Netfiles Dataroom im Test

Netfiles hat mehrere Lösungen rund um den einfachen und sicheren Datenaustausch im Programm. Netfiles Dataroom bietet einen gesicherten Datenraum für Due-Diligence-Prüfungen, Mergers & Acquisitions (M&A), Real-Es­tate-Transaktionen oder hochvertrauliche Projekte.

Das Kennenlernen des Produkts macht Netfiles leicht, denn schon in der 14-tägigen Testversion kann man bis zu neun weitere Personen in den Datenraum einladen.

Zu Beginn sieht der Datenraum-Administrator eine zentrale Datenablage vor sich, die er mit wenigen Mausklicks durch Ordner segmentieren kann. Andere Benutzer lassen sich so konfigurieren, dass sie nicht dort starten, sondern nur auf einen einzigen Unterordner zugreifen können.

Benutzersteuerung und Rechteverwaltung erwiesen sich im Test als in hohem Maß intuitiv und selbsterklärend. Die Zugriffsvererbung können die Anwender bei Dataroom etwa bequem über das Häkchen „Zugriffsrechte für alle enthaltenen Unterordner ändern“ anstoßen. Die Software unterscheidet dann zwar nur zwischen den Rechten „Anzeigen“, „Anzeigen und Download“, „Anzeigen mit Up- und Download“ und „Änderung und Löschen“, eine  feinere Rechtesteuerung war während des Tests aber auch nie erforderlich.

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Als Benutzer arbeitet man einfach mit dem Webbrowser und nutzt dabei Funktionen wie den Datei-Upload per Drag and Drop oder das vollautomatische Entpacken von hochgeladenen Archiven. Das direkte Bearbeiten von Office-Dokumenten im Browserfenster ist allerdings nur über den Online-Dienst Zoho möglich. Dazu muss der IT-Verantwortliche in den Dokumenteneinstellungen die Option „Office Dokumente mit www.zoho.com WebApps bearbeiten“ aktivieren. Alternativ erlaubt Netfiles dem Nutzer das direkte Öffnen und Bearbeiten von Dokumenten in einem lokal installierten Microsoft Office mittels WebDAV-Verbindung.

Was uns im Test sehr gut gefiel, war die genaue Protokollierung aller Benutzeraktivitäten und die automatische Verwaltung von Dokumentenversionen: Ein Klick auf „V 02“ zeigt die unterschiedlichen Versionen an und erlaubt einen zügigen Wechsel. Mac-Anwender freuen sich über die Funktion der farbigen Etiketten. Markiert ein Benutzer in verschiedenen Ordnern Objekte mit einer Etikettenfarbe, können über die Suche die so gekennzeichneten Objekte sehr schnell gefunden werden.

Der integrierte sichere Datenaustausch, bei dem das eigentliche Dokument auf dem Server bei Netfiles verbleibt und nur ein Link an eine beliebige Person per E-Mail geschickt wird, rundet das Konzept des Datenraums ab. Dieser „gesicherte Dateiversand“ lässt sich bei Bedarf durch ein zusätzliches Kennwort schützen oder auch zeitlich begrenzen. Praktischerweise erlaubt die Software auch einen Download des gesamten Datenraums, zum Beispiel für ein Backup.