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Professionelle E-Mail-Signaturen – von der Pflicht zur Kür
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E-Mail-Signaturen – sind sie ein Fluch oder ein Segen für Ihr Business? Ihre einheitliche Gestaltung und Verwaltung kann herausfordern, doch in den meist eher unscheinbaren Anhängseln schlummert auch Potenzial, das viel zu oft nicht ausgeschöpft wird.
Spätestens seit 2007 vom Gesetzgeber die geschäftliche E-Mail formal dem klassischen Geschäftsbrief gleichgestellt wurde, sind E-Mail-Signaturen in Deutschland Pflicht. Darüber hinaus spricht jedoch vieles dafür, aus der zunächst vielleicht lästigen Notwendigkeit eine Kür zu machen. So unterstützt eine professionell gestaltete E-Mail-Signatur etwa durch die Verwendung von Logos und CI-Standards Ihr Branding, wird durch Social-Media-Links und Tracking zum Marketingkanal und kann durch Einbindung von Terminanfragen, Feedbackschleifen oder Bannern selbst als Tool für Support, HR oder Sales genutzt werden.
Zentral verwalten, individuell gestalten
Der Schlüssel zur Nutzung solcher Potenziale im Rahmen eines professionellen Auftritts ist Zentralisierung. Sie ermöglicht Markenkonsistenz, gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften und reduziert den Zeitaufwand für die Verwaltung. Folglich wird der Vorgang gern an die IT abgeordnet, die eigentlich bereits genug zu tun hat, während andere Abteilungen wie Marketing oder Vertrieb sich vielleicht gerne einbringen würden.
Wahre Profis delegieren
Dabei ist dieser scheinbare Konflikt einfach abzustellen, doch selbst vielen IT-Profis ist nicht bewusst, welche Lösungen existieren – oder sie unterschätzen deren Nutzen. Die ideale Lösung nimmt den Druck von der IT, indem sie ihr ermöglicht, Routineaufgaben an andere Abteilungen zu delegieren und diese in den Prozess einzubinden. So konzentriert sich jedes Team auf sein Fachgebiet, während die Belastung reduziert wird.