Videokonferenzen aus der Cloud

Von der Präsenzpflicht im Büro zum Homeoffice: Durch die Corona-Pandemie hat der Anteil der Berufstätigen, die teilweise oder ganz von zu Hause aus arbeiten, stark zugenommen. Laut einer im März 2020 durchgeführten Umfrage des Digitalverbands Bitkom trifft das in Deutschland aktuell auf fast jeden Zweiten zu (49 Prozent). Für viele ist diese Situation völlig neu, denn 18 Prozent der Befragten durften zuvor gar nicht im Homeoffice arbeiten.

Um den Kontakt zur Firma aufrechtzuerhalten, nutzen inzwischen laut Bitkom 45 Prozent der Berufstätigen Telefon- und Webkonferenzen. Entsprechend gefragt sind passende Lösungen, wobei cloudbasierte Videokonferenz-Tools besonders hoch im Kurs stehen. Sie können das persönliche Gespräch vor Ort zwar nicht ersetzen, kommen ihm aber unter allen Remote-Ansätzen eindeutig am nächsten. Dass sie auf breite Akzeptanz stoßen, zeigen die aktuellen Nutzerzahlen.

Durch den Videokonferenz-Boom eilt die Branche von einem Rekord zum nächsten. So kam Microsoft Teams laut Microsoft-Chef Satya Nadella Mitte April auf täglich 75 Millionen User, doppelt so viele wie noch Anfang März. Damit treffen sich auf der Kooperations-Plattform jeden Tag 200 Millionen Menschen zu Online-Besprechungen. Den stärksten Popularitätsschub infolge von Covid-19 legte indes Zoom Meetings hin. Wie das US-amerikanische Unternehmen in seinem Blog mitteilt, stieg die tägliche Anzahl seiner Nutzer innerhalb weniger Monate um den Faktor 20 an, von 10 Millionen im Dezember 2019 auf 200 Millionen im März 2020. Mittlerweile dürften es noch deutlich mehr sein.

In der Krise zeigen sich viele Videokonferenz-Anbieter entgegenkommend. Einige stellen ihre Lösungen kostenlos zur Verfügung oder schalten Features in ihren Gratisversionen frei, die es normalerweise nur in den Bezahlvarianten gibt. Beispiel GoToMeeting: Mit dem „Emergency Remote Work Kit“ hilft Anbieter LogMeIn etwa Bildungseinrichtungen, gemeinnützigen Organisationen und bestehenden Kunden dabei, ihren Geschäftsbetrieb auf Telearbeit umzustellen. Dafür gibt es dann eine Reihe von Gratislizenzen.

Ähnlich verhält es sich bei Cisco WebEx Meetings und Microsoft Teams, die ihre kostenlosen Tarife mit mehr Funktionen ausstatten. So entfallen bei WebEx Meetings gegenwärtig die Zeitbeschränkungen für Konferenzen und bei Teams können Gratisnutzer jetzt auch Meetings planen statt ihnen nur beitreten.

Videokonferenz-Tools sind nicht nur ein Notbehelf in ungewöhnlichen Zeiten, sondern haben traditionellen Meetings per se einiges voraus. So können Anwender zum Beispiel an Ort und Stelle einen Video-Chat starten statt sich zu Fuß in den Konferenzraum zu begeben, der vorher dafür reserviert werden musste - spontan sieht anders aus. Zudem dauert es erfahrungsgemäß dann noch eine ganze Weile, bis das „Off­line“-Meeting auch tatsächlich beginnen kann.

Die Einstiegshürden für Videokonferenzen sind dagegen erfreulich niedrig. Zum Loslegen reichen ein Benutzerkonto beim jeweiligen Anbieter sowie eine Webcam, wobei Letztere ohnehin besitzt, wer sich mit Notebook, Tablet oder Smartphone ins Meeting einklinkt. Dank WebRTC-Unterstützung können Video-Meetings direkt im Webbrowser ablaufen, und zur Einwahl genügt es, auf einen vom Organisator bereitgestellten Link zu klicken. Umgekehrt lassen sich Meetings auch ad hoc ansetzen, indem man selbst einen virtuellen Meeting-Raum erstellt und Teilnehmer per Mail oder Chat einlädt. Zur Planung lassen sich üblicherweise auch Google Kalender und Microsoft Outlook verwenden.

Selbst wer keine der genannten Voraussetzungen mitbringt, bleibt nicht außen vor. Auch eine Einwahl per Telefon ist bei allen Testkandidaten nämlich möglich. Dabei rufen die Videokonferenz-Lösungen von Cisco und LogMeIn auf Wunsch selbst bei den Teilnehmern an und holen sie ins Meeting, sobald diese den Telefonhörer abnehmen.

Die fünf Testkandidaten BlueJeans Meetings, Cisco WebEx Meetings, LogMeIn GoToMeeting, Microsoft Teams und Zoom Meetings holen zwischen vier und 49 Teilnehmer gleichzeitig mitsamt ihrem Videobild auf den Screen und sind für den Unternehmenseinsatz maßgeschneidert.

Mit Consumer-Tools wie Skype haben sie auf den ersten Blick vieles gemeinsam: In der Webkonsole plant man Meetings, pflegt Kontakte und startet mithilfe von Präsenzinformationen eine Videokonferenz oder einen Chat. Den Unterschied machen die zahlreichen Zusatzfunktionen für die standortübergreifende Zusammenarbeit. Sie stehen bei allen Anbietern in verschiedenen Tarifen zur Auswahl - je höher der Preis des Pakets, desto mehr auf den Unternehmensein­satz gemünzte Features sind mit dabei. In der höchsten Ausbaustufe ist dann üblicherweise auch eine Integration mit dem im Unternehmen eingesetzten H.323-/SIP-Videokonferenzraumsystem inbegriffen.

Mit jedem der fünf Videokonferenz-Tools kann der Gastgeber seinen Desktop oder einzelne Anwendungen für andere Teilnehmer freigeben. Je nach Lösung gibt es darüber hinaus eine Sharing-Funktion für Dateien und ein Whiteboard. Das umfasst Präsentations- und Zeichenwerkzeuge, mit denen der Gastgeber oder dazu berechtigte Teilnehmer ins Bild malen oder Text eingeben können, um komplexe Sachverhalte anschaulicher zu erklären.

Auch das ist Standard: Die Inhalte der Videokonferenz lassen sich aufzeichnen und für eine spätere Verwendung in der Cloud vorhalten. Alle Testkandidaten unterstützen eine automatische Transkription der Audiospur und machen es Anwendern leicht, die wichtigsten Punkte der Konferenz schnell zu erfassen. So blendet BlueJeans eine Wortwolke ein, zeigt also die im Meeting am häufigsten verwendeten Begriffe.

Cisco WebEx stellte im Test mit Meetings das beste Gesamtpaket unter den Videokonferenz-Tools. Für den Testsieger sprechen vor allem seine sehr gute Bildqualität und die sehr umfangreich ausgestattete Gratisversion. Wer nur ab und zu an Videokonferenzen teilnimmt, ist auch mit den kostenlosen Tarifen von Microsoft Teams und Zoom Meetings gut bedient. Dabei eignet sich Meetings mit bis zu 49 Teilnehmern im Bild etwas besser für Treffen in großer Runde als Teams, das nur maximal vier Personen gleichzeitig darstellt. Bei der Office-Integration ist Teams dafür unschlagbar.

Der Zweitplatzierte LogMeIn GoToMeeting überzeugte durch sein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis und die besten Collaboration-Features inklusive zahlreicher KI-Assistenten. Gefehlt hat uns lediglich eine Filesharing-Option. Einfach nachrüsten lässt sich die aber zum Beispiel, indem man die Dateien in Cloud-Speicher wie Dropbox hochlädt und den Downloadlink dann in den Chat postet. Hinsichtlich des Funktionsumfangs gab sich auch Zoom Meetings keine Blöße, ist aufgrund seiner nicht vorhandenen Ende-zu-Ende-Verschlüsselung derzeit aber noch nicht die beste Wahl für den Unternehmenseinsatz.