Digitalisierungsbudgets richtig einsetzen

Die Koordination der Digitalisierung mit all ihren notwendigen Veränderungen in der Firma ist nur eine Herausforderung für Unternehmenschefs - eine ganz andere ist, das vorhandene Digitalisierungsbudget richtig und zielführend einzusetzen, sodass sich die Investitionen lohnen und nachhaltig auf die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens einzahlen.

Der Innovations- und Produktivitätsdruck auf etablierte Firmen wächst seit einigen Jahren stetig. Durch die Pandemie wurden einige Digitalisierungsmaßnahmen nun in noch nie dagewesener Geschwindigkeit umgesetzt. Im Hinblick auf das nahende Jahresende braucht es nun Besonnenheit, um die Budgets für die eigene Transformation im kommenden Jahr sorgfältig zu planen. Aber wie sollten Unternehmen überhaupt vorgehen, um unnötige Kosten für die Anschaffung nicht tauglicher Firmen-Software zu vermeiden und stattdessen mit den optimalen Tools in das neue Jahr und die eigenen nächsten Schritte der Digitalisierung zu starten?

Bei der Frage, ob die Anschaffung eines neuen Tools für das Unternehmen sinnvoll wäre, sollten sich Führungskräfte auf die enge Zusammenarbeit mit ihren Mitarbeitern verlassen. Es macht sich bezahlt, sich direkt bei den Kolleginnen und Kollegen zu erkundigen, ob das Team Optimierungspotenziale in den täglichen Aufgaben erkennt, bei deren Ausschöpfung eine geeignete Software unterstützen kann. Die Mitarbeiter, die operativ viel näher am Business-Alltag dran sind als die Führungskräfte, können selbst häufig sehr gut einschätzen, ob sie mit einem bestimmten Tool besser arbeiten würden. Abteilungsleiter sollten also den konkreten Bedarf der unterschiedlichen Firmenbereiche offen abfragen, anstatt über die Köpfe ihrer Mitarbeiter hinweg eine Lösung anzuschaffen, die später dann nicht im erhofften Maß genutzt wird.

Kommt bei der Unterhaltung mit den Kolleginnen heraus, dass eine Unternehmens-Software durchaus die Produktivität erhöhen, die Kommunikation der Belegschaft verbessern oder wiederkehrende Abläufe vereinfachen könnte, geht es ans Eingemachte. Denn bei der Auswahl der Tools ist Feingespür gefragt: Nicht jede Software ist für den unternehmensweiten Einsatz tauglich, denn eventuell haben die unterschiedlichen Abteilungen verschiedene Bedürfnisse. Möglicherweise besteht also der Bedarf an einem hochspezialisierten Tool, das sehr zielgerichtet einige wenige starke Features hat, um die Mitarbeiter optimal genau dort entlasten zu können, wo es nötig ist. Oder wird alternativ ein breit aufgestelltes Multifunktions-Tool benötigt, das für die gesamte Firma in allen Abteilungen ausgerollt wird, weil es eine All-in-One-Lösung darstellt?

Um die richtige Entscheidung für das eigene Unternehmen zu treffen, lohnt sich auch hier das aktive Einbeziehen der Mitarbeiter. Sie haben eventuell schon einmal selbst recherchiert, ob es eine Software-Lösung für ihren konkreten Bedarf gibt, und können einschätzen, ob das eine oder andere Tool für sie geeigneter ist.

Bei der Entscheidung für das richtige Tool, das den eigenen Unternehmensansprüchen gerecht wird, ist es einerseits wichtig, die Kollegen, die ja vor allem mit der neuen Software arbeiten sollen, bei der Auswahl einzubeziehen. Das Tool sollte sich dem individuellen Workflow des Teams anpassen - nicht umgekehrt. Auch eine intuitive Bedienoberfläche sowie ein funktionales, ansprechendes Design des Tools sorgen dafür, dass die Nutzung der Software nicht nur zu effizienteren Prozessen führt, sondern die Arbeit mit der Lösung auch Spaß macht.

Andererseits sollte aber auch darauf geachtet werden, ob die Lösung noch weiteren Anforderungen gerecht werden muss. Dazu könnte beispielsweise gehören, ob es sinnvoll ist, dass auch externe Dienstleister oder Partner auf das Tool zugreifen können. Ist beispielsweise geplant, ein Task-Management-Tool anzuschaffen, kann es die Produktivität enorm erhöhen, wenn auch das von extern zuarbeitende Team die Software nutzen kann, um Zuständigkeiten direkt zu verteilen und Aufgaben teamübergreifend und ortsunabhängig erstellen, planen und fertigstellen zu können. In diesem Fall ist eine klare Regelung der Zugriffsrechte externer Partner wichtig. Gewisse Informationen und insbesondere geschützte Firmeninterna müssen auch bei einem geteilten Zugriff Unberechtigten verborgen bleiben.

Selbstverständlich sollte das Tool ebenfalls besonderen Ansprüchen wie strikten Compliance-Regelungen gerecht werden. Bei einem in Deutschland ansässigen Unternehmen sind deutschsprachige Ansprechpartner aufseiten des Supports des Software-Entwicklers sinnvoll, damit Kundenanfragen unkompliziert geklärt werden können. Auch der Server-Standort Deutschland macht für viele Firmen einen großen Unterschied, damit ein web- oder cloudbasiertes Tool auch strengen Datenschutzrichtlinien entspricht. Immer mehr Software-Anbieter orientieren sich stark an den Anforderungen ihrer Kunden und entwickeln entsprechend passgenaue Lösungen.

Die realistische Kalkulation des benötigten Budgets zur Anschaffung und Implementierung eines neuen Unternehmens Tools ist von essenzieller Bedeutung. Ein wichtiges Stichwort in diesem Kontext ist das Zahlungsmodell für die Nutzung der Software. Zwei verbreitete Formen sind einerseits die einmalige Bezahlung, andererseits die SaaS-Nutzung auf Basis eines Subscription-Modells, bei der üblicherweise monatliche Gebühren anfallen. Bei Ersterem sollten Unternehmen beachten, dass im Verlauf der Nutzung zusätzliche Kosten für Updates oder die Freischaltung neuer Features anfallen können. Eine generelle Aussage, mit welchem Modell eine Firma besser fährt, lässt sich kaum treffen. Unternehmen sind allerdings gut beraten, die anfallenden Kosten genau zu prüfen und in jedem Fall auf transparente Offenlegung aller budgetrelevanten Positionen seitens des Software-Anbieters zu bestehen.

Ein wichtiger Faktor, nach dessen Kostenverursachung sich ein Unternehmen erkundigen sollte, ist beispielsweise die Erweiterung der Nutzungsregeln und die Skalierbarkeit der Software, also wie flexibel neue Mitarbeiter Zugriff auf das Tool bekommen können. Sinnvoll ist hier in jedem Fall, wenn die Unternehmens-Software in der Lage ist, mit der Firma mitzuwachsen. Auch ob der Support bei Fragen zum neuen Tool mit zusätzlichen Kosten verbunden ist, sollte vorab geklärt werden.

Ist das passende Tool ausgesucht, das alle nötigen Features bereithält und allen Anforderungen gerecht wird, ist der nächste Schritt eine sorgfältige Implementierung der neuen Software in der Firma. Lässt man die Mitarbeitenden bei der Aufgabe allein, wie sie das Tool sinnvoll in ihren Arbeitsalltag integrieren, besteht die Gefahr, dass vor allem weniger technik­affine Teammitglieder sich überfordert fühlen. Wenn Software nicht von allen genutzt oder richtig verstanden wird, bleibt die gewünschte Steigerung der Produktivität aus und der nächste Schritt in der digitalen Transformation des Unternehmens scheitert.

Doch diesem Schreckensszenario lässt sich glücklicherweise recht einfach etwas entgegensetzen. Schon bei der Entscheidung für einen Software-Anbieter sollte abgesteckt werden, wie der Entwickler beim Prozess des sogenannten Onboardings der Belegschaft unterstützen kann. Viele Hersteller sind hier mittlerweile mit individuellen Workshops und Schulungen (persönlich oder per Videokonferenz) gut aufgestellt, ermöglichen auch im Verlauf der gemeinsamen Partnerschaft die Nachschulung neu eingestellter Kollegen sowie Auffrischungskurse und liefern verständlich aufbereitete Informationen zu neu eingeführten Features. So wird sichergestellt, dass sämtliche Kolleginnen und Kollegen das neue Tool verstehen und korrekt verwenden können. Eine gut implementierte Unternehmens-Software befähigt so die Firmen in ihrer eigenen digitalen Transformation, trägt zur Prozessoptimierung, einer gesteigerten Zufriedenheit der Mitarbeiter und zu einem effizienten, zeitgemäßen Arbeiten bei.