Otixo Dokumenten-Manager im Test

Einen völligen anderen Ansatz als viele andere DMS-Dienste verfolgt Otixo. Aus dem üblichen Aufgabenkatalog greift es sich nur den Organisations-Part heraus, während andere Dienste den Speicher und die grundlegende Ordnerstruktur beisteuern müssen. In einem Umfeld, in dem fast jeder Anwender bereits mehrere Cloud-Speicher abonniert hat, ist dieser Ansatz durchaus sinnvoll.

Otixo bietet Anschluss an mehr als 30 Cloud-Speicher-Dienste, darunter auch Web.de, GMX und Stratos HiDrive. Daneben sind Anbindungen per FTP und WebDAV auch zu Cloud-Diensten möglich, die nicht zum unmittelbaren Partner-Pool gehören. Ein großer Vorteil im Umgang mit den direkt unterstützten Diensten ist allerdings, dass Otixo sich die Passwörter merkt. So hat man alle angebundenen Cloud-Laufwerke mit nur einem Login im Zugriff.

Bedient wird der Dienst über ein Browserinterface, alternativ stehen Apps für iOS, Android und Windows Phone zur Verfügung. Die Oberfläche zeigt zunächst in der Navigationsleiste nur die beiden Punkte „My Cloud Services“ und „My Spaces“ an, daneben dicke Pluszeichen.

Mit einem Klick auf das erste Plus fügt man seine vorhandenen Cloud-Speicher hinzu, die anschließend mit den bereits vorhandenen Ordnern in der Navigation angezeigt werden. In der Otixo-Oberfläche kann man dort nun neue Ordner anlegen, Dateien kopieren, verschieben, umbenennen, löschen, teilen, bearbeiten und verschlüsseln.

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Dabei greift Otixo für die Bearbeitung auf die Funktionen des Dienstes zurück, der die betreffende Datei hostet. Ähnliches gilt für die Dateivorschau mit Ausnahme einiger verbreiteter Grafikformate. Mit einem Rechtsklick auf den Dateinamen und der Auswahl „Launch in…“ öffnet sich ein neues Browserfenster, das den Inhalt der Datei anzeigt. Das geht in der Regel so flüssig, dass man den Wechsel kaum wahrnimmt.

Der Clou an Otixo sind allerdings die Spaces – virtuelle Verzeichnisse, die beliebige Dokumente aus allen verbundenen Diensten aufnehmen. Dabei verbleibt die Datei an ihrem Speicherort, während die Spaces einen Link enthalten, über den sie sich direkt ansprechen lässt.

So kann man Dokumente bestimmten Projekten zuordnen, ohne Kopien anlegen zu müssen. Die im Space verlinkten Dateien können dann gemeinsam mit anderen bearbeitet werden. Dazu gibt es neben einer Zugriffskontrolle und einer Kommentarfunktion im Space einen Activity-Stream, der alle relevanten Vorgänge und Änderungen festhält.

Fortgeschrittenere Funktionen wie Workflow-Management, Wiedervorlage oder Volltextsuche hat Otixo nicht im Angebot. Es eignet sich damit weniger als permanente Dokumentenverwaltung, bietet sich jedoch für temporäre Projekte an, bei denen unterschiedlichste Dokumente im Team betrachtet, besprochen und bearbeitet werden müssen.