmen die App-Entwicklung Dienstleistern über­geben.

Zwei wesentliche Ursachen für diesen Trend sind die Kosten und die Zeitverzögerungen, die mit dem Do-it-yourself-Ansatz verbunden sind. Nach Untersuchungen der amerikanischen Mobil-Softwarefirma Kinvey dauert es in 56 Prozent der Unternehmen zwischen sieben Monaten und mehr als einem Jahr, bis die hauseigenen Entwickler eine App programmiert haben. Im Durchschnitt kostet es zudem 250.000 Dollar, um eine App zu entwickeln und zu implementieren.

Hinzu kommt, dass laut IDC in deutschen Firmen durchschnittlich zwei bis drei unterschiedliche Mobil-Systemplattformen pa­rallel im Einsatz sind, also iOS, Android, Windows Phone oder Blackberry OS. Apps müssen somit regelmäßig an diese Betriebssysteme angepasst werden, insbesondere an neue Versionen. Speziell für mittelständische Unternehmen ist der damit verbundene Aufwand schlichtweg zu hoch. Daher ist es für solche Firmen eine Überlegung wert, entweder modifizierte Standard-Apps einzusetzen oder Anwendungen von externen Dienstleistern entwickeln zu lassen.

Die Bereitstellung von Apps erfolgt zunehmend über unternehmensinterne App-Stores. Sie stellen für die jeweiligen Systemplattformen eine Auswahl von Apps bereit. Ähnlich wie bei den App-Stores von Apple oder Goo­gle sucht sich der Anwender die gewünschten Anwendungen aus und lädt sie auf sein Smart­phone oder Tablet herunter. „Ebenso wie bei der Nutzung von – privaten – mobilen Endgeräten kommt es auch in diesem Bereich darauf an, dass die Kontrolle bei der IT-Abteilung bleibt“, erläutert Daniel Model, Manager Sales Engineering Europe bei Acronis, einem Anbieter von Lösungen für das Synchronisieren und Teilen von Unternehmensdaten.

„Daher empfiehlt sich der Einsatz einer Software für das Mobile Content Management. Mit ihr können Administratoren steuern, welche Inhalte mit welchen Apps bearbeitet werden dürfen und wo Unternehmensdaten gespeichert werden.“

Zu den Firmen, die auf mobile Anwendungen setzen, zählt Rohde & Schwarz. Das Unternehmen gehört zu den weltweit führenden Anbietern von Messtechnik für die Kommunikations- und Rundfunkbranche. Es stellt Mitarbeitern, Partnern und Kunden mobile Apps auf fünf Systemplattformen zur Verfügung. Um den Entwicklungs- und Anpassungsprozess dieser Apps zu beschleunigen, implementiert das Unternehmen mit MobileFirst Platform Foundation eine spezielle Plattform von IBM. Sie ermöglichte es laut Rohde & Schwarz, die Entwicklungskosten für mobile Anwendungen um 60 Prozent zu senken.

Zu den Anwendungen zählen Sales Web Mobile für den Zugriff auf Marketing- und Vertriebsunterlagen, außerdem Sales Circular. Diese App stellt in Echtzeit aktuelle Produktdaten zur Verfügung. Speziell für Unternehmen, die eine Cross-Platform-Strategie in Bezug auf mobile Anwendungen verfolgen müssen, sind Entwicklungslösungen wie die von IBM eine Hilfe. Allerdings gilt auch in diesem Fall: Für kleinere Unternehmen kommt dieser Weg wohl eher nicht in Betracht, Stichwort Kosten. Zudem besteht das Risiko, sich bei Einsatz einer solchen Mobile Enterprise Application Platform (MEAP) an einen Anbieter zu binden.

Ein besonders heikles Thema im Zusammenhang mit dem Einsatz mobiler Systeme im Unternehmen ist die Sicherheit von Daten und Anwendungen. Das Speichern und Bearbeiten von Daten auf Smartphones, Tablets und Notebooks bringt ein erhöhtes Risiko mit sich. Das gilt auch für den Transfer von Daten über unsichere Netze wie öffentliche Wireless LANs und Mobilfunk-Verbindungen. „Um diesen Risiken zu begegnen, sollten vertrauliche Daten idealerweise zentral auf den Unternehmens-Servern gespeichert werden und nur bei Bedarf auf dem mobilen Endgerät verfügbar sein“, rät Johannes Ströher, Experte für IT-Sicherheit bei der msg systems AG. „Denn je weniger Daten auf dem mobilen Gerät gespeichert sind, desto weniger können verloren gehen.“ Der Zugang zu den Unternehmens-Servern sowie die Übertragung dorthin müssen entsprechend abgesichert werden, etwa durch Fire­walls, Systemhärtung, Übertragungsverschlüsselung oder eine Überprüfung von Zertifikaten.

Ergänzend dazu gilt es festzulegen, wer wann auf welche Geschäftsdaten Zugriff haben darf: „Bevor sich ein Unternehmen für eine mobile Lösung entscheidet, sollte der genaue Bedarf geklärt werden. Es sollte festgelegt werden, welche Nutzer Zugriff erhalten sollten und auf welche Daten überhaupt zugegriffen werden sollen“, sagt Daniel Model. „Davon abgesehen sollte man sich eine Strategie in Bezug auf die Sicherheit überlegen, nach dem Motto ‚Was möchte ich erlauben?‘ und ‚Was möchte ich verbieten?‘“

In puncto Sicherheit sind laut der Unternehmensberatung Propelics Fehleinschätzungen anzutreffen. Eine besteht darin, seitens der IT-Abteilung ein Mobile Device Management (MDM) als ausreichend zu erachten. Dies trifft jedoch nur bis zu einem gewissen Grad zu. Denn private Smartphones und Tablets, die Mitarbeiter auch geschäftlich nutzen, können in vielen Ländern allein aus Gründen des Datenschutzes nicht in ein stringentes MDM-Konzept eingebunden werden, das umfassende Zugriffsrechte für die IT-Abteilung vorsieht. Daher muss der Sicherheitsrahmen für Enterprise Mobility über MDM hinausgehen.

„Es empfiehlt sich zunächst eine Mobile-Device-Management-Lösung zu implementieren und diese durch eine passende Mobile-Content-Management-Software zu ergänzen“, erläutert Daniel Model von Acronis.

Der größte Fehler, den Unternehmen derzeit begehen, wenn sie den Schwenk in Richtung Enterprise Mobility vollziehen, hat jedoch weniger mit Technologien zu tun. „Firmen müssen Anwendungsszenarien entwickeln, die den größtmöglichen Nutzen für Mitarbeiter, Kunden und Partnerfirmen bringen“, so Adam Bookman, Mitbegründer von Propelics. Da­ran mangelt es in vielen Unternehmen. Bookman rät dazu, im ersten Schritt die Akteure im Unternehmen und außerhalb davon zu identifizieren, die vom Einsatz mobiler Techniken am stärksten profitieren. Das können Vertriebsmitarbeiter und Servicefachkräfte oder Lieferanten und Kunden sein.

Einige der besten mobilen Einsatzszenarien wurden Bookman zufolge ermittelt, indem IT-Fachleute solche Nutzer bei ihrer täglichen Arbeit beobachteten. Durch derartige Analysen lassen sich außerdem Schwachstellen in den Geschäftsabläufen entdecken: zu komplizierte Prozesse, die durch Enterprise-Systeme vorgegeben werden, oder ein unzureichender Zugang zu Geschäftsanwendungen von Desktop-Rechnern aus. Solche Erkenntnisse können Ansatzpunkte für den Einsatz mobiler Technologien deutlich machen.

Enterprise Mobility wird in den kommenden Monaten und Jahren an Bedeutung gewinnen. Doch sollten sich Unternehmen davor hüten, ohne sorgfältige Planung auf diesen Zug aufzuspringen.

Ein wesentlicher Punkt ist eine detaillierte und schonungslose Analyse der eigenen Geschäftsprozesse und damit verbunden eine klare Abschätzung des Nutzens, den ein „mobiles Unternehmen“ bringen kann. Ansonsten besteht die Gefahr, viel Geld für Mobility-Lösungen auszugeben, ohne dass sich diese Investitionen auszahlen.

Eine Option für mittelständische Unternehmen besteht darin, sich vom Systemhaus ihres Vertrauens beraten zu lassen. Das kennt in der Regel die IT-Infrastruktur und die Geschäftsprozesse des Kunden, kann also eine fundierte Einschätzung abgeben.

Angesichts der strategischen Bedeutung, die Enterprise Mobility hat, ist das Geld für diese Beratung gut angelegt.

Ob eine Enterprise-Mobility-Strategie erfolgreich umgesetzt wird, hängt von einer guten Vorbereitung ab. Nach Einschätzung der Beratungsfirma Lünendonk und des Systemhauses T-Systems sollten Unternehmen, die Geschäftsprozesse mobi­lisieren wollen, im Vorfeld diese Maßnahmen durchführen: