Das können Office, Verse, Facebook at Work & Co.

Der Arbeitspsychologe Michael Aamodt von der Universität Radford skizziert in seinem Buch „Industrial and Orga­nizational Psychology: An Applied Approach“ die diversen Faktoren, die heute die tägliche Arbeit beeinflussen. Ein wichtiger Punkt taucht dabei immer wieder auf: „Wer am Arbeitsplatz mit veralteten Arbeitsmitteln und Methoden arbeiten muss, der wird weniger produktiv sein.“

Firmen weltweit haben das Potenzial moderner Bürohilfsmittel mehrheitlich erkannt. „Bis 2016 werden 50 Prozent der Großunternehmen ein Face­book-ähnliches Netzwerk besitzen“, sagte Gartner-Analyst Nikos Drakos vor zwei Jahren. Damals eine gewagte Prognose, die aber nach heutigem Stand vermutlich zutreffen wird. Drakos Nachsatz „30 Prozent der Netzwerke werden dabei genauso unentbehrlich sein, wie es heute E-Mail und Telefon sind“, ist noch gewagter.

Es sei denn, man erfindet die traditionellen Kommunikationsmittel komplett neu. Die marktführenden Hersteller und einige kleinere Anbieter gehen einen Mittelweg: E-Mail wird anders aufbereitet, Social-Tools ersetzen das Telefon. Zudem strebt auch Facebook selbst ins Business.

Microsoft baut sowohl seine Produktivitäts-Tools für die lokale Installation als auch das cloudgestützte Office 365 um. Die meisten Neuerungen betreffen die einfachere Colla­boration und das Automatisieren von Routinearbeiten. Im kommenden Outlook 2016 und in den Apps für Android, iOS und Windows Phone bekommen die User schneller einen Überblick über aktuelle Diskussionen sowie laufende Projekte und können diese umgehend bearbeiten. Der Clutter-Algorithmus von Outlook soll wichtige und unwichtige E-Mails für den Nutzer aussortieren. In Excel lassen sich wie in den üb­rigen Office-Anwendungen auch Dateien für die Teamarbeit freigeben. Anwender können dann in Echtzeit mitverfolgen, welche Änderungen die Kollegen vornehmen.

Als neues Mitglied der Office-Suite hat Micro­soft die Anwendung Delve lanciert. Das Tool soll ein Dashboard für jeden Mitarbeiter werden, das teils manuell zu pflegen ist, teils aber auch anhand des Benutzerverhaltens selbstständig dazulernt. Der Delve-Algorithmus – exklusiv in Office 365 – präsentiert dem Nutzer etwa Aktivitäten, Termine, Profile und Dokumente von Kollegen, die ihm in aktuellen Projekten helfen können.

Während Delve in der Cloud residiert, funk­tionieren Word & Co. auch künftig lokal. Die als neu angepriesenen Funktionen der On-Pre­mise-Produkte sind allerdings in Office 365 mehrheitlich schon umgesetzt oder werden demnächst geliefert. Mit dieser Strategie will es Microsoft den Kunden schmackhaft machen, ein Abo für die Cloud abzuschließen.

Das Collaboration-Konzept von IBM dreht sich um die Anwendung Verse. Mit dem Tool will Big Blue nichts weniger als die E-Mail-Bearbeitung abschaffen. „Ein durchschnittlicher Anwender verbringt täglich vier Stunden in der Inbox“, skizziert IBMs Senior Vice President Bob Picciano den Produktivitätsverlust. Diese „tägliche organisatorische Bürde“ soll Verse tragen helfen.

Auf der Ober­fläche fließen E-Mails, Termin­koordinaten, Adressbuchinhalte, Messaging und Social Feeds zusammen. Was für den User wichtig ist, identifiziert Verse selbst, indem die Software Hie­rarchie-Informationen aus der Organisation ausliest, Gruppen in E-Mail-Verteilern erkennt und das Antwortverhalten des Users protokolliert. Das Arbeiten mit Verse ist weniger auf klas­sische E-Mail als auf Messaging allgemein aus­gelegt. Wie ein User einen Kontakt oder eine Gruppe anspricht, entscheidet er je nach Art der zu transportierenden Botschaft. Die unterschiedlichen Kommunikationskanäle sind in Verse direkt eingebunden – etwa Chat, Filesharing, Instant Messaging und Video.

Beim Vertrieb von Verse wählt IBM einen ungewöhnlichen Weg: Die Software funktioniert nach dem Freemium-Modell, ist also zunächst kostenfrei. Jedermann kann sich einen Zugang zum Web-Tool besorgen und die Funktionen mit den eigenen Inhalten testen. Diese Praxis ist eher von Start-ups bekannt und im Enterprise-Umfeld sogar verpönt – Stichwort Schatten-IT. Womöglich findet Verse so aber neue User auch in Unternehmen, die ihre Mitarbeiter mit unzeit­gemäßer Software frustrieren. Den vollen Funktionsumfang und den ganzen Nutzen bietet die Lösung erst dann, wenn sie in Firmennetzwerke eingebunden und in Teams ver­wendet wird, etwa mit Hierarchiedaten und Verteilerinformationen.

Bei der unternehmensinternen Zusammen­arbeit werden mitunter auch sensible Infor­ma­tionen ausgetauscht. Manch ein IT-Leiter verweigert seinen Usern daher die Nutzung von Online-Plattformen. Dann kommen kleinere Anbieter ins Spiel, etwa Appway aus Zürich für den Schweizer Markt. Das Produkt Workspace Collaboration bringt Tools für den Dokumentenaustausch, die Echtzeitzusammenarbeit und die sichere Kommunikation (Chat und Diskussions­foren) mit. Die Weblösung will App­way mit verschieden starken Algorithmen verschlüsseln.

Datenspeicherung in Deutschland, Österreich und der Schweiz garantiert auch der österreichische Anbieter Faba­soft für die Cloud-Collaboration. In einem virtuellen Teamroom sollen Dokumente ausgetauscht, Inhalte abgelegt und Projekte koordiniert werden können. Für den einfachen Zugriff lässt sich ein Netzlaufwerk oder ein freigegebener Ordner in die normale Arbeitsumgebung integrieren. Der Anbieter will für adäquate Sicherheit sorgen, inklusive Einbindung ins Active Directory und ins firmeninterne Single Sign-on, und für ein digitales Auditing plus Versionskontrolle für die Inhalte. So soll auch Kunden und Partnern der Zugang zum Teamroom gewährt werden können.

Das krasse Gegenteil von hochsicherer Collaboration stellt in den Augen vieler das Business-Angebot von Facebook dar.

Facebook at Work ist als Online-Service und Smartphone-App realisiert, steht aber zurzeit nur einem eingeschränkten Testerkreis in den USA zur Verfügung. Angesichts der Geschwindigkeit, mit der das soziale Netzwerk neue Services vorantreibt, dürfte der globale Rollout nicht lange auf sich warten lassen. Gemeinsam mit dem Tochter­unternehmen WhatsApp kann Facebook ein attraktives Collaboration-Paket schnüren. Aber sind diese Plattformen auch unternehmenstauglich?

IDC-Analyst Jan van Vonno konnte Facebook at Work bereits testen. In einer Research-Note rät er CIOs, sich näher mit dem Dienst zu beschäftigen. „Facebook at Work und WhatsApp könnten zum ernsthaften Wettbewerber für Enterprise Social Software werden“, sagt Vonno. Für den Dienst sprächen klar die hohe Usability und die enorme Verbreitung. Auf der Negativseite sieht er neben Sicherheits­aspekten auch Widerstände bei den Mitarbeitern selbst. Sie müssten sich entweder eine professionelle Facebook-Identität zulegen oder akzeptieren, dass möglicherweise auch private Informationen im Firmen­umfeld geteilt werden.

Die Trennung von persönlichen und geschäftlichen Daten ist allerdings nicht nur bei Facebook ein Thema. Die Frage, wie damit umzugehen ist, haben sich User von Microsoft Office und IBM Verse ebenfalls zu stellen, genau wie ihre Administratoren. In kaum einem Szenario wird es gelingen, die beiden Bereiche strikt voneinander zu separieren. Angesichts der großen Freiheiten der heutigen Arbeitswelt mit Home­office und Open Workspaces dürften insbesondere im Collaboration-Bereich die Grenzen noch weiter verschwimmen – schließlich geht es um die Interaktion zwischen Menschen.