Konferenzraum 2.0 - für spontane Meetings

Huddle-Rooms sind kleine Meeting-Räume, die sich in Unternehmen immer größerer Beliebtheit erfreuen. Die Analysten von Frost & Sullivan erwarten, dass 2022 bereits 70 Prozent aller Videokonferenz-Meetings in Huddle-Rooms stattfinden.

Im Sport bezeichnet Huddle die kurze Versammlung eines Teams während der laufenden Partie zur Besprechung des nächsten Spielzugs oder zum gegenseitigen Anfeuern. Im übertragenen Sinn passiert das auch in einem Huddle-Room: Mitarbeiter treffen sich in kleiner Runde von typischerweise bis zu sechs Personen und halten eine Projekt- oder Kundenbesprechung, eine Webkonferenz oder eine Präsentation ab. Das Besondere dabei: Der Huddle-Room lässt sich ohne vorherige Buchung nutzen, setzt also keine aufwendige Zeitplanung voraus. Damit erfüllt er das Bedürfnis der Mitarbeiter nach einem Raum, in dem man sich zur schnellen Entscheidungsfindung kurzfristig absprechen kann.

Wie genau der Huddle-Room aussehen sollte, folgt keiner festen Definition, sondern hängt in erster Linie von seiner Nutzung ab. In seiner einfachsten Form besteht er aus einem Tisch und Stühlen sowie einem Flipchart oder Whiteboard, verzichtet also auf jegliche technische Zutat. Demgegenüber bietet ein voll ausgestatteter Huddle-Room zum Beispiel ein großes Display samt Mikrofonen und Lautsprechern, über das sich mehrere verteilte Teams an einem virtuellen Tisch versammeln. Dazu kommen Schnittstellen, mit denen Mitarbeiter Inhalte von ihren selbst genutzten Smartphones, Tablets oder Notebooks auf dem Huddle-Room-Screen präsentieren oder mit anderen teilen. Noch einen Schritt weiter gehen Collaboration-Lösungen wie das NEC InfinityBoard, das Mitarbeitern standortübergreifend Werkzeuge an die Hand gibt, um gemeinsam zu arbeiten.

Mit dem Standard-Konferenzzimmer teilt sich der Huddle- Room die Vorteile des geschlossenen Raums. Mitarbeitern steht im Kontrast zum normalen Arbeitsplatz oder Großraumbüro ein abgeschiedener und ruhiger Bereich zur Verfügung, in dem sie konzentriert in kleiner Runde Besprechungen abhalten können, dabei nicht gestört werden und auch andere nicht stören. Der Vorteil gegenüber dem Konferenzraum: Aufgrund der geringen Teilnehmerzahl können sich Mitarbeiter in einem Huddle-Room viel leichter in die Runde einbringen, weil sie gemeinsam an einem Tisch zusammenkommen statt verstreut über einen großen Raum zu sitzen.

Damit Meetings reibungslos über die Bühne gehen, muss die Technik sofort verfügbar und einfach zu bedienen sein – und im Idealfall auch drahtlose Verbindungen erlauben. Wichtig ist für Unternehmen dabei, den Huddle-Room nicht nach der Nummer-sicher-Methode mit teurer Hardware zu überfrachten, sondern sie genau auf den Bedarf der Mitarbeiter abzustimmen. Als ideal gelten dabei entweder Lösungen, die bereits möglichst viele Kommunikationsfunktionen in sich vereinen, oder modular aufgebaute Produkte, die entsprechend den Anforderungen des Teams nachträglich noch an Funktionen zulegen können. Allerdings spricht auch nichts gegen eine Verknüpfung mit Produkten anderer Anbieter, wenn die Hersteller Kompatibilität garantieren.

ClickShare CS-100 Huddle: Barco bietet sein kabelloses Präsentationssystem ClickShare CS-100 auch in einer speziell für Huddle-Rooms entwickelten Variante an. Es ist mit 900 Euro gleichzeitig auch die günstigste ClickShare-Variante. Bis zu acht Mitarbeiter und Gäste können mit dem ClickShare CS-100 Huddle den Bildschirminhalt ihres Laptops oder Mobilgeräts über WLAN auf das Display im Huddle-Room übertragen. Besonders bequem geht das über den optionalen ClickShare-Button, der am Notebook angeschlossen wird, denn dann genügt ein Druck darauf, um den Bildschirm zu teilen. Android- und iOS-Nutzer verbinden sich über die ClickShare-App mit dem Präsentationssystem. Geteilte Inhalte reicht das lüfterlose kleine ClickShare CS-100 Huddle über seinen HDMI-Ausgang in einer Auflösung von bis zu 1920 x 1080 Pixeln an den Huddle-Room-Bildschirm weiter. Über seinen Ethernet-Anschluss lässt sich das System auch ins Unternehmensnetzwerk integrieren und remote verwalten.

Logitech Tap: Logitech will mit seinem Touch-Controller Tap die Einrichtung und Nutzung von Collaboration- und Videokonferenzlösungen deutlich vereinfachen. Über den berührungsempfindlichen 10,1-Zoll-Bildschirm lassen sich per Fingertipp Videogespräche starten, Termine verwalten und Inhalte teilen. Weil Tap auf offenen Standards basiert, soll die Touch-Fernbedienung mit jeder Computerplattform und Collaboration-App funktionieren. Zum Marktstart gibt es Logitech Tap in vier Varianten: als Standalone-Gerät für rund 1200 Euro sowie als vorkonfiguriertes Paket für die drei Videokonferenzlösungen Google Hangouts Meet Hardware, Microsoft Teams Rooms und Zoom Rooms. Darin enthalten sind neben Tap jeweils eine Logitech-Konferenzkamera sowie ein Mini-PC. Anwender können für jedes Paket zusätzlich aus drei Varianten wählen, die von 2000 Dollar bis hin zur maximalen Ausbau­stufe für 4000 Dollar reichen.

NEC InfinityBoard 2.0: Nach einer aktuellen Umfrage von Cisco ist das digitale Whiteboard das mit Abstand wichtigste Accessoire für den Huddle-Room – für neun von zehn IT-Experten gehört es zur Standardausstattung. Warum es so beliebt ist, wird am Beispiel des in Bildschirmgrößen von 75 und 86 Zoll erhältlichen NEC InfinityBoard 2.0 deutlich. Das digitale Whiteboard eignet sich laut Hersteller als Allround-Lösung für jeden Tagungsraum und bietet eine bis zu 1,90 x 1,07 Meter große Arbeitsfläche. Über das 3840 x 2160 Pixel auflösende 4K-Touch-Display können Anwender Bilder und Dateien austauschen, per Videotelefonie kommunizieren sowie per Finger oder Eingabestift schreiben oder Anmerkungen direkt in Dokumente eintragen. Das skalierbare InfinityBoard 2.0 basiert auf Windows 10 Professional. Als 75-Zoll-Variante kostet das InfinityBoard 15.700 Euro, im 85-Zoll-Format 19.200 Euro.

Polycom Studio: Polycom Studio vereint eine kostengünstige USB-Lösung mit Business-Class-Videofunktionen und soll besonders durch die hohe Audioqualität überzeugen. Die Video-Soundbar für rund 1000 Euro ist laut Hersteller als erstes USB-Gerät in der Lage, den gerade aktiven Sprecher automatisch im Raum zu orten, und kann seine 4K-Kamera dann automatisch an ihn heranzoomen. Um dabei die bestmögliche Sprachqualität zu erzielen, werden parallel dazu störende Hintergrundgeräusche und andere Stimmen he­rausgefiltert. Polycom Studio lässt sich durch seine Plug-and-Play-Funktionalität leicht in Betrieb nehmen und soll zu fast jeder Videoplattform kompatibel sein.