04.08.2021
Zeitmanagement
1. Teil: „Alle Zeit der Welt“
Alle Zeit der Welt
Autor:
Shutterstock/natashanast;
Die Planung kann noch so gut sein. Oft bleibt Wichtiges liegen. Methoden zur Steigerung der täglichen Produktivität im Job.
Wer kennt das nicht: Man hat sich die Aufgaben, die es dringend zu erledigen gilt, für den Tag ganz genau vorgenommen – und am Ende dieses Tages ist man froh, wenn man auch nur einen Bruchteil davon geschafft hat, wenn überhaupt.
Wie es dazu kommt, weiss auch jeder: Hier klingelt das Telefon, da erscheint von Outlook die Benachrichtigung über eine neue E-Mail, über den firmeninternen Messenger erkundigt sich der Kollege nach einem gemeinsamen Kaffee, im nächsten Moment steht plötzlich der Product Owner mit einem neuen Thema neben einem et cetera …
Ist endlich mal wieder Ruhe eingekehrt, versucht man, seine Gedanken zum wiederholten Mal zu sortieren. Aber keine Sorge: Das im Geiste erstellte Konstrukt ist mit der nächsten Unterbrechung schon wieder weggefegt.
Dieser Artikel stellt im Folgenden Ansätze und Methoden vor, die zur Verfügung stehende Zeit besser zu nutzen.
Deep Work
Cal Newport, Professor für Informatik an der Georgetown University, widmet sich in seinem Buch «Deep Work» den Voraussetzungen, die erforderlich sind, um intellektuelle Arbeiten mit einem Höchstmass an Qualität zu liefern. Mit dem Begriff «Deep Work» bezeichnet er Konzentration auf die Arbeit, also den Umstand, sich ohne Ablenkung über eine längere Zeitdauer auf eine einzige Aufgabe zu fokussieren. Durch die Kombination aus a) ungestörter Zeit und b) der Fokussierung auf nur ein einziges Thema wird es möglich, in kürzerer Zeit qualitativ hochwertige Resultate zu liefern. Ganz anders also, als wenn permanent zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her gewechselt wird.
2. Teil: „Voraussetzungen für Deep Work schaffen“
Voraussetzungen für Deep Work schaffen
Das klingt einleuchtend und die Effekte sind vermutlich jedem bestens vertraut. Wie können jedoch die Voraussetzungen für Deep Work geschaffen werden?
Zunächst muss man sich klarmachen, mit wie vielen Themen man sich an einem Tag beschäftigt. Eine Technik dazu besteht darin, minutengenau zu notieren, was man den ganzen Tag tut. Das entspricht dem ersten von drei Schritten des «3-Step Process for Effectiveness», wie es Peter Drucker in «The Effective Executive» beschreibt.
Das sind in der Summe viele Störquellen. Vieles davon lässt sich jedoch relativ schnell in den Griff bekommen:
- Die Benachrichtigungen der Smartphone-Apps lassen sich mehr oder weniger einfach deaktivieren.
- Outlook kann so konfiguriert werden, dass kein Pop-up-Fenster erscheint oder dass ein Tray-Icon mit einem Briefsymbol angezeigt wird.
- Mittels einer Computer-Telephony-Integration-Softphone-Anwendung (CTI) kann der Modus «Nicht stören» aktiviert werden, der einen Anruf an die Voicebox leitet.
- Im Büro kann ein sogenanntes Busylight aufgestellt werden, eine Art Ampel, die manuell aktiviert oder mit dem Präsenzstatus der CTI-Anwendung synchronisiert wird und den Kollegen zeigt, ob ich ansprechbar bin (leuchtet grün) oder gerade nicht gestört werden will (leuchtet rot).
Bietet das Arbeitsumfeld zu viele Störgeräusche, kann beispielsweise «Focus Music» helfen, in einen ungestörten Bereich abzutauchen. Meine Selbsttests hiermit im Büro und im Home Office verliefen erfolgreich.
Viele Aufgaben
Häufig warten zahlreiche Aufgaben gleichzeitig auf ihre Bearbeitung, und schnell wird man verführt, zwischen den Aufgaben hin und her zu springen. Wie bereits zuvor beschrieben, stellt der häufige Wechsel des Fokus den grössten Fehler dar, der gemacht werden kann. Diesem Drang sollte nicht nachgegeben werden. Diskussionen im Team können das Bewusstsein stärken und man kann gemeinsam an den Rahmenbedingungen arbeiten.
3. Teil: „Planung “
Planung
Dan S. Kennedy empfiehlt in «Time Management for Entrepreneurs», die ungeplante Zeit zu minimieren, was die Grafik 4 verdeutlichen soll. Hilfreich hierbei sind Tools wie KanbanFlow, ein – wie der Name schon vermuten lässt – Kanban-Board, das auch als kostenfreie Variante verfügbar ist. Spaltenanzahl und Beschriftung können an die persönlichen Anforderungen angepasst werden. In meinem Fall je Arbeitstag eine Spalte (vgl. Grafik 5).
- Was habe ich heute erledigt?
- Was hat gut funktioniert?
- Was benötigt Optimierung?
Denn wie Brian Tracy in «Eat that Frog» schreibt: «If you give it less time, it will get done in less time. If you give it more time, it will get done in more time.» Das bedeutet, man kann und sollte sich selbst unter sportlich zu betrachtenden Druck setzen mit einem Zeitfenster, bis wann die Aufgabe abgeschlossen sein soll. E-Mails beziehungsweise Rückrufe werden zwischen den Aufgaben erledigt.
4. Teil: „Motivation, Aufschub, Ehrgeiz, Gewohnheiten “
Motivation, Aufschub, Ehrgeiz, Gewohnheiten
Eine Aufgabe in Angriff zu nehmen – und auch abzuschliessen –, fällt nicht immer leicht und häufig hört man, dass die Motivation für den Beginn fehle. Steve Chandler ermahnt in seinem Buch «Time Warrior» mit den Worten «Never wait for motivation!». Zunächst muss man aktiv werden, und im Anschluss kommt die Motivation (vgl. Grafik 7).
Viele Vorhaben erfordern angeblich einen unheimlichen Ehrgeiz. Das soll nicht infrage gestellt werden. Wenn diese Energie eine so begrenzte Ressource ist, sollte sie möglichst ertragreich investiert werden. Was sich hierbei anbietet, ist, Rituale für sich selbst einzuführen. Damit sind regelmässig wiederkehrende Aktivitäten gemeint. Diese sollten stets zur gleichen Uhrzeit (!) und über die gleiche Dauer durchgeführt werden. Ein Beispiel dafür ist, als erste Aktivität des Arbeitstages den eigenen «Plan my day»-Task in KanbanFlow mit dem Pomodoro Timer zu beginnen. Es dauert übrigens im Schnitt 66 Tage, bis ein solches Ritual zur Gewohnheit wird. Dann ist es aber relativ fest verankert.
3 Modelle
Business GPT - Telekom bringt KI-Angebot für Unternehmen
Mit ihren Business GPT-Angeboten will die Telekom eine sichere KI-Lösung für Geschäftskunden anbieten. Drei Modelle haben die Bonner dafür entwickelt – und die haben ihren Preis.
>>
Nach der Unify-Übernahme
Mitels kombinierte Portfoliostrategie
Der UCC-Spezialist Mitel bereinigt nach der Unify-Übernahme sein Portfolio – und möchte sich auf die Bereiche Hybrid Cloud-Anwendungen, Integrationsmöglichkeiten in vertikalen Branchen sowie auf den DECT-Bereich konzentrieren.
>>
Teldat-Tochter
Bintec Elmeg stellt den Betrieb ein
Auf LinkedIn teilt der Hersteller mit, dass Bintec Elmeg seine Aktivitäten in der DACH-Region einstellt. Die Sanierung sein gescheitert, so heißt es offiziell.
>>
Personen
Ecotel kündigt Generationenwechsel an
André Borusiak wird zum 1. Juli neuer Vertriebsvorstand, Christian van den Boom wird zum 1. September Finanzvorstand – und Achim Theis zieht sich aus dem operativen Geschäft zurück, bleibt Ecotel aber als Berater treu.
>>