Die E-Rechnung kommt

Die Frist läuft: Ab dem 27. November 2020 müssen Unternehmen in Deutschland Rechnungen an Bundesbehörden als sogenannte E-Rechnung einreichen. Wie eine repräsentative Befragung unter 1.104 Unternehmen aller Branchen ab 20 Mitarbeitern in Deutschland ergeben hat, hat ein Großteil der Wirtschaft die Bedeutung der E-Rechnung bereits erkannt: So messen ihr 81 Prozent der Unternehmen eine große oder sehr große Relevanz bei. "Es stimmt optimistisch, dass sich die Unternehmen mit dem Thema E-Rechnung auseinandersetzen. Gleichwohl beobachten wir, dass längst noch nicht alle Rechnungen nach dem vorgegebenen strukturierten Format stellen oder empfangen", sagt Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom. So übermitteln aktuell 30 Prozent der Unternehmen E-Rechnungen. "Automatisierte Rechnungsprozesse vermeiden Fehler und sorgen für mehr Wirtschaftlichkeit", betont Britze. "Alle Unternehmen sollten sich jetzt mit dem Thema E-Rechnung befassen."

Ab 27. November 2020 dürfen Unternehmen Kosten von über 1.000 Euro für Dienstleistungen oder Produkte nur noch digital bei Bundesbehörden geltend machen. Rechnungen in anderen Formaten können laut Gesetz abgelehnt werden. Die E-Rechnung muss dabei in einem bestimmten strukturierten Format erstellt werden und eine automatische Verarbeitung ermöglichen. "Eine lediglich elektronisch versendete Rechnung – beispielsweise eine Rechnung, die als PDF an eine E-Mail angehängt ist – wird nicht als E-Rechnung verstanden", so Britze. Die Einführung der E-Rechnung geht auf eine EU-Richtlinie zurück, die den grenzüberschreitenden Handel des europäischen Binnenmarktes stärken soll. Es ist zu erwarten, dass von der Regelung eine erhebliche Impulswirkung für die gesamte Wirtschaft ausgeht und künftig auch Unternehmen untereinander verstärkt auf die elektronische Rechnung setzen. Gleichwohl erstellt aktuell noch ein Drittel der Unternehmen Rechnungen überwiegend oder sogar ausschließlich in Papierform (33 Prozent).

Um kleine, mittlere und große Organisationen bei der Umstellung auf die E-Rechnung zu unterstützen, hat der Bitkom das Faktenpapier "10 Merksätze für elektronische Rechnungen" veröffentlicht. "Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen benötigen häufig Unterstützung, um den Weg der digitalen Transformation des elektronischen Rechnungsaustausches erfolgreich zu beschreiten", sagt Britze.

Der Bitkom Arbeitskreis Digital Office Compliance und das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) ordnen die Ergebnisse zur E-Rechnung aus dem Digital Office Index 2020 in einer gemeinsamen Kommentierung ein. In der Veröffentlichung wird zunächst auf die allgemeine Form der Rechnungsstellung in Deutschland eingegangen und im nächsten Schritt die Marktdurchdringung der E-Rechnung bewertet. Das Papier schließt mit Empfehlungen, deren Umsetzung für die weitere Durchdringung der E-Rechnung in Deutschland förderlich wäre.

Die gängigsten Formate für E-Rechnungen in Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD.