Firmeneigene App-Stores bieten mehr Freiheit

Es ist erst ein paar Jahr her, dass Software mit Hilfe von CDs oder DVDs auf Arbeitsplatzrechnern, Servern und – über den Umweg PC – auch auf Handys installiert wurde. Mittlerweile verfügen viele IT-Systeme über kein DVD-Laufwerk mehr. Für jüngere Mitarbeiter, die mit Streaming-Diensten, dem Internet, Breitbandnetzen und Online-App-Stores groß geworden sind, sind solche Installationsmedien gar ein Relikt aus der Urzeit der IT-Technik.

An die Stelle von DVDs sind App-Stores getreten, wenn Anwendungen oder auch Betriebssysteme auf einem Endgerät installiert werden sollen. Populär wurde diese Form der Softwareverteilung durch Apple. Das Unternehmen startete seinen App-Store am 10. Juli 2008. Nutzer von Smartphones und Tablets mit Apples Betriebssystem iOS können seitdem über den App-Store Applikationen aller Art beziehen. Mittlerweile stehen solche Online-Softwareläden für alle relevanten Mobil-Plattformen zur Verfügung: Google Play Store und Amazon App-Store für Android, Microsofts Windows Phone Store für Systeme mit Windows Phone und Windows Mobile und die Blackberry World für Blackberry OS.

Allerdings ist das Konzept des Selbstbedienungsladens nicht nur bei Anwendungen für mobile Endgeräte zu finden, sondern auch bei Desktop-Rechnern, Servern und Notebooks. So können Nutzer von Mac-OS-Systemen seit Anfang 2011 Applikationen über den Mac App-Store beziehen. Auch für Nutzer von Linux-Distributionen wie Suse Linux und Ubuntu stehen Software-Repositories bereit, über die sie ihre Systeme mit teilweise kostenpflichtigen Applikationen ausstatten können. Mit Windows 8 führte Microsoft 2012 einen Online-Shop für Windows-Anwendungen ein, den Windows Store. Unternehmenskunden stellt Microsoft mit dem Start von Windows 10 über seine Cloud-Plattform Azure außerdem einen App-Store mit Business-Anwendungen für Windows-Systeme zur Ver­fügung.

Selbst komplexe Applikationen, etwa CRM-Lösungen (Customer Relationship Management) oder Datenbanken, werden heute via Online-Shop geordert, bezahlt und bezogen. Zu den Unternehmen, die auf dieses Konzept setzen, zählt SAP. „Mit den Softwarelösungen in unserem SAP Store sprechen wir gleichermaßen Inhaber von kleinen Unternehmen und Mitarbeiter im Vertrieb an wie auch Entwickler in größeren Organisationen“, sagt Jonathan Becher, Chief Digital Officer und Leiter von SAP Digital.

Neben diesem Modell etabliert sich in Unternehmen noch ein weiterer Ansatz: IT-Abteilungen richten spezielle firmeninterne App-Stores ein, die ausschließlich eigenen Mitarbeitern oder den Beschäftigten von Partnerunternehmen zur Verfügung stehen.

In diesen Software-Depots fassen sie Applika­tionen zusammen, die für den Einsatz auf den Rechnern und Mobilsystemen der Mitarbeiter freigegeben wurden. Dies können sowohl unternehmenseigene Systeme sein als auch private Endgeräte wie Smartphones und Tablets, die die Mitarbeiter auch beruflich nutzen, Stichwort Bring Your Own Device (BYOD).

Das Marktforschungsunternehmen Gartner geht davon aus, dass 2017 weltweit etwa 25 Prozent aller Unternehmen über einen eigenen App-Store verfügen. Allerdings gehen die Meinungen darüber auseinander, inwieweit dieser Trend auch in Deutschland zu beobachten ist: „Wir sehen eine anhaltende und starke Nachfrage nach Enterprise-Apps. Sie spielen eine wichtige Rolle für die Unternehmen und kommen in allen Geschäftsprozessen zum Einsatz. Aus diesem Grund setzen die Unternehmen alles daran, ihr Asset-Management kontinuierlich zu verbessern“, sagt etwa Anton Hofmeier, Regional Vice President Sales Deutschland, Österreich und Schweiz bei Flexera Software, einem Anbieter von Lösungen für die Lizenzierung und Verwaltung von Software.

„Um Apps dann zur Verfügung zu stellen, wenn Mitarbeiter sie brauchen, gibt es keine effizientere Alternative als App-Stores“, so Hofmeier. „Oft beobachten wir, dass Unternehmen ein Selfservice-Ticketing-System einsetzen, die Bereitstellung manuell übernehmen oder eine andere kundenspezifische Lösung anbieten. Damit können sie aber längst nicht so schnell und direkt auf die Nachfrage reagieren, wie es Mitarbeiter heute erwarten.“ Auch sind seiner Einschätzung nach solche Lösungen längst nicht so benutzerfreundlich oder bieten nicht die Art von Benutzerschnittstellen, die Mitarbeiter in ihrem privaten Leben gewohnt sind.

Kritischer sieht dagegen Peter Schroff, Technical Account Manager bei BMC Software, die Rolle von Enterprise-App-Stores in Deutschland: „Enterprise-App-Stores werden von Unternehmen nur sehr zögerlich angenommen. Der damit einhergehende Paradigmenwechsel von einem Push-Modell zu einem Abonnement-Modell fällt der IT vielfach schwer“, so Schroff.

Ein Grund dafür ist seiner Ansicht nach, dass der IT-Abteilung die Kontrolle der genauen Ausstattung eines Systems verloren geht. „Die IT muss also mehr als bislang sicherstellen, dass unterschiedliche Komponenten, oder auch das Fehlen solcher Bestandteile, nicht zu Fehlfunktionen an anderer Stelle führen. Auf klassischen Desktop-Systemen ist dies deutlich aufwendiger als auf Mobilsystemen, wo typischerweise viel geringere Komponentenabhängigkeiten existieren.“

Gerade das Potenzial von Enterprise-Apps, die Mitarbeiter auf Smartphones und Tablet-Rechnern nutzen, ist nach der Meinung von Stratos Komotoglou, Produkt-Marketingmanager EMEA beim Mobility-Spezialisten MobileIron, hoch einzuschätzen. „Das gilt für beide Formen von Enterprise- und Business-Apps: Anwendungen von Unternehmen wie SAP, IBM oder Salesforce, die bereits seit Jahren als Out-of-the-Box-Lösungen für alle gängigen Mobil-Plattformen zur Verfügung stehen, und für Apps, die Unternehmen mit Hilfe eines Software-Entwicklungs-Teams erstellen.“

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Eine Studie von IDC Deutschland von 2015 untermauert das. Demnach beschäftigen sich rund 40 Prozent der Unternehmen mit Enterprise-Apps. An die 36 Prozent setzen bereits einen Enterprise-App-Store ein. Dies erfolgt unabhängig von der Unternehmensgröße. Sowohl kleine Unternehmen als auch Mittelständler und Großfirmen richten solche Software-Depots ein. „Allerdings“, so Stratos Komotoglou, „hinken wir in Deutschland weltweit gesehen beim Einsatz von mobilen Apps und Enterprise-App-Stores noch hinterher.“

Ein weiteres Resultat der IDC-Studie: Bislang dominieren vor allem in Großunternehmen Apps, die interne Entwicklungsabteilungen selbst erstellt haben. Diese aufwendige Vorgehensweise wird jedoch zunehmend zugunsten von Standard-Apps zurückgefahren. Außerdem greifen deutsche Firmen verstärkt auf externe Spezialisten zurück, um Apps entwickeln oder anpassen zu lassen. Zudem existieren Möglichkeiten, den Entwicklungsprozess von Apps zu vereinfachen: „Es gibt eine Reihe von Lösungen, etwa unsere Telerik Enterprise Platform, die Templates für gängige Apps anbieten. Dadurch ist es einfacher und kostengünstiger, mobile Anwendungen zu entwickeln oder vorhandene Software anzupassen“, sagt Brandon Satrom, Produktmarketing-Manager bei Telerik, einem Unternehmensbereich von Progress Software. Auch Unternehmen wie IBM, Flexera und BMC stellen solche Hilfsmittel zur Verfügung.

Die Bedienung eines Unternehmens-App-Stores funktioniert ähnlich wie beim Apple App Store oder bei Google Play: Auf einer webbasierten Oberfläche kann sich der Mitarbeiter anzeigen lassen, welche Anwendungen für seinen PC, Mac-Rechner oder sein Mobil-System zur Verfügung stehen. In größeren Softwareverzeichnissen ist eine Suchfunktion ein Muss. Damit kann der Nutzer den App-Store nach bestimmten Applikationen durchsuchen. Der App-Store sollte zudem eine breite Palette von Apps unterstützen. Dazu gehören auch Anwendungen von Drittanbietern und Public Apps. Hilfreich sind Elemente, die auch bei Apple, Google und Microsoft zu finden sind, etwa Empfehlungslisten, eine detaillierte Beschreibung der App inklusive Screenshots und eine übersichtliche Darstellung der Funktionen und Systemanforderungen.

Ein weiterer Bestandteil eines Enterprise-App-Stores ist ein Rechtemanagement. Darüber kann die IT-Abteilung steuern, welchen Mitarbeitern beziehungsweise Abteilungen welche Applikationen zur Verfügung stehen. So ist es beispielsweise wenig sinnvoll, wenn Kundendiensttechniker eine Layout-Software installieren können, die Mitarbeiter in der Marketingabteilung brauchen, um Produktunterlagen zu erstellen. Ein Fachmann im Vertrieb wiederum benötigt Zugang zu Kundendaten und Produktdatenbanken, aber keine App, mit der sich die Arbeitszeitkonten von Mitarbeitern verwalten lassen.

Für die IT-Abteilung und die Support-Fachleute ist wichtig, dass sich die Anwendungen automatisch auf den neuesten Stand bringen lassen. Das schließt das Einspielen von Patches mit ein, aber auch das Upgrade auf die neue Version einer Anwendung. Solche Aktivitäten müssen sich bei mobilen Apps auch über das Mobilfunknetz oder eine WLAN-Verbindung durchführen lassen. In jedem Fall sollten Systemverwalter vorgeben können, auf welchem Weg neue Releases oder Patches übermittelt werden, etwa größere Dateien ausschließlich über das Wireless LAN im Unternehmen, Sicherheits-Updates jedoch auch über eine Mobilfunkverbindung.

Zu empfehlen ist, einen Enterprise-App-Store mit einem Verzeichnisdienst wie Microsoft Active Directory oder LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) zu kombinieren. Es erleichtert Mitarbeitern auf Basis ihrer Funktion im Unternehmen und entsprechender Regeln (Policies), bestimmte Apps bereitzustellen. Dies kann auch dazu führen, dass bestimmte Apps zwingend auf Endgeräten oder Desktop-Rechnern installiert werden. Um den Zugriff auf den App-Store zu überwachen, ist zudem eine Authentifizierung der Nutzer unbedingt erforderlich. Damit diese Prozedur nicht zu viel Zeit und Nerven kostet, kann ein Single Sign-on (SSO) implementiert werden. Das heißt, der User kann sich mit denselben Account-Informa­tionen bei unterschiedlichen IT-Ressourcen des Unternehmens anmelden.

Speziell dann, wenn viele Anwendungen zu verwalten sind oder sowohl mobile wie Desktop-Anwendungen über den App-Store verteilt werden sollen, raten Fachleute zur Anbindung des Stores an ein IT-Asset-Management oder eine Lösung, mit der sich die genutzten Softwarelizenzen erfassen und verwalten lassen: „Die meisten App-Stores, einschließlich der Enterprise-App-Stores, verfügen über keinen Mechanismus, der sicherstellt, dass für jedes von einem Mit­arbeiter heruntergeladene Softwarepaket auch eine verfügbare Lizenz vorhanden ist“, kritisiert Anton Hofmeier von Flexera. „So kann es passieren, dass Unternehmen gegen Compliance-Vorgaben verstoßen und hohe Zusatzkosten oder Bußgelder anfallen.“

Laut Maas 360, einem Unternehmensbereich von IBM, der sich Lösungen im Bereich Enterprise Mobility Management (EMM) widmet, bietet ein Enterprise-App-Store vor allem diese Vorteile:

 Über den Store können Unternehmen sowohl kommerzielle Anwendungen als auch solche Applikationen verteilen, die sie selbst entwickelt haben. Mitarbeiter wiederum haben die Möglichkeit, exakt diejenigen Apps herunterzuladen, die zu ihrem Endgerät beziehungsweise Betriebssystem passen.

Nutzer können auf dieselbe Weise Anwendungen implementieren wie über die öffentlichen App-Stores von Apple, Google und Co. Das vereinfacht den Roll-out von Software und verringert die Belastung der IT-Support- und Helpdesk-Abteilung, weil die Nutzer Anwendungen selbstständig herunterladen und installieren.

Die IT-Abteilung kann anhand der Installationszahlen und der Rückmeldungen von Usern (Bewertungen) ermitteln, welche Apps besonders gefragt sind und welche verbessert werden müssen. Der App-Store muss mit leistungsfähigen Suchfunktionen ausgestattet sein, damit Nutzer Apps ohne großen Aufwand finden können.

Die Nutzung von Softwarelizenzen lässt sich optimieren. Ein Kriterium ist, wie viele Versionen einer App tatsächlich installiert werden. Dadurch wird der echte Bedarf klar. Außerdem lassen sich einzelne Apps nur für Anwendergruppen freigeben, die diese auch benötigen.

Nötigenfalls kann ein Unternehmen den App-Store in eine Cloud-Umgebung verlagern oder einen Store nutzen, den ein Cloud-Service-Provider bereitstellt. Dadurch können die Netzwerkkapazitäten nach Bedarf geordert werden.

Mit dem Einrichten eines firmeneigenen App-Stores sind etliche Aufgaben für die Unternehmens-IT verbunden. Dazu zählt etwa die Anpassung vorhandener Applikationen: „Es ist in vielen Fällen nicht ohne Weiteres möglich, Standard­anwendungen auf Mobilsystemen wie Smartphones oder Tablets bereitzustellen“, sagt beispielsweise Brandon Satrom von Telerik. „Diese Applikationen müssen angepasst werden. Das bedeutet beispielsweise, dass der Funktionsumfang einer Legacy-Anwendung auf zentrale Funktionen reduziert wird, die der Nutzer auf einem Mobilsystem verwenden kann.“

Eine solche Anpassung können Unternehmen selbst vornehmen, wenn sie beispielsweise auf die Telerik Enterprise Platform zurückgreifen. Damit sind Entwickler in Unternehmen oder bei Dienstleistern in der Lage, neue Apps zu erstellen oder vorhandene Anwendungen für den Einsatz auf Mobilsystemen anzupassen. Laut Satrom müssen mobile Versionen von Apps beispielsweise auf die Display-Größe der Mobilsysteme zugeschnitten sein und Faktoren wie die Kosten der Datenübertragung über das Mobilfunknetz und die Bandbreite mitberücksichtigen, die zur Verfügung steht.

Neben der Entwicklung beziehungsweise Anpassung von Apps ist die Qualitätssicherung zu beachten. Fehlerhafter Software-Code, der zu Fehlfunktionen führt oder Sicherheitslücken enthält, kann zu einem schwerwiegenden Problem werden. Daher sollte eine Qualitätskon­trolle installiert werden, die Applikationen aus eigener Entwicklung oder angepasste Apps kritisch unter die Lupe nimmt. Diese Aufgabe können auch Dienstleister übernehmen. In jedem Fall kostet eine solche Sicherungsmaßnahme jedoch Zeit und Geld.

Unternehmen, die einen App-Store einrichten möchten, haben mehrere Alternativen. So werben vor allem Google und Apple um Unternehmenskunden. Als Plattform für einen Enter­prise-App-Store forcieren sie ihre Dienste Google Play Store beziehungsweise Google Play for Work sowie Apple App Store VPP (Volume Purchase Program). Vereinfacht gesagt wird Unternehmen in diesen App-Stores ein separater Bereich angeboten, in dem sie Applikationen zusammenstellen und ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen.

Das funktioniert allerdings jeweils nur mit Android- beziehungsweise iOS-Applikationen. Es handelt sich also um Angebote, mit denen Unternehmen mobile Anwendungen für die jeweilige Plattform managen können. Der Vorteil ist, dass ein Unternehmen den Aufwand vermeiden kann, der mit dem Aufbau und Betrieb eines eigenen App-Stores verbunden ist. Mit iOS 9, der neuen Version des Betriebssystems für iPad und iPhone, hat Apple weitere Bonbons für Geschäftskunden eingeführt. So können Administratoren jetzt zum Beispiel den Weg über den Apple App Store vermeiden und Anwendungen mit Hilfe eines eigenen EMM-Servers (Enterprise Mobility Management) auf Apple-Endgeräten installieren. Ein solcher Server übernimmt also die Rolle des App-Stores und stellt Anwendungen bereit, die von der IT-Abteilung freigegeben wurden.

Eine zweite Option besteht darin, einen gewissermaßen vorgefertigten App-Store zu ordern und mit Applikationen zu befüllen. Im Vorfeld gilt es dabei zu klären, ob der Store nur mobile Anwendungen und Plattformen unterstützen soll oder auch Desktop-Rechner und Server. „Enterprise-App-Stores sollten vom Grundsatz her alle Arten von Endnutzersystemen unterstützen“, so Peter Schroff von BMC. „Grundsätzlich sollte dabei weniger die eingesetzte Technologie im Vordergrund stehen, sondern der digitale Service, der angefragt wird, das heißt letztlich die Aufgabenstellung, die der Endnutzer hat.“ Beispiele für App-Stores, die sowohl mobile als auch Desktop-Systeme unterstützen, sind unter anderem BMC MyIT ServiceBroker und Flexera App Portal.

Unternehmen, die vorzugsweise Enterprise-App-Stores für mobile Anwendungen bereitstellen möchten, können auf die Lösungen von Anbietern wie MobileIron, Citrix, Good Technology (jetzt Teil von Blackberry) und AirWatch zurückgreifen. Vor allem Anwender, die nicht über Ressourcen für die Anpassung von Apps verfügen, haben dabei die Möglichkeit, vorkonfigurierte Apps von diesen Anbietern für die entsprechenden Mobilplattformen zu beziehen und damit den App-Store zu bestücken. Solche Apps stammen von ISVs (Independent Software Vendors).

Gegebenenfalls sollten unternehmenseigene App-Stores die Anbindung an öffentlich zugängliche Softwareverzeichnisse bieten, etwa die von Google, Microsoft und Apple. Dadurch kann die IT-Abteilung bestimmte Anwendungen in diesen Softwarekatalogen für Mitarbeiter freigeben.

Wichtig ist, dass die IT-Abteilung steuern kann, welche Applikationen aus öffentlichen App-Stores ein Nutzer auf einem Endgerät installiert: „Ein Unternehmen kann beispielsweise White- und Blacklists erstellen und den Mitarbeitern auf diese Weise Apps empfehlen beziehungsweise verhindern, dass unzulässige Apps installiert werden“, erläutert Stratos Komotoglou von MobileIron.

Daher ist es gerade bei mobilen Endgeräten wichtig, dass sie in ein Enterprise Mobility Management (EMM) eingebunden werden. Mit Hilfe von EMM-Lösungen können Administratoren nicht nur gestohlene oder verloren gegangene Smartphones, Tablets und Notebooks fernlöschen, sondern auch die Einhaltung von Sicherheitsregeln überprüfen. Dazu zählen Vorgaben, welche Apps der Nutzer eines Smartphones installieren und über welche Netzwerke er auf Daten im Unternehmensnetz zugreifen darf, etwa nur über gesicherte Virtual Private Networks (VPN). Kleinere Unternehmen ohne EMM-Software sollten zumindest ein Mobile Device Management (MDM) einsetzen, um Risiken durch Mobilsysteme zu ver­meiden.

Enterprise-App-Stores sind eine zeitgemäße und effiziente Art, um Applikationen auf Endgeräten aller Art bereitzustellen. Der Nutzer profitiert davon, dass er seine IT-Arbeitsumgebung nach seinen eigenen Vorstellungen gestalten kann, und die IT-Abteilung spart sich aufwendige Software-Installationsverfahren. Voraussetzung ist jedoch, dass unternehmenseigene App-Stores in die Sicherheits- und auch Com­pliance-Strategie eingebunden werden. Sonst können sich die erhofften Effizienzgewinne schnell ins Gegenteil verkehren.