Die besten E-Mail-Dienste im Vergleich

Die E-Mail wird in regelmäßigen Abständen totgesagt. Doch die Realität sieht anders aus. Auf absehbare Zeit ist und bleibt die E-Mail das wichtigste Kommunikationsmedium im Unternehmensalltag. Und deshalb bleibt auch der Mail-Server ein zentrales Element der IT-Organisation.

Doch einen eigenen Server on Premise zu betreiben, erweist sich oft genug als Herausforderung: Nicht nur, dass professionelle Mail-Server wie Microsoft Exchange bei der In­stallation und Konfiguration wie auch im täglichen Betrieb viel Fachwissen und Erfahrung voraussetzen, auch der Zugang zum Mail-Server will richtig eingerichtet und betreut sein.

Schließlich wollen die Anwender nicht nur in der Firma, sondern auch unterwegs mobil auf ihre Nachrichten zugreifen können. Wer schon einmal einen Mail-Server samt DMZ (Demilitarized Zone) oder VPN-Zugänge aufgesetzt hat, der weiß, wie viel Arbeit und Know-how das erfordert.

Da bietet es sich an, über einen gehosteten Mail-Service nachzudenken, der dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern die Mail-Dienste zur Verfügung stellt. Man spricht auch von E-Mail as a Service beziehungsweise E-Mail in der Cloud.

Die meisten gehosteten E-Mail-Server sind Microsoft-Exchange-Lösungen oder Dienste, die versuchen, möglichst genauso zu arbeiten wie Exchange. Bei all diesen Ansätzen kommt also ein Mail-Server zum Einsatz, der im Rechenzentrum eines Providers steht. Das heißt, bei einer solchen ty­pischen Cloud-Lösung befinden sich die Daten der Nutzer und damit auch ihre Postfächer auf dem Rechner im Rechenzentrum.

com! professional stellt in diesem Vergleichstest unterschiedliche Ansätze für E-Mail as a Service vor und bewertet sie nach ihrem Nutzen für die Anwender: Welche Lösung aus der Cloud kommt zum Beispiel für welchen Anwenderkreis in­frage?

Wer bereits Outlook als E-Mail-Client nutzt, der sollte die Anschaffung eines Exchange-Postfachs, wie es der Provider 1&1 anbietet, ernsthaft in Erwägung ziehen. Damit stehen ihm etwa Features wie eine sehr einfache Synchronisation von Kalender- und Kontaktinformationen zwischen allen Mitarbeitern zur Verfügung.

Diese Vorteile bietet auch Microsofts eigene Cloud-Lösung Office 365, die natürlich ebenfalls – wie 1&1 – eine Kombination aus gehostetem Exchange-Server und Outlook-Client beziehungsweise Outlook Web App (OWA) verwendet.

Oder soll es doch besser ein E-Mail-Postfach ohne Exchange sein? Diese Form des E-Mail-Outsourcings ist in unserem Testfeld mit Ange­boten des Provider-Riesen Strato sowie des auf Unternehmenskunden spezialisierten Dienstes SpaceNet vertreten.

Die Testtabelle zeigt, wie nah die getesteten Dienste punktemäßig beieinander liegen – was nicht verwundert, da sich alle Anbieter auf professionelle Mail-Services als On-Premise-Ersatz spezialisiert haben. Der „Ausreißer“ im Testfeld – Eclipso – mag zwar die wenigsten Punkte erzielt haben, bietet aber für den Einstieg ein komplett kostenloses Basis-Produkt an.

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Eine wesentliche Rolle spielte im Test das Thema Collaboration. Ausgewachsene Collaboration-Features erfordern nämlich üblicherweise einen Microsoft Exchange Server im Hintergrund und das kostet stets mehr als vergleichbare Produkte. Zwar können sich Anwender auch ohne gemeinsamen Kalender gegenseitig Termine zuschicken – wie bei SpaceNet, Strato und Eclipso –, allerdings sehen sie dann nicht, ob der Mitarbeiter oder Kollege auch Zeit hat.

Das gegenseitige Zugreifen auf Adressbücher und Kalender ist für manche Aufgabenstellungen sehr wichtig – wer darauf nicht verzichten kann, der muss zu einem Exchange-Hoster wie Microsoft oder 1&1 greifen. Angemietete Exchange-Postfächer kosten pro Fach hochgerechnet mehr als Nicht-Exchange-Lösungen.

Mit knappem Vorsprung an die Spitze des Testfelds setzte sich die Lösung Mail 4.0 von SpaceNet. SpaceNet bietet alles in allem einen soliden Mail-Service für Unternehmenskunden. Nette Geste am Rande: Die Vertragsdetails stehen transparent als PDF-Datei auf der Homepage bereit.

Mail 4.0 setzt nicht auf Exchange. Für Kunden, für die es unbedingt Exchange sein muss, hat SpaceNet ein eigenes Cloud-Produkt namens Virtual Exchange im Portfolio. Optional gibt es von SpaceNet darüber hinaus eine professionelle Archivierung für E-Mail-Daten gemäß den Standards GDPdU, GoBS, AO, HGB 239 und SOX.

Aus früheren Tests wissen wir, dass das Angebot von SpaceNet noch einen weiteren Vorzug aufweist: Beim Schutz vor unerwünschten E-Mails greift SpaceNet auf die Produkte von IronPort zurück, einer zu Cisco gehörenden Spezialfirma. Ihr technisch ausgeklügeltes Filtersystem setzt zur Spam-Abwehr zusätzlich auf die Reputation der Mail-Server.

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Gerade kleinere und mittlere Betriebe ohne eigene IT-Abteilung profitieren von einer Hosting-Lösung aus der Cloud. Sie benötigen keinen lokalen Server und sparen auf diese Weise Kosten für Software, Hardware und Energie.

Zudem brauchen sie sich keine Gedanken darüber zu machen, wie sie bei Stromausfällen oder Elementarschäden die Sicherheit und Kontinuität ihrer E-Mail-Infrastruktur garantieren können. Auch um das für jedes Unternehmen überlebenswichtige Backup des E-Mail-Verkehrs muss sich ihre IT nicht selbst kümmern.

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All diese Aufgaben übernimmt das qualifizierte Fachpersonal des Providers, der seine Server in einem professionellen Rechenzentrum mit allen Sicherheitsmaßnahmen nach dem Stand der Technik betreibt.

Wir haben in diesem Vergleichstest fünf unterschiedliche E-Mail-Lösungen aus der Cloud vorgestellt und einem Praxis-Check unterzogen. Die getesteten Produkte liegen in der Punktwertung sehr dicht beieinander, haben aber jeweils ihre Besonderheiten. Mal stehen die Server in Deutschland, mal sind besondere Collaboration-Funktionen integriert, mal synchronisiert ein Dienst besonders geschmeidig.

Vor der Entscheidung für die eine oder andere Lösung empfiehlt sich deshalb unbedingt eine Testinstallation mit einer geringen Anzahl von Nutzern.

So lässt sich zuverlässig feststellen, ob die ausgewählte Lösung den Ansprüchen und Gegebenheiten im eigenen Unternehmen auch tatsächlich entspricht. Erst im Anschluss sollte die komplette Belegschaft auf die Cloud-Lösung umgestellt werden. Dann kann E-Mail as a Service gerade in Firmen, die bisher vor Cloud-Lösungen noch zurückgeschreckt sind, den  Einstieg in die Cloud bedeuten.

Für kleine Betriebe mit bis zu zehn Mitarbeitern kann schon die Anmietung eines Postfachs bei einem Provider ein erster Schritt in diese Richtung sein. Größere Unternehmen dürften sich dagegen eher gleich für einen kompletten gehosteten Mail-Server entscheiden – und wären sehr gut bedient damit.