Wie BI-Software das Unternehmen agil macht

Dem Tempo der Veränderungen an manchen Märkten lässt sich mit klassischen Reporting-Tools kaum noch angemessen begegnen. Um mit der Konkurrenz Schritt zu halten, bedarf es flexibler Business-Intelligence-Tools (BI-Tools), die mit den Unternehmensanforderungen mitwachsen.

Ein Beispiel dafür ist die Melos GmbH aus dem niedersächsischen Melle. Das Unternehmen stellt unter anderem far­bige Kunststoff- und sogenannte EPDM-Gummigranulate her, die etwa für Laufbahnen in Sportstadien verwendet werden. Seine Hauptabsatzmärkte liegen in West- und Osteuropa sowie in Nordamerika.

Melos profitiert seit Einführung der BI-Lösung QlikView des Herstellers QlikTech von deutlich schnelleren Reaktionszeiten auf Preisänderungen bei Rohstoffen und pass­genauen Marketing-Maßnahmen.

Wie in vielen Unternehmen so rückte auch bei Melos immer mehr in den Mittelpunkt, wie wichtig die generierten Daten für das Tagesgeschäft sind.  „Uns wurden früher regelmäßig Kennzahlen von verschiedenen verbundenen Unternehmensstandorten elektronisch übermittelt. Diese mussten wir dann umformatieren und in Access konsolidieren“, erinnert sich Sarah Rochhausen, Controlling und Business Intelligence bei Melos.

Der manuelle Aufwand und die Fehleranfälligkeit waren jedoch sehr hoch. Zudem konnten die Daten auf diese Weise nicht schnell genug verarbeitet werden, was ihre Aussagekraft und ihre Verwendungsmöglichkeiten sehr einschränkte. „In unserem sehr volatilen Marktumfeld kommt es aber auf schnelle Reaktionsfähigkeit an“, so Rochhausen weiter, „da das hergestellte Produkt extrem Rohstoffkosten-getrieben ist“.

Zwar wollte man bei Melos die Grenzen der herkömmlichen Analysemethoden durchbrechen und auf eine BI-Lösung umsteigen, doch entsprach zunächst keines der näher in Augenschein genommenen Produkte den Vorstellungen des Unternehmens.

Irgendwann „stolperte“ jedoch der Melos-Geschäftsführer Jörg Siekmann bei einer Internetrecherche über QlikView – und war auf Anhieb von den visuellen Möglichkeiten begeistert. Nach einer kurzen Evaluation mit Kollegen und aufgrund der positiven Bewertungen im Internet entschied man sich, QlikView einzusetzen. „Ausschlaggebend waren die benutzerfreundliche Oberflächengestaltung, die Visualisierungsoptionen sowie die flexiblen Auswertungsmöglichkeiten vom Helikopter­überblick bis zur Detailanalyse“, so Rochhausen.

Ein weiterer entscheidender Vorteil von QlikView besteht für Melos darin, dass „man die Daten sofort zur Verfügung hat. Mit der integrierten Serienbrief-Funktion lassen sich Preiserhöhungen – wenn die Entscheidung gefallen ist – innerhalb eines Tages an den Markt weitergeben“, erklärt die Melos-Managerin. Früher dauerte das Wochen.

Die Implementierung von QlikView übernahm die MODUS Consult AG. Sie ist zugleich Qlik-Certified-Partner und Elite-Solution-Provider für Qlik-Produkte und -Lösungen. MODUS half auch beim Erstellen der ersten Applikationen für die Arbeit mit QlikView. Mit diesen Applikationen lassen sich Abfragen, Analysen und Reports für die einzelnen Fachbereiche erstellen und automatisieren.

Als Schulungsmethode für die Mitarbeiter wählte man „Training on the Job am Anfang des Projekts. So hat der Kunde später die Möglichkeit, entsprechende Anpassungen vorzunehmen oder Applikationen komplett selbst zu programmieren“, erklärt Tim Becker, Consultant – Sales bei MODUS. Das Ergebnis: „Nach nur einem Tag Schulung habe ich angefangen, eigenständig Applikationen zu entwickeln. Eine erste Anwendung konnten wir nach wenigen Wochen produktiv setzen“, so Sarah Rochhausen.

Bei der Einführung musste man beachten, das QlikView anders auf die Daten zugreift als Access. Deshalb wurde QlikView für jeden Bereich zunächst parallel zum alten System geschaltet und dann geprüft, ob alles stimmt. „Erst in dem Moment, in dem QlikView vollständig und richtig war, wurden die alten Kanäle abgeschaltet“ betont Rochhausen. Den ROI für das Projekt gibt die Controllerin mit nur wenigen Wochen an.

Komplett ist der Umstieg aber noch nicht vollzogen. So werden beispielsweise Produktkalkulationen oder Budgetierungen nach wie vor über das alte System erledigt. „Langfristig sollen diese Systeme aber auch in QlikView überführt werden, sofern möglich“, sagt Rochhausen.

Im Zuge der Umstellung wurden auch die Datenbanken der Schwesterfirmen in Polen, Großbritannien und Deutschland angeglichen – alle setzen jetzt auf Microsoft Dynamics NAV. Durch den einheitlichen und zentral gebündelten Datenbestand, der alle 20 Minuten aktualisiert wird, ließ sich der Zugriff auf die Daten deutlich beschleunigen. So beziffert das Unternehmen die Zeitersparnis mit rund 80 Prozent. Rochhausen dazu: „Wir investieren unsere Zeit jetzt in die Auswertung der Daten und die aktive Steuerung der Leistungsprozesse statt in die Datenverarbeitung.“

Neben der rein historischen Betrachtung der Daten lässt sich aus der Analyse auch auf zukünftige Entwicklungen schließen. Damit kann man „Entscheidungen treffen, die in die Zukunft gerichtet sind“, erklärt Tim Becker von MODUS. Sarah Rochhausen ergänzt: „QlikView hat uns sehr dabei geholfen, frühzeitig die Schrauben zu erkennen, an denen wir noch drehen können, um dem Ganzen eine Richtung zu geben, die wir gern hätten.“

Ferner hat sich durch die Arbeit mit den Daten auch die Entscheidungskette bei Melos sehr verändert. Wo früher das Management in den Entscheidungsprozess miteinbezogen war, können die Abteilungen jetzt selbst anhand der Analyse mit QlikView die richtigen Maßnahmen einleiten – etwa in der Produktion oder im Marketing.

Der Umstieg kam auch bei den Mitarbeitern überraschend gut an. Angefangen hat man mit fünf Lizenzen für Vertrieb, Geschäftsleitung und Controlling. Nach und nach kamen Lizenzen für die Personalabteilung, den Einkauf, die Produk­tion und weitere Abteilungen hinzu – auch das Energiemanagement läuft mittlerweile über QlikView. „Jeder Mitarbeiter, der gesehen hat, was für Möglichkeiten QlikView bietet, wollte dann auch eine Lizenz haben“, sagt Rochhausen. Der Aufwand für die Schulung der Mitarbeiter war aufgrund der intuitiven Bedienung sehr gering. Spezielle Fragen zum Programm wurden in Zweiergesprächen geklärt.

Als Kehrseite der Medaille stellt Rochhausen bei den Mitarbeitern eine gewisse Datenentfremdung fest. Grund: Sie müssen sich nicht mehr selbst mit der Datenbeschaffung und -bearbeitung befassen. „Früher haben sich die Mitarbeiter die benötigten Daten aus Navision nach Excel exportiert und dann weiterbearbeitet, das müssen sie jetzt nicht mehr“, so Rochhausen. Als Folge sinke das Excel-Know-how und das Wissen über den Ursprung der Daten. Den Mitarbeitern falle es dadurch zunehmend schwerer, Lösungen für selten auftretende Aufgabestellungen selbst zu erarbeiten.

Im Tagesgeschäft kommen hauptsächlich Apps für den Verkauf zur Anwendung. Abgebildet werden die Segmente Kontaktverwaltung, Lead-Management, Sales-Forecast und die Sales-Historie seit 1999.

Seit einigen Monaten sind auch Auswertungen für das Marketing in den Fokus gerückt: „Mit QlikView können wir unsere Ressourcen viel besser steuern, da wir beispielsweise Newsletter zielgruppengenauer versenden und die Wirk­samkeit von Marketing-Maßnahmen messen können“, sagt Thomas Kubitza, Marketing Manager bei Melos.

Das Systemhaus MODUS steht Melos auch weiterhin beratend zur Seite. „Ich bin immer auf der Suche nach neuen Impulsen für Melos. Deswegen tausche ich mich regelmäßig mit dem MODUS-Team aus und lade interessierte Unternehmen zu uns ein, sich ein Bild von ,unserem‘ QlikView zu machen“, so Sarah Rochhausen. Mittlerweile hat man die Applikationen in den Bereichen Kontaktverwaltung und Lead-Management weiterentwickelt und GeoQlik integriert. Damit lassen sich beispielsweise komplexe Datenbeziehungen geografisch visualisieren.

Der Reporting-Prozess wird inzwischen über QlikView NPrinting gesteuert. NPrinting ist mit einer oder mehreren Apps verbunden und erstellt aus den extrahierten Daten Berichte und Visualisierungen. Reports können so zentral geplant, generiert und verteilt werden.

Mittel- bis langfristig erwägt Melos, ergänzend den QlikView-Nachfolger QlikSense einzusetzen. Dafür spricht dessen res­ponsives Design für mobile Geräte, aber auch die einfachere Erstellung der Applikationen. QlikSense könnte zudem die Datenanalyse in die anderen Unternehmensbereiche bringen.