Contactually Kontaktmanagement-App im Test

Als vollwertiges CRM-System mit einem hohen Automatisierungsgrad richtet sich Contactually in erster Linie an  Marketingspezialisten in Klein- und Mittelbetrieben sowie an Selbstständige. Die Stärke der Anwendung liegt im Kommunikationsmanagement. Leistungsfähige Funktionen sollen den Anwender vor allem von Routineaufgaben entlasten und so Zeit und Arbeit sparen.

Dazu importiert man seine Kontakte ins System, wo jedem einzelnen individuelle Kommunikationsregeln zugeordnet werden können. Anschließend teilt man sie in Kategorien ein, bei Contactually Buckets (englisch für Eimer) genannt. Über die sogenannten Programs lassen sich dann vordefinierte Aufgabenlisten auf beliebige Buckets anwenden, etwa automatisiert eine Reihe von Follow-up-Mails versenden. Jedes Team-Mitglied kann seine eigenen Buckets füllen, sie aber auch mit anderen teilen.

Gesteuert wird das System vornehmlich über ein Webinterface. Hier fasst zunächst ein Dashboard die wesentlichen Informationen zusammen, zeigt Erinnerungen, Statistiken und unerledigte Aufgaben an und gibt sogar eine Beurteilung des gegenwärtigen Organisationsgrads ab. Von hier erreicht man über ein Menü am Kopf der Seite die Kontakte, Kategorien, Team-Daten, Programs und Pipelines.

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Einen wesentlichen Bestandteil der Arbeit mit Contactually bilden die E-Mail-Templates, Textbausteine, die sehr einfach zu erstellen sind. So lassen sich sämtliche verfügbaren Kontaktfelder per Drag and Drop in ein Template einbetten. Auf Knopfdruck im Dashboard werden alle vorhandenen Templates angezeigt und können dann per Klick in eine Nachricht eingefügt werden.

Außerdem lassen sich über ein Browser-Plug-in interessante Artikel oder andere Webinhalte markieren, deren Adressen man anschließend – ebenfalls per Knopfdruck – in E-Mails übernehmen kann, um sie mit seinen Kontakten zu teilen.

Sollen Kontakte in wiederkehrenden oder zuvor festgelegten Zeitabständen angesprochen werden, dann kommt das Programs-Tool ins Spiel. Es ermöglicht die Definition von Makros, die jeweils aus einzelnen Schritten wie „warte 3 Tage, dann versende eine Nachricht mit dem xyz Template“ zusammengesetzt werden. Diese Programs lassen sich bestimmten Buckets oder einzelnen Kontakten zuordnen. Außerdem kann ihre Ausführung automatisiert ablaufen oder auf Veranlassung des Anwenders erfolgen.

Das Zusammenspiel aller getroffenen Maßnahmen zeigt sich in der Pipelines-Ansicht. Hier laufen alle Daten zusammen und können für Auswertungen, Schätzungen und zur Erfolgskontrolle eingesetzt werden. Direkt in der Pipeline-Ansicht lassen sich darüber hinaus Priori­täten setzen, Chancen bewerten und Informationen an andere Team-Mitglieder weitergeben.

Mobile Apps stehen für iOS und Android zur Verfügung. Dashboard, Kontaktdatenbank und Erinnerungen können damit auch von unterwegs abgerufen werden. Zusätzlich lassen sich über die Telefon-App mit Contactually-Kontakten geführte Gespräche und SMS automatisch erfassen und so zum Beispiel als Auslöser für Follow-ups nutzen. Wird der Anwender seinerseits von einem seiner Kontakte angerufen, greift ihm die App mit hilfreichen Informationen über den Anrufer unter die Arme. Dazu nutzt sie Quellen wie etwa dessen Facebook-, Twitter- und Linkedin-Profile.

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