Windows-Tipps zur schnelleren und einfacheren Datenverwaltung

Meine Kürzestversion eines Artikels übers Kopieren und Einfügen bräuchte ca. 100 Zeichen: «Markieren Sie einen Text, drücken Sie Ctrl+C, wechseln Sie ins Zieldokument und drücken Sie Ctrl+V». Fertig, Thema abgehakt, das nächste, bitte! Dass es damit nicht getan ist, zeigt sich in den folgenden Tipps.

Sowohl Windows 10 als auch Windows 11 bieten einen Zwischenablageverlauf. Auf Wunsch merkt er sich mehrere kopierte Textpassagen sowie Bilder und synchronisiert die Texte sogar zwischen all Ihren Windows-Geräten.

Öffnen Sie Start/System/Zwischenablage. Aktivieren Sie Zwischenablageverlauf sowie Auf allen Geräten synchronisieren, Bild 1. Markieren Sie in einem beliebigen Programm einen Text und kopieren Sie ihn mittels Ctrl+C. Kopieren Sie gleich noch eine zweite Textpassage.

Normalerweise würden Sie die Tastenkombination Ctrl+V drücken, um genau einen Text (den zuletzt kopierten) in ein Zieldokument einzufügen. Ist der Zwischenablageverlauf aktiviert, versuchen Sie es einmal mit den Tasten Windowstaste+V. In einem kleinen Fenster erscheinen die zuletzt kopierten Elemente; völlig unabhängig davon, ob es sich um Screenshots oder um Texte handelt, Bild 2. Beim Klick darauf fügt Windows das Element in Ihren Text ein.

Das klappt sogar geräteübergreifend. Sind Sie auf Ihrem Desktop-PC und dem Notebook mit demselben Microsoft-Konto eingeloggt, wird alles, was Sie kopieren, auf Wunsch mit Ihrem Microsoft-Konto synchronisiert. Damit könnten Sie einen Text, den Sie auf dem PC kopieren, auf Ihrem Notebook einfügen. Das klappt auch zwischen unterschiedlichen Windows-Versionen, wie ein Ausprobieren mit Windows 10 Home und Windows 11 Pro bestätigt hat.

Der Zwischenablageverlauf ist aus Datenschutzgründen sehr umstritten. Windows steckt einfach alles in den Verlauf, auch wenn Sie ein Passwort, eine geheime Geschäftszahl, ein unflätiges Wort, ein Bild oder eine Schimpftirade kopieren. Ist die Synchronisation aktiv, synchronisiert es diese Inhalte in Ihr Microsoft-Konto und von dort aus auf andere Geräte, mit denen Sie dasselbe Konto verwenden. Das kommt einem nicht nur gespenstisch vor, sondern kann unerwünschte Auswirkungen haben. Dies etwa dann, wenn Sie Privates und Geschäftliches mit dem gleichen Microsoft-Konto erledigen. Überlegen Sie es sich also sehr gut, ob Sie erstens den Verlauf überhaupt einschalten und zweitens auch die Synchronisierung aktivieren.

Sollen Dateien zwischen Ordnern kopiert oder verschoben werden, kennen Sie bestimmt die Klassiker: markieren, fürs Kopieren Ctrl+C drücken oder fürs Ausschneiden Ctrl+X, den Zielordner öffnen, mit Ctrl+V einfügen. Haben Sie Dateien kopiert, verbleiben diese am Ursprungsort und tauchen als Kopien am Zielort auf. Haben Sie hingegen die Dateien ausgeschnitten, verschwinden sie im ursprünglichen Ordner.

Das geht auch per Maus. Bloss: Wenn Sie die markierten Dateien per Maus von einem Ordner in den anderen ziehen – aufgrund welcher Kriterien entscheidet Windows, ob es die Dateien kopiert oder verschiebt? Ganz einfach: Es hängt vom Laufwerk ab. Liegen Ursprungs- und Zielordner auf dem gleichen Laufwerk (zum Beispiel beide irgendwo auf C:\), verschiebt Windows die Dateien standardmässig. Liegt der Zielordner auf einem anderen Laufwerk (etwa auf einer zweiten Festplatte), kopiert es die Dateien.

Das beeinflussen Sie mit einer von zwei Methoden: Ziehen Sie Dateien stets mit der rechten Maustaste in den Zielordner. Im Kontextmenü entscheiden Sie beim Loslassen der Maustaste, ob Sie die Dateien Hierher kopieren oder Hierher verschieben (oder gar nur eine Verknüpfung erstellen) wollen. Die zweite Methode ist jene für die Profis: Drücken Sie beim mäusischen Ziehen der Dateien die Shift-Taste, wird immer verschoben, ist es die Ctrl-Taste, wird immer kopiert – unabhängig davon, ob die Ursprungs- und Zielordner auf der gleichen Partition liegen.

Das Praktische: Microsoft Office versucht, Ihnen beim Kopieren und Einfügen von Tabellen- oder Text­inhalten unter die Arme zu greifen. Je nach Art und Weise, wie Sie etwas einfügen und welche Einstellungen vorliegen, verhält es sich etwas anders. Hierzu ein paar hilfreiche Tipps.

Ziehen Sie einen markierten Absatz per Maus von einem Dokument ins andere, erscheint dieser zunächst in der ursprünglichen Formatierung. Beachten Sie aber die kleinen Symbole der Einfügeoptionen, Bild 3. Das erste Symbol übernimmt den Text mitsamt seiner ursprüng­lichen Formatierung. Das heisst, Schriftart, -farbe und -grösse sowie Textauszeichnungen (wie fett) bleiben erhalten. Das zweite (mit dem blauen Pfeil) führt die Formatierungen zusammen. Klicken Sie dieses an, passt Word zwar die Schriftart und die Schriftgrösse des eingefügten Texts ans Zieldokument an, aber Textauszeichnungen wie fett oder kursiv bleiben erhalten. Die dritte Option steht für Nur den Text übernehmen. Das entfernt alle Formatierungen aus dem Textschnipsel und verpasst ihm die Schriftformatierung des Zieldokuments. Oder benutzen Sie die rechte Maustaste zum Kopieren und Einfügen? Auch mit ihr haben Sie Zugriff auf die Einfügeoptionen.

Tipp: Excel bietet Ihnen leicht andere Einfügeoptionen als Word. Sie können nicht nur die Formatierung beeinflussen, sondern zum Beispiel mit Nur Werte einfügen festlegen, dass nicht die kopierten Formeln mitkommen, sondern nur deren Resultate.

Kopieren Sie hingegen mittels Ctrl+C und Ctrl+V, unterdrückt Word die Einfügeoptionen. Stattdessen verhält es sich, wie in den Einstellungen festgelegt. Öffnen Sie Datei/Optionen/Erweitert und scrollen Sie zu Ausschneiden, Kopieren und Einfügen. Legen Sie das bevorzugte Verhalten fest, beim Einfügen innerhalb desselben Dokuments oder beim Einfügen zwischen zwei Dokumenten, Bild 4.

Markieren Sie in Word einen Absatz. Halten Sie Alt+Shift gedrückt und drücken den Aufwärts- oder Abwärtspfeil, um einen ganzen Absatz zu verschieben. In manchen anderen Programmen, wie zum Beispiel im freien ­Editor Notepad++ (notepad-plus-plus.org/downloads) klappt das auch – mit Ctrl+Shift.

Markieren Sie die Spalte oder Zeile. Halten Sie den Mauszeiger über eine der Begrenzungslinien der markierten Spalte (oder Zeile), damit der Cursor zum gekreuzten Pfeil wird. Halten Sie jetzt Shift gedrückt und ziehen Sie die Spalte oder Zeile mit gedrückter Maustaste an den neuen Ort. Auf diese Weise geht es am schnellsten.