Asana Collaboration-App im Test

Das erklärte Motto von Asana lautet „Teamwork ohne E-Mail“. Dementsprechend stellt die App Werkzeuge zur Team-Kommunikation und Zusammenarbeit bereit, die ein funktionierendes Projektmanagement ermöglichen sollen, das alle Informationen an einem Ort zusammenfasst.

Zentrales Element sind Aufgabenlisten, die in Projekten organisiert sind. Aufgaben werden in einem Projekt erstellt und Mitgliedern eines Teams zugewiesen. Loggt sich ein Mitarbeiter ein, dann sieht er zuerst seine persönliche Aufgabenliste, geordnet nach Fälligkeit.

Die Ansicht lässt sich verändern, um etwa Aufgaben nach Projekt anzuzeigen oder nach diversen Kriterien zu filtern.  Außerdem stehen eine Inbox für automatische Statusmeldungen und ein Dashboard zur Verfügung, das einen schnellen Überblick über die laufenden Projekte erlaubt.

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Sein ganzes Potenzial entfaltet Asana in der Webapp, wo nicht nur Steuerung und Übersicht leichter fallen, sondern es auch mehr Möglichkeiten gibt, zum Beispiel für das Feintuning von Tasks. Wer zuerst die mobile Version benutzt und dann auf die volle Funktionalität umsteigt, braucht einige Zeit, um sich mit den zusätzlichen Einstellungen vertraut zu machen. Dieser Aufgabe muss sich mindestens ein Mitglied des Teams unterziehen, derjenige nämlich, der Projekte und Aufgaben plant, zuweist und ausgestaltet.

Ein kostenloser Account lässt sich mit bis zu 15 Personen nutzen, wobei dieses Kontingent sowohl Mitarbeiter als auch geladene Gäste, etwa Auftraggeber, umfasst. Die Free Edi­tion bietet eine gute Möglichkeit, das Tool zu beurteilen und sich in die Bedienung einzuarbeiten.

Für denselben Team-Umfang von 15 Personen werden in der Premium-Version bereits rund 75 Euro monatlich fällig. Allerdings lassen sich dann zusätzlich unbegrenzt Gäste einladen und es kommen eine Reihe von Premium-Optionen hinzu, darunter etwa die Möglichkeit zum Datenexport.

Um dem Nutzer auch unterwegs Zugriff auf Tasklisten und Team-Konversation zu gewähren, bietet Asana Apps für Android und iOS. Wer mit dem browserbasierten Interface bereits vertraut ist, findet sich auch in der App sofort zurecht.

Push-Nachrichten und farbige Icons helfen, auch hier den Überblick zu behalten. Im Mittelpunkt stehen die zu erledigenden Aufgaben. Es können neue Projekte und Tasks angelegt werden, Kommentare, Bilder und Dokumente lassen sich zu bestehenden Aufgaben hinzufügen. Dabei können Anhänge zum Beispiel auch direkt aus Box, Dropbox oder Goo­gle Drive kommen.

Der Ablauf innerhalb eines Projekts lässt sich bequem per Drag and Drop ändern, Subtasks können angelegt und Fälligkeitsdaten geändert werden. Außerdem kann man durch Tags mehr Übersicht in komplexe Projekte bringen, andere Mitarbeiter durch eine „Like“-Markierung aufmuntern und vieles mehr.

Sowohl mobile als auch webbasierte App verlangen während der Nutzung eine permanente Internetverbindung. Auf diese Art sind alle Team-Mitglieder immer sofort informiert, wenn sich ein Projektdetail ändert. Offline zu arbeiten ist jedoch mit Asana nicht möglich.

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