Die Buchhaltung als Software as a Service

Die Buchhaltung in der Cloud erledigen? Ja, das geht. Es gibt bereits eine ganze Reihe von Anbietern, die reine Software-as-a-Service-Lösungen dafür offerieren. com! professional stellt einige beispielhafte Angebote vor. Die Lösungen wenden sich an Firmen unterschiedlichster Größe sowie an Selbstständige, Gewerbetreibende und Gründer.

Bevor man sich auf die Suche nach einem Anbieter begibt, sollte genau definiert werden, welche Aufgaben in die Cloud ausgelagert werden sollen. Der Begriff Buchhaltung ist dehnbar und fasst unterschiedlichste Tätigkeiten zusammen.

Viele davon decken die hier vorgestellten Cloud-Dienste ab. Die Lösungen haben aber auch Grenzen. Obwohl in der Buchhaltung die Zahlen eines Unternehmens zentral zusammenlaufen, sehen die Cloud-Dienste ihre Aufgabe nicht unbedingt in der Aufbereitung dieses Materials für Cash-Flow-Analysen. Generell eignen sich Cloud-Buchhaltungen in erster Linie für Firmen, in denen per Hand gebucht wird. Zwar bieten alle eine Importschnittstelle an. Nur muss diese erst einmal exakt funktionieren.

Welche Cloud-Lösung sich anbietet, ist auch von den jeweiligen rechtlichen Rahmenbedingungen abhängig. Wichtig sind hier vor allem die Regelungen für Datenschutz und Datensicherheit. Genügen zum Beispiel die von einem Anbieter genannten Intervalle für die Datensicherung den eigenen Anforderungen? Auch der Standort des Rechenzentrums ist zu berücksichtigen, weil in der Buchhaltung oft auch personenbezogene Daten anfallen und diese nicht auf Servern außerhalb der EU landen dürfen.

Auch entstehen im Bereich der Finanzbuchhaltung rasch Lock-in-Effekte. Man denke an hinterlegte Originalbelege oder die Erfassung von Stammdaten von Lieferanten und Kunden. Bevor also massenhaft Daten auf die neue Plattform importiert werden, lohnt ein Blick auf die Exportschnittstellen.

Anmelden und loslegen – das versprechen alle Anbieter. Das trifft aber nur dann zu, wenn bisher mit keiner anderen Software gearbeitet wurde. Wer schon Daten vorliegen hat, weil das Unternehmen nicht gerade erst gegründet wurde, muss zunächst herauszufinden, welche Daten in welchem Format vom neuen Anbieter übernommen werden können. Danach muss geprüft werden, ob die bisherige Lösung dieses Format auch liefern kann.

Die Webseiten von Collmex wirken konservativ und bodenständig. Nüchtern und klar informiert der Anbieter über die Funktionen seiner Software.

Die Nüchternheit setzt sich im Backend des Systems fort. Die Bedienoberfläche wird durch große Schalter gegliedert. Funktional ist sie in einen Verwaltungs- und einen Arbeitsbereich unterteilt. In der Verwaltung werden neue Firmen angelegt, Nummernkreise für Angebote und Rechnungen definiert sowie die Angaben zu Finanzamt beziehungsweise Bankkonten angelegt.

Wer seine Buchhaltung mit Collmex erledigen will, sollte über ein grundlegendes Verständnis der Materie verfügen. Gebucht wird mit Kontorahmen nach Datev – mit Gegenkonten, was insbesondere für Gründer und Selbstständige häufig eine Hürden darstellt. Gut: Viele Buchungen werden vom System automatisch aufgeteilt.

Gebucht wird in übersichtlichen Dialogen. Dort sind typische Situationen vordefiniert, etwa Ausgangsrechnungen oder Ausgabenpositionen. Die Buchungsvorgänge sind ausführlich in einer Online-Hilfe beschrieben. Verwaltet werden können mit Collmex auch Reisen und Reisekosten sowie Kunden und Lieferanten.

Auswertungen stellen die Bilanz, aber auch Einnahmen und Überschüsse dar. Die Umsatzsteuervoranmeldung und auch die zusammenfassende Meldung lassen sich direkt aus der Oberfläche heraus absetzen. Dazu werden in den Einstellungen bei Bedarf die notwendigen Zertifikate hochgeladen.

Ein Datev-Export für den Steuerberater ist möglich. Stammdaten können im CSV-Format eingelesen werden. Eine Beschreibung erklärt, wie die Schlüssel der Datei aufgebaut sein müssen.

30 Tage lässt sich Collmex kostenfrei testen. Danach muss man entscheiden, welches Modul und welcher Funktionsumfang benötigt wird. Das Komplettpaket (Rechnungen und Buchhaltung) kostet in der Grundausstattung knapp 12 Euro pro Monat.

Debitoor wendet sich nach eigenen Angaben an Freelancer, kleinere Unternehmen und Gründer. Im Zentrum steht die Rechnungsstellung. Entsprechend vielseitig präsentiert sich der Service hier. Mit wenigen Klicks ändert man eine Rechnungsvorlage. Tief greifende buchhalterische Kenntnisse sind beim Einsatz dieses Dienstes nicht notwendig.

Debitoor punktet mit alltagstauglichen Komfortfunktionen. Wird bei einer Ausgabe etwa ein Verwendungszweck wie „Briefmarken“ eingetragen, schlägt der Service gleich die Kategorie „Porto“ vor. Elegant gelöst ist das Thema Abschreibungen. Dazu muss lediglich eine Ausgabe angelegt werden. Anhand von Betrag und Beschreibung erkennt das Portal automatisch, dass es sich um einen Gegenstand handelt. Wird die entsprechende Auswahl aktiviert, legt Debitoor sofort die Abschreibungs­tabelle mit an.

Beim Anlegen von Buchungsposten steht auch Platz für das Hochladen gescannter Dokumente zur Verfügung. Die Umsatzsteuervoranmeldung lässt sich direkt aus der Oberfläche heraus starten. Ebenfalls direkt im System exportiert man  seine Daten ins Datev- oder das klassische CSV-Format. Den Steuerberater bindet man über eine Funktion ein, sich den Fall anzusehen und die Daten herunterzuladen.

Die Entwickler haben Debitoor so gestaltet, dass auch externe Systeme anderer Anbieter mit den Daten arbeiten können. Dazu gehört etwa die Option, den Kunden Ratenzahlung anzubieten oder wiederkehrende Rechnungen zu schreiben (Abonnements). Für die Nutzung dieser externen Module fallen in der Regel weitere Kosten an.

e-conomic stellt seine Nutzer gleich nach der Anmeldung vor ein Rätsel. Ein Assistent hilft zwar beim Einrichten, möchte aber schon im zweiten Schritt wissen, welcher Kontorahmen genutzt werden soll. Die Erläuterungen dazu gibt’s aber nur sehr spärlich. Hier hilft weniger Versierten dann nur eine Suchmaschine im Internet weiter.

Die Aufteilung der Dialoge und Bildschirme ist übersichtlich. Das gilt auch für die grundlegende Strukturierung der Aufgaben: Fakturierung, Buchhaltung, Berichte.

Wer mit e-conomic arbeiten möchte, sollte über grundlegende Kenntnisse in doppelter Buchführung verfügen. Denn beim Erfassen von Belegen ist stets auch das notwendige Gegenkonto einzufügen.

Im Backend lassen sich zu einem späteren Zeitpunkt alle vorhandenen Daten in das CSV-Format exportieren. Den Datev-Export für den Steuerberater muss man dagegen über einen eigenen Punkt „Buchungen exportieren“ unter den Berichten starten. Dabei lässt sich auch eine verschlüsselte Übertragung einschalten.

e-conomic bietet ausreichend Optionen, um die Vorlagen für Rechnungen an die Vorgaben des eigenen Unternehmens anzupassen.

Weitere Benutzer lassen sich jederzeit anlegen, Ab dem zweitgrößten buchbaren Modul von e-conomic kann die Option hinzugekauft werden, Abonnementrechnungen zu erstellen.

Rund um das System werden kostenpflichtige Apps angeboten, denen im Backend über einen Key Zugriff gewährt werden muss. Die Apps stellen etwa Anbindungen an Online-Shops bereit, ermöglichen die Zeiterfassung oder ergänzen das System um Reisekostenabrechnungen oder Lohnbuchhaltungen. Die Kosten für e-conomic richten sich nach der Zahl der Buchungen pro Jahr. Wer mit vielen Kunden arbeitet oder Abo-Rechnungen erstellt, nutzt den Professional-Tarif für 40 Euro pro Monat.

Das Angebot von freeFibu unterscheidet sich in mehrfacher Hinsicht von den anderen vorgestellten Lösungen. So kann das Buchhaltungsmodul von freeFibu kostenlos genutzt werden. Enthalten ist dabei aber nur die Umsatzsteuervoranmeldung per Elster.

Wer eine Umsatzsteuererklärung und die Einnahme-Überschuss-Rechnung ermitteln oder eine Bilanz erstellen muss, braucht wenigstens das kostenpflichtige Paket Small. Dies führt dann zur zweiten Besonderheit. Wer ein kostenpflichtiges Paket bucht, erhält einen festen Ansprechpartner beim Betreiber, der dann auch in steuerlichen Fragen berät und sich um die steuerliche Optimierung des Falles kümmert.

Die Buchungsmasken in freeFibu sind so gestaltet, dass bereits Einsteiger in Sachen Buchhaltung gut damit zurechtkommen. Das gilt auch für den Bilanzierungsmodus. Man muss sich nicht mit Kontenrahmen beschäftigen und kann sogar in seinen offenen Posten mit Bruttobeträgen arbeiten. Dennoch stehen später die korrekten Steuerdaten zur Verfügung.

freeFibu fokussiert sich ausschließlich auf die Finanzbuchhaltung. Am Anfang steht also der offene Posten. Um die Rechnungsstellung muss sich der Nutzer mit einem anderen Programm kümmern. In puncto Kundenverwaltung können nur Minimal-Daten eines Kunden angelegt werden (Name, Steuer-ID), damit später die Belege zugewiesen werden können. Wer seine Daten für einen anderen Steuerberater oder Service braucht, erhält sie gegen eine Gebühr in Form eines Datenträgers. Die Kosten für freeFibu richten sich nach der Bilanzsumme und belaufen sich auf 25 bis 40 Euro monatlich.

Die Lösung lexoffice stammt von Lexware, einem seit Jahren im Bereich Finanzprodukte aktiven Verlags- und Softwarehaus. lexoffice gibt es in drei Varianten. Die einfachste beschränkt sich auf die Rechnungsverwaltung und deren Verbuchung. Für 13 Euro monatlich gibt es eine Finanzbuchhaltung dazu inklusive der Option, die Anlage EÜR auszufüllen.

lexoffice eignet sich nicht für Unternehmen, die bilanzieren müssen. Zielgruppe sind also Selbstständige und Freiberufler mit weniger komplexen Anforderungen an die Buchhaltung. Stammdaten des Unternehmens lassen sich im CSV-Format hochladen.

Die Oberfläche teilt sich funktional in die Abschnitte Belege (dort wird gebucht), Finanzen, Kontakte und Buchhaltung. Das Modul Buchhaltung enthält auch die Funktionen für die Kommunikation mit dem Finanzamt. Die Umsatzsteuervoranmeldung, die zusammenfassende Meldung und die Einnahme-Überschuss-Rechnung werden dort erledigt.

Die Buchungsmasken von lex­office sind sehr übersichtlich. Wie bei den Mitbewerbern können zu jedem elektronischen Beleg die Originaldokumente in gescannter Form hochgeladen werden.

Die Nutzer von lexoffice benötigen kein tieferes Buchhaltungs-Know-how. Bei der Erfassung der Transaktionen werden automatisiert Vorschläge zum Befüllen der Kategorien gemacht, damit später die Buchung auch korrekt zugeordnet werden kann. Die erfassten Daten lassen sich im Backend im Datev-Format exportieren.

lexoffice hat auch das Thema Abschreibungen im Griff, allerdings müssen die abzuschreibenden Güter als Anlage im Modul Buchhaltung erfasst sein. Das haben die Macher von Debitoor zum Beispiel eleganter gelöst.

Die Rechnungsvorlagen von lexoffice sind funktional und enthalten alle Pflichtangaben. Serienrechnungen für Abonnements oder regelmäßige Bestellungen werden unterstützt. Aus einem Grundbestand an Designs wählt man eines aus, das sich um das eigene Logo ergänzen lässt. Alternativ lädt man eigene Vorlagen als PDF hoch oder passt eine von lex­office angebotene Vorlage in Word an.

sevDesk zählt zu den Anbietern, die Buchhaltung und Customer Relationchip Management (CRM) in ihrem Cloud-Angebot verbinden. Zum Funktionsumfang gehören in etwa die gleichen Merkmale wie sie von Debitoor oder lex­office angeboten werden. Kern ist auch hier die Kundenverwaltung sowie das Schreiben von Angeboten und Rechnungen. Die Einrichtung eines eigenen Briefpapiers ist mit einer Vorlage in Word oder als PDF möglich. sevDesk nutzt die klassische Bildschirmaufteilung von PC-Programmen.

Alle Funktionsbereiche sind über die horizontale Naviga­tion zu erreichen. Die Menüs links spezifizieren diese jeweils. Wer etwa den Abschnitt „Ausgaben“ aufruft, findet dann links bereits die meisten normalerweise vorkommenden Fälle.

Beträge können in brutto erfasst werden. Wiederkehrende Rechnungen werden unterstützt. Der Zugang ist rasch angelegt. Allerdings ist dabei nicht transparent, dass bereits mit einem Kontorahmen gebucht wird.

Etwas umständlich ist der Export von Daten im Datev-Format. Er wird aus den verschiedenen Bereichen gestartet (also alle Rechnungen und alle Ausgaben getrennt). Die Listen enthalten aber auch die korrekten Gegenbuchungen. sevDesk kann mit Umsatzsteuer umgehen. Diese ist aber am Artikel zu definieren. Es ist in sevDesk ohnehin von Vorteil, Tätigkeiten in Form von Artikeln anzulegen, auch wenn es sich eher um Dienstleistungen handelt.

Nachbessern muss der Dienst in Sachen Steuern. EÜR und Umsatzsteuer gibt er derzeit nur in Form von Listen aus. Eine direkte Übertragung via Elster ist nicht möglich. Und zur Verteilung der Umsatzsteuersätze schweigt sich die ausgegebene Liste aus.

Scopevisio bietet deutlich mehr als eine Finanzbuchhaltung. Der Kunde erhält auch Module wie CRM, Projektmanagement und Zeiterfassung, um so die wichtigsten betriebswirtschaftlichen Anwendungen direkt in der Cloud zu betreiben. Zwar befinden sich alle Funktionen und Daten auf dem Server des Anbieters, dennoch wird nicht per Browser gearbeitet. Man muss einen Client herunterladen, der eine gesicherte Verbindung mit dem Server aufruft.

Scopevisio erfordert während der Initialisierung die Wahl eines Kontenrahmens, der nicht wieder geändert werden kann. Einsteiger sind deshalb gut beraten, einen Fachkundigen nach der besten Variante zu fragen.

Der Client ist gut strukturiert. Der Nutzer hat damit nicht den Eindruck, in der Cloud zu arbeiten, sondern in einem lokal installierten Buchhaltungsprogramm. Die Aufteilung der Funktionen und Tätigkeiten auf die Menüs ist logisch und die Buchungsmasken sind nicht zu voll. Die Kommunikation mit dem Finanzamt und die Gewinnermittlung erfolgen im eigenen Abschnitt Buchhaltung.

Scopevisio vermittelt seinen Kunden auf Wunsch Hilfe durch Buchhaltungs-Profis. Sehr umfangreich sind die Optionen für den Export. Dafür gibt es im Client einen extra Abschnitt. Neben der Übergabe der Daten im Datev-Format ist Scopevisio auch für die digitale Betriebsprüfung vorbereitet und kann Daten im dafür vorgeschriebenen Format IDEA ausgeben.

Wer schon Buchhaltungsverständnis mitbringt und mit seinem Datev-Kontenrahmen weiterarbeiten will, findet in Collmex und Scopevisio zwei leistungsstarke Angebote. Beide decken alle grundlegenden und weitergehenden Aufgaben der Buchhaltung ab.

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Debitoor überzeugt mit durchdachten Funktionen und dem Formular-Designer und ist gerade auch für Gründer und Selbstständige gut geeignet. Für e-conomic spricht die Erweiterbarkeit mit Apps, es stellt den Nutzer aber vor die größten Einstiegshürden. lexoffice spielt mit Debitoor in einer Liga – und beide fordert sevDesk heraus. free­Fibu eignet sich für al­le, die eine Finanzbuch­haltung ohne Schnickschnack wollen.