Drei Wachstumsbeschleuniger für den Mittelstand

Die Wirtschaftsnachrichten werden oft von den großen Konzernen beherrscht. Wenn es aber darum geht, Arbeitsplätze zu schaffen, Innovationen voranzutreiben oder Wirtschaftswachstum zu erzeugen, sind die mittelständischen Unternehmen die wahren Leistungsträger.

In Europa generiert das mittlere Marktsegment rund ein Drittel des privatwirtschaftlichen Umsatzes und stellt ein Drittel der Arbeitsplätze in jedem Land, wie die aktuellen Zahlen eines gemeinsamen Berichts von ESSEC Business School und GE Capital belegen.

Umso wichtiger ist es, einen Blick darauf zu werfen, wie es um die Zukunftsfähigkeit des Mittelstands bestellt ist und welches die Treiber der wirtschaftlichen Entwicklung in diesem Marktsektor sind. Was benötigen Mittelständler, um die nächste Stufe des Erfolges zu erklimmen – in finanzieller Hinsicht, beim geographischen Wachstum oder wenn es gar um den Aufstieg in die Riege der Big Player geht?

Eine der größten Herausforderungen im Mittelstand besteht in der Komplexität der administrativen Aufgaben und bei den Abläufen im Backoffice-Bereich, wie beispielsweise bei der Gehaltsabrechnung oder Kreditorenbuchhaltung. Oftmals fehlen die passenden IT-Systeme, oder es existiert überhaupt keine geeignete Software-Lösung und die Unternehmen setzen immer noch auf manuelle Arbeitsabläufe. Die Folge: Mitarbeiter erfinden und entwickeln selbst Prozesse, meist auf Basis von Excel-Tabellen oder anderer Anwendungen in voneinander unabhängigen Systemen. Dadurch aber erhöht sich das Risiko von Dateninkonsistenzen und Fehlern enorm. "Der wachsende Anteil an administrativen Aufgaben und papierbasierten Prozessen ist im Mittelstand ein großes Problem", erklärt Greg Bloom, Regional Vice President und Head of Enterprise Technology Deployments für den Mittelstand beim Beratungsunternehmen Mercer. Aus seiner Praxis weiß er, dass Unternehmen "deutlich effektiver und effizienter in den Bereichen Mitarbeiter, Prozesse und Technologie werden müssen", wenn sie wettbewerbsfähig bleiben und Wachstum generieren wollen. Solche administrativen Lasten beanspruchen Ressourcen, die insbesondere die Handlungsfähigkeit wichtiger Geschäftsbereiche wie Finanzen und Human Resources beeinträchtigen: Die Mitarbeiter dort werden von wichtigen, strategischen Aufgaben wie Datenanalyse oder der Pflege der Geschäftspartnerschaften abgehalten.

"Um die Wachstumschancen von Unternehmen – sei es organisch, mittels Fusionen, Übernahmen oder durch einen IPO – jederzeit wahrnehmen zu können, müssen sich die Finanz- und Personalabteilungen auf strategische Aktivitäten konzentrieren können und weniger Zeit für manuelle Tätigkeiten aufwenden", so Bloom. Dies gilt vor allem auch für junge, aufstrebende Unternehmen. Beispiel BlaBlaCar: Der Mitfahrservice mit Sitz in Paris, kämpfte im Zuge seiner weltweiten Expansion mit zunehmender Komplexität und immer mehr administrativem Arbeitsaufwand. Es wurde zu viel Zeit mit langwierigen manuellen Prozessen verschwendet, wie beispielsweise mit der Extraktion und dem Abgleich von Daten aus verschiedenen IT-Systemen. Ähnliche Probleme gab es auch bei CustomInk. Die Firma, bei der Kunden T-Shirts, Caps und Wasserflaschen selbst designen können, wuchs schnell – aber die vorhandenen IT-Systeme konnten mit den steigenden Anforderungen nicht Schritt halten und erwiesen sich so als Hemmschuh. "Wir haben gut ein Dutzend unterschiedlicher Systeme allein in den Bereichen Finanzen und Teamentwicklung eingesetzt. Wegen des hohen manuellen Aufwands waren Gehaltsabrechnung und Kreditorenbuchhaltung extrem zeitaufwändig. Das hat unseren Mitarbeitern viel Zeit und Energie geraubt, die sie eigentlich viel sinnvoller für wertschöpfende Projekte hätten gebrauchen können", erinnert sich Kaylan McDuff, Assistant Controller of Subsidiaries bei CustomInk.

Dank des rasanten Fortschritts bei IT-Anwendungen können inzwischen auch mittelständische Firmen viele dieser zeitaufwendigen oder komplexen Prozesse kostengünstig automatisieren. Hinzu kommt, dass die modernen Systeme meist deutlich schneller und leichter zu implementieren sind, sich auf die jeweiligen Einsatzfelder abstimmen lassen und in der Regel cloudbasiert angeboten werden, womit umfangreiche Investitionen in die eigene Hardware entfallen.

Enterprise-Anwendungen, die auf In-Memory-Computing setzen, verfügen über integrierte Frameworks für Business-Prozesse und verbessern so die Effizienz und Skalierbarkeit. Der größte Mehrwert aber entsteht für die Unternehmen, wenn beispielsweise Finanzplanung, Personalverwaltung, Lohnabrechnung, Analyse und Planung in einem einzigen System zusammengeführt werden. So können wichtige Prozesse in der ganzen Firma standardisiert und automatisiert ablaufen und darüber hinaus eine sogenannte Single Source of Truth, also ein einheitlicher Datenbestand im Unternehmen, geschaffen werden.

Die drei folgenden Beispiele zeigen, in welchen Unternehmensbereichen sich durch die Automatisierung von Prozessen die größten Verbesserungen für eine erfolgreiche Wachstumssteigerung ergeben können:

Bei CustomInk war es vor allem die Gehaltsabrechnung, die in der Wachstumsphase eine zunehmende Belastung darstellte, da sie haufenweise manuelle Arbeit und Papierkram erforderte. Also investierte das Unternehmen in eine cloudbasierte Lösung für die Bereiche Finanzen und Human Resources, welche die Prozesse optimierte und für eine deutliche Effizienzsteigerung sorgte. "Es war rückblickend die richtige Entscheidung, Finanzen, Human Resources, Lohn- und Spesenabrechnung sowie Zeiterfassung in einem System zusammen zu führen. Das hat unsere Prozesse deutlich verschlankt. Wir können die Gehaltsabrechnung, die früher drei Tage in Anspruch genommen hat, heute in drei Stunden abwickeln", so McDuff. "Und obendrein sind unsere Mitarbeiter viel zufriedener und können sich mehr mit strategischen und lohnenswerteren Aufgaben beschäftigen."

BlaBlaCar stand als innovative, schnell wachsende Firma, die sich neue Märkte erschließt, vor der Herausforderung, im Finanzbereich einheitliche, genormte Abläufe über verschiedene Regionen hinweg zu implementieren. Diese sollten zudem eine schnelle Einbindung neuer Unternehmen und Einheiten in das Finanzsystem erlauben. Mit dem Wechsel zu einer cloudbasierten Finanzanwendung laufen bei BlaBlaCar die Finanzprozesse nun standardisiert ab und beziehen sich dabei auf nur noch eine einzige Quelle für alle Finanzdaten, auf die die wichtigsten relevanten Akteure im Unternehmen in Echtzeit zugreifen können. Das hat auch positive Effekte auf die Unternehmenssteuerung, denn das Management kann nun auf Basis der einheitlichen Echtzeitdaten augenblicksbezogene, erfolgskritische Entscheidungen treffen.

CustomInk wiederum verbesserte mit seinem cloudbasierten Finanzsystem auch den Prozess der Abschlusserstellung. "Als ich 2010 bei CustomInk angefangen habe, sollte ich den normal 25 bis 30-tägigen Prozess des Geschäftsabschlusses auf maximal fünf bis sieben Tage verkürzen", erinnert sich McDuff. "Wir haben das mit unseren bestehenden Systemen zwar geschafft, aber uns war klar, dass wir das angesichts des zu erwarteten Wachstums niemals hätten aufrechterhalten können. Mit dem cloudbasierten Finanzsystem können wir die Fünf-Tages-Frist für den Anschluss nun trotz des größeren Volumens und zusätzlicher Anforderungen locker einhalten."

Elekta, ein rasant wachsendes multinationales Unternehmen mit Hauptsitz in Stockholm und Pionier bei der Behandlung von Krebs und Hirnleistungsstörungen, nutzte früher mehrere verschiedene HR-Systeme, was einfachste Aufgaben überaus kompliziert machte. „Es war unglaublich schwierig, auch nur die banalsten Informationen zu erhalten - zum Beispiel, wie viele Mitarbeiter wir haben”, erinnert sich Raymond L’homme, Global HR Business Application Manager. Um den Wachstumsprozess zu beschleunigen, ersetzte das Unternehmen mehr als 20 Systeme durch ein einziges, cloudbasiertes Human Capital Management System (HCM-System), das die Prozesse über die gesamte Firma hinweg vereinheitlichte. „Der größte Vorteil für uns war, dass wir nur noch ein einziges System haben, das den Ansprüchen unserer globalen Führungskräfte entspricht”, erklärt L’homme. „Wir haben jetzt alle die gleichen Prozesse und ein identisches Look & Feel. Wenn wir beschließen, die Löhne anzuheben, ist das in China der gleiche Prozessablauf wie in Schweden.”

Mit ihrer Aufgeschlossenheit gegenüber der Automation haben alle drei Unternehmen einen wichtigen Schritt für ihr kontinuierliches Wachstum gemacht. "Solche Effizienzsteigerungen ermöglichen es mittelständischen Unternehmen, sich im Wettbewerb zu behaupten, neue Chancen wahrzunehmen und sich stärker auf strategische Initiativen zu konzentrieren", fasst Bloom zusammen.

Der erste Schritt für den Mittelstand sollte darin bestehen, ineffiziente Prozesse im Unternehmen aufzuspüren, die das Wachstum behindern. Danach muss geprüft werden, inwieweit moderne Technologien dabei helfen, diese Prozesse zu optimieren. "Mittelständische Unternehmen sollten sich stets fragen: Habe ich die erforderlichen Systeme und Strukturen, die unser Wachstum unterstützen?" fasst Stewart zusammen. "Es ist dabei sehr wichtig, dass Firmen frühzeitig die notwendigen Kapazitäten aufbauen, um ihr Unternehmen optimal steuern und ausbauen zu können." Und das sollte besser früher als später passieren. "Gerade mittelständische Unternehmen haben gegenüber großen Playern den Vorteil, dass sie schon zu Beginn einer Wachstumsphase ihre Prozesse optimieren und standardisieren zu können", so Bloom. "So erzielen sie echte Entwicklungs- und Kostenvorteile – und damit unter dem Strich eine deutliche Effizienzsteigerung."