So leiten Sie eine Cloud-First-Technologiestrategie

Die Zahlen sind beeindruckend: Eine Studie des amerikanischen Festplattenherstellers Seagate gemeinsam mit dem IT-Marktbeobachtungshauses IDC geht das von aus, dass die weltweit vorhandene Datenmenge bis 2025 auf 175 ZBytes anwachsen wird – das wäre in etwa acht Mal so viel wie die im Jahre 2017 vorhandene Datenmenge. Treiber dieses beachtlichen Wachstums sind laut Studie vor allem Unternehmen, wobei davon ausgegangen wird,  dass im Jahr 2025 rund 80 Prozent aller Daten von Unternehmen erzeugt wurde. Derzeit liegen die Datenmengen von Privatpersonen  und Unternehmen noch fast gleichauf.

Die Studie deckt zudem auf, dass nahezu die Hälfte der weltweit gespeicherten Daten bis 2025 in Public Cloud-Umgebungen zu finden sein wird (49 Prozent). Dieser Trend wird vor allem durch die zahllosen IoT-Sensoren verstärkt, die permanent Unternehmensdaten erfassen, speichern und analysieren. Heute beträgt der Public Cloud-Anteil rund ein Drittel.

Wichtig dabei ist, dass die gespeicherten Daten nicht nur wiederauffindbar, sondern flexibel verfügbar gespeichert werden. Unternehmen, die immense Datenbestände in die Cloud stellen, möchten einen möglichst zentralisierten Datenbestand, auf den der Zugriff schnell, unkompliziert und von allen Endpunkten aus erfolgen kann – sei es mobil oder vom Desktop aus. Das ist eine unabdingbare Voraussetzung für eine erfolgreiche digitale Transformation. Daten, von denen niemand weiß, wo und in welchem Format sie gespeichert sind, machen jede Form der Analyse und Bearbeitung zu einem langwierigen, aufwendigen und nervenraubenden Vorgang.

Tatsächlich bewegt sich unsere moderne Arbeitswelt immer stärker in die Cloud, wobei der physische Standort, an dem Daten gespeichert werden, nahezu irrelevant wird. Was macht den Weg in die Cloud so attraktiv? Bis auf wenige nennenswerte Ausnahmen (nennenswert in dem Sinne, dass selbst ein kleiner Ausfall der Cloud zu Nachrichtenmeldungen führen würde), liegt es vor allem daran, dass die Cloud „einfach funktioniert“. Der Abstand zwischen Unternehmen, die bereits mit der Cloud-Technologie arbeiten zu denen, die bisher darauf verzichtet haben, wird von Tag zu Tag größer. Ebenso wächst die Herausforderung für zuletzt genannte Unternehmen, den technologischen Vorsprung wieder aufzuholen und so den Konkurrenten einen Schritt voraus zu sein.

Wir kommen allerdings an den Punkt, an dem es den meisten Geschäftsführern egal ist, wie die Technologie bereitgestellt wird, solange nur bessere Geschäftsergebnisse erzielt werden — schneller, flexibler und idealerweise zu niedrigeren Kosten als bisher. So geht es bereits aus der Einleitung einer Umfrage von McKinsey zum Thema ITaaS Cloud hervor: „Die Cloud-Debatte ist vorbei - die Unternehmen verschieben inzwischen einen wesentlichen Teil der IT-Workloads in Cloud-Umgebungen. Die Auswirkungen werden beträchtlich sein, sowohl für die Anwender als auch für die Anbieter von Technologien."

Laut einem aktuellen Forrester-Bericht nennen 75 Prozent der befragten Unternehmensführer eine verbesserte Business-Agilität und 74 Prozent eine schnellere Implementierung sowie Bereitstellung als Vorteile, die in die Entscheidung ihres Unternehmens für den Wechsel zu reiner Software as a Service (SaaS) mit eingeflossen sind. Kein Wunder: SaaS ist bereits per Definition wesentlich flexibler und vor allem in Hinblick auf die Adaption von jeglicher Innovation wesentlich schneller als On-Premises-Systeme.

Wenn man bedenkt, dass Cloud-Delivered Business Services nicht nur funktionieren, sondern auch einen klaren Wettbewerbsvorteil bieten können, warum haben dann nicht alle Unternehmen einen Cloud-First-Technologieansatz verfolgt? Vor allem, wenn aus Business-Sicht die Wenigsten einen Unterschied zwischen cloudbasierten und lokal vorgehaltenen Services werden feststellen können? Das Schlagwort lautet: Veränderung.

So sehr wir uns allgemein nach Veränderung sehnen, so schwer ist es, alte Gewohnheiten aufzugeben. Führungskräfte sind oft der Meinung, dass die Umstrukturierung ihres Unternehmens, um neue Technologien zu nutzen, das größte Hindernis sei. Denn dies erfordert die Zusammenarbeit über mehrere Führungsebenen hinweg, „aber Manager und Mitarbeiter neigen dazu, sich diesen Veränderungen zu widersetzen und die digitale Transformation zu dämpfen bzw. auszubremsen", so eine Umfrage des Harvard Business Review, die im CIO-Blog des Wall Street Journal zitiert wurde.

Mur Muchane, CIO an der Wake Forest University, betont die Notwendigkeit von Sensibilisierung. "Die Cloud kann in einem Umfeld, das sich von einem primär lokalen Modell des Technologiemanagements zu einer Cloud First-Strategie entwickeln will, bedrohlich erscheinen", sagt er in einem Interview. 

„Um Bedenken auszuräumen, haben wir einen strukturierten Prozess entwickelt, der es Einzelpersonen auf allen Ebenen, vom Mitarbeiter bis zur Führungskraft, ermöglicht, Ideen einzubringen und Entscheidungen zu beeinflussen. Diese Einbeziehung und Transparenz zeigte, welche Auswirkungen eine einheitliche Cloud-Finanz- und HCM-Plattform auf die Universität haben könnte."

Wie ein Prozess für ein spezifisches Unternehmen am besten strukturiert werden kann, ebenso wie die vielen bereits existierenden Change-Management-Modelle, ist heute ein großes Thema. Eine Sache, über die sich alle Change-Experten einig sind, ist die Schaffung eines Kompetenzzentrums: Es sollten Experten aus allen Funktionsbereichen einbezogen und zentralisiert werden, um mit einer gemeinsamen Stimme über Best Practices für eine Cloud-Migration zu sprechen.

Um auf der Management-Ebene zu überzeugen, müssen Fehlwahrnehmungen korrigiert und die langfristige Vision verkauft werden. Eine der größten Fehleinschätzungen ist die, dass die Daten des Unternehmens sicherer sind, wenn sie nur im eigenen System vorgehalten werden.

Diese Vorstellung hatte durchaus einige Zeit ihre Berechtigung. Die Ansicht, dass man Server physisch sehen und verwalten muss, um Sicherheitsmaßnahmen zu implementieren, kommt jedoch aus einer anderen Zeit. Heute dominieren Cloud-Anwendungen die Unternehmenslandschaft, da sie eine zuverlässigere und wirtschaftlich nachhaltigere Option darstellen und Nähe kein Faktor mehr für Sicherheit oder Datenverfügbarkeit ist.

Einfachere und transparentere Compliance - und die Gewissheit, dass der Anbieter dafür verantwortlich ist, den Service bei Änderungen der Vorschriften auf dem neuesten Stand zu halten - ist der Grund, warum viele Unternehmen in die Cloud gehen.

Vor allem im Finanzbereich gibt es Bedenken hinsichtlich der Compliance (Accenture [PDF]). Allerdings ist einfachere und transparentere Compliance - und die Gewissheit, dass der Anbieter dafür verantwortlich ist, den Service bei Änderungen der Vorschriften auf dem neuesten Stand zu halten - der Grund, warum viele Unternehmen überhaupt erst in die Cloud gehen. Die Einhaltung der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) war für einige Unternehmen die Initialzündung, eher früher als später in die Cloud zu wechseln.

Wurden die Fehlwahrnehmungen, die in Bezug auf die Cloud im Umlauf sind, aus dem Weg geräumt, ist es an der Zeit, sich der Vision zu widmen. Bei der Entscheidung für die beste Technologie, ist dies die Gelegenheit, die Art und Weise, wie Geschäfte gemacht werden, grundlegend zu überdenken. Wichtig ist dabei, bestehende und eventuell überkommene Geschäftsmodelle nicht einfach im neuen Finanzsystem zu replizieren.

Letztendlich geht es beim digitalen Erfolg nicht nur um Technologie, sondern auch um Strategie, und die sollte so definiert sein, dass sie auch Veränderungen mitmacht.

Laut der Deloitte Umfrage "Global CIO Survey" von 2016-2017 können "CIOs eine innerbetriebliche Diskussion über die individuellen Technologien und deren ROI in eine konkretere Auseinandersetzung über den gezielten Aufbau von Potenzialen zur Unterstützung und Förderung einer digitalen Agenda für das Unternehmens verwandeln.“

Egal ob es um Anwender aus den Bereichen Finanzen, HR, Produktion, Marketing oder anderen Abteilungen geht, und egal, ob die IT die Cloud-Umsetzung leitet oder nur unterstützt - CIOs sollten Feedback sammeln, Bedenken verstehen und Personen zur Teilnahme am Prozess so weit wie möglich ermutigen.

„Eines der nützlichsten Dinge, die ich unternommen habe, um den Mitarbeitern zu helfen, sich auf Veränderungen vorzubereiten, ist die Markenbildung", sagt Mike Knitter, Associate Vice President an der University of Chicago, in einem Interview. "Wir haben eine Veränderungskampagne zu Themen aufgebaut, die die Werte und kulturellen Normen der Universität widerspiegeln."

Tatsächlich ist das Storytelling eine Fähigkeit, die von CIOs als immer wichtiger empfunden wird.

Die Fähigkeit von CIOs, einen Konsens zu finden und eine Geschichte zu erzählen, die eine mutige, aber erreichbare Vision der Zukunft vermittelt, wird die Sieger vom Rest der Welt abgrenzen.

Aus einem Bericht einer AWS-Konferenz, geht folgendes hervor: "Ein Wechsel in die Cloud kann oft dazu führen, dass sich IT-Mitarbeiter um die Arbeitsplatzsicherheit sorgen.  Diskussionsteilnehmer und weitere Redner argumentierten jedoch, dass der Personalverlust minimal sei und die Cloud sogar den Weg für die Rekrutierung neuer und notwendiger Talente ebnen könnte - etwas, das für eine Kreativbranche von entscheidender Bedeutung ist".

Cloudbasierte ERP-Systeme, die die heute oft vorherrschenden Daten-Silos aufbrechen und Daten zusammen führen, leisten in der Tat wertvolle Unterstützung nicht nur im HR-Bereich. Daten, die konsolidiert aus einer Quelle stammen, liefern für sämtliche Entscheidungsprozesse innerhalb eines Unternehmens einen unschätzbaren Mehrwert. Denn Daten, die sich in unterschiedlichen Systemen befinden oder intransparent lediglich in auf dem Server versteckten Excel-Sheets vorhanden sind, nützen niemandem, sondern kosten die Mitarbeiter nur unnötig Zeit und Nerven.

Natürlich hat die IT ein Recht darauf, zu fragen, wie sich eine Bewegung in die Cloud auf ihre täglichen Aufgaben auswirkt. Daher ist es wichtig, dass die IT-Abteilung dabei unterstützt wird, sich aktiv an der Bewegung in die Cloud zu beteiligen. "Arbeiten Sie frühzeitig mit der IT-Abteilung zusammen", rät Mur Muchane von der Wake Forest University. "In unserem Fall war die IT von Anfang an Teil des Prozesses, was zu einer starken Zusammenarbeit und einem erfolgreichen Projekt führte."

Die fehlende frühzeitige Einbeziehung der IT ist eine absolut vermeidbare Landmine. "Einer der Fehler den wir gemacht haben war, nicht zu beachten, wie beängstigend der Wandel für Menschen sein kann, die schon lange in der IT tätig sind" berichtet ein CIO in einem Artikel des Portals Computerworld.

Schulungen sind wichtig - nicht nur, wie man das neue Cloud-System versteht, sondern auch, wie man bestehende Anwendungen am besten modernisiert, um einen Lift-and-Shift zu vermeiden, bei dem dieselben alten Anwendungen auf einer neuen Plattform ineffizient laufen. "Man hat bereits die Leute, die man braucht, um in der Cloud erfolgreich zu sein" um es mit den Worten von Stephen Orban zu sagen. Allerdings braucht es Training und Ausbildung, um alle Menschen, geistig und beruflich, auf den Erfolg vorzubereiten.

Wie ein langjähriger CIO in einem InfoWorld-Artikel über die Veränderung der IT-Karriere erklärt: "Je komplexer und vernetzter diese Cloud-Umgebungen werden, desto mehr müssen IT-Teams ein umfassendes Verständnis für die Funktionsweise entwickeln...... Die Zeiten einfacher Technologievertikalen sind vorbei. Wenn man entwickeln, betreuen oder reparieren will, muss man erkennen und verstehen können, wie alles zusammenhängt."

Da wir in einer Zeit des schnellen technologischen Wandels leben, werden die Best Practices zur Steuerung der organisatorischen Transformation noch eine ganze Weile gefragt sein. Firmen, die die Cloud bereits erfolgreich implementiert haben, nutzen ihre agilen Infrastrukturen, um eine immer schnellere Entwicklung des Unternehmens zu ermöglichen. Die Fähigkeit von CIOs, einen Konsens zu finden und eine Geschichte zu erzählen, die eine mutige, aber erreichbare Vision der Zukunft vermittelt, wird die Sieger vom Rest der Welt abgrenzen. Mit anderen Worten: Moderne Technologie, die sich bereits am Horizont erkennen lässt, wird Auswirkungen haben, die wir uns kaum vorstellen können. So sind CIOs diejenigen, die die besten Tools für das Unternehmen einführen und gleichzeitig den organisatorischen Widerstand überwinden können, um ihren Unternehmen und ihrer Karriere zum Erfolg zu verhelfen.