Sechs Cloud-Plattformen für Teams und Projekte

Collaboration – Zusammenarbeit, das ist im Grunde das zentrale Anliegen jedes Betriebs, seit der Mensch die Arbeitsteilung erfunden hat. Seither ist es jedoch nicht ein­facher geworden, dieses Ziel zu erreichen. Größere Unternehmen, verteilte Standorte, neue Arbeitsformen und der zunehmende Trend zur Einbindung von externen Mitarbeitern und Partnern legen dem Einzelnen immer mehr Steine in den Weg, wenn es darum geht, über Abläufe und Entwicklungen, Events und Kollegen informiert zu bleiben.

Doch das digitale Zeitalter hält für solche Herausforderungen eine Lösung in Form von cloudbasierten Collaboration-Plattformen bereit. Sie stellen eine besondere Business-Software-Kategorie dar, die den Arbeitsprozess um breit gefächerte Social-Networking-Funktionen erweitert. Ziel ist es dabei nicht nur, die Kommunikation zu fördern, sondern auch Wissensmanagement in Business-Prozesse einzubinden, damit Mitarbeiter ihre Informationen teilen, sodass Probleme effizienter gelöst oder ganz umgangen werden können.

Dabei gibt es unterschiedliche Herangehensweisen. Manche Anbieter erweitern ihre etablierten Geschäftsprogramme einfach um eine „soziale Ebene“, während andere auf der Grundlage von Collaboration-Tools ganz neue Produkte entwickeln. Alle erfolgreichen Enterprise-Collaboration-Plattformen zielen aber auf bestimmte Eigenschaften ab. Sie müssen leicht zugänglich und einfach zu nutzen sein, Integrationen einfach machen, und sie brauchen leistungsfähige Funktionen zur Unterstützung von Team-Zusammenarbeit, Mitarbeiter-Support und Kommunikation. Etliche Plattformen sind nach dem Muster von Facebook oder ähnlichen Diensten entworfen, mit denen die meisten Mitarbeiter in ihrem privaten Bereich bereits vertraut sind.

Wesentliches Ziel einer Collaboration-Lösung sollte es sein, dafür zu sorgen, dass alle Projektbeteiligten stets den gleichen Informationsstand haben. Das kann durch Foren, Aktivitäts-Feeds oder persistente Chats erreicht werden. Im Gegensatz zur Kommunikation etwa per Instant Messenger sind die Inhalte nicht flüchtig, sondern werden permanent protokolliert und können so auch später noch nachvollzogen werden.

Messaging-Filter oder eine Unterteilung in verschiedene Teamräume ermöglichen es, abteilungsweise oder projektbezogen jeweils die passende Teilnehmergruppe zusammenzubringen. Die Integration einer Dateiablage stellt sicher, dass Teilergebnisse, Formulare, Dokumente und Firmen-Informationen für alle bereitstehen. Idealerweise sollten Dateien kommentierbar und stetigen Änderungen unterworfene Dokumente über eine Aufgabenverwaltung bestimmten Mitarbeitern zuzuordnen sein.

Eine Suchfunktion erleichtert das Herausfiltern der für den eigenen Arbeitsablauf relevanten Informationen auch nach längerer Abwesenheit und ausgedehnten Diskussionen. Außerdem ist eine Aktivitätsliste nützlich, um nachzuvollziehen, welche Arbeitsschritte abgeschlossen sind und wer was bereits erledigt hat. Termin- und Kontaktverwaltung gewährleisten, dass Deadlines allen bekannt sind und jeder für jeden erreichbar ist. Administratoren legen fest, wer Zugang zu welchen Inhalten hat. Der Zugriff erfolgt per Webbrowser, auf Speicher-bereiche möglichst auch per WebDAV, zusätzlich sollten mobile Apps verfügbar sein.

Allerdings stellt sich selbst bei idealen Voraussetzungen in der Praxis immer wieder heraus, dass man niemanden zwingen kann, über seinen Tellerrand zu schauen. Wenn eine Anwendung vom Mitarbeiterstab nicht angenommen wird, etwa weil sie zu kompliziert, zu unübersichtlich, zu langsam oder zu aufwendig ist, laufen auch die leistungsstärksten Kommunikations- und Collaboration-Werkzeuge ins Leere. Daher muss neben der Funktionalität Mitarbeiter-verträglichkeit und Nutzerakzeptanz als oberstes Gebot gelten. Von einer Einführung ohne einen umfassenden Testlauf kann man nur abraten.

Im Folgenden stellt com! professional sechs Produkte vor, auf die sich ein Blick lohnt. Alma Suite, Bitrix24 und Noodle richten sich an Unternehmen jeder Größe und bieten sehr breit gefächerte Funktionen, Dapulse, Samepage und Zoho Connect eignen sich eher für kleine bis mittlere Firmen und haben jeweils einen etwas engeren Fokus. Alle lassen sich kostenlos evaluieren, wobei Alma Suite lediglich eine Demo anbietet, was einen aussagekräftigen Testlauf erschwert. Bei den anderen sorgen Trial- oder Freemium-Versionen dafür, dass jeder Interessierte ausführlich Hand anlegen kann, bevor eine Entscheidung fällt.

Alma Suite ist ein geschlossenes soziales Netzwerk für Firmen, das neben Mitarbeiter-profilen, einem zentralen News-Bereich, Diskussionsgruppen und Foren eine Aufgabenverwaltung, ein Wiki zur Sammlung von Firmenwissen und einen Ideenmanager mitbringt. Außerdem können die Teilnehmer sich direkt Instant-Messenger-Nachrichten schicken und es gibt Spielelemente, die zur Teilnahme motivieren und Wissen vermitteln sollen.

Die cloudbasierte Plattform soll durch ein modernes, klares Design die Teilnehmer zur Nutzung anregen und so Kommunikation und Zusammenarbeit sowohl firmenintern wie auch mit externen Partnern fördern. Einfache Bedienung und eine übersichtliche Darstellung tragen ihren Teil dazu bei.

Im Mittelpunkt steht der Newsfeed mit Ankündigungen, Mitteilungen, Updates und Benachrichtigungen. Er dient dazu, alle über das Firmengeschehen auf dem aktuellen Stand zu halten. Wichtige Nachrichten, etwa Mitteilungen der Geschäftsführung, lassen sich hervorheben und werden dann an den Kopf der Seite gestellt sowie automatisch per E-Mail an alle versandt.

Eine Segmentierung der News in Gruppen nach Nutzer­rolle, Abteilung oder Projekt-zugehörigkeit stellt sicher, dass jeder die für ihn relevante Information erhält. Kontakt zu den Kollegen ist jederzeit per Kommentar, persönlicher Nachricht oder Gruppen-Nachrichten möglich. Um immer den richtigen Ansprechpartner zu finden, lassen sich die Nutzerprofile nach Name, Position oder Qualifikation durchsuchen.

Projektleiter und Teamchefs können dedizierte Chat-Gruppen einrichten, wobei eine eigene Zugangskontrolle dafür sorgt, dass nur Gruppenmitglieder die an diese Gruppe gerichteten Nachrichten erhalten.

Direkt auf der Startseite sind auch Aufgabenverwaltung, Wiki und Ideenmanager zugänglich. Projekte und Aufgaben lassen sich mit wenigen Klicks einrichten und verwalten. Projekte können in Unterprojekte weiter gegliedert werden. Abfragen kann man sowohl seine persönlichen Tasks als auch die des ganzen Teams. Bei Bedarf erhöht ein Filtern nach Priorität, Status, Fälligkeit und weiteren Kriterien die Übersicht.

Das eingebaute Wiki nimmt Betriebswissen auf. Es kann Textbeiträge, Bilder und Videos enthalten und unterstützt gemeinsames Bearbeiten wie auch eine Zugangskon­trolle für sensible Beiträge. Wie üblich lassen sich Dokumente verlinken und hierarchisch organisieren. So kann man beispielsweise Abläufe darstellen, Best Practices vermitteln oder auch die Firmengeschichte dokumentieren. Nutzer können ausgesuchten Artikeln im Wiki folgen und erhalten dann bei Änderungen automatisch eine Benachrichtigung.

Ebenfalls zur Vermittlung von Firmenwissen oder auch zur Entspannung kann die integrierte Gamification-Komponente von Alma Suite eingesetzt werden. Nach dem Muster von „Wer wird Millionär“ gilt es hier, zu frei definierbaren Fragen die richtige aus jeweils vier vorgegebenen Antworten auszuwählen.

Ein Plus ist die Multiplattform-Fähigkeit von Alma Suite. Der Zugang ist sowohl mit Android- und iOS-Geräten wie auch über beliebige Browser möglich. Die Preise beginnen bei 4 Dollar pro Monat und Nutzer. Eine Trial-Version existiert nicht, eine Demo lässt sich jedoch vereinbaren.

Bitrix24 bietet ebenfalls eine komplette Intranet-Lösung, hier inklusive Telefonie- und E-Mail-Integration, Projektmanagement sowie CRM. Wie Alma Suite richtet sich auch diese Plattform vornehmlich an KMUs. Teams sollen hier alles finden, was sie zur Planung, Koordinierung und Verfolgung der täglichen Betriebsabläufe brauchen.

Der Home-Screen richtet die Aufmerksamkeit auf den eigenen Aufgabenbereich einerseits und die Teamaktivität andererseits. Ein Newsfeed, hier Activity-Stream genannt, dient als zentrale Anlaufstelle. Von dort können Nachrichten an alle oder einzelne Mitarbeiter abgesetzt, Dateien bereitgestellt, Termine geplant, Ankündigungen verteilt oder Umfragen gestartet werden.

Außerdem lassen sich hier Workflows integrieren, mit denen betriebliche Abläufe wie etwa Reisekostenabrechnungen direkt im Intranet abgewickelt werden. Ein Editor erlaubt es, eigene Workflows zu erstellen und einzubinden.

Jeder Mitarbeiter erhält in seinem Activity-Stream alle für ihn relevanten Mitteilungen angezeigt. Die Inhalte können nach dem Vorbild der sozialen Netzwerke mit einem „Like“ geadelt oder auch kommentiert werden. Webmail, Gruppenkalender, Team-Chats sowie Videokonferenzen mit bis zu vier Teilnehmern vervollständigen die Kommunikations-funktionen.

Projekte werden in Projektgruppen organisiert. Einige Standardgruppen sind bereits vordefiniert, daneben lassen sich eigene erstellen und mit Merkmalen wie Fotogalerie, Dateibereich oder Wiki ausstatten. Der Projektleiter kann vorgeben, wer welche Funktionen in welchem Umfang nutzen darf.

Eine interessante Funktion ermöglicht es, externe Nutzer sehr einfach in die interne Kommunikation einzubeziehen, um etwa bei bestimmten Projekten zusammenzuarbeiten. Dazu wird nur die E-Mail-Adresse des externen Partners im Activity-Stream eingegeben und er erhält die entsprechende Nachricht per Mail. Danach lässt sich die Diskussion mit ihm auf einer eigenen Seite fortsetzen.

Ist ein Projekt abgewickelt, lassen sich die Inhalte der Projektgruppe in ein Archiv verschieben, sodass etwa Diskussionen und Unterlagen auch nach Projektende weiterhin verfügbar bleiben.

Ob Bitrix24 den Bedarf des eigenen Unternehmens trifft, kann man ohne Risiko ausprobieren. Ein umfangreiches Grundpaket mit allen wichtigen Funktionen ist für kleine Teams mit bis zu zwölf Mitarbeitern kostenlos nutzbar. Es lässt unbeschränkt viele Projekte zu und umfasst 5 GByte Cloud-Speicher für Dokumente. Die regulären Preise beginnen bei 39 Euro pro Monat für 24 Nutzer und 24 GByte Speicher.

Mobile Apps bietet Bitrix24 für Android und iOS. Darüber sind sowohl Intranet, CRM und Taskmanager erreichbar als auch mobile Video-Anrufe möglich.

Dapulse (Slang für „the Pulse“, also „der Puls“) stellt die Aufgabenplanung in den Mittelpunkt und baut auf sogenannten Boards auf. Boards basieren auf einer Tabellenstruktur und erinnern damit ein wenig an Kanban-Anwendungen wie Trello. Eine Tabellenzeile wird hier Pulse genannt und stellt in der Regel ein bestimmtes Projekt dar.

Die Spalten geben verschiedene Eigenschaften des Projekts wieder und sind frei gestaltbar. Beispielsweise lässt sich hier der Bearbeitungs-status der verschiedenen Arbeitsschritte verfolgen, man kann die Verantwortlichen angeben oder eine Terminplanung einfügen. Diese Felder können – oder besser gesagt: müssen – für jedes Board definiert werden. Diese anfängliche Einrichtung kostet einiges an Überlegung und Zeit, bis der optimale Workflow gefunden ist. Letztlich steht und fällt die Nützlichkeit des Tools mit dem passenden Aufbau der Boards.

Während dieser Prozess also möglicherweise einen hohen Aufwand erfordert, ist die Nutzung von Dapulse danach denkbar einfach. Der Zugang ist sehr intuitiv und die App reagiert schnell. Die meisten Eingaben sind mit ein oder zwei Klicks erledigt. Per Drag and Drop lassen sich Elemente verschieben oder in Kommentare und Diskussionsbeiträge einfügen.

Eine Ordnerstruktur in der Seitenleiste erlaubt es, Boards nach eigenen Kriterien zu gruppieren und den Zugang zu organisieren. Sie lassen sich etwa privat halten, dem ganzen Team zugänglich machen oder auch mit externen Partnern teilen. Bei termingebundenen Projekten lässt sich eine einfache, Gantt-inspirierte Timeline direkt über dem Board einblenden. Allerdings lassen sich keine Abhängigkeiten definieren, was eine zuverlässige Terminverfolgung kniffliger als nötig macht.

Kommentierung und Diskussionen finden per Einblendung direkt im jeweiligen Pulse statt, was für in sich geschlossene Vorgänge sorgt, bei längeren Diskussionen allerdings nicht sehr übersichtlich ist. Per @-Shout Angesprochene erhalten eine Benachrichtigung, die ihnen sagt, in welchem Board ihre Aufmerksamkeit gefragt ist. Außerdem ermöglicht eine globale Suchfunktion, bestimmte Beiträge wiederzufinden.

Dapulse erlaubt eine Integration mit Google Calendar, allerdings nur in eine Richtung. So lassen sich Daten und Termine aus Dapulse im Google-Kalender anzeigen, doch der umgekehrte Weg ist versperrt. Darüber hinaus ist Dapulse an  Zapier angeschlossen, einen Dienst zur Verknüpfung populärer Apps, und bietet eine API zur Integration eigener Anwendungen.

Aufgrund seiner Konzentration auf Workflows und des Verzichts auf firmenübergreifende Funktionen wie Newsfeed oder Wissensmanagement eignet sich Dapulse in erster Linie für Einzelteams oder kleine Betriebe. Hinzu kommt ein relativ hoher Preis, der bei 25 Euro pro Monat für fünf Nutzer beginnt, dann allerdings wichtige Features wie API, Gastzugänge oder Timeline vermissen lässt. Für den vollen Funktionsumfang werden 59 Euro pro Monat und fünf Nutzer fällig. Mobile Apps für iOS und Android stehen immer zur Verfügung.

Noodle von Vialect bietet einen klassischen Intranet-Ansatz. Dazu gehört ein umfangreiches Sortiment aus sozialer Interaktion, Kommunikation und Informationsmanagement. Insgesamt besteht die Plattform aus 15 verknüpften Modulen.

Ähnlich wie Alma Suite oder Bitrix24 ist die Anwendung um einen Newsfeed herum aufgebaut, den der Anwender auf seiner Startseite durch sogenannte Portlets, das sind Widgets mit Portal-Funktion, nach eigenen Wünschen ergänzen und gestalten kann. Hier sieht man etwa die neuesten persön­lichen und geschäftlichen Nachrichten in Kurzform und kann über eine Menüleiste auf weitere Bereiche wie Foren, Kalender oder Dokumente zugreifen.

Ansprechpartner findet man im Social-Network-Bereich. Mitarbeiter-Profile informieren über Funktion und Erreichbarkeit, enthalten einen Status- und Aktivitäts-Feed sowie weitere Informationen. Kontakt lässt sich dann beispielsweise per eingebautem Instant Messenger, Mail oder Telefon aufnehmen.

Werkzeuge wie Diskussionsforen, eine Aufgabenverwaltung und der Instant Messenger vereinfachen die Zusammenarbeit in Teams und Abteilungen. Mitarbeiter lassen sich in Gruppen einteilen, die jeweils ihren eigenen Arbeitsbereich haben, der durch eine Zugangskontrolle geschützt werden kann.

Ein eigener HR-Bereich hält elektronische Formulare, Dokumente, Blogs und Wiki-Einträge für Mitarbeiter vor. Seiten, Blogs und Foren in Noodle werden nach Wiki-Vorbild mit einem integrierten WYSIWYG-Editor erstellt und bearbeitet. Darüber hinaus erlaubt eine Dokumentenverwaltung mit Versionsmanagement generell den Upload, das Teilen, Kategorisieren und Durchsuchen von Firmendokumenten. Eine hilfreiche Suchfunktion steht daneben durchgängig in allen Bereichen des Intranets zur Verfügung. Nachteilig kann sich auswirken, dass der Umfang der Anwendung eine Menge Menüs und Verzweigungen erfordert. Die Nützlichkeit erschließt sich damit für den Anwender nicht so offensichtlich wie etwa bei Alma Suite, wo alle relevanten Nachrichten direkt im zentralen Newsfeed durchgescrollt werden können.

Noodle erscheint durch seine enorme Vielzahl an Funktionen und Möglichkeiten leicht überladen und kann dadurch auf Nutzer eventuell abschreckend wirken. Ein Testlauf sollte hier unbedingt stattfinden, um die Akzeptanz der Lösung auf Mitarbeiterseite abzuklären. Dafür steht eine 30 Tage kostenlose Trial-Version zur Verfügung, danach kostet Noodle ab 125 Dollar pro Monat für 25 Mitarbeiter und 5 GByte Speicherplatz.

Samepage lässt sich nicht leicht in eine Kategorie einordnen. Es ist kein ausgewachsenes Projektmanagement und auch nicht direkt eine Aufgabenverwaltung, obwohl sich Tasks anlegen, zuweisen und überwachen lassen. Und obwohl Samepage über Kommunikations-Tools wie Echtzeit-Textchat, Diskussionsbereiche, Video-Chat und Screensharing verfügt, ist es eigentlich keine Team-Messaging-App wie etwa Slack. Samepage nimmt vielmehr Elemente dieser spezialisierteren Anwendungen und kombiniert sie zu etwas Neuem.

Die Grundidee ist dabei, dass im Unternehmen unterschiedliche Teams mit unterschiedlichen Bedürfnissen arbeiten, und jedes soll die passende Umgebung, seine eigene Page, seine Seite, bekommen. Sie ist das zentrale Element von Samepage, auf dem sich alles abspielt. Sie kann beliebig genutzt werden und diverse Informationsmodule enthalten. Vorinstallierte Beispiele sind ein Besprechungsplan, ein Projektplan und eine Seite zum Dateiaustausch.

Wählt man eines dieser Templates, öffnet sich ein Arbeitsbereich, der einige vorgegebene Elemente wie Überschrift, Widgets und Textblöcke enthält. Weitere Elemente lassen sich der Seite hinzufügen, darunter etwa Videos, Straßen­karten, Tabellen, Bilder oder Umfragen.

Rechts auf jeder Seite befindet sich ein Diskussionsbereich, Page Chat genannt. Hier kann das Team sich über die laufende Arbeit in einem fortlaufenden Thread austauschen, außerdem können private Nachrichten verschickt, @-Flags zur Erhöhung der Aufmerksamkeit genutzt und Video-Chats per Klick initiiert werden.

Sensible Samepage-Seiten wie juristische Informationen oder Firmenvorschriften lassen sich sperren, damit ihre Inhalte nicht von Unberechtigten (oder Unbedarften) verändert werden können. Die Pro-Edition verfügt darüber hinaus über eine einfache Versionsverwaltung.

Bedient wird die Anwendung über eine Seitenleiste, in der zwei vertikale Menüs untergebracht sind. Diese funktionieren ähnlich wie die dynamische Taskleiste von Windows: Sie öffnen oder schließen sich abwechselnd, je nachdem welches gerade gebraucht wird.

Samepage bietet eine Reihe von Integrationen, darunter etwa Dropbox, Google Drive und Box sowie Slack, Youtube und Vimeo. Daneben besteht eine Verbindung zu Zapier, einem Online-Dienst, über den sich zahlreiche Apps verknüpfen lassen.

Das Tool kann kostenlos genutzt werden, ist dann allerdings auf zehn Teams mit zehn Pages beschränkt und unterliegt weiteren Limitierungen. Die uneingeschränkte Pro-Edition kostet 7 Dollar pro Monat und Nutzer. Samepage bietet neben Desktop-Apps für Windows und Mac OS mobile Apps für iOS sowie Android und ermöglicht den Zugriff per Webbrowser.

Zoho Connect ist ein cloudbasiertes Collaboration-Tool, das Unternehmen Social-Networking-Funktionen zur Verfügung stellt. Im Mittelpunkt steht ein Activity-Stream, der in Echtzeit aktualisiert wird und alle Projekt-beteiligten auf dem Laufenden hält. Die Nutzer können hier Nachrichten hinterlassen und kommentieren, Dateien teilen und Echtzeit-Diskussionen führen.

Zu den weiteren Funktionen gehören Mitarbeiter-Profile, ein Firmenverzeichnis, Active-Directory-Integration, Zugangskontrolle mit Nutzerrollen, Branding, Volltextsuche und Suchfilter. Zu den Kommunikationsmöglichkeiten gesellen sich neben den öffentlichen Postings auch private Mitteilungen und Benachrichtigungen, Chatrooms und ein Event-Management. Für externe Mitarbeiter und Partner lässt sich zudem ein separates Netzwerk mit Verbindung zum geschlossenen internen Netz einrichten.

Auch ein einfaches Dokumentenmanagement ist vorhanden, mit dem sich Dokumente, Bilder und Präsentationen online vorhalten, kategorisieren und verwalten lassen. Hier können Mitarbeiter-Handbücher, Best-Practices-Guides, Dokumente mit Firmenwissen und Ähnliches auf einfache Weise ge- und verteilt werden.

Zoho Connect verfügt über einige Integrationen. Neben zahlreichen Anwendungen aus dem gleichen Hause stehen etwa Google Drive und Calendar, Trello, MailChimp, GitHub und Zapier auf der Liste der unterstützten Dienste. Für den mobilen Einsatz ist Connect als App unter iOS und Android verfügbar.

Die Anwendung steht mit eingeschränktem Funktionsumfang kostenlos zur Verfügung und kann so leicht einem unverfänglichen Testlauf unterzogen werden. Die Vollversion gibt es ab 35 Euro monatlich für ein Netzwerk mit 50 Nutzern.

Alternativ lässt sich Connect auch im Rahmen des Bundle-Angebots Zoho Workplace nutzen, das zusätzlich die Zoho-Apps Mail, Mail-Admin, Streams, Cliq, Docs, Showtime und Writer umfasst. Das Bundle ist ab 2 Euro pro Monat und Nutzer zu haben.

---