Workspace as a Service: 10 Regeln für die Provider-Wahl

Wer kennt diese Szenarien nicht – unterwegs will man noch rasch eine E-Mail lesen und beantworten, während Auswärtsterminen per Notebook, Tablet oder Smart­phone auf Ressourcen des Unternehmens zugreifen oder von zu Hause aus Geschäftsdokumente auswerten und Berichte erstellen.

Die digitale Transformation der Geschäftsprozesse hat in den vergangenen Jahren zunehmend auch die Art und Weise verändert, wie Mitarbeiter in Unternehmen arbeiten beziehungsweise wie Firmen ihre eigenen Arbeitsprozesse organisieren.

Heute ist es nicht mehr nur „Nice-to-have“, sondern für zahlreiche Fachkräfte in Unternehmen erfolgskritisch, ob sie auf Firmendaten und Dokumente zugreifen können. Und falls ja, wie schnell und flexibel das geschehen kann. Dafür verantwortlich ist die zunehmende Nutzung von Cloud-Services, die Verbreitung mobiler Geräte und Apps sowie das starke Wachstum der anfallenden Datenmengen. Durch diese Entwicklung sind Unternehmen gefordert, etablierte Geschäftsmodelle und Prozesse hinsichtlich ihrer Zukunftsfähigkeit zu hinterfragen.

Moderne Techniken wie die Cloud sind die Voraussetzung dafür, dass der Arbeitsplatz der Zukunft auch Wirklichkeit wird. Unter dem Motto „Workspace as a Service“ werden ganze IT-Arbeitsplätze in die Cloud verlagert. Virtualisierungslösungen sorgen dafür, dass Anwender ihre gewohnte Desktop-Oberfläche inklusive Anwendungen und Services zentral vorgehalten bekommen.

Hinzu kommt: Das Sicherheitskonzept professioneller Rechenzentren ist oftmals moderner und umfassender als unternehmenseigene Lösungen.

Die Cloud stellt Unternehmen bei der Sicherheit von Daten vor neue Herausforderungen. Mit der Weiterentwicklung des Cloud-Computings steigt auch die Bedrohungslage. So gut wie jede neue Technologie erfüllt eine Funktionalität und erst im Nachhinein stellt man fest, dass diese zu einem Sicherheitsproblem führen kann.

Allerdings bringen diese neuen Technologien auch Vorteile, denn mit ihnen kommen auch wieder fortschrittlichere Security-Lösungen auf den Markt. Viele Cloud-Provider bieten inzwischen exzellente technische und organisatorische Sicherheit.

Der erste Schritt in die Cloud ist in der Regel relativ einfach. Doch bei einer detaillierten Betrachtung ergeben sich für IT-Verantwortliche viele Fragen – etwa zu Themen der Sicherheit, der Verfügbarkeit und der Preisgestaltung für die Cloud-Services.

Die folgenden zehn Punkte sollten IT-Entscheider unbedingt beachten, wenn sie einen Cloud-Provider für ihr Unternehmen suchen.

1. Standort und IT-Sicherheit: Wählen Sie ein Cloud-Angebot eines Service-Providers mit Standort und Sicherheitstechnik gemäß den in Ihrem Land geltenden Datenschutzricht­linien, zum Beispiel der DSGVO.

2. Skalierbarkeit: Wählen Sie ein Cloud-Angebot, bei dem auf der Basis von Infrastructure as a Service (IaaS) eine Netzwerkinfrastruktur automatisiert und damit kostengünstig bereitgestellt wird. Dabei wird die Cloud des Kunden immer genau an die Unternehmens-Bedürfnisse angepasst – auch wenn bestimmte Ressourcen nicht mehr benötigt werden.

3. Mittelstand: Für mittelständische Unternehmen gilt: Der Cloud-Service-Provider muss auf Augenhöhe operieren. Das heißt, dass er nicht zu groß sein sollte, sodass Sie dort die richtige Priorität erhalten. Er darf allerdings auch nicht zu klein sein, damit die attraktiven Kosten- und Qualitätsvorteile der Bündelung und Skalierung von IT-Services wirksam bleiben.

4. Vertrauenswürdigkeit: Der Anbieter sollte schon seit längerer Zeit sichere Cloud-Computing-Dienste vertreiben. Auch die Bewertungen von Kunden und Branchenexperten zurate zu ziehen, kann bei der Auswahl des Providers hilfreich sein.

5. Lizenzierung: Prüfen Sie unbedingt, ob Ihr Cloud-Provider beispielsweise Microsoft-Produkte richtig lizenziert. In der Cloud müssen dafür sogenannte SPLA-Lizenzen (Services Provider Licensing Agreement) verwendet werden. Alle anderslautenden Aussagen dazu sind nicht korrekt.

6. Technologie: Wir empfehlen Kunden grundsätzlich, mit einer Cloud zu arbeiten, die konsequent Virtualisierungstechnologie einsetzt. Nur so lassen sich die erheblichen Kostenvorteile tatsächlich realisieren.

7. Flexibilität: Schließen Sie keine langfristigen Verträge mit dem Cloud-Service-Provider ab. Die Vertragslaufzeit sollte nicht länger als ein oder zwei Jahre betragen, um bei Problemen relativ rasch wechseln zu können.

8. Exit-Strategie: Achten Sie bei der Gestaltung der Vertragsdokumente zur Auftragsdaten-Verarbeitung darauf, auch einen Ausstieg aus der Cloud fest zu definieren. Der Prozess sollte möglichst genau beschrieben sein.

9. Qualität: Wählen Sie einen Cloud-Provider mit zertifiziertem Qualitätsmanagementsystem. Einen Anhaltspunkt geben Zertifizierungen wie ISO 9001 und ISO 27001. Diese dürfen sich nicht nur auf das Rechenzentrum beziehen, sondern müssen die gesamte relevante Organisation bei dem Provider umfassen.

10. Kostentransparenz: Last but not least – rechnen Sie beim Kostenvergleich alle Kosten ein. Insbesondere dann, wenn Sie Ihre künftige mit Ihrer aktuellen IT-Infrastruktur im Unternehmen vergleichen.

Der effiziente Umgang mit Informationen wird für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens mehr denn je unerlässlich sein. Dies erfordert neue Konzepte. Einerseits für die Organisation von Arbeitsprozessen, andererseits für die Sicherung von Daten und die Ausgestaltung von Arbeits­plätzen.

Kunden benötigen für diese Vorhaben die richtigen Dienstleister an ihrer Seite – Service-Anbieter, die passende IT-Komponenten aus einer Hand offerieren und diese mit Managed-Information-Services sowie skalierbaren Cloud-Lösungen komplettieren können.