Brainloop Secure Dataroom im Test

Cloud für die Zusammenarbeit: Das Münchener Unternehmen Brainloop bietet mit Secure Dataroom einen klassischen Datenraum mit Collabora­tion-Funktionalität. Der Zugriff lässt sich per Zweifaktor-Authentifizierung schützen. Neben Benutzername und Passwort benötigt man etwa eine TAN, die per SMS an eine Mobiltelefonnummer oder an eine E-Mail-Adresse gesendet wird.

Die Weboberfläche von Brainloop lässt sich recht intuitiv bedienen. Die Menüstruktur gliedert sich in die Bereiche „Info“, „Ordner“, „Nachrichten“, „Kalender“, „Watchlist“, „Datenraum-Berichte“ und „Datenraum-Administration“. Links findet der Benutzer eine klassische Baumstruktur mit den gespeicherten Dokumenten und Ordnern. Wie bei Windows gibt es auch hier eine Liste der zuletzt angezeigten Ordner und Dateien – was sich als sehr praktisch erwies.

Zum Hochladen von Dokumenten zieht der Benutzer diese in einen Drag-and-Drop-Bereich, der den gleichzeitigen Upload vieler Dateien erlaubt. Für ZIP-Archive bietet das Programm eine automatische Entpack-Funktion, die nachfragt, wie sie mit Duplikaten verfahren soll. Dateien, die wir mit dem EICAR-Virus-Test-String versehen hatten, lud die Software von Brainloop nicht hoch. Allerdings tat sie das mit einer kryptischen Fehlermeldung kund.

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Für Uploads wählt der Benutzer aus vier Sicherheitsoptionen. Neben „Keine Sicherheitskategorie“ stehen „Öffentlich“, „Vertraulich“ und „Streng vertraulich“ zur Verfügung. Vertrauliche Dokumente können mitlesende Benutzer nur als geschützte PDFs mit Wasserzeichen herunterladen. Wechselt man zur Einstellung „Streng vertraulich“, ist nur noch Lesen am Bildschirm zulässig. Bei „Keine Sicherheitskategorie“ und „Öffentlich“ gewährt der Benutzer anderen Anwendern das Recht zum Editieren.

Brainloop punktet mit einer Reihe von Funktionen, die für eine unternehmensübergreifende Zusammenarbeit von Teams, Mitarbeitern oder Gremien nützlich sind. Hinter „Watchlist“ verbirgt sich beispielsweise eine Benachrichtigungsfunktion für ausgewählte Bereiche des Datenraums. Die Information erreicht den Adressaten dabei per E-Mail, SMS oder E-Mail-Zusammenfassung.

Das Publizieren von Dokumenten, also das Freigeben und Veröffentlichen in der Gruppe, gehört ebenso zum Brainloop-Repertoire wie eine Kalender- und eine Meilensteinfunktion für Projekte. Termine enthalten einen Ort, eine Beschreibung sowie Teilnehmer und Dokumentenanhänge aus dem Datenraum. Hat ein Organisator einen Termin als privat gekennzeichnet, können nur die am Datenraum beteiligten Nutzer diesen Termin sehen. Tut er das nicht, sehen den Termin auch alle anderen mit ihm verbundenen Nutzer.

Anwender können ihre Termine zwar aus dem Datenraum-Kalender exportieren und etwa in den lokalen Kalender von Microsoft Outlook importieren, jedoch nicht direkt damit synchronisieren.

Die sehr gute Ausstattung von Brainloop runden Funktionen wie die automatische Versionierung und das „Einfrieren“ von Dokumenten ab.