Zwei Drittel aller Meetings sind vergeudete Zeit

Der durchschnittliche Angestellte in Deutschland verbringt rund drei Stunden pro Woche in Besprechungen. Lediglich eine davon sei jedoch sinnvoll beziehungsweise erforderlich. Zwei der drei Stunden, die für Meetings draufgehen sind hingegen pure Zeitverschwendung und kosten das Unternehmen damit viel Geld. Wie die Experten des Schweizer Online-Terminplaner Doodle anhand der Studie "The Doodle State of Meeting Report 2019" nun herausgefunden haben wollen, werden sich diese Kosten im aktuellen Jahr auf über 541 Milliarden Dollar belaufen.

Ein Meeting wird vor allem dann als sinnlos gewertet, wenn es schlecht organisiert ist, so die Studie. Außerdem fürchten 26 Prozent der Befragten einen schlechten Einfluss auf ihre Kundenbeziehung, bedingt durch mangelnde Organisation einer Besprechung. Aber auch abgesagte Meetings werden von 38 Prozent der Deutschen als Zeitverlust für die Firma gewertet.

Zu einer erfolgreichen Zusammenkunft von Arbeitskollegen gehört für 72 Prozent vor allem eine klare Zielsetzung. Für fast ebenso viele (67 Prozent) gilt auch eine klar formulierte Meeting-Agenda als essenziell.

Außerdem sollte eine Besprechung nicht all zu viele Teilnehmer haben. Amazon Jeff Bezos stellte seinerzeit die sogenannte 2-Pizzen-Regel auf. Diese besagt, dass ein Meeting nie mehr Teilnehmer haben sollte, als die Anzahl von Personen die durch zwei Pizzen satt wird. Ein weiteres Viertel der Befragten legt ferner Wert auf visuell gestützte Meetings mittels Videos oder Präsentationen.

Die beliebteste Zeit für Besprechungen ist zwischen 08:00 Uhr und 12:00 Uhr vormittags. Je später am Tag die Sitzung angesetzt ist, desto unwilliger sind die Mitarbeiter.

Als einer der größten Störfaktoren empfinden 55 Prozent der Befragten das Entgegennehmen von Telefonanrufen. Rund die Hälfte hingegen sieht es nicht gerne, wenn der Sprechende von anderen unterbrochen wird, wenn Teilnehmer zu spät kommen oder dem Geschehen keine Aufmerksamkeit schenken.

Für die Studie wurden proprietäre Daten als Grundlage herangezogen. Außerdem flossen weitere aktuelle Untersuchungen in die Ergebnisfindung mit ein. Im Auftrag von Doodle wurden 6.528 Arbeitnehmer aus der Schweiz, Deutschland, Großbritannien und den USA befragt und zusätzlich Daten von 19 Millionen Meetings ausgewertet, die 2018 über die Plattform organisiert wurden.