Print-Management in Zeiten der Cloud

Vom papierlosen Büro traut sich kaum noch ein Experte zu sprechen. Kein Wunder, hat das Druckvolumen in Unternehmen in den letzten Jahren doch nur in homöopathischen Dosen abgenommen.

Laut IDC basieren in vielen deutschen Unternehmen über die Hälfte aller dokumentenbezogenen Prozesse nach wie vor auf Papier. Und gerade deshalb hat sich ein scheinbar langweiliges Thema wie das Druck- und Dokumentenmanagement zu einer zentralen Herausforderung für die IT entwickelt. Vielen Analysten gilt der Einstieg in eine umfassende Druck- und Dokumentenmanagement-Lösung als einer der ersten Schritte hin zur digitalen Transformation. Besondere Herausforderungen stellen dabei Entwicklungen wie Cloud und Mobilty dar – und die Bedrohungen durch Cyberkriminalität.

Andreas Duthel, Director Global Services DACH bei Lexmark, fasst treffend zusammen: „IT-Abteilungen stehen vor der Herausforderung, bei stetig zunehmender Digitalisierung Hard- und Software und Services zu vernetzen. Dabei gehören die Optimierung dokumentenintensiver Workflows sowie die Etablierung einer einheitlichen, übergeordneten Dokumentenstrategie zu den entscheidenden Erfolgsfaktoren im Print- und Dokumentenmanagement.“

Ähnlich urteilt Tobias Kleu, Senior Program Manager Imaging Printing & Document Solutions bei IDC, der den Aspekt der Informationsverarbeitung in den Fokus seiner Analyse rückt:„Die Art und Weise, in der die Nutzer Informationen suchen, Dokumente und Inhalte erstellen, bearbeiten, verteilen und archivieren, hat sich durch die zunehmende Nutzung von Innovationen wie Mobile Computing, Cloud-Diensten, sozialen Netzen sowie Big Data und Analytics grundlegend verändert.“

Vor diesem Hintergrund lassen sich vor allem drei Trends ausmachen, die die Entwicklung beim Druck- und Dokumentenmanagement derzeit hauptsächlich prägen.

Thorsten Hesse, CPO und Managing Director beim Druckmanagement-Dienstleister ThinPrint, beobachtet, dass immer mehr Unternehmen ihr gesamtes Drucksystem, von den Druckern einmal abgesehen, in die Cloud verlagern, vor allem in den USA. Und selbst die Unternehmen, die sonst bevorzugt auf On-Premise setzen, drängt es beim Druckmanagement in Richtung Cloud. Denn auch sie wollen von den Vorteilen der Cloud profitieren, vor allem von der hohen Skalierbarkeit und der Möglichkeit, alle Aufgaben des Druckmanagements flexibel von einer Stelle aus zu verwalten.

Das gilt in besonderem Maß für mobile Einsatzszenarien: Die Anwender wollen unabhängig davon, wo sie sich mit ihrem Tablet oder Smartphone gerade befinden, die Drucker vor Ort direkt vom Gerät aus nutzen können. Mit den entsprechenden Managementwerkzeugen kann die IT das gewährleisten.

Die Zahl der Unternehmen, die IT-Dienste rund ums Drucken von Service-Providern beziehen, wächst stark. Einer aktuellen Xerox-Studie zufolge planen weltweit 40 Prozent der Unternehmen den Einsatz von Managed Print Services (MPS) in den kommenden zwölf Monaten, weitere 14 Prozent in zwölf bis 24 Monaten. Der Dienstleister kümmert sich dabei im Maximalfall um das gesamte Druckmanagement inklusive Wartung und Verwaltung des Verbrauchsmaterials. Er sichert seinen Kunden zuverlässiges Drucken zu und minimiert für sie gleichzeitig den Administrationsaufwand und das Support-Aufkommen deutlich.

Laut ThinPrint-Manager Hesse verzeichnet sein Unternehmen auf keinem Feld ein so starkes Wachstum wie im Bereich Service-Provider.

Viele Unternehmen haben sich vorgenommen, in den nächsten Jahren das Dokumenten-Handling effizienter zu gestalten und vor allem das Verwerten von Informationen zu verbessern. Das ist auch dringend nötig. Den Analysten von IDC zufolge ist derzeit immer noch fast jedes zweite Dokument in Unternehmen aus Papier. Und auch das Archivieren erfolgt größtenteils noch in Papierform. Papierene Dokumente aber machen die Suche nach Informationen ebenso wie den mobilen Zugriff höchst ineffizient und oft sogar unmöglich.

Schnelle Besserung ist nicht in Sicht. Der Anteil papierbasierter Dokumente verringert sich nur sehr schleppend. Das liegt zum einen an gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung bestimmter Dokumente, zum anderen an der Hartnäckigkeit der Anwender, die Dokumente ausgedruckt vorliegen haben wollen.

Gleichwohl rechnen die Analysten damit, dass die immer stärkere Nutzung von Techniken wie der Cloud und die Digitalisierung von Dokumenten und dokumentenintensiven Prozessen die Abkehr vom Papier beschleunigen wird. Beispiele für solche Lösungen sind etwa DocuWare des deutschen Anbieters Tutum, ELO, das sich besonders gut in bestehende Microsoft-Office-Installationen integriert, oder Datev DMS, das sich auf die Anforderungen von Steuerberatern, Anwaltskanzleien und Wirtschaftsprüfern konzentriert.

Allerdings steht bislang auch bei Einsatz solcher Lösungen am Ende eines Prozesses in sehr vielen Fällen immer noch bedrucktes Papier.

Ohne Zweifel sind die Szenarien des Druck- und Dokumentenmanagements im Arbeits­alltag so mannigfaltig wie nie zuvor. Die Komplexität rund ums Drucken steigt stetig und damit auch die Anforderungen an die IT. Experten haben eine Reihe von Herausforderungen identifiziert, denen sich die IT beim Druck- und Dokumentenmanagement stellen muss:

Zu den größten Aufgaben im Druck- und Dokumentenmanagement dürfte für IT-Verantwortliche das Zusammenführen der verschiedensten Geräte gehören. Während es in den frühen 2000er-Jahren in der von Windows-Computern beherrschten Client-Landschaft nur wenige Apple-Rechner gab, verwenden heute zahlreiche Anwender Android- und Apple-Geräte – und erwarten, dass diese mit den Drucksystemen im Unternehmensnetzwerk reibungslos kommunizieren. Zu den Top-Prioritäten zählen deshalb optimierte Arbeitsumgebungen, bei denen der Nutzer sich keine Gedanken mehr darüber machen muss, von welchem Gerät er seinen Druckauftrag abschickt, und es auch keine Rolle spielt, ob der Druckauftrag beispielsweise auf einem Mac-OS- oder einem Windows-System gestartet wurde.

Private, Public oder Hybrid Cloud, das eigene Rechenzentrum, Service-Provider, Webanwendungen oder Virtual Desktops – die veränderten IT-Landschaften, insbesondere die zunehmende Ver­breitung von Cloud-Anwendungen, verändern das Druck- und Dokumentenmanagement massiv.

Schwache Netzwerkanbindungen zum Beispiel erfordern einen Druckprozess, der die vom Unternehmensnetz zur Verfügung gestellte Bandbreite schont. Aufwendige Dokumente erzeugen schnell sehr große Druckdateien und ebenso häufig läuft die Applikation nicht dort, wo der Drucker selbst steht. Druckaufträge können in WAN-Umgebungen die Anwendungs-Performance also erheblich beeinträchtigen.

Die Daten, die dabei über das lokale Netzwerk oder das Internet zum Endgerät gelangen, nennen einige Hersteller „Druckstrom“. Sie arbeiten da­ran, diesen Stream so zu optimieren, dass die Nutzer auch beim Versenden der Druckaufträge über WAN-Strecken keine Probleme haben.

Eine Herausforderung stellt häufig auch die Hochverfügbarkeit von Drucksystemen dar. Unternehmen, die darauf angewiesen sind, setzen als Best-Practice-Ansatz für Hochverfügbarkeit bisher vielfach einen Windows-Druckserver-Cluster ein.

Seit Windows Server 2012 werden Windows-Druckserver-Cluster von Microsoft allerdings nicht mehr unterstützt. Microsoft verweist in solchen Fällen lapidar auf Hyper-V. Ganz abgesehen von der Frage, ob Hyper-V für ein Unternehmen überhaupt die beste Wahl bei der Server-Virtualisierung ist, krankt dieser Ansatz generell daran, dass er keine adäquate hochverfügbare Lösung für Drucksysteme darstellt. Denn die Virtualisierung von Druckservern führt nicht zwangsläufig dazu, dass dem Unternehmen damit Hochverfügbarkeits-Drucken zur Verfügung steht.

Virtualisierte Druckserver sind zwar eine gute Lösung, wenn es etwa darum geht, Hardware-Fehler oder Komplettausfälle eines Druckservers zu meistern. Störungen entstehen aber in der Praxis weitaus seltener durch fehlerhafte Hardware als vielmehr durch druckspezifische Probleme wie inkompatible Druckertreiber, die einen Druckserver destabilisieren.

IT-Verantwortliche, die Hochverfügbarkeit beim Drucken benötigen, müssen entweder weiter auf den veralteten Windows Server 2008 setzen oder zu Produkten von Drittanbietern wie ThinPrint greifen. Dessen gleichnamige Lösung bietet in der aktuellen Version 11 neben der Ausfallsicherheit für Server auch Funktionen wie Load-Balancing und Failover von Windows-Druckservern an.

Ein viel zu häufig vernachlässigter Aspekt ist die Sicherheit beim Drucken – und hier ganz besonders die Sicherheit der Druckdaten. Ein potenzielles Risiko dabei: Druckströme, die zunehmend über Cloud-Dienste abgewickelt werden, können von Angreifern direkt mitgelesen und ausspioniert werden.

Hartmut Husemann, General Manager Solutions and Services Hewlett-Packard Deutschland & Österreich, klagt: „Leider zeigt die Erfahrung, dass das wichtigste Thema beim Drucken von vielen Unternehmen und IT-Verantwortlichen noch immer unterschätzt wird: die Sicherheit von Druckern und Drucknetzwerken. Viel zu häufig sind die Ausgabegeräte nicht in die allgemeine Sicherheitsarchitektur eingebunden.“

Wirksame Schutzmaßnahmen könnten laut Husemann Drucklösungen darstellen, die neben Verschlüsselungsalgorithmen auch eine „Pull Printing“-Technologie einsetzen, bei der nur der jeweils berechtigte Anwender den Ausdruck am Gerät starten kann. Firmen wie HP bieten deshalb Lösungen an, die die wesentlichen Sicherheitsanforderungen berück­sichtigen.

Nach Überzeung der Experten von HP sollte ein sicheres Drucken unbedingt die folgenden wichtigen Aspekte berücksichtigen.

Erstens die Gerätesicherheit: Neben der Verschlüsselung der internen Festplatte und einer automatischen BIOS-Kon­trolle muss die Einhaltung allgemeiner Sicherheitsrichtlinien auf sämtlichen im Netz befindlichen Geräten sichergestellt werden. Das übernimmt zum Beispiel bei HP-Geräten der JetAdvantage Security Manager. Die Software sorgt außerdem dafür, dass neue Hardware automatisch eingebunden wird.

Zweitens die Datenströme: Dabei werden – je nach Sicherheits-Level – unterschiedliche Verschlüsselungsgrade voreingestellt oder vom Anwender beim Drucken ausgewählt, um den Datenstrom zuverlässig vor fremden Blicken zu schützen.

Schließlich sollte auch der Schutz der gedruckten Dokumente nicht vergessen werden: Dokumente können nicht nur auf dem Weg in die Cloud oder aus der Cloud abhandenkommen, viel häufiger verschwinden sie, weil ein nicht berechtigter Nutzer sie versehentlich oder mit Vorsatz aus dem Ausgabeschacht des Druckers mitnimmt.

Konsequenz: Maximale Sicherheit erhält man nur dann, wenn man gewährleistet, dass die Ausgabe eine Dokuments erst dann erfolgt, wenn der Anwender sich am Drucker beispielsweise durch eine PIN oder auch ein biometrisches Verfahren wie einen Fingerabdruck identifiziert hat.

Für Thorsten Hesse von ThinPrint spricht gerade das notwendige Zusammenspiel von Druckmanagement und Techniken wie Cloud und Virtualisierung für ein modernes Druckmanagement-System: „Durch den Einsatz von Druckmanagement-Technologie können sich Unternehmen frei für die Nutzung moderner IT-Trends entscheiden. Sie wählen die für sie passende Form der Anwendungsbereitstellung wie Desktop-Virtualisierung, Cloud-Anwendungen oder mobile Technologien. Das Drucken hält nicht nur Schritt, sondern wird günstiger im Betrieb und erzeugt weniger Helpdesk-Anfragen.“

Eine wesentliche Rolle spielt dabei seiner Meinung nach die vom Druckmanagement-System ermöglichte Zentralisierung des Drucksystems: „Diese Zentralisierung hilft dabei, die Anforderungen der neuen Technologien zu erfüllen und Kosten beziehungsweise Arbeitsaufwand bei der Adminis­tration zu sparen.“

Ähnlich folgenreich ist nach Hesses Einschätzung die Virtualisierung von Druckertreibern. Sie bezeichnet er als  wichtigen Schritt zum Software-defined Printing. Dabei wird die Funktionalität des Drucksystems von seiner Installation auf den einzelnen Arbeitsstationen wie auch von der eingesetzten Hardware losgelöst und zen­tral zur Verfügung gestellt und verwaltet.