Mobile Printing im Unternehmen

Der Einsatz mobiler Endgeräte wie Tablets und Smart­phones in Unternehmen nimmt deutlich zu. 92 Prozent der professionellen Mobil-Anwender nutzen das Internet damit, 90 Prozent Office-Anwendungen. Und schon 81 setzen Kommunikations-Tools wie E-Mail, Chat und Video-Conferencing ein.

Diese Zahlen stammen aus der von Microsoft in Auftrag gegebenen Enterprise Mobility Study 2015 von Techconsult. Sie zeigt außerdem – wie schon die gleichnamige Studie von 2014 –, dass der Einsatz mobiler Endgeräte im Unternehmen die Produktivität steigert. Konkret bescheinigt Techconsult dem Einsatz von Mobility-Lösungen Effizienzsteigerungen, höhere Erreichbarkeit der Mitarbeiter und Kostenreduzierungen.

Auch wenn seit dem vermehrten Einsatz mobiler Endgeräte Mobile Printing noch oft genug mit dem Ausdrucken von Selfies gleichgesetzt wird – im professionellen Umfeld wird das der Sache ganz und gar nicht gerecht. Mobile Printing gibt es schon länger als Selfies, sowohl was die gedruckten Inhalte als auch die eingesetzte Hardware betrifft. Denn über das, was Drucken früher war, sind wir längst hinaus. Von einem PC aus Dokumente auf einem Arbeitsplatz- oder Abteilungsdrucker ausgeben findet zwar immer noch statt, aber auch schon vor dem Handy-Zeitalter war das Drucken weitaus flexibler und mobiler, als weithin wahrgenommen. Die Verwaltung von Druckaufträgen auf Print-Servern und das Drucken von mobilen Endgeräten aus sind beileibe keine neuen Erfindungen. Letzteres beherrschten zum Beispiel schon die aus der Mode gekommenen Subnotebooks.

Was heute als Mobile Printing bezeichnet wird, entpuppt sich außerdem meist als eine Mischung aus Remote Printing auf entfernten Ausgabegeräten, Drucken von mobilen Endgeräten und Drucken über Cloud-Dienste. Sich das einmal genauer anzusehen hilft dabei, herauszufinden, was mit der vorhandenen Drucker-Infrastruktur im Unternehmen machbar ist. Und es lässt sich feststellen, welche Anforderungen an eine zeitgemäße Drucklösung gestellt werden, die die neueste Generation mobiler Endgeräte vernünftig einbinden soll.

Betrachtet man unterschiedliche Szenarien für mobiles Drucken, dann ist der einfachste Fall tatsächlich das Handy-Foto, das drahtlos ausgedruckt wird. Es kann aber auch eine E-Mail oder ein PDF gedruckt werden. Und es muss sich dabei nicht um einen Drucker handeln, der sich in der Nähe des Anwenders befindet. Tatsächlich gab es schon lange vor den Smartphones Lösungen dafür, unternehmensweit vom PC oder Notebook aus auf einem beliebigen Ausgabegerät zu drucken.

Ein professionelleres Szenario: Eine Präsentation wird an genau dem Standort ausgegeben, an dem man sie am nächsten Tag benötigt. Oder ein unterschriftsreifer Vertrag wird an den Standorten ausgedruckt, an denen die Unterzeichner sitzen, unabhängig vom Ersteller des Dokuments. Es lassen sich viele Situationen denken, in denen so etwas geschieht wie Mobile Printing – weil entweder der Anwender mobil ist oder das verwendete Endgerät oder auch der Drucker. Außendienstmitarbeiter oder Gutachter, die bestimmte Dokumente vor Ort erstellen und auch auf Papier benötigen, sind für diese Möglichkeit des mobilen Druckens beim Kunden besonders dankbar.

Losgelöst von konkreten Fällen läuft es darauf hinaus, dass erstens druckbare Dokumente mittlerweile nicht mehr nur an PCs und Notebooks, sondern auch an Tablet-PCs und Smartphones produziert werden – und auch von diesen Geräten aus gedruckt werden sollen. Und zweitens soll dies unabhängig davon geschehen, wo sich Anwender und Drucker befinden. Die Anwender in Berlin und in München sollen also unabhängig voneinander auf einem Drucker in Hamburg Dokumente ausgeben können.

Theoretisch und selbst technisch ist das alles kein Problem. Es gibt nur eine Schwierigkeit: Jedes Unternehmen hat bereits Drucker. Einfach zu sagen, „Wenn wir mobil drucken wollen, brauchen wir neue Hardware“, geht an der Tatsache vorbei, dass die Investitionen in Drucker-Hardware bereits getätigt sind, dass zum Teil langjährige Service- oder Leasing-Verträge bestehen und dass eine komplette Neuanschaffung nur in den wenigsten Fällen infrage kommt – und auch gar nicht sinnvoll wäre.

In vielen Fällen sind bestehende Geräte auch für das Mobile Printing mit Tablets und Smartphones nutzbar, oder zumindest hat der bevorzugte Druckerhersteller inzwischen Lösungen zum dezentralen und mobilen Drucken im Portfolio. Denn: Am meisten wurde in den letzten Jahren aufseiten der mobilen Endgeräte entwickelt, die Drucker brauchten nur noch zu lernen, was Google Cloud Print und AirPrint bedeuten.

In der Tat war der Flaschenhals für ein umfassendes Mobile Printing nicht die Ausgabe, also nicht der Drucker.

Druckaufträge mittels unternehmensweiter Druck-Server-Lösungen auf jedem beliebigen Drucker an jedem beliebigen Standort auszugeben ist schon seit Längerem keine Hexerei mehr. Es fehlte eher an den Endgeräten in Verbindung mit einem mobilen Internet mit brauchbaren Übertragungsraten. Diese Lücke wurde inzwischen geschlossen. Endlich, könnte man seitens der Drucker sagen.

Die Umsetzung ist allerdings mit einigen Schwierigkeiten verbunden. So sind beispielsweise die mobilen Betriebssysteme nicht mit den PC-Systemen kompatibel. Windows-Druckertreiber sind unter Android nicht einsetzbar, von iOS ganz zu schweigen. Noch dazu muss ein Multifunktionsgerät, damit es überall erreichbar ist, eine Verbindung zum Internet haben, was wiederum Sicherheitsaspekte ins Spiel bringt. Vom Netzwerkzugang generell bis hin zur Schadsoftware auf Druckern – denn die sind letztlich nichts anderes als Computer, bloß mit Druckwerk statt mit Monitor.

Dafür wurden viele Lösungen entwickelt, von Web-Servern in den Geräten, E-Mail-Funktionalität und Secure Printing bis hin zu kompletten Security-Lösungen, die in die Software der Geräte integriert werden.

Auch von anderer Seite kommen Herausforderungen auf die Druckerhersteller zu: Es geht um die Bedienung. War noch vor fünf Jahren ein Touchpanel an einem Multifunk­tionsgerät etwas Besonderes, so gehört dies mittlerweile zur erwarteten Grundausstattung. Und durch ihre Smartphones verwöhnt, wollen die Anwender schnelle Multitouch-Displays und keine zähen monochromen Oldtimer bei ihren Geräten sehen. Samsung beispielsweise hat nun die Devise ausgegeben, dass seine Multifunktionsgeräte den gleichen Bedienkomfort bieten sollen wie Tablet-PCs. Entsprechend sind erste Geräte auf dem Markt, die per Android-Tablet bedienbar sind.

Die einfachste Art, ohne Zugang zu einem Netzwerk zu drucken ist WIFI direct. Vorausgesetzt Endgerät und Drucker sind damit kompatibel, ist direktes Drucken über die WLAN-Schnittstelle möglich.

Die damit verbundene Einschränkung liegt auf der Hand – das funktioniert nur, wenn die Geräte in Reichweite ihrer eigenen WLAN-Hardware sind. Um die Reichweite zu er­höhen, müssen drahtlose Netze genutzt werden – also WLAN-Netze und das Internet.

Google Cloud Print: Der vermutlich umfassendste Ansatz für drahtloses mobiles und standortunabhängiges Drucken kommt von Google. Google Cloud Print erlaubt es, beliebige Dokumente von nahezu jedem Endgerät aus auf jedem mit Google Cloud Print verbundenem Drucker auszugeben.

Ursprünglich nur von Android-Geräten aus, später auch vom PC und dem Browser Chrome aus, gibt es inzwischen auch schon einen Druckertreiber für Windows, über den Google Cloud Print genutzt werden kann. Die Druckdatei wird dabei über das Web an den Drucker gesendet, unabhängig davon, ob der Drucker sich im selben Raum oder auf einem anderen Kontinent befindet.

Google selbst nutzt Cloud Print intern auf über 1000 Druckern, was zeigt, dass sich der Dienst auch auf die Anforderungen von Unternehmen zuschneiden lässt. Die vorhandene Druckinfrastruktur kann ergänzt oder ersetzt werden und der Einsatz kann Vorteile für System-Administratoren und Nutzer bieten.

Mopria (Mobile Printing Alliance): Von den Gründungsmitgliedern Canon, Hewlett-Packard (HP), Samsung und Xerox wurde die Mobile Printing Alliance – kurz Mopria – ins Leben gerufen. Mittlerweile sind auch einige Softwarefirmen, beispielsweise Adobe, sowie alle anderen namhaften Druckerhersteller Mitglieder bei Mopria. Auch andere IT-Firmen wie Dell, Lenovo und Primax sind Mopria inzwischen beigetreten. Die Ziele der Mopria Alliance sind:

Xerox als Gründungsmitglied der Allianz unterstützt aktiv die Entwicklung von Standards, um mobiles Drucken noch einfacher zu machen.

Aktuell bietet der Druckerpionier ein neues Universal-Plug­-in für Android-Nutzer in einer diversifizierten Druck­umgebung an. Es erleichtert die Nutzung von Funktionen wie zweiseitiges Bedrucken sowie die Einstellung von Papierformat und Seitenfolge.

Apple AirPrint: Für die Mac- und iPhone-Nutzer hat Apple AirPrint etabliert, womit ohne zusätzliche Software viele aktuelle Druckermodelle angesteuert werden können. Einzige Voraussetzung ist, dass Endgerät und Drucker am selben WLAN angemeldet sind.

Sobald am Drucker oder Multifunktionsgerät die AirPrint-Funktion aktiviert ist, lässt sich das Gerät in der Entsprechenden App als AirPrint-Drucker auswählen und ansteuern.

Novell iPrint: Auch Novell bietet eine plattformübergreifende Lösung an, die mobiles Drucken integriert. Novell iPrint fungiert als virtueller Drucker, den angemeldete Benutzer von ihren Desktop-Rechnern, ihren Notebooks und ihren mobilen Geräten aus ansteuern können. Die Lösung unterstützt Active Directory und lässt sich mit mobilen Identitäten – Accounts – bei Apple oder Google verknüpfen. iPrint funktioniert als skalierbare Lösung für unternehmensweites Drucken und für die Verwaltung von Druckaufträgen an verschiedenen Standorten von einem beliebigen mobilen Gerät aus.

Cortado Cloud Printing Alliance: Ein weiterer herstellerübergreifende Ansatz ist die Cortado Cloud Printing Alliance. Während andere Lösungen nur mit kompatiblen Druckern funktionieren, wählt die Cloud Printing Alliance einen anderen Weg – und hostet Druckertreiber in der Cloud. Es werden Geräte von 90 Herstellern und Anbietern unterstützt und sollte ein Treiber fehlen, rüstet Cortado das entsprechende Modell schnellstmöglich nach.

Somit wird über die Cloud zu drucken auf nahezu jedem Ausgabegerät möglich. Durch die enge Zusammenarbeit mit den Herstellern wird sichergestellt, dass neue Druckermodelle voll unterstützt werden und dass Druckertreiber zum Einsatz kommen, die für das Cloud-Printing optimal geeignet sind.

Jeder Druckerhersteller bietet inzwischen Apps für mobiles Drucken an und unterstützt damit zumindest die aktuellen Modelle. Von vielen Herstellern gibt es neben den Android- auch iOS-Apps, von wenigen auch Apps für mobile Windows-Geräte.

Windows wird für das mobile Drucken im Unternehmensumfeld aber mit Windows 10 vermutlich deutlich interessanter werden, wenn auf allen Geräten dieselbe Softwareplattform zur Verfügung steht.

Lösungen für Android, iOS und Windows Phone stehen von Brother, HP, Ricoh, Samsung und Xerox zur Verfügung. Canon, Epson, Konica Minolta, Kyocera und Lexmark bieten Software für Android und iOS an. OKI beschränkt sich aktuell auf eine Android App.

Brother bietet mit iPrint&Scan eine App zum Drucken und Scannen für alle drei Plattformen an. Canon hält für Android und iOS verschiedene Apps zum Drucken und Scannen bereit, und zwar jeweils für Laser- und für Tintendrucker. Von Dell gibt es lediglich App für Android und iOS, die Drucken und Scannen ermöglicht. Epson hingegen hat drei Apps für Android und iOS im Angebot – zum Drucken, Drucken und Scannen und zur Konfiguration der Geräte.

Hewlett-Packard bedient alle drei mobilen Plattformen mit verschiedenen Apps zum Drucken und Scannen. Dafür gibt es auch von Konica Minolta Apps für Android und iOS, außerdem eine App für sicheres Spoolen von Druckdaten sowie eine App, die das Bedien-Panel von Multifunktionsgeräten emuliert.

Kyocera bietet eine App zum Drucken und Scannen unter Android und iOS an, von Lexmark gibt es lediglich eine Druck-App. Dafür hat Lexmark eine eigene App zur Datenerfassung per Mobile Device. Wie erwähnt gibt es von OKI nur eine Android-App zum Drucken. Ricoh, Samsung und Xerox unterstützen wiederum alle drei Plattformen – zum Drucken und Scannen.

Von einigen Herstellern gibt es unter Android zusätzlich eine Schnittstelle, die als Drucksubsystem ins Betriebssystem integriert wird und so das Drucken aus den Apps heraus ermöglicht. Die meist Print-Service-Plug-in genannten Erweiterungen stellen Canon, Epson, Konica Minolta, Lexmark, Samsung und Xerox bereit. Scannen wird auf allen Plattformen entweder von eigenen Apps oder als zusätzliche Funktion in den Print-Apps unterstützt.

Einen viel umfassenderen Ansatz bietet HP mit HP ePrint. Dabei wird jedem neuen HP-Drucker eine E-Mail-Adresse zugewiesen, über die er von jeder anderen Stelle des Netzes aus als Drucker erreichbar ist.

Die Tabelle auf der nächsten Seite zeigt, welche Apps die wichtigsten Druckerhersteller für die mobilen Betriebssysteme Android, iOS und Windows Mobile im Angebot haben und gibt einen Überblick, was die Apps leisten.

Mobile Endgeräte in die Druckstrategie eines Unternehmens einzubinden birgt zwar Risiken, was die Datensicherheit und eventuell auch das durch die Mitarbeiter verursachte Druckvolumen angeht. Der Produktivitätsgewinn bei einer sinnvollen und durchdachten Integration der neuen Arbeitsgeräte dürfte diese aber bei Weitem überwiegen. Da in den meisten Fällen in Sachen IT-Security und Druckkostenkontrolle jedoch nicht bei null angefangen wird, bewegen sich die Risiken in einem kontrollierbaren Rahmen.

Der Nutzen einer umfassenden Mobile-Printing-Lösung hingegen lässt sich noch gar nicht absehen, da die Integration mobiler Geräte in die Unternehmensabläufe in vollem Gang ist.

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