Hardware as a Service wird zum Trend

Hardware zur Miete – dieses Konzept dürfte vielen vertraut sein, aus dem privaten und dem beruflichen Umfeld. So wurden 2016 in Deutschland nach Angaben des Bundesverbands Deutscher Leasing-Unternehmen mehr als 39 Prozent aller neu zugelassenen Autos geleast. Mit 10 Prozent war die Quote bei Büromaschinen, Computern und Software deutlich niedriger. Doch dies wollen die Anbieter von Desktop-PCs, Notebooks, Tablets und Smartphones nun ändern. Sie setzen dabei auf ein ähnliches Modell wie Cloud-Service-Provider, die Software, Server oder Storage-Kapazitäten „as a Service“ anbieten. Seit etwa einem Jahr tauchen verstärkt Angebote auf, die Unternehmen Client-Systeme auf Miet-Basis bereitstellen.

Dass solche Ansätze erst jetzt auf der Bildfläche erscheinen, ist verwunderlich, denn in anderen IT-Bereichen sind As-a-Service-Konzepte bereits seit Jahren vorhanden. Ein Beispiel sind Managed Print Services (MPS). Bei ihnen stellen Druckerhersteller wie HP, Canon, Samsung oder Xe­rox Nutzern Drucker und Multifunktionssysteme bereit, inklusive Verbrauchsmaterialien wie Toner und Papier. Auch den Austausch der Systeme in einem festen Turnus oder nach einem Defekt übernehmen die Anbieter. Nun kommt dieser Gedanke auch bei IT-Endgeräten zum Zuge.

Der Grund dafür: „Die Anforderungen und Erwartungen an die IT befinden sich im Wandel“, sagt Diana Croessmann, Worldwide Director Financial Services bei Lenovo, „von der Bereitstellung eines vollständig konfigurierten Systems, bei dem Hardware und Software von der IT-Abteilung betreut und überwacht werden, hin zur Garantie, dass Benutzer einen sicheren Zugriff auf Unternehmensanwendungen und Daten haben.“ Gleichzeitig, so Croessmann, wollen Anwender andere Tools verwenden können, nicht nur diejenigen, die ihnen die
IT-Abteilung vorgibt. „Das herkömmliche IT-Management in Unternehmen kann diesen Wandel nicht abbilden. Daher sind neue Konzepte erforderlich wie PC as a Service.“

Für die Auslagerung der Beschaffung und Verwaltung von Client-Systemen sprechen weitere Gründe. „Der IT-Arbeitsplatz hat sich zur Selbstverständlichkeit entwickelt und gehört für die IT-Abteilungen daher immer weniger zum direkten Kerngeschäft oder zum strategischen Fokus ihrer Arbeit“, betont Florian Beiter, Head of Computing & Essential Print Services Germany and Austria bei HP. „Indem dieser Bereich als Service ausgelagert wird, können sich die IT-Verantwortlichen eines Unternehmens auf unternehmenskritische Themen wie Cloud, Anwendungen und Datacenter konzentrieren.“ Hinzu komme, dass sich auch im IT-Bereich ein Trend hin zu verbrauchsorientierten As-a-Service-Modellen feststellen lasse. HP selbst vermarktet sein Angebot im Übrigen unter der Bezeichnung Device as a Service (DaaS).

Eine Studie der Marktforscher von IDC bestätigt die Einschätzung von Lenovo, HP und anderen Anbietern von PCaaS-Diensten wie Dell und ALSO. Demnach stufen 40 Prozent der Unternehmen die Entlastung der IT-Abteilung durch Angebote wie PC as a Service als größten Vorteil sein.

Auf dem zweiten Platz liegt die Reduzierung der Bereitstellungskosten von Endgeräten (30 Prozent). Fast ebenso wichtig ist vielen der befragten IT-Führungskräfte (28 Prozent) die Tatsache, dass sich dank PCaaS die Kosten von Client-Systemen besser planen lassen.

IT-Abteilungen von Routine-Aufgaben zu entlasten, ist IDC zufolge wesentlich, weil solche Fachleute die digitale Transformation von Unternehmen vorantreiben sollen. Sie müssen beispielsweise digitale Angebote konzipieren, Apps entwickeln und Geschäftsprozesse neu ausrichten. Daher fehlt die Zeit, sich zusätzlich mit dem Kauf und der Bereitstellung von PCs oder Notebooks zu beschäftigen.

Vor allem in Deutschland kommt ein zweiter Faktor hinzu: der Mangel an IT-Fachkräften. So blieben nach Angaben des Digitalverbands Bitkom Ende vergangenen Jahres mehr als 55.000 Stellen im IT-Bereich unbesetzt. Die Lösung: Alles, was nichts mit dem IT-Kerngeschäft zu tun hat, wird nach außen verlagert. PCaaS ist ein Weg, um in IT-Abteilungen Kapazitäten für wichtigere Aufgaben freizuschaufeln.

Ebenso wie Cloud-Dienste mit ihren As-a-Service-Modellen werben die Anbieter von Hardware-Abonnementmodellen zudem mit einem Argument, das die Finanzchefs erfreuen dürfte: Aus Capex werden Opex. Das heißt, Investitionskosten (Capital Expenditures) in Rechner, Smartphones und Tablets sowie die dazugehörige Software-Ausstattung verwandeln sich durch das Miet-Modell in Betriebskosten (Opera­tional Expenditures).

In Verbindung mit einem nutzungsorientierten Ansatz bietet das Opex-Modell Vorteile. Je nach Anbieter und Vertragsgestaltung kann ein Unternehmen beispielsweise IT-Endgeräte nach Bedarf ordern. Ändert sich die Zahl der Mitarbeiter, dann lässt sich der Bestand an Rechnern und Smartphones auf einfache Weise anpassen: Die Zahl der gemieteten Systeme wird noch oben oder unten korrigiert.

Allerdings hat dieses Modell auch bei PCaaS-Angeboten Grenzen. Denn: „Die größten Vorteile ergeben sich bei Vertragslaufzeiten von 24 bis 36 Monaten“, so Florian Beiter von HP. Lenovo empfiehlt sogar noch längere Zeitspannen: „Um bestmöglich von PCaaS zu profitieren, werden Verträge tendenziell über fünf bis acht Jahre Laufzeit geschlossen; auch dann, wenn der Produkt-Refresh vielleicht bereits nach 24, 30 oder 36 Monaten vorgesehen ist“, sagt Diana Croessmann. Das heißt, dass ein Unternehmen auf das Wohlwollen des Anbieters angewiesen ist, wenn es etwa nach einem Abbau von Arbeitsplätzen nur noch 950 statt 1180 Systeme benötigt, die Restlaufzeit eines Vertrags aber noch 15 Monate beträgt.

Zu den weiteren Vorteilen von PCaaS beziehungsweise DaaS zählen:

Neue Hard- und Software: Unternehmen erhalten durch festgelegte Refresh-Zyklen stets aktuelle Systeme. Das erhöht die Zufriedenheit von Mitarbeitern und deren Produktivität. Vor allem jüngere Mitarbeiter haben keine Lust, sich mit dem alten Notebook oder PC ihres Vorgängers abzugeben. Unternehmen müssen heute zeitgemäße, attraktive IT-Arbeitsplätze bereitstellen, wenn sie qualifiziertes Personal gewinnen wollen.

Höhere Flexibilität: Bedarfsspitzen lassen sich durch entsprechende PCaaS-Verträge abfangen, ohne dass das Unternehmen danach auf den Geräten sitzen bleibt. Das kann beispielsweise für solche Firmen von Vorteil sein, die im Projektgeschäft aktiv sind. Nach Erfahrungswerten von HP ist diese Flexibilität bei etwa 15 Prozent der IT-Arbeitsplätze in Unternehmen gefordert.

Schneller Austausch defekter Systeme: Die meisten Anbieter ersetzen defekte Endgeräte innerhalb eines Arbeitstags. Einige, wie etwa Dell, bieten zudem einen Vor-Ort-Reparaturservice.

Rücknahme und Entsorgung von Altgeräten: Nach Ablauf der Vertragslaufzeit nehmen PCaaS-Anbieter die Systeme zurück und übernehmen deren Entsorgung. Der Zeitaufwand und die Kosten, die damit verbunden sind, sollten bei der Entscheidung Mieten oder Kaufen ebenfalls berücksichtigt werden.

Ein Argument, mit dem alle Anbieter werben, sind die angeblich niedrigeren Kosten. Laut HP sind bei Client-Systemen im Vergleich zum Kauf Einsparungen von 5 bis 10 Prozent möglich, bei einer Gesamtkostenbetrachtung (Total Cost of Ownership, TCO) sind es bis zu 20 Prozent. Lenovo führt sogar um bis zu 30 Prozent niedrigere TCO an.

Microsoft macht die Einspareffekte anhand eines Beispiels deutlich: Das Unternehmen taxiert die monatlichen Aufwendungen beim Kauf eines Surface-Notebooks auf 67 Euro, beim Mieten auf rund 54 Euro pro Monat. Diesen Zahlen liegt eine Nutzungszeit von 36 Monaten zugrunde.

Dell, dessen PCaaS-Angebot im Frühsommer 2017 in den USA an den Start ging, berechnet derzeit 20 Dollar monatlich pro PC und 41 Dollar für ein Notebook. Werden leistungsstärkere Workstations benötigt, schlägt das mit 54 Dollar pro Monat zu Buche.

Zum Vergleich: In einer Studie, die das Fraunhofer-Institut für Umwelt-, Sicherheits- und Energietechnik (UMSICHT) allerdings bereits 2015 veröffentlichte, werden die Gesamtkosten (TCO) eines neuen Notebooks mit rund 2600 Euro angegeben. Der Nutzungszeitraum beträgt dabei drei Jahre; zudem wird von einer IT-Umgebung mit 100 Clients ausgegangen. Ein neuer PC kommt auf mehr als 2100 Euro. Bei älteren PCs, die zwischen drei und fünf Jahre alt sind, sinken die Kosten auf rund 1100 Euro – allerdings nur dann, wenn die Systeme zu Thin Clients umgerüstet und weitergenutzt werden.

Wie viel ein Unternehmen letztendlich für ein Client-System pro Monat zahlen muss, hängt davon ab, welche Zusatz-Services hinzugebucht werden. PCaaS beziehungsweise DaaS hat nichts mit Kistenschieben zu tun, nach dem Motto „Rechner verkaufen, ausliefern – Schluss“. Vielmehr enthalten alle Angebote ergänzende Serviceleistungen, die Unternehmen nach dem Baukastenprinzip zusätzlich beziehen können. Dies ist nachvollziehbar, lassen sich doch aus Sicht der Anbieter mit Dienstleistungen deutlich höhere Margen erzielen als mit der Hardware.

„Welche Leistungen in dem PCaaS-Paket im Detail enthalten sind, wird vor Vertragsabschluss gemeinsam mit dem Kunden definiert. Hier kann der Kunde flexibel entscheiden, was für ihn besonders wichtig ist“, sagt Ulrike Rueger, Director Sales, Head of Business Unit Client Solutions bei Dell Deutschland. Dell liefert beispielsweise Rechner mit einer Windows-10-OEM-Lizenz aus oder spielt ein System-Image des Kunden auf die Systeme auf. „In Sachen Software definiert der Kunde, was er haben möchte“, so Rueger. Außerdem können Unternehmen alle Leistungen aus dem Standard-Servicekatalog von Dell ordern.

Einen vergleichbaren Ansatz hat Microsoft entwickelt, das sein PCaaS-Angebot unter der Bezeichnung Workplace as a Service (WaaS) vermarktet. „Als fester Bestandteil des WaaS-Angebots erhalten Firmenkunden auch Zugriff auf ‚Surface as a Service‘. Damit stellt Workplace as a Service unsere Surface-Devices in einem Rundum-sorglos-Paket bereit“, betont Andre Hansel, Senior Product Manager Surface Commercial bei Microsoft Deutschland.

Microsoft bietet Workplace as a Service über Partner an, also über Systemhäuser, Reseller und IT-Fachhändler. Zur Grundausstattung gehören neben einem Notebook der Reihe Surface Book eine Docking-Station und eine Office-365-Lizenz. Hinzu kommt eine Hardware-Versicherung. Dabei handelt es sich um einen Reparatur- und Austauschservice für defekte Systeme.

Besonders umfangreiche Service-Pakete hat HP – und zu diesem Zweck einen Service-Baukasten entwickelt. Er enthält Dienste rund um die Konfiguration, die Implementierung und die Wartung von Endgeräten. Beispiele sind die Migration von Daten, Helpdesk-Dienste und eine kundenspezifische Konfiguration der Systeme. Auch das fachgerechte Entsorgen übernimmt HP, inklusive des sicheren Löschens von Festplatten und SSDs.

Ein umfassendes Service-Angebot im Rahmen von PCaaS bietet auch Lenovo an. Um individuelle Anforderungen von Unternehmen erfüllen zu können, umfasst es drei Bereiche: Base (Basisdienste), Deploy (Implementierung) und Manage (Management-Services). Jeder dieser Bereiche unterteilt sich wiederum in drei Segmente. Unternehmen können beispielsweise die komplette Verwaltung der Hard- und Software ihrer Client-Systeme Lenovo übertragen. Das schließt das Monitoring, die Fernwartung und das Einspielen von Patches mit ein.

Solche Pakete erweitern die Anbieter auf Wunsch um zusätzliche Dienstleistungen, zum Beispiel die Finanzierung der IT-Systeme und Mobilgeräte.

Wer dieses Angebot nutzen möchte, muss allerdings mit spitzem Bleistift nachrechnen. Denn naturgemäß können solche Zusatz-Services die Gesamtkosten eines PCaaS-Angebots deutlich erhöhen.

Was die Palette der Endgeräte betrifft, so gibt es zwischen den Anbietern deutliche Unterschiede. Daher gilt auch hier: Unternehmen müssen ermitteln, welche Komponenten und damit welche Anbieter für sie infrage kommen. Neben dem Preis spielen dabei auch Faktoren wie die vorhandene Client-Infrastruktur eine Rolle oder spezielle Anforderungen in Bezug auf integrierte Sicherheitsfunktionen. So sind etwa TPM-Chips (Trusted Platform Module) nur in Business-Systemen vorhanden.

Microsoft stellt im Rahmen von WaaS seine Tablets und Notebooks der Reihe Surface Pro und Surface Book bereit, auf Wunsch mit ergänzenden Peripheriegeräten. Noch offen ist, ob das Angebot auf andere Produkte ausgeweitet wird, beispielsweise auf den neuen Surface Laptop oder den All-in-one-Rechner Surface Studio.

Einige Partner von Microsoft haben das WaaS-Angebot mit eigenen Dienstleistungen gekoppelt. Das IT-Haus Neuarbeiten aus Dresden stellt zum Beispiel zusätzlich Smartphones bereit, inklusive entsprechender Business-Tarife. Acontech aus Fürth offeriert Pakete, die um iPhones oder die Backup-Software von Acronis ergänzt wurden.

HP, Dell und Lenovo zählen zu den weltweit größten Anbietern von PCs, Notebooks und Tablets. Dementsprechend umfangreich ist die Auswahl an Systemen.

Dells PCaaS-Modellpalette besteht beispielsweise derzeit aus zwei Notebooks (Latitude 5480 und 7480), einem Arbeitsplatzrechner (Optiplex 3050 Micro) und einer Workstation der Precision-Reihe. „Wir stellen aber auch maßgeschneiderte Lösungen auf Basis aller anderen Produkte bereit“, sagt
Ulrike Rueger von Dell. Für Mittelstandskunden hat Dell zudem standardisierte PCaaS-Pakete aufgelegt.

Ein Manko: Bereits vorhandene Clients von Dell lassen sich nicht nachträglich in den PCaaS-Vertrag aufnehmen. „Nur so können wir den gesamten Lebenszyklus abdecken“, begründet Rueger das.

Die Hauptzielgruppen von Dells PCaaS-Angebot sind mittelständische und größere Unternehmen. Ein Mindestabnahme-Kontingent von Systemen gibt es Rueger zufolge aber nicht. Das heißt, ein Unternehmen kann gegebenenfalls auch nur 50 oder 100 Rechner im Rahmen des PC-as-a-Service-Modells ordern.

„DaaS umfasst das gesamte kommerzielle Portfolio von HP-Computing-Produkten, von Desktops über Notebooks und Workstations bis hin zu Kassensystemen“, erläutert Florian Beiter von HP. Auch Drucker und Multifunktionssysteme werden im Rahmen von Device as a Service zur Miete angeboten. Damit ist das Angebot von HP breiter aufgestellt als das einiger Mitbewerber.

Unternehmen können zudem bereits vorhandene Systeme in einen DaaS-Vertrag mit aufnehmen lassen. Eine Besonderheit ist, dass Kunden neben HP-Systemen auch Endgeräte von Apple mieten können, vorzugsweise mobile Systeme wie iPhone und iPad sowie die Apple Watch. Es sind aber auch Rechner von Apple verfügbar, zum Beispiel Macs und MacBooks.

In puncto Zielgruppe zeigt sich HP ebenfalls offen. So steht für kleine Unternehmen mit HP Subscription eine einfachere, standardisierte Version von DaaS zur Verfügung. Größeren Kunden stellt der Anbieter individuelle Pakete bereit.Die Voraussetzung dafür: ein Auftragsvolumen von mindestens 450.000 bis 500.000 Euro. Bei kleineren Unternehmen liegt der Mindestbestellwert über die Vertragslaufzeit hinweg bei etwa 2500 Euro.

Auf den eigenen Hardware-Pool konzentriert sich Lenovo. Der ist allerdings umfangreich. Nutzer können Desktop-Rechner, Workstations, Tablets und Notebooks abonnieren.

Um die Auswahl einfacher zu machen, hat der Anbieter drei Preis- und Leistungskategorien definiert: Standard, Professional und Executive. Je nach Service-Vertrag stehen beispielsweise Notebooks wie das Thinkpad X1 Carbon und das Thinkpad X1 Yoga, das Miix 700, das Thinkpad T460 Ultrabook oder der M900 Tiny Desktop zur Auswahl.

Ebenso wie die Mitbewerber liefert Lenovo die Systeme mit der Windows-10-Version aus, die der Kunde haben möchte. Dazu zählt auch Windows 10 Signature, das keine Zusatz-Tools von Lenovo enthält. Auch Windows 7 Pro ist auf Wunsch noch verfügbar.

Um PC as a Service beziehungsweise Device as a Service formiert sich mittlerweile eine ganze Ökosphäre. So arbeiten Beratungshäuser wie Capgemini und Accenture bei PCaaS oder DaaS mit Hardware-Lieferanten wie HP zusammen. Auch Distributionsunternehmen und deren Fachhandelspartner sehen in beiden Mietmodellen eine Möglichkeit, ihren Kunden nicht nur als Kistenschieber gegenüberzutreten, sondern mehr Service zu bieten.

So hat zum Beispiel der Distributor ALSO für seine Reseller ein Workplace-as-a-Service-Programm aufgelegt. Ein IT-Fachhändler kann seinen Kunden Client-Systeme mehrerer Hersteller auf Abonnement-Basis anbieten. Die Abwicklung übernimmt der Distributor ALSO – von der Vermietung bis hin zur Abrechnung.

Derzeit stehen Fachhändlern von ALSO im Rahmen von Workplace as a Service Systeme von Apple, Fujitsu, HP, Lenovo, Microsoft und Toshiba zur Verfügung. Es ist damit zu rechnen, dass die Geräte weiterer Hardware-Anbieter hinzukommen.

„Im ALSO Marketplace ist WaaS eine logische Erweiterung unseres Portfolios, das für unsere Reseller und Systemhäuser viele Modelle des Hardware-, Software- und Service-Verkaufs ermöglicht“, sagt Torben Lehmeke, Leiter der Business Unit Consumptional Business bei ALSO Deutschland. „Gerade für Reseller, die sich bis dato nur mit dem traditionellen Hardware-Verkauf beschäftigt haben, bietet WaaS ein optimales Modell, um ihr Angebot auszuweiten.“

Zusammen mit seinen Resellern adressiert ALSO vor allem kleine und mittelständische Unternehmen, also eine Zielgruppe, die in Deutschland besonders stark vertreten ist.

Für Unternehmen, die ihren Mitarbeitern einen modernen IT-Arbeitsplatz bieten möchten, ist PCaaS oder Device as a Service allerdings nur eine Option von mehreren.

Anbieter von Thin-Client-Lösungen wie beispielsweise das Bremer Unternehmen Igel weisen da­rauf hin, dass auch ältere PCs und Notebooks als Thin Clients gute Dienste leisten können.

IT-System- und Beratungshäuser wie TAP.DE, Cloud-Service-Provider wie AWS und Virtualisierungsspezialisten wie VMware oder
Citrix plädieren außerdem für virtuelle Desktop-Umgebungen. Diese arbeiten unabhängig von der Client-Hardware und sind an jedem Ort verfügbar, an dem ein Internetzugang vorhanden ist.

„Solche Workspace-Services gibt es bereits, und sie sind mehr als eine schnell umgesetzte ‚Rundum-sorglos‘-Kombination von Geräten und Software“, sagt etwa Michael Krause, Geschäftsführer des IT-Beratungshauses TAP.DE. „Solche Dienste beinhalten neben dem virtuellen Arbeitsplatz, der auf die persönlichen Anforderungen des Mitarbeiters abgestimmt ist, auch die Geräteunabhängigkeit.“ Krause zufolge eignet sich das Workspace-Modell insbesondere für Unternehmen mit vielen mobilen Mitarbeitern sowie Beschäftigten, die vom Homeoffice aus auf ihre Desktop-Umgebung zugreifen wollen.

Derzeit nutzt den Marktforschern von IDC zufolge in den USA etwa ein Viertel der Unternehmen bereits das Mietmodell PC as a Service. In Deutschland dürften es deutlich weniger sein, weil entsprechende Angebote erst vor rund einem Jahr auf den Markt kamen oder sich noch in der Einführungsphase befinden.

Ob PC as a Service beziehungsweise Device als Service zu einem Erfolg wird, ist deshalb noch nicht absehbar. Die
Chancen stehen jedenfalls nicht schlecht, zumal Unternehmen IT-Fachkräfte für wichtigere Aufgaben benötigen, als Computer einzukaufen oder neue Notebooks mit Software zu bestücken.

Allerdings erfordert ein Mietmodell wie PCaaS, ebenso wie jedes andere As-a-Service-Angebot, vom Unternehmen erst einmal eine sorgfältige Analyse und Planung. Sonst besteht die Gefahr, dass man eine Dienstleistung bucht, die das Unternehmen möglicherweise kaum benötigt, sie aber erst einmal für ein paar Jahre bezahlen muss.

In diesem Fall würde PC as a Service dann schnell zu einem kostspieligen Modell für das Unternehmen werden, das sich alles andere als rechnet und einfach nur viel Geld kostet.