Monkey Office 2014 im Software-Test

Buchhaltung ist eine lästige Pflicht, die in kleineren Unternehmen gern vernachlässigt wird. Monkey Office macht dem betriebswirtschaftlichen Laien die Arbeit immerhin so einfach wie möglich. Das Grundmodul ist kostenlos, die beiden Komponenten Rechnungswesen (REWE) und Finanzbuchhaltung (FIBU) lassen sich für 60 Tage beziehungsweise 50-maliges Benutzen testweise freischalten.

Die Datenhaltung erfolgt in der Grundkonfiguration von Monkey Office über eine integrierte SQLite-Engine und ist nur für den Einzelplatzbetrieb ausgelegt. Damit mehrere Benutzer parallel auf die Datenbank zugreifen können, oder um das Programm im Client-Server-Modus zu betreiben, muss der Nutzer zusätzlich einen CubeSQL-Server installieren. Dieser ist für bis zu drei gleichzeitige Zugriffe kostenfrei.

Beim ersten Start des Programms richtet man zunächst eine lokale Datenbank ein oder öffnet eine vorinstallierte Datenbank im Netz – falls das Server-Modul benutzt wird. Im nächsten Schritt werden die Firmendaten eingegeben.

Während die ersten Punkte des Profils von jedem Laien leicht auszufüllen sein dürften, ist für den Punkt „Buchhaltung“ etwas Vorwissen nötig, um korrekte Angaben zu machen. Dies gilt auch für den nächsten Schritt, in dem man eine Vorlage auswählen muss, die unter anderem den Kontenplan definiert.

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Nach Anlegen des Firmenprofils und des Kontenplans kann der Nutzer mit der Arbeit beginnen. Dabei dient ein hierarchisch in zwei Ebenen aufgebautes Menüsystem zur Orientierung. Unter dem Punkt „Stammdaten“ lassen sich beispielsweise Artikel und Konteninformationen anlegen, in „Verkauf“ und „Einkauf“ Belege, Statistiken und Preislisten organisieren. „Offene Posten“ erlaubt die Überwachung von Zahlungseingängen, der Punkt „Buchhaltung“ dient der Verwaltung von Einnahmen und Ausgaben sowie von Anlagegütern und Kontoauszügen.

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Trotz der Funktionsfülle ist das Programm leicht zu bedienen, zumal sich wiederkehrende Vorgänge durch Vorlagen gut automatisieren lassen. Das Freeware-Angebot erscheint angesichts der Mächtigkeit des Programms zunächst großzügig.

Die Funktionseinschränkungen der kostenlosen Version reichen allerdings so weit, dass diese wohl nur in wenigen Fällen ausreicht. Unabhängig vom lizenzierten Modul sind in der Funktionsliste auf der linken Seite immer alle Menüpunkte sichtbar, was verwirrend ist. Es wäre besser, wenn die in der genutzten Version nicht verfügbaren Funktionen ausgegraut wären.