Social Collaboration in ECM-Systemen

Die Pflege sozialer Kontakte, das Networking und die Geschäftskorrespondenz finden in der digitalisierten Welt zu einem großen Teil virtuell statt. Dennoch ist das Potenzial der digitalen Kommunikation noch lange nicht ausgeschöpft – zum Beispiel im Enterprise Content Management (ECM).

Digitale Archivsysteme haben in vielen Unternehmen schon länger die Papierarchive ersetzt. Das Angebot an Software-Lösungen für ein professionelles Dokumentenmanagement-System (DMS) beziehungsweise ein umfassendes Enterprise-Content-Management-System ist groß. ECM-Systeme können flexibel in eine Vielzahl von Geschäftsanwendungen wie ERP, CRM, CAD und E-Mail sowie in die Programmanwendungen verschiedener Betriebssysteme inte­griert werden. Zusammen mit neuen Tools und Features haben sie sich damit zum Dreh- und Angelpunkt schlanker administrativer und organisatorischer Prozesse entwickelt.

Es ist daher sinnvoll, sogenannte Social Feeds in ECM-Systeme einzubauen. Sie ermöglichen Nutzern einen interaktiven, projekt- und dokumentenbezogenen Austausch, der alle bisherigen Ereignisse zentral und transparent abbildet.

Die neuen Feed-Funktionen von ECM-Systemen sind nach dem Kommunikationsprinzip sozialer Netzwerke wie etwa Facebook aufgebaut und in den Unternehmenskontext übersetzt. Anwender können eigene Feeds zu einem Dokument eröffnen oder vorhandene Feeds kommentieren, eine Zeitleiste übernimmt die Gruppierung. In den Feeds lassen sich Beiträge verfassen sowie Einträge oder Aktionen kommentieren. Im Idealfall zeigt das Tool alle Versionsänderungen chronologisch und übersichtlich an.

Die Feed-Funktionen bilden die Basis der Social Collaboration. Diese umfasst alle Bereiche der betrieblichen internen und externen Zusammenarbeit: vom Wissenstransfer über die gemeinsame Verwaltung und Bearbeitung digitaler Dokumente und Medien bis hin zur aktiven orts- und zeitunabhängigen Mitarbeit an Projekten.

Dabei geht es einerseits darum, Wissen und Erfahrungen interaktiv auszutauschen, andererseits, dokumentenbezogene Kommunikation, Ereignisse und Versionsänderungen übersichtlich darzustellen. Zudem lassen sich Aktivitäten anzeigen, die den Geschäftsprozess betreffen, zum Beispiel über Workflows, Clients oder Fremdapplikationen wie ERP- und CRM-Systeme.

Normalerweise orientiert sich die Evaluation neuer Business-Software und deren Implementierung in die bestehende IT-Infrastruktur hauptsächlich an technischen Fragen und liegt folgerichtig in der Verantwortung der IT-Abteilung. Bei So­cial Collaboration ist jedoch entscheidend, wie das Teamwork und die interne Kommunikation funktionieren. Beim Einführen solcher Tools sind darum insbesondere das Management und Personalverantwortliche in der Pflicht, eine entsprechende Kultur im Nutzungsverhalten neuer Tools zu etablieren.

Viele Mitarbeiter dürften mittlerweile die Nutzung sozialer Netzwerke gewohnt sein. Doch worin unterscheiden sich die Kommunikationsregeln der Social Collaboration von denen sozialer Netzwerke? Und wie können die Mitarbeiter dazu motiviert werden, Social Feeds gewinnbringend für die Teamarbeit zu nutzen? „Softwarelösungen, Applikationen und Module sind nur so gut, wie sie von den Unternehmen implementiert und von den Mitarbeitern akzeptiert und angewendet werden“, betont Helmar Steinmann, Niederlassungsleiter der ELO Digital Office CH AG, die schon früh ihre ECM-Software-Linie um eine Feed-Funktion erweitert hat.

Für eine nachhaltige, erfolgreiche Umsetzung eines Social-Collaboration-Projekts sind für Steinmann folgende Punkte maßgebend:

1. Mitarbeiter ins Boot holen: Die Zusammenarbeit steht und fällt mit der Motivation der einzelnen Teammitglieder. Deshalb ist es wichtig, sie möglichst früh miteinzubeziehen, etwa schon beim Bedürfnisnachweis, der Wahl neuer Collaboration-Tools sowie bei der Definition der Kommunikationsregeln.

2. Training: Mitarbeiter, die privat auf Facebook oder Twitter aktiv sind, sind mit dem Sinn von Social Media und deren Anwendungen bereits vertraut. Andere brauchen mehr Unterstützung, um sich an die neuen Funktionen heranzutasten. Eine Person aus dem Projektteam sollte damit betraut werden, bei Bedarf Hilfe zu leisten. Das fördert die Akzeptanz bei der Einführung des neuen Moduls.

3. Zentralisierter Kommunikationskanal: Damit alle Teammitglieder jederzeit auf dem aktuellsten Stand sind, sollte die dokumenten- und projektbezogene Kommunikation ausschließlich über die Feed-Funktion stattfinden. Vermeiden sollte man parallele oder doppelte Infos per E-Mail.

4. Inhaltliche Regeln aufstellen: Für eine effiziente Zusammenarbeit ist wichtig, dass der Austausch auf der Social-Collaboration-Plattform in geordneten Bahnen verläuft. Anders als bei herkömmlichen Social Media sind private Meinungen und Wertungen sowie Small Talk tabu. Gleiches gilt für ausufernde und mit Links und Hashtags überladene Beiträge.

5. Datenschutz und internes Regelwerk: Das Übertragen von Geschäftsprozessen an Software und Online-Tools erfordert klare Regeln zu Datenschutz und -sicherheit. Die Mitarbeiter sollten transparent über die allgemeinen Datenschutzbestimmungen und betriebsinternen Vorgaben informiert werden, etwa darüber, was mit Feeds ehemaliger Mitarbeiter passiert.

Wissen teilen und vernetzt arbeiten ist ein Erfolgsfaktor für die Zusammenarbeit im Team und eine wichtige Voraussetzung für ein Unternehmen, im Wettbewerb zu bestehen. Genau das ermöglichen Social-Collaboration-Tools auf der Basis einer zentralen digitalen Informations- und Wissensplattform. Das Kommunikationsprinzip via Social Feeds ist bei den Nutzern von Social-Media-Plattformen bereits weitgehend bekannt – neue Funktionen können durch intuitives Benutzen schnell erlernt werden. Der Knackpunkt liegt weniger in der Technik als vielmehr im Nutzungsverhalten und in der Etablierung einer neuen Kommunikationskultur.