Dokumentenscanner für den Office-Einsatz

Moderne Dokumentenscanner sind für viele Unternehmen ein unverzichtbares Hilfsmittel. Sie nehmen Stapel von bis zu 50 Blatt Papier auf und digitalisieren so in kürzester Zeit auch umfangreiche Archive. Bereits Mittelklasse­modelle lassen sich per LAN oder WLAN ins lokale Netz integrieren und von mehreren Arbeitsplätzen aus nutzen.

com! professional hat die folgenden fünf Dokumentenscanner getestet: Brother ADS-2600W, Canon DR-225W, Epson Workforce DS-510N, Fujitsu Scansnap ix500 und Kodak Scanmate i1150. Die Geräte von Brother, Canon und Fujitsu sind mit WLAN ausgestattet. Der ADS-2600W hat zusätzlich einen LAN-Anschluss. Den Epson gibt es in zwei Varianten: einmal nur mit USB-Anschluss und einmal mit zusätzlicher separater Netzwerkeinheit. Damit lassen sich alle Scanner bis auf den Scanmate i1150 direkt ins Firmennetz integrieren. Preislich bewegen sich die getesteten Modelle zwischen 430 und 580 Euro.

Alle Dokumentenscanner mussten sich in den Kategorien Ausstattung, Bedienung und Leistung behaupten. Um bei der Ausstattung eine hohe Punktzahl zu erreichen, sollte ein Scanner beispielsweise viele Papierformate unterstützen, über mehr als einen USB-Anschluss verfügen und außerdem ein großes Softwarepaket mitbringen, das auch Programme von Drittanbietern enthält.

Die beste Ausstattung bringt in der Praxis allerdings nur wenig, wenn es bei der Bedienung hapert. Hier wurde unter anderem festgestellt, welche Scan-Modi die Geräte unterstützen, welche Dateiformate sie erstellen können und wie dick der Papierstapel sein darf, der sich in einem Schwung scannen lässt.

Um die Leistung zu ermitteln, wurden die Dokumentenscanner an einen Windows-8-Rechner angeschlossen, auf dem jeweils die komplette mitgelieferte Software installiert wurde. Das Betriebssystem wurde dabei jedes Mal aus einem Image neu eingespielt, sodass keine Treiber- und Softwarereste der anderen Scanner die Tests beeinflussen konnten.

Ermittelt wurden die Scan-Geschwindigkeit – mit und ohne OCR (Optical Character Recognition) –, die Qualität der integrierten Texterkennung und der Stromverbrauch der Geräte.

Den meisten Unternehmen dürfte es nicht genügen, Dokumente ohne eine Texterkennung abzulegen. Folglich hat com! professional die Dokumentenscanner auch daraufhin getestet, wie erfolgreich sie eine OCR-Erkennung durchführen. Dabei wurden nur Fehler in die Wertung mit einbezogen, die eine Auswirkung auf eine spätere Volltextsuche haben. Fehlerhaft erkannte Anführungszeichen oder falsch zugeordnete Leerzeilen wurden nicht bewertet. Wenn bei einem OCR-Durchlauf jedoch "Sälefon" statt "Telefon" erkannt wurde, hat das zu einem Punktabzug geführt.

Getestet wurde die OCR-Erkennung der Dokumentenscanner mit ausgedruckten DIN-A4-Dokumenten, kurzen Zeitungsartikeln und mehreren Visitenkarten. Sofern der Hersteller einen durchsichtigen Trägerbogen aus Plastik mitliefert, wurde dieser für die Zeitungsartikel verwendet.

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Die mitgelieferte OCR-Software hatte in der Regel große Probleme mit den Zeitungsartikeln. Dies spiegelt sich auch in den Werten in der Tabelle auf Seite 76 wider. Wie die Bilder auf Seite 68 zeigen, lassen sich meist deutlich bessere Ergebnisse erzielen, wenn man Fremdsoftware verwendet, zum Beispiel Abbyy Finereader.

Den Testsieg trug mit 92 Punkten der Brother ADS-2600W davon, knapp gefolgt vom Preistipp Fujitsu Scansnap ix500. Ansonsten unterscheiden sich die getesteten Dokumentenscanner nur in Details, etwa der Software-Ausstattung. Egal für welches Gerät sich eine Firma entscheidet, mit allen Modellen ist es möglich, die in der Regel zahlreich vorhandenen Unterlagen schnell und effizient zu digitalisieren.