Die besten KI-Tools für Produktivität

Nach Jahren der Experimente, Spekulationen und Diskussionen hat Künstliche Intelligenz 2023 den Sprung in den Massenmarkt geschafft. Davon profitieren neben Privatanwendern vor allem Unternehmen und Business-User. Inzwischen ist eine Vielzahl von KI-Apps  verfügbar, mit denen IT-Verantwortliche Geschäftsprozesse und Mitarbeiter entlasten können.

Den Überblick zu wahren und die Spreu vom Weizen zu trennen, ist in der App-Flut aber alles andere als leicht. Dieser Artikel selektiert deshalb das Angebot und stellt zehn herausragende KI-Produktivitäts-Tools vor. Konkret werden die nützlichsten Werkzeuge aus den Bereichen Textgenerierung, Übersetzen, Präsentation, Videoerstellung, Kundensupport und HR präsentiert. Mit den vorgestellten Programmen können Unternehmen ein neues Maß an Produktivität, Effizienz und Innovation erreichen.

Die Auswahl basiert zum einen auf einem Ranking des kalifornische Finanztechnologie-Unternehmens Tipalti, das unter anderem auf Google-Suchvolumina und der Resonanz in Online- und sozialen Medien zurückgeht. Da diese Rangliste aber einseitig auf den US-Markt zugeschnitten ist, haben wir zusätzlich Tests und Experten-Bewertungen berücksichtigt. Populäre KI-Tools, die im Deutschen nicht oder nur schlecht nutzbar sind, werden weitgehend außen vor gelassen ebenso wie reine Entwickler-Werkzeuge. Im Mittelpunkt stehen Business-Anwendungen für den deutschen Markt.

Noch nicht in unsere Auswahl aufgenommen haben wir den neuesten Streich von ChatGPT-Erfinder OpenAI, das Video-Tool Sora, denn Zugang dazu haben bislang nur ausgewählte Kreative und Experten, um Fehler und Sicherheitsrisiken aufzuspüren. Sora erzeugt aus Textvorgaben Bewegtbilder von bis zu einer Minute Länge – und das ersten Berichten zufolge in einer überragenden Qualität. Damit schließt die US-KI-Schmiede die Lücke zwischen generativem Text (ChatGPT) und Bilder-Service (Dall-E). Kritiker bringen sich bereits in Stellung und warnen vor einer Flut von weiteren Fake-Videos, die nicht auf Anhieb als solche zu erkennen sein werden.

ChatGPT bleibt auch 2024 der König der KI-Tools. Die dahinterstehende Generative KI hat sich als äußerst leistungsfähig erwiesen. ChatGPT nutzt maschinelle Lernverfahren zur Generierung von Texten, die natürlich klingen und sachlich fundiert sind – von gelegentlichen „Halluzinationen“ mal abgesehen. Das von dem kalifornischen Unternehmen OpenAI entwickelte Programm übernimmt die Rolle eines Chatbots, dem Nutzer beliebige Fragen stellen können („Wie erstelle ich einen Business-Plan?“) oder Aufgaben übertragen können („Schreibe einen kurzen Artikel zum Thema: Kundensupport optimieren“). Die beantwortet der Bot dann – auch in deutsch – beziehungsweise führt sie aus.

Die Anwendungsmöglichkeiten für ChatGPT sind schier unermesslich. Das intelligente Sprachwerkzeug kann zum Beispiel als Ideengeber und Inspirationsquelle dienen. Oder schreibt nach Vorgabe einiger Schlagworte Texte in einer vorgegebenen Länge und im gewünschten Stil. ChatGPT kann bestehende Texte neu gestalten und hinsichtlich vieler Kriterien umschreiben, längere Artikel fasst er auf Wunsch zusammen. Beiträge zu einem bestimmten Thema erstellt die Software in wenigen Sekunden: angefangen von Mails an Kunden und Geschäftspartner über Reden und Vorträge bis hin zu Newsletter-Texten, Produktbeschreibungen oder Angeboten. Bei Recherchen zu beliebigen Themen erhält man präzise Auskünfte.

Der Chatbot versteht neben Englisch, Französisch, Spanisch und vielen weiteren Sprachen auch Deutsch. Die ältere Version des Sprachmodells, GPT-3.5, ist kostenlos, für die Nutzung reicht die Registrierung mit einer E-Mail-Adresse. Die verwendeten Daten reichen bis allerdings nur Januar 2022. Die kostenpflichtige Version ChatGPT-4 Turbo basiert auf einem aktuelleren Wissensstand. Zuletzt wurde sie auf den Stand von Dezember 2023 gebracht.

Vorteile:
+ Allumfassendes Frage-Antwort- und Textgenerierungs-Tool
+ Vielseitig einsetzbar in Unternehmen
+ Erzeugt gut lesbare, individuelle Texte

Nachteile:
– Quellen sind nicht nachvollziehbar
– Begrenzte Kontrolle über generierte Inhalte; Neigung zum „Halluzinieren“
– Datenschutz- und Sicherheitsbedenken

Preis: Ältere Version kostenlos, neuere Version ab 20 Dollar / Monat

Wie ChatGPT ist Jasper ein KI-Tool zur Textgenerierung. Im Gegensatz zu ChatGPT, das für jedermann nützlich ist, bedient Jasper jedoch vorrangig Geschäftsanwendungen und wurde für Unternehmen entwickelt, die viel Werbung, Marketing und Kundensupport betreiben.

Jasper generiert ausschließlich kürzere und längere Texte, es folgt weniger der Frage-Antwort-Philosophie von ChatGPT. Ein Hauptmerkmal von Jasper ist, dass das Tool – anders als ChatGPT –  nicht mit einem leeren Chat beginnt, sondern dass es ausgehden von Vorlagen einen Themenbaum aufbaut. Die Vorlagen erstellen genau die Art von Inhalten, die der Benutzer benötigt, anstatt dass der Benutzer das Programm fragen muss.

Die Vorlagen von Jasper sind vor allem für Unternehmen gedacht, die schnell Inhalte brauchen und keine Zeit haben, eigene Beiträge zu erstellen. Die Plattform stellt über 50 vorgefertigte Templates für die Content-Generierung bereit – darunter Anzeigentexte, Blogbeiträge, E-Mails, Marketingtexte, Social-Media-Inhalte oder Produktbeschreibungen. Im „Boss Mode“ kann man mit Jasper sprechen und ihm Befehle geben, was er schreiben soll. Auch bei deutschen Texten ist die Qualität hoch.

Jasper empfiehlt sich immer dann, wenn Anwender Content optimieren möchten und ein Geschäftsmodell im Bereich E-Commerce oder Content Produktion betreiben beziehungsweise aufbauen. Zum Testen bietet Jasper ein kostenloses Basispaket an.

Vorteile:
+ 100 % Originalinhalt in voller Länge und plagiatsfrei
+ Übersichtliches Interface, personalisierbar
+ Vielzahl an Templates
+ Zusammenarbeit in Echtzeit
+ Unterstützt 30 Sprachen

Nachteile:
– Quellen sind nicht nachvollziehbar
– Es dauert, bis die Befehlsstruktur verstanden ist
– Professionelle Funktionen kostenpflichtig

Preis: Ab 39 Dollar / Monat

Bei maschinellen Übersetzungsprogrammen nimmt das deutsche Startup DeepL seit mehreren Jahren einen Spitzenrang ein. Mit Google Translate liefert es sich regelmäßig einen Kampf um die oberste Position. „DeepL“ steht für „Deep Learning“ und verweist schon im Namen auf seine KI-Herkunft. Es verwendet wie andere heutige Übersetzungsdienste tiefe neuronale Netze, die mit Hilfe zahlreicher frei verfügbarer Sprachübersetzungen trainiert werden.

Das Tool punktet im Alltag mit einer sehr guten Übersetzungsqualität und einer hohen Geschwindigkeit. Dabei achtet DeepL auch auf Verständlichkeit. Mit seiner Fähigkeit, präzise und natürliche Übersetzungen zu liefern, die dem Originaltext nahekommen, ist die App eines der beliebtesten KI-Tools überhaupt geworden. Aktuell unerstützt sie 31 Sprachen. Im Januar hat Deepl die offizielle Aufnahme von Arabisch in seine Übersetzungsplattform bekannt gegeben.

Der DeepL Translator bietet eine Reihe von Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse von Geschäftsanwendern zugeschnitten sind. Beispielsweise lassen sich Übersetzungen in großen Mengen verarbeiten. Mit der Funktion „Batch-Übersetzung“ können mehrere Dokumente gleichzeitig hochgeladen und bearbeitet werden. Das Co-Programm – der Schreibassistent DeepL Write – verbessert die Lesbarkeit von Texten.

Die kostenlose Version ist in der Länge der Übersetzungen stark eingeschränkt. Die kostenpflichtigen Varianten starten bei 7,49 Euro/Monat und bieten neben größeren Übersetzungsmengen einen besseren Datenschutz und verbesserte Services.

Vorteile:
+ Kostenlose sowie kostenpflichtige Version
+ Liefert hochwertige Übersetzungen
+ Einbindung in professionelle Übersetzungstools

Nachteile:
– Kostenlose Übersetzungen nur eingeschränkt
– DeepL ist zwar gut, aber nicht fehlerfrei.
– Probleme mit Mehrdeutigkeiten und Ironie.

Preis: Kostenlos bei deutlich eingeschränkter Textmenge, kostenpflichtig von 7,49 bis 49,99 Euro / Monat

Wer immer mal wieder versuchen muss, die Essenz ellenlanger Studien und Whitepapers herauszufinden, bekommt Hilfe von Genei. Das KI-Tool unterstützt vielbeschäftigte Manager und alle, die lange,ausufernde Texte lesen müssen, indem es Zusammenfassungen von jeder Webseite und jedem PDF oder Dokument extrahiert. Es arbeitet die Kernaussagen heraus und präsentiert sie übersichtlich und geordnet. Die Exzerpte  können dann einfach organisiert und administriert werden.

Das Tool arbeitet schon bei der Erfassung der Texte sehr gut, was vor allem bei der Aufbereitung von Fachtexten eine große Hilfe ist. Schwierige und komplexe Passagen trägt Genei in einer einfachen, und leicht verständlichen Sprache vor. Wer zu Recherchezwecken häufig wissenschaftliche Publikationen oder lange Whitepaper durchforsten muss, findet mit Genei ein praktisches Werkzeug, das umfangreiche Informationen auf den Punkt bringt.

Leider ist Genei derzeit auf Englisch beschränkt. Übersetzungsprogramme wie DeepL können als Zwischenlösung einspringen. Nach der kostenlosen Testphase von zwei Wochen muss man zwischen Basis- und Pro-Tarif wählen. Wissenschaftler erhalten 40 Prozent Rabatt.

Vorteile:
+ Zusammenfassung komplexer Texte
+ Keyword-Extraktion
+ Paraphrasierung komplexer Sachverhalte

Nachteile:
– Nur englische Texte

Preis: 9.99 Pfund / Monat (Basic), 29,99 Pfund / Monat (Pro)

Die Bereitstellung von Videos gehört heute zum Portfolio vieler Unternehmen. Für professionelle Aufnahmen braucht es allerdings Fachleute. Hier will Synthesia unterstützen. Das Tool erstellt mithilfe von KI-Techniken automatisiert personalisierte Videos. Geschriebener Text wird per Sprachsynthese in gesprochene Sprache umgewandelt und das Video anschließend vertont.

Statt sich selbst vor die Kamera stellen oder jemanden engagieren zu müssen, werden die Texte von einem Avatar gesprochen. Der Nutzer kann aus etwa 60 verschiedenen Kunstfiguren auswählen. Personalisierte Avatare gibt es über eine kostenpflichtige Option.

Die KI-generierten Video-Inhalte können für Trainings- oder Marketingzwecke eingesetzt werden, in denen Nutzer ihr eigenes Gesicht nicht zeigen möchten. Will man zum Beispiel ein Video für eine Produkterklärung, ein Tutorial oder eine Begrüßung für seine Website erstellen, muss man nur den Text eingeben, der dann vom Avatar gesprochen wird. Unterstützt werden über 120 Sprachen, darunter Deutsch und Englisch.

Synthesia.io bietet eine zeitsparende Auswahl an ­vorgefertigten Video-Templates an. Neben der Auswahl der Sprache und des Avatars ist es möglich, eigene Charts, Clips und Musik in das Video einzubauen. Der Dienst lässt sich, wenn auch mit Einschränkungen, ­kostenlos ausprobieren.

Ende Januar hat Synthesia eine Funktion namens AI Video Assistant eingeführt, die den Prozess der Video-Generierung für alle Unternehmen und Nutzer noch einfacher und zugänglicher machen soll. Der KI-Video-Assistent hilft den Nutzern, ein Video auf der Grundlage von öffentlichen Links, Dateien oder anderen textbasierten Quellen zu erstellen. Der Prozess der Umwandlung von Text in Video soll damit ablaufen, ohne dass ein Skript von Grund auf geschrieben oder das Layout des Videos manuell in Synthesia entworfen werden müsste.

Synthesia schaffte im Juli 2023 den Unicorn-Status, das heißt, es wurde mit einer Milliarde US-Dollar bewertet, nachdem seine führenden Investoren, darunter Accel, Nvidia und Kleiner Perkins, in der letzten Finanzierungsrunde zusätzliche 90 Millionen Dollar investiert haben.

Vorteile:
+ Keine Videobearbeitungs-Erfahrung und Programme nötig
+ Schnell und einfach

Nachteile:
– Nur 10 Minuten kostenlos

Preis: Ab 20 Euro / Monat (Starter), 59 Euro / Monat (Creator)

Konferenzen und Meetings in schriftlicher Form vorliegen zu haben, ist praktisch: Man kann sich noch einmal die wichtigsten Passagen zu Gemüte führen, bestimmte Stellen aufsuchen und Teile in Berichte übernehmen. Hier kommt Fireflies zu Hilfe. Das Tool führt in Echtzeit Transkriptionen während eines Audio- oder Video-Meetings durch. Es erfasst die Stimmen aus Telefonaten und Videokonferenzen und wandelt sie in wenigen Minuten in geschriebene Texte um. Anschließend kann es die wichtigsten Punkte, Entscheidungen und Aktionspunkte zusammenfassen.

Die App generiert daraus auch To-Do-Listen oder markiert die wichtigsten Infos.

Wer einen beliebigen Teil der Besprechung noch einmal anhören möchte, kann sie nach Schlüsselwörtern durchsuchen und die Wiedergabe mit normaler bis doppelter Geschwindigkeit abspielen lassen. Mit den Tools für die Zusammenarbeit kann das Team die Konversation kommentieren, anpinnen oder darauf reagieren oder Ausschnitte herausziehen, um Zitate zu erstellen.

Fireflies unterstützt Deutsch und etwa 40 weitere Sprachen. Im Basistarif kann man bis zu 800 Minuten speichern, im Pro-Tarif bis zu 8.000. Die Business-Enterprise-Tarife bieten unbegrenzten Speicherplatz.

Vorteile:
+ Funktioniert mit 40 Sprachen und verschiedenen Akzenten und Dialekten
+ Erkennt die Stimmen der verschiedenen Sprecher
+ Lässt sich in Meeting-Plattformen wie Microsoft Teams, Zoom, Skype und Google Meet integrieren

Nachteile:
– Mangelnde Qualität der Audiospur kann die Genauigkeit der Transkription beeinträchtigen
– CRM-, Zapier- und Slack-Integrationen sind erst ab dem Pro-Tarif verfügbar

Preis: Free: kostenlos, Pro: 10 Dollar, Business: 19 Dollar, Enterprise: 39 Dollar (jeweils pro Monat und Nutzer)

Online-Konferenzen reibungslos und bequem durchführen zu können, ist heute wichtiger denn ja. Eine Umgebung frei von Nebengeräuschen ist deshalb Pflicht. Krisp filtert störende Hintergrundgeräusche in Videokonferenzen mit Skype, Microsoft Teams, Zoom & Co. per Mausklick heraus. Das KI-Tool kann praktisch jede denkbare Lärmquelle dämpfen – inklusive bellender Hunde, schreiender Kinder, Geräuschen von Geräten und Straßenlärm.
Darüber hinaus erstellt Krisp automatisch Transkripte und schriftliche Zusammenfassungen der Meetings, so dass Anwender den Inhalt ihrer Konferenzen stets in Schriftform vorliegen haben. Krisp kann dafür Tonfall-, Sprecher- und Sprachwechsel erkennen. Mit der kostenlosen Version lassen sich 60 Minuten bearbeiten, die unbegrenzte Version kostet 8 Dollar pro Monat.

Die gesamte Audioverarbeitung wird lokal durchgeführt. Nutzer können also sicher sein, dass die Video- und Audiodaten das Gerät nicht verlassen. Für seine Zuverlässigkeit hat die App auf professionellen Plattformen wie Zapier, GitLab, Intel und Hubspot viel Anerkennung gewonnen.

Im Dezember 2023 ergänzte der Anbieter den „Krisp AI Meeting Assistant“ durch die Funktion „Krisp Recording“. Zusammen mit „Krisp Meeting Transcriptions“ entsteht laut Anbieter so „eine einzige, zuverlässige Quelle der Wahrheit für alle Ihre Meetings“.

Vorteile:
+ Ausgefeilte Technologie zur Rauschunterdrückung
+ Jede Art von Lärm stummschaltbar
+ Vertrauen der professionellen Plattformen

Nachteile:
– Durch die Geräuschunterdrückung wird die Umgebung weniger wahrgenommen.
– Hohe CPU-Auslastung

Preis: Free; Pro: 8 Dollar / Monat

Gute Präsentationen zu erstellen, ist mühsam und erfordert normalerweise einiges an Know-how. Leichter geht es mit Beautiful.ai. Das ist eine cloud-basierte Präsentationsplattform, mit der sich ohne großen Aufwand beeindruckende Vorträge gestaltet lassen. Vor allem die intuitive Bedienung macht die Erstellung der Präsentationen mit Beautiful zu einem Kinderspiel; Powerpoint könnte damit für viele Nutzer überflüssig werden. Möglich machen die hochprofessionell wirkenden Folien vor allem die intelligenten Vorlagen und die automatische Formatierung.

Das Tool automatisiert die Formatierung der Folien. Die Software passt dabei auch Elemente wie Schriftgrößen und Zeilenabstände automatisch an, händisches Herumwerkeln ist passé. Außerdem haben Anwender Zugriff auf Millionen von modernen Bildern und Icons, die den Präsentationen das gewisse Etwas verleihen. Alle Designs richten sich an gelungenen Präsentationen aus, so dass man sich vor allem auf die Inhalte konzentrieren kann.

Beautiful eignet sich hervorragend für Anwendungsbereiche wie Verkaufs- und Marketingpräsentationen, Schulungsunterlagen und Geschäftsberichte. Vor allem ist Beautiful auch das ideale Tool für Teams, die gemeinsam an Projekten arbeiten und stets einen konsistenten Markenauftritt gewährleisten möchten.
Der kostenlose Testzeitraum umfasst zwei Wochen. Im Anschluss muss muss man zwischen verschiedenen Abo-Modellen wählen.

Vorteile:
+ Sehr einfach bedienbar
+ Viele Vorlagen verfügbar
+ kostenfreie Stock-Fotos und -Videos
+ Mehr als 60 Designvorlagen
+ Einbetten von Audiospuren

Nachteile:
– Schlechte Audioqualität

Preis: Free: 2 Wochen, Pro: 12 Dollar, Team: 40 Dollar (jeweils pro Nutzer und Monat)

Die Kundenbetreuung ist in vielen Unternehmen überlebenswichtig und doch oft eine Schwachstelle. Sie ist aufwändig und erfordert viel Personal. Hier setzt Kustomer an, eine Kundenservice-Plattform mit integrierter KI-Funktion zur Optimierung des Kundensupports. Die mittlerweile von Facebook übernommene Plattform nutzt benutzerdefinierte Bots zur Automatisierung sich wiederholender Serviceanfragen, die sich in Chats, sozialen Plattformen und Messaging-Apps verwenden lassen. Durch die Automatisierung von FAQs und Chatbot-Antworten rationalisiert und optimiert Kustomer Kundeninteraktionen und ermöglicht einen 24/7-Service.

Eine Analytics-Komponente analysiert die Kunden-Interaktionen. Prädiktive Analytik erlaubt es, Wartezeiten vorherzusehen und den Tonfall zu erkennen. Kustomer stellt fest, wie sich der Kunde fühlt, und berücksichtigt das bei personalisierten Empfehlungen. Die automatische Spracherkennung erlaubt die Weiterleitung an einen muttersprachlichen Agenten oder eine Übersetzung. Kustomer richtet sich eher an größere Unternehmen, für KMUs dürfte das Tool zu teuer sein.

Vorteile:
+ Viele Automatisierungsfunktionen
+ 360-Grad Kundensicht
+ Echtzeit-Kommunikation

Nachteile:
– Hohe Preise
– Einarbeitungszeit

Preis: Enterprise: 89 Dollar, Ultimate: 139 Dollar (jeweils pro Monat und Nutzer)

Paradox ist eine KI-Software, die der Personalabteilung das Leben erleichtert, indem sie Aufgaben im Einstellungsprozess automatisiert. Dazu gehören das Screening von Kandidaten, die Planung von Vorstellungsgesprächen und das Onboarding neuer Mitarbeiter. Mit dem integrierten KI-Assistenten Olivia hilft Paradox Unternehmen zudem, die besten Kandidaten zu finden, die Konversionsrate zu verbessern und Antworten auf häufige Fragen zu geben.

Olivia besitzt die Fähigkeit, menschliche Sprache zu verstehen und macht sich automatisierte Algorithmen zunutze. Zu Beginn des Einstellungsprozesses stellt Olivia gezielte Screening-Fragen. Die Bewerber werden anschließend schnell weitergeführt zu weiteren Auswahlverfahren, zum Vervollständigen von Bewerbungsunterlagen oder zur Terminvereinbarung für ein Vorstellungsgespräch.

Paradox verfügt über viele weitere Funktionen. Erwähnenswert sind das Zwei-Wege-Texting und ein 24/7-Chat, um mit den Bewerbern zu ihren Bedingungen in Kontakt zu treten, das automatisierte Bewerberscreening, ein Event- und Terminmanagement für den reibungslosen Ablauf von Vorstellungsgesprächen und Onboarding sowie Bewertungen zur Reduzierung der kurzfristigen Mitarbeiterfluktuation.

Paradox ist auch im SAP App Center verfügbar und wurde in die Recruiting-Lösung von SAP SuccessFactors integriert.

Vorteile:
+ Unterstützt das Personalwesen

Nachteile:
– Teuer

Preis: auf Anfrage