Kommunikation am Arbeitsplatz

Die Kommunikation am Arbeitsplatz ist ständigen Änderungen unterworfen. Kleine Zimmer für ein bis zwei Personen sind auch hierzulande nicht mehr die Norm, und das Tischtelefon wird allmählich zum Museumsstück. Computer und Handy sind der neue Standard, dem es zu verdanken ist, dass der persönliche Austausch zwischen Kollegen, zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten, mit Partnern und Kunden in neuen Bahnen verläuft - von der Kommunikation zwischen Privatleuten ganz zu schweigen.

Kommunikationsspezialisten sprechen vom Trend zu „asyn­chronen“ Botschaften am Arbeitsplatz. Als „synchron“ gilt eine Interaktion, wenn alle Teilnehmer zur selben Zeit persönlich in einem Raum anwesend sind oder wenn sie am Telefon miteinander sprechen. Mit PC und Handy lassen sich sogar ganz leicht kurze Sprachaufzeichnungen verschicken, was dann asynchron ist. Für die asynchrone Kommunikation ist es nicht nötig, dass der Empfänger persönlich anwesend ist, wenn eine Botschaft gesendet wird. Der Sender kann sie losschicken, wann immer er dies wünscht. Gleiches gilt für die Antwort: Sie kann direkt oder mit zeitlicher Verzögerung erfolgen - oder gar nicht.

Schon mit dem Auftauchen von zentralen und größeren Bürolandschaften, dezentralen Außenbüros sowie Partnern und Kunden in anderen Zeitzonen schien die asynchrone Kommunikation per Nachrichtenformular (Ein- und Ausgangskästen, Boten), Brief oder Telegramm die geeignetste Methode für Produktivität zu sein. Ihr bestes Medium: die Rohrpost. Computer, elektronische Netzwerke und E-Mail als Killer-App für asynchrone Kommunikation haben dann den Arbeitsalltag revolutioniert. Eine Studie der University of California zeigt, dass man den Einfluss der Computer-Technologie auf die Büroarbeit im Zeitraum 1965 bis 2006 in zwei Phasen unterteilen kann: vor der E-Mail und danach. In der Zeit vor Ausbreitung der E-Mail verbrachten die Angestellten etwa 40 Prozent ihrer Zeit in offiziellen Meetings, zu 20 Prozent fand die Arbeit am Schreibtisch statt. Nach Einführung der E-Mail haben sich die Anteile exakt umgekehrt.

Asynchrone Kommunikation erscheint vielen Menschen praktisch und hat einen Großteil der persönlichen Interak­tion ersetzt. Laut einer Untersuchung der Radicati Group verbringt der durchschnittliche Mitarbeiter seine Bürozeit mit 126 Botschaften pro Tag. Diese Tendenz hat manche Beobachter schon dazu verführt, Meetings von Person zu Person als ein Relikt der Vergangenheit anzusehen.

Doch stimmt das wirklich? Folgt man einem Bericht in der Zeitschrift „The New Yorker“, ist die synchrone Kommunikation „in Echtzeit“ nach wie vor den asynchronen Formen überlegen. Insgesamt behindere die asynchrone Kommunikation sogar die produktive Arbeit. Anstatt eine offene Frage oder ein Problem sofort zu diskutieren und zu lösen, kommt es zu sinnlosen und unproduktiven Zeitverzögerungen. Mitarbeiter bekommen keine Antwort und fragen sich „Was ist los?“. Statt wichtige Dinge schnell zu klären, droht sogar das Aufkommen persönlicher Animositäten - wie bei WhatsApp, wenn eine Message zwar zugestellt wurde, aber noch nicht als „gelesen“ gekennzeichnet ist. Was früher mit einem kurzen Telefonanruf geklärt werden konnte, wird heute paradoxerweise oft mit „schnellen“ E-Mail-Botschaften verschleppt und torpediert. Vielleicht ist es an der Zeit, neue Formen von (a)synchroner Kommunikation zu entwickeln, die komplexe Verzögerungsprozesse mit technischen Mitteln und neuen Regeln in den Griff bekommen. Vielleicht erweist sich (auch) hier die Hype-Technologie Künstliche Intelligenz als entscheidender Katalysator.