Arbeitsplatz 4.0 - Die Digitalisierung schreitet voran

Papierberge wandern in die Cloud, die digitale Signatur ersetzt das Fax und Video-Meetings ermöglichen persönliche Gespräche trotz räumlicher Distanz. Die Arbeit in Teams gewinnt an Bedeutung, sowohl intern als auch über die Unternehmensgrenzen hinaus. Chats, Unternehmens-Wikis oder das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten sollen zum Standard in den Büros werden. Doch wie weit sind die Unternehmen in Deutschland bei der Digitalisierung?

Der Branchenverband Bitkom hat dazu über 1.000 Unternehmen mit mindestens 20 Mitarbeitern befragt. Zwei von drei Unternehmen (67 Prozent) gaben an, in Sachen Digital Office up to date zu sein, jedes dritte Unternehmen (33 Prozent) hat noch Nachholbedarf.

Basis für den digitalen Arbeitsplatz ist allerdings eine angemessene technische Ausstattung. Laut einer Studie von Crisp Research sind die Unternehmen in Deutschland auch bereit, zu investieren. Die Hälfte (50 Prozent) der Befragten hat dafür bereits ihre ITK-Budgets erhöht und will in Zukunft die Ausgaben weiter steigern. Dabei gehört das Smartphone schon heute bei 71 Prozent der Unternehmen zum Standard und wird zukünftig mit 78 Prozent das Endgerät der Wahl sein. Und während heute Notebooks und PCs in der Gunst der Unternehmen noch etwa gleichauf liegen, wird das Notebook für
72 Prozent dank seiner Mobilität langfristig an Bedeutung gewinnen, 50 Prozent der Befragten sind sogar der Meinung, dass der PC in Zukunft durch mobile Endgeräte wie Notebooks oder Tablets ersetzt wird.

Auch neue Gerätetypen sollen in den Unternehmen künftig häufiger eingesetzt werden. Augmented- oder Mixed-Reality-Brillen nutzen heute 6 Prozent der Unternehmen, dieser Anteil soll auf 13 Prozent ansteigen. Digitale Whiteboards oder Flipcharts sollen sich von 11 auf 16 Prozent steigern; und der Anteil von Unternehmen, die Video-Walls in ihren Büros nutzen, soll von 9 auf 14 Prozent anwachsen.

Erstaunlich ist indes, dass das gute alte Tischtelefon auch in Zukunft noch auf vielen Schreibtischen stehen wird – und offenbar nicht, wie so viele prophezeien, durch Softphones ersetzt wird. 71 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, dass das Tischtelefon auch künftig noch ein tragendes Element in der Arbeitsplatzausstattung sein wird.

Fast zwei Drittel der Studienteilnehmer sagten zudem, dass dem Thema Datenschutz im Vergleich zur Nutzerfreundlichkeit der Vorrang eingeräumt wird. Dies ist vor allem der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geschuldet. 64 Prozent der Unternehmen erklärten, die Budgets für Security-Software würden deshalb erhöht.

Die Ausgaben für Unified Endpoint Management und Enterprise Mobility Management werden demnach in den kommenden Jahren deutlich ansteigen. „Die Balance zwischen umfassender Sicherheit und Datenschutz sowie einer gleichzeitig hohen Nutzerfreundlichkeit ist aktuell eine der größten Herausforderungen in der digitalen Transformation“, betont Maximilian Hille. Er ist Studienleiter und Senior Analyst bei Crisp Research. Denn nur wenn die Anwender die digitalen Werkzeuge im Arbeitsalltag nutzen, bringen sie auch den erhofften Mehrwert für das Unternehmen.

Mit dem Wandel hin zur digitalen Arbeitswelt ergeben sich zudem Veränderungen in der Arbeitszeitstruktur. Heute, so ein weiteres Ergebnis der Studie, arbeiten 63 Prozent der befragten Unternehmen noch im traditionellen 9-to-5-Rhythmus. Künftig wird es diesen Arbeitsrhythmus nur noch in 39 Prozent der Unternehmen geben. Entsprechend wird die Vertrauensarbeitszeit, die heute schon bei 40 Prozent der Unternehmen etabliert ist, bei 52 Prozent der Befragten Anwendung finden.

Demzufolge steigt auch die Zahl der Firmen, die ihren Mitarbeitern erlauben, im Homeoffice oder an anderen Orten außerhalb des Büros zu arbeiten. Heute bietet ein Viertel der Unternehmen ihren Mitarbeitern diese flexible Ortswahl an, in Zukunft wird ihr Anteil auf rund die Hälfte ansteigen.

Andererseits erfordert die flexible Gestaltung von Arbeitszeit und -ort ein höheres Maß an Eigenverantwortung der Mitarbeiter – und somit flachere Hierarchien. „Entscheidungsträger haben in restrukturierten Organisationen viel mehr die Rolle eines Antreibers und Visionärs, der seine Mitarbeiter zur Mitgestaltung der neuen Kultur motiviert“, erklärt Studienleiter Hille. Laut Crisp-Umfrage haben drei Viertel der Unternehmen dies bereits erkannt und wollen künftig mit flachen Hierarchien und einer agilen Unternehmenskultur das eigene Geschäft vorantreiben.

Im Rahmen der Studie wurde auch abgefragt, ob die Unternehmen einen Abbau von Arbeitsplätzen durch die Digitalisierung befürchten. Besonders viele (41 Prozent) gehen davon aus, dass die neue Arbeitswelt kaum zu Veränderungen bei den Arbeitsplätzen führen wird, gut ein Viertel glaubt sogar, die Zahl der Arbeitsplätze werde im Zuge der Digitalisierung ansteigen.

Allerdings trifft dies nur für die Zahl der Arbeitsplätze insgesamt zu: 54 Prozent der Befragten fürchten, die ältere Generation der Mitarbeiter könnte durch den digitalen Wandel abgehängt werden, und sehen dies als eine der wichtigsten Herausforderungen in den kommenden Jahren.

Knapp 40 Prozent der Firmen treibt darüber hinaus die Sorge um, Datenschutz und IT-Security könnten im Zuge der Digitalisierung nicht ausreichend gewährleistet werden. Auch rechtliche Aspekte könnten, so die Befragten, ein Hemmnis für die Digitalisierung der Arbeitswelt darstellen. Außer­-
dem befürchtet ein Drittel der Unternehmen, die Kontrolle über die Arbeitsleistung ihrer Mitarbeiter zu verlieren – obwohl die meisten flache Hierarchien grundsätzlich befürworten.