Mitarbeiter haben dank DSGVO ein Recht auf Auskunft (Teil 3)

Wie bereits dargelegt, darf die Auskunftserteilung an den Mitarbeiter die Rechte des Arbeitgebers oder anderer Mitarbeiter (oder Dritter) nicht beeinträchtigen. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn Geschäftsgeheimnisse offenbart werden müssten oder der Dritten zustehende Datenschutz gefährdet ist. Letzteres kann vor allem bei indirekter E-Mail-Kommunikation eine große Rolle spielen, sodass im Ergebnis solche Daten zu schwärzen oder gar von der Übergabe an den Auskunftsberechtigten auszuschließen sind. Es ist jedoch zu beachten, dass ein Arbeitgeber nicht jegliche Auskunft verweigern darf, sondern E-Mails zu filtern oder Stellen zu schwärzen hat, die die Rechte des Arbeitgebers oder Dritter beeinträchtigen. Der dadurch entstehende Aufwand ist freilich nicht zu vernachlässigen.

Bei einer großen Menge von gespeicherten Informationen über die betroffene Person kann der Arbeitgeber zwar verlangen, dass präzisiert wird, auf welche Informationen oder Verarbeitungsvorgänge sich das Auskunftsersuchen konkret bezieht. Allerdings ist die betroffene Person dadurch letztlich nicht daran gehindert, trotzdem die Herausgabe aller sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen.

Das neue Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu) enthält in § 34 noch weitere Eingrenzungen des Auskunftsrechts, insbesondere für Archiv- und Protokollierungsdaten. Die Voraussetzungen dafür sind komplex und sollten einer juristischen Einzelfallprüfung unterliegen. Sehr umstritten ist im Übrigen, ob der Verantwortliche die Auskunft wegen unverhältnismäßigem Aufwand verweigern kann. Dabei muss der Aufwand des Arbeitgebers mit dem Schutzbedarf des Betroffenen abgewogen werden. Dies erfordert ebenfalls eine juristische Einzelfallprüfung und ist mit erheblicher Rechts­unsicherheit verbunden.

Unterlassene oder nicht vollständige Auskunftserteilungen an betroffene Personen sind nach
Art. 83 Abs. 5 lit. b DSGVO mit einer hohen Geld­buße bedroht. Es sind im Rahmen des Auskunftsersuchens sämtliche Daten zu berücksichtigen, die bei Eingang der Anfrage in den Händen des Arbeitgebers lagen, im Grundsatz auch die E-Mail-Kommunikation. Daten sollten in keinem Fall gelöscht werden, um das Auskunftsbegehren abzuwehren oder den Umfang der Auskunft zu verringern – dies kann strafrechtlich verfolgt werden. Es ist für Arbeitgeber ratsam, organisato­rische Vorkehrungen für zügige und korrekte Auskunftserteilungen zu treffen und gegebenenfalls Standardprozesse zu etablieren.

Unser Beitrag Mitarbeiter haben dank DSGVO ein Recht auf Auskunft (Teil 1) erklärt die Regeln des Auskunftsanspruchs.

Unser Beitrag Mitarbeiter haben dank DSGVO ein Recht auf Auskunft (Teil 2) hingegen legt dar, in welchen Fällen Mitarbeiter ein Recht darauf haben, den E-Mail-Verkehr seines Vorgesetzten einzusehen.