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Halten Sie Ihr Business am Laufen


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Die COVID-19-Pandemie hat die Digitalisierung in Unternehmen essentiell beschleunigt – und dabei bewiesen, dass digitale Prozesse unerlässlich sind, um das Business in Krisenzeiten am Laufen zu halten. Allen Tools voran: die elektronische Signatur. 
In der Pandemie haben viele Unternehmen die Flexibilität, die Homeoffice und Remote Work mit sich bringen, zu schätzen gelernt. Zugleich hat das ortsunabhängige Arbeiten viele auf eine harte Probe gestellt. Unterstützung bei der Business Continuity bringt neben Tools für die kollaborative Zusammenarbeit vor allem die elektronische Signatur. Denn müssen Dokumente ausgedruckt, unterzeichnet und wieder eingescannt werden, wird dieser Prozess aus dem Homeoffice schnell zum Hindernis. Aber auch abseits von Remote Work und Co. ist die elektronische Unterschrift ein wichtiger Baustein zu vollständig digitalen Workflows, die eine schnelle und effiziente Abwicklung sowohl innerhalb des eigenen Unternehmens als auch in Geschäftsbeziehungen bedeutet. Unterschriftenprozesse lassen sich in vielen Fällen von mehreren Tagen auf wenige Stunden reduzieren, auch, weil sich Signaturlösungenwie Adobe Sign in viele gängige Microsoft Office-Anwendungen integrieren lassen.
 
Grundsätzlich profitiert jeder Bereich, der auf Unterschriften setzt, von elektronischen Signaturen. Doch insbesondere „Heavy User“ wie beispielsweise die Personalverwaltung, Vertriebsteams, Rechtsabteilungen sowie die Unternehmen aus den Segmenten Gesundheitswesen & Life Science oder dem digitalen Banking profitieren von einer erheblichen Zeit- und Aufwandsreduktion.

Personalverwaltung

Neue Arbeitsverträge, Urlaubsanträge, Dienstreisen – Unterschriften sind essentieller Bestandteil des Personalmanagements. Mit der elektronischen Unterschrift punkten HR-Teams nicht nur bei Bewerber:innen, dank der Zeitersparnis bleibt beispielweise auch deutlich mehr Zeit für ein umfassendes, persönliches Onboarding neuer Kolleg:innen. 

Vertrieb

In Zeiten von Next- oder sogar Same-Day-Delivery setzen Kund:innen schnelle Geschäftsabwicklungen nicht nur im B2C-, sondern zunehmend auch um B2B-Bereich voraus. Elektronische Unterschriften ermöglichen Vertragsabwicklungen innerhalb weniger Stunden oder sogar Minuten. Zudem ermöglichen führende Signaturlösungen dank flexibler API eine Anbindung der Anwendung an das firmeneigene Customer-Relationship-Management-System. So können Verträge direkt aus dem CRM heraus versendet und nachverfolgt werden. 

Rechtsabteilungen

Ist die elektronische Unterschrift überhaupt rechtsgültig? Die knappe Antwort lautet: ja. Die eIDAS-Verordnung hat elektronischen Unterschriften einen klaren rechtlichen Rahmen gegeben. Digitale Signaturprozesse haben zudem den Vorteil, dass sich Dokumente jederzeit in Echtzeit verfolgen und entsprechend lückenlos protokollieren lassen. Und dank fortschrittlicher Funktionen für Schwärzung und Kennwortschutz lässt sich genau regeln, wer welche Inhalte sehen oder auf vertrauliche Dokumente zugreifen darf. 

Gesundheitswesen & Life Sciences

Im Gesundheitswesen geht es um sensible persönliche Daten. Nicht umsonst ist das Ärzt:in-Patient:in-Verhältnis rechtlich besonders geschützt. Gleichzeitig müssen gerade hier oft schnelle Entscheidungen getroffen werden. Sicherheit und Schnelligkeit dürfen jedoch keinesfalls im Konflikt stehen. Mit elektronischen Unterschriften können Dokumente zu klinischen Studien, Vertraulichkeitserklärungen oder Leistungsanträge innerhalb weniger Minuten erstellt und unterzeichnet werden – und das absolut datenschutzkonform und sicher. 

Digitales Banking

Lange vorbei sind die Zeiten, in denen wir persönlich in der Bank vorstellig werden mussten, um ein Konto zu eröffnen oder einen Darlehnsantrag zu stellen. Mithilfe der elektronischen Unterschrift wird der Prozess vollständig digital und somit nicht nur bequemer, sondern auch schneller. Selbstredend geht die Schnelligkeit nicht zulasten der Sicherheit. Führende Signatur-Lösungen erfüllen die strengen internationalen Standards im Bereich Sicherheit und Compliance.
Wie die elektronische Unterschrift auch Ihr Unternehmen voranbringen kann, erfahren Sie hier.
Gastartikel von Stanislav Rosahatsky, Principal Solution Consultant Adobe Sign