Mehr Flexibilität durch einen digitalen Arbeitsplatz

Die Digitalisierung ist in vollem Gange. Immer mehr Branchen und Mitarbeiter verabschieden sich von den traditionellen Arbeitsweisen mit Papier und Stift.

Der Virtualisierungsexperte VMware hat in Zusammenarbeit mit dem Forschungsinstitut Forbes Insights eine Studie zum Thema Digitalisierung der Arbeitswelt erstellt. In dem Bericht wurden drei verschiedene Arten von Arbeitsplätzen ausgemacht: Der traditionelle Arbeitsplatz, der sich wandelnden Arbeitsplatz sowie den digitalen und mobilen Arbeitsplatz.

Besonders letztgenanntes Szenario wird immer mehr Realität. Kommen mobile Technologien zum Einsatz, sind Unternehmen laut der Studie rund dreimal so attraktiv für Mitarbeiter wie Firmen mit traditioneller Arbeitsweise. Außerdem hat sich die Selbsteinschätzung der Mitarbeiter durch den digitalen Workplace gewandelt. Gewährt etwa das Unternehmen flexiblen mobilen Zugriff auf notwendige Anwendungen, empfinden sich die Arbeitnehmer bis zu neunmal produktiver als vorher.

Für Unternehmen besteht die Herausforderung vor allem darin, den Spagat zwischen individueller Flexibilität und Freiheit, aber auch Unternehmenssicherheit zu meistern. "Unternehmen sind in der Pflicht ihren Mitarbeitern die notwendigen Informationen überall und zu jeder Zeit über die entsprechenden Anwendungen zur Verfügung zu stellen. Gleichzeitig müssen Unternehmen eine starke Kultur des Vertrauens und der Freiheit aufbauen, damit Mitarbeiter produktiv und so flexibel wie möglich arbeiten können", so Ralf Gegg, Senior Director End User Computing, CEMEA bei VMware.

Die DB Systel, eine Tochtergesellschaft der Deutschen Bahn, hat hierfür eine ganz eigene Lösung gefunden. In einer Phase, in der digitale Anwendungen immer mehr zum Einsatz kommen und die Arbeit vor allem mit Papierformularen abgelöst wird, stand der ICT-Dienstleister vor einem entscheidenden Problem: Besonders jüngere Mitarbeiter verwendeten für ihre Tätigkeiten oft eigene mobile Geräte. Damit mussten aber auch rund 60.000 verschiedene Android und iOS-Geräte verwaltete werden. "Das [...] bereitete uns Kopfschmerzen in puncto Sicherheit, denn eine so große Anzahl an mobilen Geräten mit unterschiedlichen Betriebssystemen und Anwendungen hat vielerlei Schwachstellen, die ein Einfallstor für Hacker und Cyberkriminelle sein können", so Kai Löbig, Serviceowner Infrastructur Management Services bei DB Systel.

Dafür wurde inzwischen eine Lösung gefunden. Mitarbeiter können nun auf Geräte zurückgreifen, die vom Konzern ausgesucht und bestellt werden. Dabei erlaubt das Unternehmen auch, die zur Verfügung gestellte Smartphones, Tablets und Laptops, eingeschränkt privat zu nutzen. Die Mitarbeiter sind außerdem nicht an einen begrenzten Katalog von unternehmensspezifischen Anwendungen gebunden. So gut wie jede App kann installiert werden. Allerdings ist jedes Gerät mit einer Unternehmens-Policy versehen, die bestimmte Anwendungen via Blacklist ausschließt.

"Wir halten die Geräte deshalb offen, weil viele neue Ideen oft durch die freie Entfaltung der Mitarbeiter kommen", so Löbig weiter. Durch die Policy gebe es zudem kaum Schwachstellen. Auch in Hinblick auf die nahende Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sieht Löbig keine Probleme. Die Kommunikation der Geräte sei grundsätzlich verschlüsselt, wobei die Verbindungen zum Unternehmensnetzwerk durch einen zusätzlichen VPN-Tunnel abgesichert werden.

"Es ist aber auch immer die Frage, um welche Anwendung es sich handelt. Es gibt zum Beispiel eine, mit der ein Service-Mitarbeiter bestätigen kann, dass der Toilettentank in einem ICE entleert worden ist. Zwar wird natürlich auch das standardmäßig verschlüsselt, ein eigenes Passwort hierfür wäre jedoch überflüssig. Das kostet den Mitarbeiter nur unnötig Zeit dieses jedes Mal neu einzugeben", so Löbig.

Aber nicht immer ist es sinnvoll den Mitarbeiter mit einem eigenen Gerät auszustatten. Wartungsmitarbeiter etwa hätten vielmehr die Möglichkeit, etwaige fehlende oder defekte Teile über ein Tablet-Terminal, das direkt in der Werkhalle installiert ist, zu bestellen. Dies erleichtert zudem den Einkäufern die Arbeit, da keine handschriftlichen Bestellfaxe mehr entziffert werden müssen. Stattdessen wählt der Wartungsmitarbeiter aus einer vorgegebenen Liste das gewünschte Teil aus und bestellt dieses mit wenigen Klicks.

Das Bordpersonal sowie die Lockführer wiederum benötigen ein eigenes Gerät. Fahrkartenkontrolleure etwa können damit binnen Sekunden die Gültigkeit eines Tickets überprüfen oder dem Fahrgast seine nächsten Anschlussmöglichkeiten heraussuchen. Eine Herausforderung hierfür ist allerdings eine einigermaßen stabile Datenverbindung. Diese sei entlang der Bahnstrecke immer noch recht schwierig, gibt Löbig zu. "Das liegt daran, dass der Ausbau der Funkzellen immer noch nicht auf dem Stand ist, den wir gerne hätten. Andererseits kann aber auch die teilweise hohe Geschwindigkeit der Züge ein Grund sein. Der Sprung zwischen den Funkzellen läuft nicht immer reibungslos", erklärt Löbig. "Deshalb funktionieren unsere Unternehmensawendungen teilweise auch offline. Jedenfalls für eine begrenzte Zeit."

Grundsätzlich bewertet Löbig den Einzug von digitalen Geräten bei der Deutschen Bahn jedoch als recht positiv. Fast alle Mitarbeiter könnten davon profitieren. "Wir hatten im Vorfeld lange Diskussionen darüber, wie wir gerade ältere Mitarbeiter an die digitalen Devices und Anwendungen heranführen können. Es hat sich jedoch gezeigt, dass jegliche Bedenken überflüssig waren. Fast alle Mitarbeiter kommen mit den neuen, digitalen Arbeitsschritten zurecht. Nur vereinzelt gibt es Schwierigkeiten. Dafür haben wir aber einen Helpdesk, der 24/7 besetzt ist und sich umgehend um das jeweilige Anliegen kümmert", so Löbig.