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Digitaler Dokumententransfer im Einklang mit Compliance, Datenschutz und DSGVO
Ferrari electronic
Entscheiden sich Unternehmen für ein hybrides Beschäftigungsmodell, darf dies nicht auf Kosten von Compliance und Datenschutz gehen. Für mobiles Arbeiten und Büropräsenz müssen zwingend die gleichen Sicherheitsstandards gelten. Ein wichtiger Baustein für deren Umsetzung ist der Dokumententransfer, den Schadprogramme häufig als Einfallstor nutzen. Verhindern lassen sich derartige Angriffe durch den Einsatz intelligenter Softwarelösungen für einen rechts- und manipulationssicheren Dokumentenaustausch.
Flexible Arbeitsmodelle stehen hoch im Kurs. Laut einer im März veröffentlichten Befragung des Bitkom arbeitet in Deutschland derzeit jeder zweite Erwerbstätige ausschließlich oder teilweise im Homeoffice. Neun von zehn haben den Wunsch, auch nach Ende der Pandemie zwischen Büro und Homeoffice pendeln zu dürfen. Die große Mehrheit (71 Prozent) ist der Ansicht, dass mobiles Arbeiten generell viel stärker zum Einsatz kommen sollte.
Als ideales Beschäftigungsmodell wird dabei häufig ein Mix aus Büropräsenz und Homeoffice genannt. Verständlich, denn die Abkehr vom starren Präsenzmodell bringt zahlreiche Vorteile für Arbeitgeber wie Beschäftigte. Damit hybrides Arbeiten auch aus Compliance-Sicht gelingen kann, sind allerdings einige Vorkehrungen zu treffen.
Anders als das reine Präsenzmodell setzen mobiles Arbeiten und der Wechsel zwischen Büro und Homeoffice eine Vielzahl digitaler Anwendungen voraus. Der ortsunabhängige Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk muss sichergestellt sein und Tools für die Kommunikation auf Distanz müssen implementiert werden. Idealerweise kommt ein Dokumentenmanagementsystem zum Einsatz. Es liegt in der Natur der Sache, dass mit der Anzahl digitaler Lösungen auch die Häufigkeit von Schwachstellen und potentiellen Angriffspunkten steigt.
Doch was tun, um Angriffe zu vermeiden? Oftmals unterschätzt, aber am naheliegendsten ist die Absicherung des Dokumententransfers. Er ist potentielles Einlasstor für viele Schadprogramme und ein wichtiger Baustein der Präventionsmaßnahmen.
Entscheidend in diesem Zusammenhang ist, das adäquate Kommunikationsmittel zu wählen. Sind Dokumente weder zeitkritisch noch vertraulich und erfordern keinen Empfangsnachweis, ist ein Versand per E-Mail unkompliziert und vertretbar. Handelt es sich allerdings um sensible Dokumente, die einen rechtssicheren und DSGVO-konformen Transfer beanspruchen, sind andere Lösungen nötig. Ein Austausch per E-Mail empfiehlt sich in diesen Fällen nur bedingt, da das hier zur Anwendung kommende „Serverhopping“ Angriffe und Manipulationen begünstigt und Dokumente auf dem Weg zwischen Sender und Empfänger leicht manipuliert werden können.
Diese Lücke schließt die Office Master Suite des Berliner Herstellers Ferrari electronic. Sie verbindet bereits vorhandene E-Mail-Systeme mit den Kommunikationswegen NGDX, Fax, SMS und Voicemail zu einer modernen Unified-Communications-Lösung. Ihr Feature „Next Generation Document Exchange“ (NGDX) legt die Basis für einen manipulationssicheren, digitalen Dokumentenaustausch in IP-Umgebungen.
Mit NGDX gehen Dokumente im Original, verlustfrei und End-to-end als PDF direkt im E-Mail-Postfach des Empfängers ein. Formatierungen, Farben und selbst hohe Auflösungen bleiben erhalten. Metadaten und Schlagworte werden ebenfalls übertragen, was eine weitere Bearbeitung in Dokumentenmanagementsystemen erleichtert. Potenziell schädliche, aktive Inhalte wie Hyperlinks oder Applikationen, über die häufig Schadprogramme eingeschleust werden, sind hingegen automatisch von der Übertragung ausgeschlossen. Ist der Transfer abgeschlossen, wird er mit einem qualifizierten Sendebericht quittiert, der selbst vor Gericht bestand hat.
An oberster Stelle bei all dem steht der Datenschutz: Um zu verhindern, dass Inhalte mitgelesen, manipuliert oder abgefangen werden, setzt NGDX auf ein Zusammenspiel aus asymmetrischer und symmetrischer Verschlüsselung. Damit sind sowohl das Dokument selbst als auch sein Transportweg kodiert. Der Transfer läuft direkt über die Telefonanlage.
Flexiblen Arbeitsmodellen gehört die Zukunft. Zugleich müssen IT-Sicherheit, Compliance und Datenschutz garantiert sein. Sicher stellen dies intelligente Dokumentenaustauschlösungen wie die OfficeMaster Suite von Ferrari electronic.
Als ideales Beschäftigungsmodell wird dabei häufig ein Mix aus Büropräsenz und Homeoffice genannt. Verständlich, denn die Abkehr vom starren Präsenzmodell bringt zahlreiche Vorteile für Arbeitgeber wie Beschäftigte. Damit hybrides Arbeiten auch aus Compliance-Sicht gelingen kann, sind allerdings einige Vorkehrungen zu treffen.
Anders als das reine Präsenzmodell setzen mobiles Arbeiten und der Wechsel zwischen Büro und Homeoffice eine Vielzahl digitaler Anwendungen voraus. Der ortsunabhängige Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk muss sichergestellt sein und Tools für die Kommunikation auf Distanz müssen implementiert werden. Idealerweise kommt ein Dokumentenmanagementsystem zum Einsatz. Es liegt in der Natur der Sache, dass mit der Anzahl digitaler Lösungen auch die Häufigkeit von Schwachstellen und potentiellen Angriffspunkten steigt.
Doch was tun, um Angriffe zu vermeiden? Oftmals unterschätzt, aber am naheliegendsten ist die Absicherung des Dokumententransfers. Er ist potentielles Einlasstor für viele Schadprogramme und ein wichtiger Baustein der Präventionsmaßnahmen.
Entscheidend in diesem Zusammenhang ist, das adäquate Kommunikationsmittel zu wählen. Sind Dokumente weder zeitkritisch noch vertraulich und erfordern keinen Empfangsnachweis, ist ein Versand per E-Mail unkompliziert und vertretbar. Handelt es sich allerdings um sensible Dokumente, die einen rechtssicheren und DSGVO-konformen Transfer beanspruchen, sind andere Lösungen nötig. Ein Austausch per E-Mail empfiehlt sich in diesen Fällen nur bedingt, da das hier zur Anwendung kommende „Serverhopping“ Angriffe und Manipulationen begünstigt und Dokumente auf dem Weg zwischen Sender und Empfänger leicht manipuliert werden können.
Diese Lücke schließt die Office Master Suite des Berliner Herstellers Ferrari electronic. Sie verbindet bereits vorhandene E-Mail-Systeme mit den Kommunikationswegen NGDX, Fax, SMS und Voicemail zu einer modernen Unified-Communications-Lösung. Ihr Feature „Next Generation Document Exchange“ (NGDX) legt die Basis für einen manipulationssicheren, digitalen Dokumentenaustausch in IP-Umgebungen.
Mit NGDX gehen Dokumente im Original, verlustfrei und End-to-end als PDF direkt im E-Mail-Postfach des Empfängers ein. Formatierungen, Farben und selbst hohe Auflösungen bleiben erhalten. Metadaten und Schlagworte werden ebenfalls übertragen, was eine weitere Bearbeitung in Dokumentenmanagementsystemen erleichtert. Potenziell schädliche, aktive Inhalte wie Hyperlinks oder Applikationen, über die häufig Schadprogramme eingeschleust werden, sind hingegen automatisch von der Übertragung ausgeschlossen. Ist der Transfer abgeschlossen, wird er mit einem qualifizierten Sendebericht quittiert, der selbst vor Gericht bestand hat.
An oberster Stelle bei all dem steht der Datenschutz: Um zu verhindern, dass Inhalte mitgelesen, manipuliert oder abgefangen werden, setzt NGDX auf ein Zusammenspiel aus asymmetrischer und symmetrischer Verschlüsselung. Damit sind sowohl das Dokument selbst als auch sein Transportweg kodiert. Der Transfer läuft direkt über die Telefonanlage.
Flexiblen Arbeitsmodellen gehört die Zukunft. Zugleich müssen IT-Sicherheit, Compliance und Datenschutz garantiert sein. Sicher stellen dies intelligente Dokumentenaustauschlösungen wie die OfficeMaster Suite von Ferrari electronic.