So gelingt die Migration nach Microsoft Office 365

Mit Office 365 soll es Unternehmen jeder Größe möglich sein, Daten und Anwendungen überall und auf jedem Gerät zu nutzen und eine reibungslose Zusammenarbeit in der Cloud zu gewährleisten. Wie aufwendig die Migration ist, hängt von der Ausgangssituation des Unternehmens und vom Grad der gewünschten Cloud-Nutzung ab.

Cloud-Computing verändert nicht nur die Infrastruktur, sondern auch die Art, wie die Menschen arbeiten und welchen Aufwand IT-Administratoren betreiben müssen. In mittelständischen Unternehmen dominieren noch im eigenen Rechenzentrum installierte Anwendungen und die lokale Datenhaltung. Unternehmensübergreifende Collaboration-Tools oder Cloud-Computing-Ansätze rücken nur zaghaft in die Praxis vor. Dafür gibt es gute Gründe: Mittelständler können sich IT-Infrastruktur-Experimente mit ungewissem Ausgang nicht leisten. Themen wie Datenschutz und Inves­ti­tionssicherheit müssen zufriedenstellend geklärt sein. Der Aufwand an Zeit, Ressourcen und Geld darf ein überschaubares Maß nicht übersteigen. Denn normalerweise finden Migrationen parallel zum laufenden Geschäft statt und es kann kein mehrköpfiges Expertenteam über Monate hinweg dafür abgestellt werden.

Office 365 zu nutzen bedeutet nicht, dass ab sofort alles über die Cloud abgewickelt werden muss. Geschäftskritische Daten können beispielsweise weiterhin On-Premise abgelegt und bei Bedarf von der Cloud abgeschottet werden. Ebenso ist es möglich, bestimmten Nutzern über einen Cloud-Account Zugang zu diesen Daten zu gewähren.

So entstehen hybride Infrastrukturen, die sich flexibel an die jeweiligen Geschäftsbedingungen anpassen lassen. Externe Berater zum Beispiel, die nur während eines Projekts eine Anbindung an die Unternehmensinfrastruktur und Zugang zu bestimmten Daten brauchen, müssen nun nicht mehr mit Hardware ausgestattet werden. Sie werden über einen Office-365-Plan integriert. Internen Anwendern wird zusätzlich die Office Suite auf den unternehmenseigenen Endgeräten installiert. So können sie noch mehr Funktionen nutzen.

Unternehmen müssen sich vor der Migration fragen: Welche Prozesse können überhaupt in die Cloud ausgelagert werden? Hier sind vor allem datenschutzrechtliche Aspekte zu beachten. Und für welche Prozesse ist eine Verlagerung in die Cloud überhaupt sinnvoll?

Wie lange oder intensiv die vorhandene Infrastruktur weitergenutzt werden soll, spielt dabei ebenso eine Rolle wie die bisherigen Erfahrungen der Mitarbeiter bei der Arbeit mit Collaboration-Tools und Remote-Zugriff. Kommen Anwendungen wie SharePoint oder Lync bisher nicht zum Einsatz, müssen wahrscheinlich neue Regeln für die Zusammenarbeit erarbeitet werden. Autorisierungs-Richtlinien und Rechtevergabe gewinnen in einer Cloud-Umgebung weiter an Bedeutung.

Ein ausführliches Konzept ist die Basis jeder Migration, das gilt auch für die Umstellung auf Office 365. Es fängt bei den Zeitplänen an und reicht über die Anpassungen der Datenstruktur bis zu den Datenschutzrichtlinien. Hierzu haben sowohl Microsoft als auch die etablierten Microsoft-Cloud-Partner Standards und Vorgehensweisen im Gepäck. Diese werden dann der individuellen Kundensituation angepasst.

Der Start der eigentlichen Migration erscheint einfach, sollte aber trotzdem von einem IT-Experten begleitet werden, da der Erfolg des Projekts maßgeblich davon abhängt. Durch die Registrierung auf der offiziellen Office-365-Website erhält das Unternehmen zunächst eine Standard-Domäne mit der Endung .onmicrosoft.com.

Damit die bisherige Domäne bestehen bleibt und so beispielsweise E-Mails denselben Absender tragen können wie bisher, muss auf die eigene Do­mäne umgestellt werden. Die Online-Lösung kann nun mit der lokalen Benutzerverwaltung, dem Active Directory, verbunden werden. Dieses sollte gut strukturiert und aufgeräumt sein, ein Durcheinander an dieser Stelle wirkt sich nach der Anbindung weiterer Ressourcen doppelt aus.

Mit Office 365 kommt auch eine eigene Online-Benutzerverwaltung, die den Nutzern den Zugriff auf die Anwendungen in der Cloud ermöglicht. Bei einer hybriden Infrastruktur wird das Active Directory weiterhin lokal betrieben und stellt das führende System dar. Über den Verzeichnis-Synchronisierungs-Dienst DirSync lassen sich beide Benutzerverwaltungen dann verbinden, damit der Administrator auch künftig nur ein Rechtemanagement pflegen muss. Änderungen können zwar grundsätzlich in beiden Verzeichnissen vorgenommen werden, synchronisiert wird jedoch nur aus dem führenden System in das Online-Directory.

Über die Benutzerverwaltung lassen sich die Nutzerrechte vergeben und es lässt sich festlegen, wer auf welche Anwendungen zugreifen darf. Auch wenn die Bezeichnung Office 365 zunächst an die Cloud-Varianten des bewährten Desktop-Office-Pakets mit Word, Excel und PowerPoint denken lässt – es steckt mehr dahinter.

Zu den Office-365-Diensten gehören: Office Professional Plus (bestehend aus den Office-2010-Anwendungen Access, InfoPath, Outlook, Publisher, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint Workspace und Lync), SharePoint Online, Exchange Online, Lync Online und den Office Web Apps. Weitere Möglichkeiten sind durch Produkte wie Project Professional gegeben.

Microsoft bietet Abonnements für die Bedürfnisse unterschiedlich großer Unternehmen. Das ermöglicht mehr Flexibilität und Kostentransparenz. Die sogenannten Enterprise-Pläne richten sich an Unternehmen mit mehr als 300 Nutzern und stellen neben den Zugängen zu den Anwendungen etwa auch Security- und Compliance-Features zur Verfügung. Die Midsize-Angebote für Unternehmen mit weniger als 300 Anwendern sind etwas schlanker. Sie müssen ohne Business Intelligence und ohne Compliance-Funktionen auskommen und das Rechtemanagement ist eingeschränkt.

Eine Kostenrechnung entscheidet darüber, welches Lizenzmodell passt. So ist es zwar möglich, unterschiedlichen Benutzergruppen unterschiedliche Anwendungen freizuschalten, oft lohnt sich diese Differenzierung aber nicht.

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Ein Beispiel: In einem mittelständischen Unternehmen erhalten 50 Nutzer über die Business-Premium-Lizenz Zugriff auf die gesamten Office-Anwendungen. Hier sind auch Exchange Online, Lync Online und SharePoint Online enthalten. 200 weitere Mitarbeiter sollen lediglich Exchange Online nutzen und deshalb eine eingeschränkte Lizenz erhalten. Das Paket Office 365 Business Premium mit vollem Zugang zu allen Anwendungen kostet 9,80 Euro pro Nutzer und Monat. Im Beispiel entstehen für 50 Nutzer Kosten von 490 Euro pro Monat. Die Lizenzen für die installierten Vollversionen der Office-Desktop-Anwendungen sind enthalten. Für die 200 zusätzlichen Exchange-Online-Anwender fallen Kosten in Höhe von 3,80 Euro pro Nutzer und Monat an. Dies entspricht 760 Euro im Monat. Mit hoher Wahrscheinlichkeit verwenden aber auch diese Mitarbeiter Office-Programme, etwa die Desktop-Version von Outlook für den Empfang und das Senden von E-Mails, die lokal installiert sind und wofür Lizenzgebühren fällig werden.

Würden alle 250 User voll umfänglichen Office-365-Zugang erhalten, beliefen sich die Kosten auf 450 Euro im Monat (250 x 9,80 Euro) im Gegensatz zu 1250 Euro (50 x 9,80 Euro plus 200 x 3,80 Euro), zu denen die Lizenzkosten für die lokal in­stallierten Programme hinzukommen.

Zwar sind in der Beispielrechnung die monatlichen Kosten für die Variante B auf den ersten Blick höher, dennoch überwiegen die Vorteile: So sind die Anwendungen immer aktuell und können auf fünf Endgeräten genutzt werden. Der Wartungsaufwand ist denkbar gering und die enthaltenen Sicherheitsstandards sind hoch. Darüber hinaus erhält man für die Differenz von 575 Euro zusätzlich Lync und SharePoint Online für alle Mitarbeiter.

Kunden müssen in der Übergangszeit übrigens nicht doppelt zahlen: Der Wechsel in die Cloud ist ohne extra Lizenzkosten möglich, auch wenn alte Lizenzen noch laufen.

Bei der Kostentransparenz kommen die Vorteile einer Cloud-Lösung ebenfalls zum Tragen: Investitionen in Hardware sind nicht notwendig, Überwachung und Pflege der Infrastruktur übernimmt der Cloud-Anbieter, die Kosten dafür sind im Paketpreis enthalten. Zudem stellen spezialisierte Dienstleister meist eine höhere Verfügbarkeit und ein besseres Sicherheitsniveau bereit, als dies sich ein durchschnittliches mittelständisches Unternehmen in Eigenregie leisten könnte.

Die Migration der Exchange-Umgebung markiert in vielen Projekten den wichtigsten Meilenstein, weil die E-Mail-Kommunikation ein wichtiger Dreh- und Angelpunkt des Geschäfts ist. Je nachdem ob alle Nutzer gleichzeitig in die Cloud migriert werden sollen oder nicht, wird eine Übernahme-Migration oder ein Exchange-Migrations-Vorgang angestoßen.

Ist die eigene Domain in der Cloud registriert und die Verbindung mit dem lokalen Active Directory hergestellt, kann die Migration der Postfächer beginnen. Wie diese abläuft, ist von der gewählten Infrastruktur abhängig: Sollen alle Postfächer in die Cloud migriert werden oder ergänzen eigene Exchange-Server eine hybride Infrastruktur? Zudem ist entscheidend, welches E-Mail-System bisher im Einsatz war. War dies nicht Exchange, sondern ein anderes, wird eine IMAP-Migration durchgeführt. Dann müssen zunächst neue Postfächer erstellt werden. E-Mail-Adressen, Benutzernamen, Kennwörter und weitere Profil-Informationen werden vorab erfasst und dann den neuen Postfächern zugeteilt.

Vor allem bei neueren Exchange-Versionen ist die Vorbereitung weniger aufwendig: Die Postfächer, die Kontakte und die Verteilergruppen werden einfach in die Cloud verschoben. Die Migration kann vollständig oder teilweise erfolgen, je nachdem ob alle oder nur ein Teil der Mitarbeiter künftig in der Cloud arbeiten sollen. Bei der zweiten Variante bleibt ein Teil der Postfächer weiterhin lokal.

Die User sollten von der laufenden Migration nichts merken und zunächst mit ihrem vorhandenen Account weiterarbeiten können. Die Änderungen, die während der Migrationsphase anfallen, werden anschließend mittels inkrementeller Synchronisierung integriert.

Zusätzlich zum Betrieb der Office-365-Umgebung in der Cloud kann es sinnvoll sein, weitere Cloud-Angebote zu nutzen: So ergänzen manche Anbieter das Microsoft-Angebot beispielsweise durch Support-Dienstleistungen, übernehmen den Betrieb der Exchange-User-Verwaltung oder des Dokumentenmanagements. Mit ecspand von der d.velop Gruppe beispielsweise wird ein revisionssicheres Dokumentenmanagement direkt in SharePoint integriert. Die Software kann dabei sowohl im eigenen Rechenzentrum als auch in einer externen Cloud installiert werden. Auch Angebote wie die CRM-Lösungen von Salesforce können ergänzend zu Office 365 genutzt werden.

In welcher Cloud – in der eigenen, der Cloud des Lösungsanbieters oder der Cloud eines Infrastructure-as-a-Service-Anbieters (IaaS) – solche Softwarelösungen dann idealer­weise betrieben werden, lässt sich nicht pauschal beantworten. Es kann sich lohnen, für jede Anwendung eine separate Cloud-Lösung zu finden. Allerdings könnte dann die Integration der Systeme aufwendig werden. Ebenso ist denkbar, ein Angebot wie Microsoft Azure oder einen ähnlichen Dienst zu nutzen und alle benötigten Anwendungen darauf betreiben zu lassen. Was preisgünstiger ist hängt von den Anfor­derungen des Unternehmens hinsichtlich Nutzerzahlen, Art der Anwendungen und gewünschtem Service ab.

Die sehr unterschiedlichen Angebote sind schwer vergleichbar und sollten deshalb genau geprüft werden. IT-Beratungs-Dienstleister haben sich auf diese Situation eingestellt und fungieren zunehmend als Cloud-Service-Broker. Auch hier ist die Auswahl nicht leicht: IT-Gesamtdienstleister, etwa mod IT Services, beraten anbieterunabhängig und bieten gleichzeitig an, Integration und Betrieb zu übernehmen. Auch große Unternehmen wie IBM oder Salesforce verstehen sich als Cloud-Broker. Diese werden jedoch immer bevorzugt zu ihren eigenen Lösungen raten.

Es sind viele Faktoren, die eine Migration zu Office 365 beeinflussen. Neben der Entscheidung für eine reine Cloud- oder eine hybride Infrastruktur, der Wahl des passenden Lizenzpakets und der technischen Migration inklusive möglicher Cloud-Angebote von Drittanbietern spielt die Vor- und Nachbereitung eine wichtige Rolle. So ist es hilfreich, wenn die vorhandene IT auf einem modernen Stand ist. Dazu gehören eine gut gepflegte Benutzerverwaltung und eine leistungsfähige Internetanbindung.

Während und nach der Migration ist die Einbeziehung der Mitarbeiter wichtig. Je nachdem wie vertraut ihnen eine übergreifende Collaboration und das Arbeiten in der Cloud bereits ist, können Aufklärungs­arbeit und Schulungen notwendig werden.