So werden Informationen als Ressource nutzbar

Welche Aufgaben ein System für das Content-Management übernimmt und warum der Einsatz eines solchen Systems sinnvoll ist, das dürfte den meisten Anwendern inzwischen bekannt sein.

Bei einem Enterprise-Content-Management-System (ECMS) sieht das anders aus. Wie eine Umfrage des Branchenverbands Bitkom 2013 ergab, ist der Begriff ECMS nur knapp 20 Prozent aller Unternehmen mit weniger als 200 Mitarbeitern bekannt. Das könnte daran liegen, dass es keine einheitliche Definition gibt.

Als sinnvoll gilt der Einsatz eines ECMS immer da, wo viele Dokumente und Informationen zwischen Abteilungen ausgetauscht werden müssen, beleghafte Archive eingespart werden sollen oder Content für verschiedene Kanäle aus einer Quelle produziert werden soll.

Die Bezeichnung Enterprise-Content-Management-System legt dabei zwar nahe, dass es sich um eine Software handelt. Berater und Wirtschaftsinformatiker fassen den Begriff allerdings weiter – nämlich als IT-Strategie, deren Umsetzung in einem Un­ternehmen das Verwalten, Archivieren und Bereitstellen möglichst aller Informationen erlauben soll. Und weil Strategien weniger greifbar sind als Softwarebausteine, wird nicht selten ein Baustein mit dem Gesamtsystem verwechselt.

Das Ziel eines ECMS besteht darin, die im Unternehmen verstreuten Informationen so zu integrieren, dass jeder Mitarbeiter stets auf die Inhalte Zugriff hat, die er zur Erledigung seiner Aufgaben benötigt. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Informationen in digitaler Form vorliegen oder beleghaft in das Unternehmen gelangt sind. Das ECMS soll den Austausch und die Zusammenarbeit an Dokumenten jeder Art erleichtern.

Zu einer umfassenden ECMS-Architektur gehören fünf Komponenten, die ineinandergreifen:

Im Erfassungs-Modul geht es um das Sammeln und Aufbereiten der Informationen. Unabhängig davon, ob es sich um Papierdokumente oder Dateien handelt, werden die Dokumente in das System übernommen, um anschließend bearbeitet werden zu können. Das Erfassen der Dokumente erfolgt teils manuell oder kombiniert mit (halb) automatischen Systemen.

Die vollautomatische Übernahme funktioniert nur dann, wenn die Daten festen Standards folgen. Dies ist am ehesten bei Informationen aus ERP-Systemen, Online-Shops oder externen Anwendungen der Fall. Deren Datenstruktur ist bekannt und basiert auf einem definierten Standard oder XML-Schema. Ein einmal programmierter Filter bereitet die eingehenden Daten so auf, dass sie später wieder auffindbar sind.

Eine rein manuelle Erfassung kommt nur bei kleinen Dokumentenmengen infrage. Ein Dokumententyp, der lediglich viermal im Jahr auftritt, lohnt nicht die Entwicklung eines Filters oder Prozesses. Mit steigender Menge und Komplexität des Dokumententyps gerät die manuelle Übernahme in eine Sackgasse, weil die Zahl der Fehler steigt und die Arbeit nicht mehr zu bewältigen ist. Dann kommen halb automatisierte Verfahren zum Zug, wo etwa beleghafte Dokumente mittels optischer Zeichenerkennung beziehungsweise optischer Markierungserkennung bearbeitet werden. Die sich zwangsläufig dabei einschleichenden Fehler werden dann von Mitarbeitern manuell korrigiert. Innerhalb des Capture-Moduls erfolgt neben der rein physikalischen Aufbereitung der Daten auch die Klassifizierung und Einordnung der Dokumente in die Struktur des Unternehmens.

Zu einem ECMS gehören zwei Module, die nur scheinbar die gleiche Aufgabe haben. Store- und Preserve-Komponente speichern gleichermaßen Dokumente, aber mit unterschiedlichen Zielsetzungen. Im Store landen alle Daten, die nicht für eine langfristige Archivierung vorgesehen sind, zum Beispiel Mitschriften, Protokolle oder Produktkataloge.

Das Archiv (Preserve) ist dagegen den Daten vorbehalten, die von einem Unternehmen aufbewahrt werden müssen, und zwar so, dass zum Beispiel Behörden auch nach Jahren noch auf diese Informationen zugreifen können. Dafür zuständig sind alle Lösungen für die Langzeitarchivierung (zusammen mit der entsprechenden Hardware) und der revisionssicheren Archivierung. Wichtig dabei ist: Die Dokumente müssen so gespeichert werden, dass nachträgliche Änderungen nicht möglich sind.

Die Bereitstellungskomponente (Deliver) schließlich kümmert sich um die Ausgabe der Dateien aus den anderen drei Modulen. Die Daten werden für den Nutzer aufbereitet, zugleich wird der Zugriff darauf geregelt. So kann sich ein dazu berechtigter Mitarbeiter aus den eingegangenen Rechnungen eine Kopie im PDF-Format besorgen. Oder mittels der Produktdaten wird ein individualisiertes Anschreiben für einen Kunden generiert. Im Deliver-Modul ist auch die Logik untergebracht, mit der Daten transformiert werden.

In der Praxis kommt es eher selten vor, dass alle Module vorhanden und eingesetzt werden. Welche Module in welcher funktionalen Tiefe benötigt werden, ist wesentlich von den Geschäftsprozessen abhängig. In Firmen mit wenigen Mitarbeitern und nur einem Standort ist die Einführung einer Software für die Zusammenarbeit an Dokumenten (Collaboration) kaum sinnvoll, da wahrscheinlich so gut wie nie das gleiche Dokument parallel von mehreren Anwendern bearbeitet werden muss. Das sieht in größeren Organisationen mit vielen Standorten ganz anders aus.

In der zentralen Komponente des ECMS, dem Modul für das Management der Dokumente selbst, werden die durch Capture gewonnenen Informationen verwaltet, bearbeitet und genutzt. Hier erfolgt die Aufbereitung der Daten, sodass sie im Internet veröffentlicht werden können. Oder die Mit­arbeiter entnehmen ein Dokument, um es im Team zu bearbeiten. Das klingt trivial, ist aber ein komplexer Vorgang. Das Dokumentenmanagement macht die Informationen erst zugänglich. Seine Aufgaben sind:

Die Themen Cloud-Computing und Software as a Service gehen auch am ECMS-Markt nicht vorbei. Fast jeder Hersteller bietet inzwischen einen mehr oder weniger umfassenden Zugriff auf Dokumente über das Internet an oder stellt Kernfunktionen gleich direkt in der Cloud bereit.

Mit foxdox bietet d.velop beispielsweise ein eigenes Produkt beziehungsweise eine Ergänzung seines Portfolios an. foxdox wendet sich an alle Unternehmen, die ihren Kunden in einer sicheren Umgebung Dokumente zur Verfügung stellen wollen. Der klassische Anwendungsfall ist etwa das Angebot elektronischer Rechnungen, wie das inzwischen bei vielen Versorgungsunternehmen tägliche Praxis ist. d.velop hat dabei aber durchaus auch kleinere Organisationen und Selbstständige im Blick, die ihren Kunden auf elektronischem Weg Muster, Projektberichte oder andere vertrauliche Unterlagen zur Verfügung stellen wollen.

Ein weiteres prominentes Beispiel für das Vordringen der Cloud auch ins ECMS-Segment ist die auf Microsoft-Azure-Technologie beruhende DocuWare Cloud. DocuWare bietet damit ein Dokumenten-Management-System (DMS) an, das nach Nutzern und Datenvolumen abgerechnet wird, und verspricht, Compliance-Gesichtspunkte zu berücksichtigen.

Das von Microsoft als zentrale Plattform für die Zusammenarbeit in Unternehmen positionierte SharePoint hat eine derartig große Verbreitung, dass auch die Hersteller von ECMS nicht daran vorbeikönnen. Nahezu alle Anbieter haben eine Schnittstelle zum SharePoint-Server integriert, damit die Nutzer auch aus dem gewohnten Kontext auf ihre Archive zugreifen können.

Unternehmen, die SharePoint intensiv nutzen, sollten sich die jeweilige Schnittstelle aber genauer ansehen. Denn unter Schnittstelle verstehen die Hersteller durchaus Unterschiedliches. Bei der schlichtesten Form wird ein Dokumenten­archiv einfach in ein SharePoint-Portal eingebunden. Der Nutzer greift so auf die im DMS liegenden Dateien und Dokumente zu.

Deutlich mehr Nutzen, aber eben auch deutlich mehr Mühe in der Entwicklung, bringt die Einbindung des DMS als Speicherort in SharePoint. In diesem Fall legt der Anwender Dateien und Dokumente direkt im DMS ab. Damit lassen sich dann die Vorteile des DMS beziehungsweise ECMS wie die revisionssichere Ablage nutzen.

Einen besonderen Ansatz in diesem Zusammenhang wählt d.velop mit ecspand. Es dreht den Ansatz anderer Unternehmen um und erweitert nicht SharePoint um die ECMS-Funktionalität, sondern integriert das Microsoft-Produkt in sein eigenes Portal, um so die geteilten Dokumente und Informationen in den Workflow zu über­nehmen.

Der Markt für ECMS und DMS verteilt sich in Deutschland auf zahlreiche Lösungen und Unternehmen.

„Marktführer“ ist – statistisch gesehen – immer die Kategorie „Andere“. Denn: Mehr als ein Drittel des Marktes teilen sich Hersteller, deren Marktanteil weniger als 1,5 Prozent beträgt. Zu diesem Schluss kommen Umfragen immer wieder, zuletzt beispielsweise die AMA IT-Infrastruktur-Umfrage aus dem Jahr 2014.

Diese Zersplitterung des Marktes liegt unter anderem daran, dass sich die Marktteilnehmer als Lösungsanbieter verstehen und ihr Produktportfolio modular aufbauen.

Mit einem zweistelligen Marktanteil gehört die Easy Software AG zu den führenden Anbietern in Deutschland. Sie hat ihr Angebot nach den klassischen Aufgaben eines ECMS organisiert und bietet Einzelkomponenten an. Die beiden grundlegenden Bausteine sind dabei Easy Documents und Capture, die zur Umwandlung von beleghaften Archiven für elektronische Systeme dienen. Außerdem hält Easy Software Lösungen für das Bearbeiten von Eingangsrechnungen, das Führen elektronischer Akten und das Bearbeiten und Archivieren von E-Mails sowie ein DMS für ERP-Systeme (zum Beispiel von Microsoft, SAP oder Sage) bereit.

Das Flaggschiff des Unternehmens d.velop hört auf den Namen d.3ecm. Mit diesem Formular- und Workflow-Desi­gner lassen sich individuelle Geschäftsprozesse abbilden. Mit diesen wird etwa eingehende Post an die zuständigen Mitarbeiter verteilt oder Rechnungen durchwandern beleglos die notwendigen Stationen innerhalb des Hauses. Schnittstellen für die großen und bekannten ERP-Systeme wie SAP, Microsoft Navision, Axapta, Sage oder Infor sind dabei bereits vorhanden.

Der Hersteller DocuWare zählt zu den Unternehmen, die auf eine längere Geschichte im Bereich DMS und ECMS zurückblicken können. Bereits 1994 hat DocuWare mit Pressman ein Produkt für Privatanwender und Unternehmen lanciert, mit dem sich Zeitungsberge und das Archiv digitalisieren lassen sollten.

Rund um die zentrale Anwendung, die im Kern ein klassisches DMS ist, also das Anlegen von Archiven sowie das Einsortieren von Dokumenten und ihre Indexierung ermöglicht, offeriert DocuWare inzwischen eine ganze Reihe weiterer Module. Dazu gehören Schnittstellen zu Outlook, SAP, automatische Scan-Funktionen, die Erkennung von Barcodes und ein Workflow-Designer. So wird eine individuelle Lösung konfiguriert, die auch als Cloud-Lösung zur Verfügung steht.

ELO war ursprünglich die Abkürzung für Elektronischer Leitz Ordner und tatsächlich als eigener Geschäftsbereich des bekannten Büroartikelherstellers entstanden. Das ist zwar schon lange Geschichte, das Unternehmen ist aber nach wie vor stark im Mittelstand verwurzelt. Heute bietet es auch noch eine Lösung für Kleinunternehmen an. ELO­office kostet als Einzelplatzversion knapp 300 Euro. Es lässt sich dann auf einem Standard-Windows-PC installieren. Der ELO-Desktop integriert das DMS in die Microsoft-Office-Welt und steht ab den Professional- und Enterprise-Ver­sionen zur Verfügung. Diese sind beide als Client-Server-Lösungen konzipiert und erfordern einen Datenbank-Server im Hintergrund.

Auch OpenText gehört zu den Veteranen im Geschäft mit DMS. Durch Zukäufe und Übernahmen bietet die Firma inzwischen gleich eine ganze Reihe von bekannten CMS und DMS unter dem gleichen Dach an. Darunter werden unter anderem Systeme angeboten, die sich etwa im Verlagswesen einen Namen gemacht hatten, wie RedDot oder Vignette. OpenText ist kein Anbieter, bei dem der Kunde einfach „sein“ Produkt auswählt. Gerade durch die gewachsene Komplexität und Diversifikation der Produktpalette ist ohne Beratungsleistung kaum die optimale Lösung zu finden. Weltweit sind einige Tausend Mitarbeiter für OpenText tätig. In Deutschland hat die Firma einen Marktanteil, der um die 5-Prozent-Hürde herum liegt.

Neben den kommerziellen Produkten gibt es auch eine Reihe von freien ECM-Systemen. Die bekanntesten darunter sind Alfresco, Plone und Typo3. Jedes davon vereint mehrere Funktionen eines ECMS, allerdings in unterschiedlicher Tiefe. Alfresco hat seine Stärken als DMS, das auch mit offenen Büroanwendungen wie LibreOffice zusammenarbeitet. Plone und Typo3 wurzeln im CMS fürs Webpublishing, sind aber durch Erweiterungen funktional so gewachsen, dass sich die gespeicherten Daten auch fürs Veröffentlichen in anderen Medien eignen. Auch die Integration von Workflows ist mittlerweile teilweise möglich. Dennoch sollte vor der Entscheidung für ein freies System genau geprüft werden, welche Funktionen sich damit tatsächlich umsetzen lassen.

Ein DMS ist eine unternehmenskritische Anwendung. An der Nichteinhaltung der Vorgaben für die langfristige und revisionssichere Archivierung hängen zum Beispiel empfindliche Bußgelder. Und wenn erst einmal alle Dokumente und Informationen digitalisiert vorliegen, führt ein Ausfall des Systems zum Stillstand des Unternehmens.

Deshalb muss ein ECMS mit der gebotenen Umsicht ausgewählt werden. Bereits bei der Aufnahme der Anforderungen und Rahmenbedingungen kann das Hinzuziehen eines unabhängigen Beraters sinnvoll sein. Das gilt gerade auch bei der Erfassung bestehender Systeme, die mit dem DMS kommunizieren sollen.

Bei der Auswahl eines ECMS sollten einige Gesichtspunkte berücksichtigt werden:

---

ECMS-Experte Ulrich Kampffmeyer, Gründer und Geschäfts­führer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, über Sinn und Zweck von Enterprise-Content-Management-Systemen.

com! professional: Ist ein ECMS nur etwas für die großen Unternehmen?

Ulrich Kampffmeyer: Nein, keineswegs. Gerade kleinere und mittlere Unternehmen haben eher die Chance, sich die Funktionalität eines ECMS durchgängig nutzbar zu machen. Bei Großunternehmen ist es dagegen oft schwierig, einen unternehmensweiten Einsatz umzusetzen. Dabei muss man aber auch berücksichtigen, dass ein mittelständisches Unternehmen nicht alle Komponenten eines modernen ECMS benötigt.

com! professional: Sicher ist Ihnen das in Ihrer Praxis auch schon begegnet. Ein ECMS-Projekt scheitert. Wie kann ich das als Unternehmen vermeiden? Welche Stolpersteine gibt es?

Kampffmeyer: ECM-Projekte scheitern weniger aufgrund mangelnder Funktionalität als aufgrund von Übererwartung, Fehleinschätzungen, unzureichender Vorbereitung und nicht auf Digitalisierung eingerichteter Organisationen, Prozesse und Mitarbeiter. ECMS und DMS verändern die Arbeitsweise. Erfolg darf deshalb nicht am Abschluss des Projekts festgemacht werden, denn erst im Wirkbetrieb über einen längeren Zeitraum kommen die Effekte für Prozesse und Arbeitsweisen positiv zum Tragen.

Hinzu kommt, dass durch die Umstellung auf elektronische Prozesse und das Bereitstellen der Informationen in elektronischer Form ein langfristiger, kaum umkehrbarer Weg beschritten wird. Entscheidungen für eine ECMS-Lösung sind daher von genauso wichtiger strategischer Bedeutung für ein Unternehmen wie eine Entscheidung für eine andere unternehmenskritische Anwendung.

com! professional: Ein Blick in die Glaskugel: Wie werden sich ECMS-Lösungen und deren Markt entwickeln?

Kampffmeyer: Sowohl der Markt wie die Funktionalitäten ändern sich zurzeit erheblich. Die Cloud, die mobile Nutzung, die Integration von Social Media und die Veränderung der Bedienoberflächen etwa durch Apps üben auf die Anbieter einen starken Druck aus. Das ECMS wird dabei immer mehr zur Infrastrukturaufgabe. Lösungen aus der Cloud erleichtern gerade Selbstständigen, kleineren Unternehmen und Mittelständlern den Zugang zu solchen Lösungen, ohne dass sie sich selbst um einen aufwendigen Betrieb, technische Installationen oder Updates kümmern müssten.

Das Kürzel ECMS selbst wird vielleicht noch einige Jahre Bedeutung haben, aber letztlich geht alles in einem übergreifenden Informationsmanagement auf, das keine Unterscheidung zwischen Daten, Dokumenten und anderen Typen von Informationsobjekten mehr macht. Es gilt, generell die Infor­-ma­tion zu beherrschen und als Ressource im Unternehmen nutzbar zu machen.