Dateien synchronisieren mit Free File Sync

Das Open-Source-Tool Free File Sync gleicht den Inhalt zweier Ordner miteinander ab, so dass beide Ordner anschließend den gleichen Datenbestand haben.

Das ist vor allem dann praktisch, wenn Sie beispielsweise öfter Dateien auf Ihren USB-Stick oder auf Ihr NAS kopieren. Diese wiederholten Synchronisationsaufgaben lassen sich mit Free File Sync per Doppelklick oder auch automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt ausführen.

In Zusammenarbeit mit dem bewährten Programm Netdrive synchronisiert Free File Sync Ihre Dateien auch mit FTP- und mit WebDAV-Ordnern.

Die folgenden Abschnitte zeigen, wie Sie Free File Sync installieren und wie Sie zwei Ordner miteinander synchronisieren — auch mit einem Online-Speicher.

Installation: Das Setup-Programm installiert Free File Sync in wenigen Schritten auf Ihrem PC. Klicken Sie doppelt auf die heruntergeladene EXE-Datei, um die Installation zu starten. Bestätigen Sie zunächst das „Lizenzabkommen“ mit „Annehmen“ und klicken Sie dann auf „Weiter“. Entfernen Sie das Häkchen vor „Ich stimme den Bedingungen (…)“ beziehungsweise vor „Ich akzeptiere die Bedingungen (…)“, wenn Sie keine Werbesoftware haben wollen. Klicken Sie dann auf „Installieren“ und zuletzt auf „Beenden“.

Eine Synchronisationsaufgabe, bei der Sie etwa alle Dateien im Ordner „C:\Tools“ mit dem Ordner „F:\Tools“ auf Ihrem USB-Stick abgleichen, ist schnell eingerichtet. Die vier dazu nötigen Schritte zeigt auch in im Bild So geht’s: Free File Sync.

So geht’s: Schließen Sie Ihren USB-Stick an und starten Sie Free File Sync. Klicken Sie dann in der Mitte auf „Auswählen“ und markieren Sie den Ordner auf der Festplatte, den Sie synchronisieren wollen, zum Beispiel „C:\Tools“. Klicken Sie anschließend auf die rechte Schaltfläche „Auswählen“ und wählen Sie dann den Zielordner auf Ihrem USB-Stick aus, zum Beispiel „F:\Tools“. Klicken Sie nun auf „Vergleichen“. Free File Sync prüft daraufhin, welche Dateien in den beiden Ordnern vorhanden sind. Dateien im linken Bereich befinden sich nur auf der Festplatte, während die im rechten Bereich nur auf dem USB-Stick liegen.

In der mittleren Spalte zeigt ein Pfeil an, in welche Richtung Free File Sync die jeweilige Datei synchronisiert. Wenn Sie eine bestimmte Datei nicht übertragen wollen, dann entfernen Sie das Häkchen in dieser Spalte.

Zuletzt klicken Sie auf „Synchronisieren“ und im Fenster „Synchronisationsvorschau“ auf „Start“. Free File Sync gleicht die beiden Ordner nun ab, so dass sie danach den gleichen Inhalt haben. Dabei berücksichtigt das Programm auch die Unterordner.

Free File Sync synchronisiert selbst nicht mit FTP- oder WebDAV-Speichern. In Kombination mit der Freeware Netdrive ist dies jedoch kein Problem.

Das Tool Netdrive bindet einen Ordner auf Ihrer Webseite oder in einem WebDAV-Speicher als lokales Laufwerk auf Ihrem PC ein. Dieses Laufwerk tragen Sie in Free File Sync als Zielordner ein.

Weitere Informationen zu WebDAV finden Sie in den Artikeln „WebDAV: Fragen & Antworten“ und „WebDAV: Tipps & Tricks“.

So geht’s: Installieren Sie zunächst Netdrive. Klicken Sie dazu doppelt auf die Datei „NetDrive-SETUP.exe“ und folgen Sie dem Setup-Assistenten.

Starten Sie das Programm anschließend und klicken Sie unten links auf „New Site“. Füllen Sie alle Felder im rechten Bereich mit den Zugangsdaten zu Ihrem FTP- oder WebDAV-Speicher aus. Wählen Sie bei „Drive“ zum Beispiel „W:“ aus. Zuletzt klicken Sie auf „Connect“, um Ihren Online-Speicher als lokales Laufwerk in Windows einzubinden.

Öffnen Sie dann Free File Sync und erstellen Sie eine neue Synchronisationsaufgabe mit dem Laufwerk „W:“ als Ziel.

Jetzt gibt es noch ein kleines Problem, das sich aber leicht lösen lässt: Normalerweise greift Free File Sync auf die Zeitstempel der Dateien zurück, um eine Änderung zu erkennen. Dies funktioniert jedoch bei vielen Online-Speichern nicht, weil diese bei jedem Zugriff die Zeitstempel ändern.

Öffnen Sie deshalb den Windows-Explorer mit [Windows E] und geben Sie %appdata% in das Adressfeld ein. Wechseln Sie dann in den Unterordner „FreeFileSync“ und öffnen Sie die Datei „GlobalSettings.xml“ in einem Text-Editor.

Suchen Sie nach „FileTimeTolerance“ und ändern Sie den Wert „2” dahinter in 2000000000. Dadurch erkennt Free File Sync eine Veränderung nicht mehr an der Zeit, sondern nur noch an der veränderten Dateigröße.

In den folgenden Abschnitten lesen Sie, wie Sie die Arbeit mit Free File Sync weiter perfektionieren. So speichert das Tool auf Wunsch zum Beispiel alle älteren Versionen der kopierten Dateien in einem separaten Ordner oder es startet automatisch eine Synchronisation, wenn Sie Ihren USB-Stick anschließen.

Wenn Sie auf Ihrem PC ein Dokument ändern und dieses dann mit Free File Sync auf Ihren USB-Stick übertragen, dann überschreibt das Tool standardmäßig die ältere Version auf dem Stick. Sie haben also immer überall die aktuellste Version.

Free File Sync lässt sich aber auch so konfigurieren, dass das Tool automatisch alle älteren Dateiversionen in einem Sicherungsordner aufhebt.

So geht’s: Klicken Sie auf das grüne Zahnradsymbol und wählen Sie unter „Behandlung von Löschungen“ den Eintrag „Versionierung“ aus. Klicken Sie dann rechts daneben auf die Schaltfläche „Auswählen“ und legen Sie den Ordner fest, in dem Free File Sync alle älteren Versionen speichern soll.

In diesem Ordner legt das Programm automatisch neue Unterordner nach dem Schema „Datum Uhrzeit“ an, wenn es eine Datei beim Synchronisieren mit einer neueren Version überschreibt.

Normalerweise synchronisiert Free File Sync den Inhalt zweier Ordner miteinander. Mit einer kleinen Änderung lässt sich das Tool aber auch so einstellen, dass es jedes Mal einen neuen Ordner auf dem Ziellaufwerk erstellt, der unter anderem auch das aktuelle Datum im Namen trägt. Das funktioniert dann im Prinzip genauso wie bei einer kompletten Datensicherung mit einem Backup-Tool.

So geht’s: Legen Sie zunächst eine neue Synchronisationsaufgabe an, wie auf der Seite „Ordner synchronisieren“ beschrieben. Klicken Sie dann in das Feld, das den Namen des Zielordners enthält, zum Beispiel F:\Tools. Erweitern Sie den Namen um die Zeichenfolge _%date%. Sie erstellen also zum Beispiel den Eintrag F:\Tools_%date%.

Weil der neue Ordner noch nicht existiert, meldet das Tool nach einem Klick auf „Vergleichen“ einen Fehler. Schließen Sie die Warnung mit „Ignorieren“.

Wenn Sie anschließend auf „Synchronisieren“ klicken, legt Free File Sync ohne weitere Fehlermeldungen einen neuen Ordner auf dem Ziellaufwerk an, der das aktuelle Datum in seinem Namen enthält.

Free File Sync erkennt Ihren USB-Stick nicht nur am Laufwerkbuchstaben, sondern optional auch am Namen. Das ist dann nützlich, wenn Windows Ihrem USB-Stick immer wieder unterschiedliche Laufwerkbuchstaben zuweist.

So geht’s: Klicken Sie auf das kleine Dreieck neben der Adresse des Zielordners, um ein Dropdown-Menü zu öffnen. Hier finden Sie auch einen Eintrag, der den Namen Ihres USB-Sticks in eckigen Klammern enthält. Wählen Sie ihn aus und führen Sie dann die Synchronisation mit „Vergleichen, Synchronisieren“ durch.

Filter ermöglichen es Ihnen, Dateien oder Dateitypen von der Synchronisation auszuschließen. So schließen Sie mit einem Filter etwa überflüssige TMP-Dateien aus.

So geht’s: Richten Sie eine Synchronisationsaufgabe ein und klicken Sie anschließend unten auf das blaue Trichtersymbol. Klicken Sie danach ans Ende der letzten Zeile im Feld „Ausschließen“ und drücken Sie die Eingabetaste.

Geben Sie nun einen neuen Filter ein, etwa *.TMP, und bestätigen Sie mit einem Klick auf „OK“. Der neue Eintrag verhindert in Zukunft, dass Free File Sync temporäre und damit meist überflüssige Dateien mit der Endung TMP synchronisiert.

Es ist mit einem Filter auch möglich, alle Dateien auszuschließen, die eine bestimmte Größe überschreiten. Klicken Sie dazu unter „Maximum“ auf „Inaktiv“ und wählen Sie „MB“ aus. Tragen Sie dann ins Feld darüber zum Beispiel den Wert 10 ein.

Alle von Ihnen vorgenommenen Synchronisationseinstellungen in Free File Sync lassen sich als Konfiguration abspeichern und anschließend per Doppelklick schnell wieder aufrufen.

Das ist sinnvoll, wenn Sie unterschiedliche Synchronisationsaufgaben erstellt haben, etwa einmal für den Abgleich mit Ihrem NAS und einmal für den Abgleich mit Ihrem USB-Stick.

So geht’s: Richten Sie zunächst eine Synchronisationsaufgabe ein, wie auf der Seite „Ordner synchronisieren“ beschrieben. Rufen Sie dann „Programm, Konfiguration speichern…“ auf. Wenn Sie als Speicherort nun den Desktop Ihres PCs auswählen, genügt anschließend ein Doppelklick auf die neue Konfigurationsdatei, um Free File Sync mit den gewünschten Einstellungen zu laden.

Neben Profilen unterstützt Free File Sync auch Batch-Aufgaben. Diese laufen nach einem Doppelklick auf die Batch-Datei komplett automatisch ab und synchronisieren so mit minimalem Aufwand etwa den Ordner „C:\Fotos“ mit dem Ordner „N:\Fotos“ auf Ihrem NAS.

So geht’s: Rufen Sie „Erweitert, Batch-Job erstellen…“ auf, um den Assistenten für Batch-Aufgaben zu öffnen.

Hier finden Sie alle wesentlichen Funktionen, die Free File Sync auch sonst bietet. So legen Sie beispielsweise bei den „Synchronisationseinstellungen“ die beiden Ordner fest, die Sie synchronisieren wollen.

Wechseln Sie zu den „Batch Einstellungen“ und wählen Sie bei „Fehlerbehandlung“ den Eintrag „Fehler ignorieren“ aus. Dadurch verhindern Sie, dass eine Synchronisation durch einen Fehler abgebrochen wird, etwa wenn der Zielordner noch nicht vorhanden ist.

Klicken Sie zuletzt auf „Speichern“ und sichern Sie die neue Batch-Datei mit dem Namen Fotos sichern.ffs_batch im Ordner „C:\Batch“. Wenn Sie anschließend doppelt auf diese Datei klicken, startet die Synchronisation und läuft automatisch ab.

Die im vorherigen Abschnitt erstellte Batch-Datei lässt sich mit Hilfe der Aufgabenplanung von Windows auch regelmäßig starten, zum Beispiel einmal wöchentlich.

So geht’s: Drücken Sie [Windows R] und geben Sie taskschd.msc ein, um die Aufgabenplanung von Windows zu öffnen. Rufen Sie dann „Aktion, Einfache Aufgabe erstellen…“ auf. Tragen Sie ins Feld „Name“ zum Beispiel Automatische Fotosicherung ein und klicken Sie auf „Weiter“.

Legen Sie jetzt fest, wie oft die Aufgabe ausgeführt werden soll, also etwa „Wöchentlich“. Nach einem weiteren Klick auf „Weiter“ entscheiden Sie noch, an welchen Wochentagen die Aufgabe ablaufen soll.

Klicken Sie anschließend zweimal auf „Weiter“ und danach bei „Programm/Skript“ auf „Durchsuchen…“. Navigieren Sie zum Ordner, in dem Free File Sync installiert ist, und klicken Sie doppelt auf die Datei „Free FileSync.exe“. Tippen Sie dann ins Feld „Argumente hinzufügen (optional)“ den Eintrag C:\Batch\Fotos sichern.ffs_batch ein.

Beenden Sie den Assistenten dann mit „Weiter, Fertig stellen“. Ab sofort läuft die Synchronisation automatisch zum festgelegten Zeitpunkt ab.

Free File Sync bringt ein kleines Zusatz-Tool namens Realtime Sync mit, das eine Synchronisation automatisch startet, wenn ein USB-Stick an den PC angeschlossen wird oder wenn sich eine Datei in einem überwachten Ordner ändert.

So geht’s: Rufen Sie „Start, Alle Programme, FreeFileSync, RealtimeSync“ auf, um das Zusatz-Tool zu starten. Wenn Sie zuvor bereits eine Batch-Datei erstellt haben, laden Sie diese nun mit „Datei, Konfiguration laden…“. Realtime Sync füllt nun alle Felder wie die zu überwachenden Verzeichnisse automatisch aus.

Speichern Sie die neue Konfiguration nun wieder im Ordner „C:\Batch“ ab. Rufen Sie dazu „Datei, Konfiguration speichern…“ auf. Das Tool erstellt eine neue Datei mit der Dateiendung „.ffs_real“. Aktivieren Sie das Tool dann mit „Start“.

Damit Realtime Sync künftig immer automatisch mit Windows startet, öffnen Sie ein Fenster des Windows-Explorers und navigieren zum Ordner „C:\Batch“. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die soeben erstellte „.ffs_real“-Datei und wählen Sie „Kopieren“ aus.

Rufen Sie dann „Start, Alle Programme“ auf und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf „Autostart“. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag „Öffnen“ aus. Drücken Sie dann [Strg V], um eine Kopie der Datei in den Autostart-Ordner von Windows einzufügen.