Informationen finden in Sekunden statt Stunden

Heute ist es geschäftskritisch, den Mitarbeitern im Unternehmen das relevante Wissen zur richtigen Zeit bereitstellen zu können. Dies gilt besonders für die stark wettbewerbsorientierte Chemie-Industrie. Hier sind die Informationen typischerweise in einer Flut von strukturierten und unstrukturierten Daten aller Art versteckt.

Um den Beschäftigten die Fakten zu erschließen, bieten sich KI-basierte Suchmaschinen an. Auf eine solche Lösung setzt der Sika-Konzern mit Hauptsitz im schweizerischen Baar. Der IT-Dienstleister DTI hat dort die Software Sinequa eingeführt. Sie stellt heute einen wichtigen Baustein in der Digitalisierungsstrategie von Sika dar und ist eingebettet in eine Collaboration-Plattform von IBM.

„Arbeitnehmer verbringen durchschnittlich fast zwei Stunden am Tag damit, Informationen verschiedenster Art und Formate in unterschiedlichen Quellen zu suchen“, berichtet
Peter Simon, Team Head Web & Digital Solutions bei Sika. „Diese müssen dann in verwertbare Informationen verwandelt werden, um auf dieser Basis Entscheidungen treffen zu können.“

Sika zählt über 18.000 Beschäftigte, ist mit Tochtergesellschaften in 101 Ländern weltweit präsent und produziert in mehr als 200 Fabriken. Die Landesgesellschaften von Sika arbeiten IT-technisch mehr oder weniger autark. Genau hier lag früher die Krux beim Finden von Informationen: Es gab keinen zentralen Überblick darüber, wo welche Datenquellen genutzt werden.

Außerdem ist die Beschäftigtenzahl in den vergangenen 40 Jahren von früher 2.000 durch diverse Übernahmen stark gestiegen. Die Vernetzung der heute mehr als 18.000 Mitarbeiter und die Kommunikation untereinander wurde in einer dezentralen Unternehmensorganisation immer schwieriger. Simon konstatiert: „In 50 Prozent der Fälle fanden unsere Angestellten nicht auf Anhieb, wonach sie suchten.“

Eine zentrale Suchmaschine war gefragt bei Sika. Analog zu Google sollte sie Informationen aus strukturierten ebenso wie aus unstrukturierten Daten zusammentragen, sprich Textdokumente aller Art, E-Mails, Blogbeiträge, Videos oder auch Callcenter-Aufnahmen. Dabei sollte es keine Rolle spielen, in welchen Datenquellen die Informationen abgelegt sind: öffentlich zugänglichen Verzeichnissen wie Handelsdatenbanken, wissenschaftlichen Publikationen und Patenten, auf internen und auch auf cloudbasierten Kooperationsplattformen. Durch die KI- und Machine-Learning-Algorithmen sollte das gefundene Wissen sinnvoll kategorisiert und dem Anwender in Echtzeit zur Verfügung gestellt werden. Sika stellte hohe Anforderungen an die neue Technologie.

Ausgewählt wurde die Software Sinequa, die DTI bei Sika in den digitalen Arbeitsplatz integriert hat. DTI übernahm dabei das ganze Spektrum der Projektaufgaben - von der Analyse über die Detailspezifikation, UI-Entwicklung, Implementierung, Dokumentationserstellung, Schulung bis hin zur Einführung - und ist heute auch für die Betriebs­unterstützung mit festgelegten Reaktionszeiten zuständig. „Wir haben das User Interface von Sinequa an die Bedürfnisse des Kunden angepasst, Integration und Tests zu dem von Sinequa entwickelten IBM-Connections-Cloud-Konnektor durchgeführt und weitere Datenquellen erschlossen “, sagt Bert Frei, Chief Customer Officer bei DTI.

Bei Sika ist die IBM-Collaboration-Lösung Connections die Basis des digitalen Arbeitsplatzes, der das Einstiegstor für alle Angestellten ist. Als kombinierte Collaboration-Lösung für E-Mail, Online-Meetings, Instant Messaging, Filesharing und gemeinsame Dokumentenbearbeitung wurde Connections bereits 2015 eingeführt. Seit Ende 2017 wird es vollständig in der Cloud betrieben.

Auf diesem digitalen Arbeitsplatz finden die Angestellten das Suchfeld: „SikaSearch“. Dahinter verbirgt sich die Such-Software, die sämtliche Daten aus den verschiedenen Quellen im Unternehmen indexiert hat. Der Index ergibt ein Datenreservoir, aus dem relevante Informationen innerhalb von Sekunden zusammengestellt werden können. Zwei Stunden Suchzeit pro Tag sind bei Sika damit auf einen Bruchteil zusammengeschmolzen.

Zu den indizierten Datenquellen gehört zum einen „SikaWorld“, das Social Intranet. Dort werden statische, editierte Inhalte mit dahinterstehendem Workflow - zum Beispiel HR-Policies und offizielle Ankündigungen - mit den von den Beschäftigten erstellten sozialen Inhalten aus „SikaConnect“ kombiniert. So schließt diese Datenquelle auch interne Blogs und Communities ein. Die Such­maschine greift ferner auf die Firmenwebseite „Sika Web“ zu. Dort sind alle internationalen Sika-Webseiten indexiert und werden den Beschäftigten zur Recherche bereitgestellt. Durchsucht wird außerdem die Firmendatenbank mit allen Namen der Angestellten, ihren Verantwortlichkeiten und Skills, mit Zertifikaten, Organisations-Charts und so weiter.

Wer also bei Sika einen bestimmten Begriff sucht, tippt ihn in die Eingabemaske ein und kann in einem Menü dann noch verschiedene Filter einstellen: Suche nach bestimmten Quellen, Formaten, Sprachen und diverse andere mehr. Die Software stellt dem Mitarbeiter daraufhin die Ergebnisse aus den angeschlossenen Datenquellen zur Ver­fügung. Die Kategorisierung über die geschäftsrelevanten Filter hilft, unter allen von der Suchmaschine angezeigten Ergebnissen die für den Anwender relevanten Resultate sofort zu erkennen.

Für Sika-Manager Simon erfüllt die Suchmaschine mittlerweile ihren Zweck: Die Mitarbeiter werden in kürzerer Zeit voll produktiv, da Wissen schneller gefunden und weiter­gegeben werden kann. Die Kollegen erhalten bessere Einsichten aus den Daten, da die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtige Person geliefert werden.

Die Belegschaft nimmt die neue Suchmaschine gut an. Seit der Einführung der Software im Herbst vor zwei Jahren wird ein kontinuierliches Wachstum bei den Suchanfragen verzeichnet. Im Verlauf des vergangenen Jahres hat DTI noch zusätzliche Quellen in den Index eingebunden, da­runter Blogs und Videos. Weitere Quellen sind in Planung, etwa ein Digital Asset Management. Parallel zum laufenden Betrieb wird DTI immer wieder mit Optimierungen beauftragt. Die Technologie soll in Zukunft vermehrt dabei helfen, allen Sika-Angestellten alles Wissen zum richtigen Zeitpunkt bereitzustellen.