So verwalten Sie Ihre Microsoft-Lizenzen

Mal ganz ehrlich: Wissen Sie, wie viele Microsoft-Lizenzen in Ihrem Unternehmen im Einsatz sind? Und gibt es für jeden Arbeitsplatzrechner auch eine ordentliche Lizenz für Windows und die installierte Office-Suite? Die komplexen Lizenzmodelle der un­terschiedlichen Microsoft-Produkte machen es schwer, den Überblick darüber zu behalten, ob für jeden Mitarbeiter oder für jedes Gerät eine bezahlte Lizenz vorhanden ist.

In vielen Unternehmen weiß man genau, wie viele Stühle und Schreibtische in jedem einzelnen Büro stehen – welche Software auf welchen Geräten läuft, kann einem aber oft kein Administrator oder Controller präzise sagen.

Laut Experton Group liegen je nach Branche und Anzahl der Mitarbeiter die Ausgaben für Software weltweit bei rund 20 bis 42 Prozent des gesamten IT-Budgets. Die verantwortlichen IT-Manager sollten daher den tatsächlichen Bedarf an Lizenzen jederzeit kennen und dynamisch anpassen können.

Viele Unternehmen verzichten auf ein ordentliches Lizenzmanagement, da man eine Unterlizenzierung und damit einhergehende zusätzliche Kosten fürchtet. In vielen Unternehmen ist aber auch das Gegenteil der Fall: Es liegt eine Überlizenzierung vor.

Als Lizenzmanagement oder Software Asset Management (SAM) bezeichnet man die Verwaltung und Optimierung der Softwarelizenzen in Unternehmen. SAM schützt vor überflüssigen Software-Investitionen und hilft dabei, zu identifizieren, welche Software auf welchen Geräten läuft und ob verfügbare und bezahlte Softwarebestände im Unternehmen auch tatsächlich genutzt werden. Software Asset Management nimmt also regelmäßig einen Abgleich zwischen den erworbenen Lizenzen und der tatsächlich eingesetzten Software vor. Das ermöglicht die Wiederverwertung oder den Verkauf vorhandener Lizenzen, aber auch die Wahl des kostengünstigsten Lizenzmodells für Ihr Unternehmen.

SAM schützt ein Unternehmen also sowohl vor Unterlizenzierung und den damit einhergehenden juristischen Folgen als auch vor Überlizenzierung und überflüssigen Kosten.

Microsofts Lizenzmodelle sind in erster Linie eines: kompliziert und unüberschaubar. So besteht für Unternehmen jederzeit die Gefahr einer Unter- oder Überlizenzierung. Doch was ist eine Lizenz eigentlich genau? Eine Lizenz für eine Software gibt Ihnen das Recht, diese Software auszuführen. Sie besitzen die Software also nicht, sondern haben lediglich das Recht, sie zu nutzen. Ein Lizenzvertrag, den Sie beim Kauf der Software eingehen, regelt also die Nutzung der Software – etwa auf wie vielen Geräten die Software installiert werden darf oder wie viele Anwender sie nutzen dürfen.

Microsoft regelt seine Lizenzbedingungen im Endbenutzer-Lizenzvertrag, kurz EULA. Das Unternehmen bietet eine Vielzahl an Lizenzmodellen an: vom Retail-Produkt, auch als Full Packaged Product (FPP) bezeichnet, über OEM-Versionen (Original Equipment Manufacturer) für den Erwerb zusammen mit Hardware bis hin zu Volumenlizenzen für Groß­abnehmer.

Wie viele Lizenzen einer Microsoft-Software benötigt werden ist gar nicht so einfach zu beantworten. Das hängt nämlich von der Art der Software ab: So lizenziert Microsoft seine Desktop-Programme wie die Office-Suite pro Gerät. Zudem gibt es aber zum Beispiel die Office-Suite auch als Abonnement, das pro Nutzer lizenziert wird. Bei Entwicklersoftware wie Visual Studio bezahlt man pro Nutzer.

Das Desktop-Betriebssystem Windows lizenziert Microsoft pro Gerät und Kopie. Die Besonderheit bei Windows-Volumenlizenzen: Hierbei ist das Betriebssystem nur als Upgrade-Lizenz verfügbar und man benötigt für jeden Rechner eine Basislizenz von Windows.

Für Server-Betriebssysteme wie Windows Server gibt es ein zusätzliches prozessorbasiertes Lizenzmodell sowie eine Lizenzierung nach Zugriffen.

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Insgesamt existieren ganze neun unterschiedliche Lizenzmodelle, die beim Erwerb von Microsoft-Software Anwendung finden. Wie komplex die Lizenzmodelle des Softwareriesen aus Seattle sind, zeigt eine 91-seitige Word-Datei, in der Microsoft die Produktbenutzungsrechte für Volumenlizenzen erläutert.

Aus rechtlicher Sicht lohnt sich ein Lizenzmanagement für jedes Unternehmen. Denn wer beim Erwerb von Lizenzen nachlässig ist, der verstößt bei einer Unterlizenzierung unter Umständen gegen geltendes Recht. Lizenzmanagement ist also keine Frage der Unternehmensgröße oder der eingesetzten Software.

Laut Gartner Research besteht für Unternehmen ein Risiko von 65 Prozent, dass es innerhalb von zwölf Monaten zu einem Audit durch mindestens ein Software-Unternehmen kommt. Als Software-Audit bezeichnet man eine Lizenzüberprüfung, in der ein Software-Unternehmen feststellt, ob ein Kunde die lizenzierte Software im vereinbarten Rahmen nutzt oder ob ein Kunde unterlizenziert ist.

Doch was spricht noch für ein Software Asset Management? In erster Linie sind das Kosteneinsparungen, etwa indem ungenutzte Lizenzen gefunden werden oder man zum Beispiel von Retail-Lizenzen auf preisgüns­tigere Volumenlizenzen umstellt. So sollen sich nach Angaben einiger Hersteller entsprechender Inventursoftware die Lizenzkosten innerhalb eines Jahres um bis zu 30 Prozent senken lassen.

Wie viel sich mit Software Asset Management ungefähr einsparen lässt, finden Sie innerhalb weniger Minuten mit einem Online-Tool auf den Webseiten von Microsoft heraus. Bei dem Tool geht es weniger um die Lizenzierung von Microsoft-Software, sondern um grundsätzliche Informationen zum Thema Software Asset Management und darum, in welchem Umfang sich Kosten für Softwareprodukte senken lassen.

Ein erfolgreiches Lizenzmanagement gliedert sich in vier Schritte:

• Inventur: Der erste Schritt besteht in der Inventur Ihres Softwarebestands – welche Software läuft auf welchen Geräten. Erfassen Sie sämtliche Geräte im Unternehmen und die darauf installierte Software. Dabei sollten Sie mit den Nutzern der Geräte sprechen: Eine installierte Software bedeutet noch lange nicht, dass diese auch eingesetzt wird.
• Organisation: Wissen Sie, wo sich die Unterlagen mit den Informationen über Ihre Lizenzen befinden? Lizenznachweise und Datenträger haben zum Beispiel nichts in den Büros der Mitarbeiter verloren. Bewahren Sie Ihre Softwarelizenzen und alle dazugehörigen Unterlagen an einem zentralen Ort auf. Nur so haben Sie alle erworbenen Lizenzen im Blick.
• Überprüfung der Lizenzen: Im nächsten Schritt gleichen Sie die erworbenen Lizenzen mit dem tatsächlichen Software­bestand ab. Wo fehlen Lizenzen? Welche Lizenzen haben Sie erworben, die nicht genutzt werden?
  Überprüfen Sie zudem, ob das von Ihnen verwendete Lizenzmodell das günstigste ist. Eventuell lohnt es sich, für einzelne Produkte auf Volumenlizenzen zu wechseln oder von Volumenlizenzen auf Retail-Boxen.
• Einhaltung der Richtlinien: Es empfiehlt sich, einen Mitarbeiter als Lizenzmanager zu bestimmen, der alle vorhandenen Lizenzen im Unternehmen verwaltet und für den Erwerb zusätzlicher Lizenzen verantwortlich ist. Wenn jemand eine Lizenz für eine Software benötigt, dann übernimmt dieser interne Lizenzmanager die Ausgabe oder den Neuerwerb.
  

Nur wenn Sie die Beschaffung und Herausgabe von Lizenzen auf eine zentrale Stelle beschränken, haben Sie auch künftig die vorhandenen und benötigten Lizenzen stets im Griff. So kann zum Beispiel der Lizenzmanager bei einer benötigten Lizenz auf einen Blick sehen, ob die Lizenz eines Mitarbeiters verwendet werden kann, der sie ohnehin nicht mehr be­nötigt.

Im einfachsten Fall benötigen Sie für ein Lizenzmanagement nur eine Excel-Tabelle oder eine selbst erstellte Access-Datenbank. Das ist der Fall, wenn es um eine überschaubare Anzahl an Rechnern geht, auf denen Windows, Office und vielleicht noch ein paar Grafikprogramme laufen.

Bei großen Firmen mit mehreren Hundert Geräten und komplexeren Lizenzmodellen wie Volumenlizenzen reicht eine Excel-Tabelle freilich nicht mehr aus. Zudem arbeiten in den wenigsten IT-Abteilungen Experten für Microsofts Lizenzmodelle, die den Überblick über die vielen Lizenzen behalten.

Hier helfen entsprechende Software-Asset-Management-Tools. Die Programme sind in der Lage, alle installierten Softwareversionen zu inventarisieren und vorhandene Lizenzmodelle abzubilden – etwa Nutzungsrechte pro Gerät oder Nutzungsrechte pro Benutzer. Bei großen Unternehmen lässt sich die Lizenzverwaltung nur mit einer solchen umfangreichen Software unter einen Hut bringen.

Wer im Firmennetzwerk hauptsächlich Windows-PCs und -Server einsetzt, kann eines der zahlreichen von Microsoft angebotenen Tools für das Software Asset Management nutzen. Einige Programme wie der Microsoft Software Inventory Analyzer (MSIA) sind allerdings nicht mehr auf dem neuesten Stand und unterstützen beispielsweise die aktuellen Betriebssysteme wie Windows 7 und 8 nicht.

Aktuell ist hingegen Microsofts System Center 2012 Configuration Manager (SCCM). Das integrierte Modul Asset Intelligence inventarisiert und verwaltet die Softwarelizenzverwendung im gesamten Unternehmen.

Es gibt auf dem Markt zahlreiche Tools von Drittanbietern, die sich auf Software Asset Management spezialisiert haben. Diese Tools bieten deutlich mehr Funktionen als Microsofts SAM-Lösungen und unterstützen auch Software anderer Hersteller. Eine solche SAM-Lösung sollte folgende Funktionen erfüllen:

Zu den bekannten Platzhirschen unter den SAM-Tools gehören Smart Track von Aspera, Licence Manager von Snow Software und Spider Licence von Brainware. Ähnliche Funktionen bieten die Landesk Management Suite des gleichnamigen Softwareherstellers und Miss Marble von Amando Software. Während sich die meisten genannten SAM-Lösungen auch für kleinere und mittlere Unternehmen eignen, liegt der Fokus bei Smart Track auf großen Unternehmen.

Welche Lizenzmanagement-Software ist aber nun die richtige für mein Unternehmen? Um die einzelnen SAM-Produkte vergleichen zu können, sind sie zu unterschiedlich. Auch ein Vergleich der Preise ist schwierig.

So passen die Anbieter ihre SAM-Tools an die Server und Clients der Kunden an und berücksichtigen dabei beispielsweise auch bestehende Enterprise-Resource-Planning-Systeme. Daher sind die Kosten für eine SAM-Lösung so individuell wie die Soft- und Hardwarekonfigurationen der Kunden.

Wenn Sie sich für ein Software Asset Management inte­ressieren, kontaktieren Sie mehrere Anbieter und lassen Sie sich beraten und Angebote unterbreiten. Consultants unterstützen Sie dann bei der Implementierung und laufenden Pflege der Systeme.