Team-Kommunikation der nächsten Generation

Kommunikation ist nicht alles, aber ohne Kommunikation ist alles nichts. Das gilt in der Unternehmenswelt besonders - sei es die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern oder die mit Kunden und Partnern.

Während es vor ein paar Jahren noch darum ging, mit Hilfe von Telefonanlagen die Erreichbarkeit aller Mitarbeiter unter einer einheitlichen Rufnummer mit individuellen Durchwahlnummern sicherzustellen, setzen die meisten Firmen heute auf Unified Communications, kurz UC. Diese „vereinheitlichte Kommunikation“ verbindet auf einer gemeinsamen Plattform die verschiedensten Kommunikationskanäle wie Telefon, E-Mail, Messaging und - Totgesagte leben länger - das Fax. Unified Communications bezeichnet also eine Plattform, die all diese Dienste zusammenfasst.

Für den Unified-Communications-Trend gibt es unter anderem den folgenden Grund: Die Deutschen telefonieren immer weniger. Laut der „TK-Marktanalyse Deutschland 2018“ vom Verband der Anbieter von Telekommunikations- und Mehrwertdiensten (VATM) verringert sich das sogenannte Sprachverkehrsvolumen von Jahr zu Jahr. Während 2012 täglich noch 967 Millionen Sprachminuten abgingen, waren es im vergangenen Jahr rund 100 Millionen Minuten weniger pro Tag.

Der Kontakt mit Geschäftspartnern und Kunden wandert zu anderen Kanälen. Schon längst gehört es auch im Geschäftsleben bei vielen Unternehmen dazu, dass Service-Mitarbeiter anstatt über ein Call-Center etwa auch per Messenger wie WhatsApp erreichbar sind.

Unified Communications and Collaboration, kurz UCC, geht noch einen Schritt weiter und integriert neben den beschriebenen Kommunikationsdiensten auch Funktionen zur Zusammenarbeit - neudeutsch Collaboration. Dazu zählen zum Beispiel in einem Unternehmen das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten oder das Teilen von Bildschirminhalten. Virtuelle Arbeitsräume stehen als Hilfsmittel für eine effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit zur Verfügung. Je nach UCC-Lösungsanbieter kommt auch die entsprechende Hardware dazu wie Telefone oder Kameras für Videokonferenzen.

Und hier wird es für Unternehmen, die sich für ein UCC-Produkt interessieren, mitunter recht kompliziert: Jeder Anbieter von Kommunikationslösungen hat seine eigene Vorstellung davon, was unter Collaboration zu verstehen ist. Während für den einen als Mittel der Zusammenarbeit ein Messaging-Tool für Chats samt Präsenzanzeige ausreicht, verstehen andere unter Collaboration zusätzlich Filesharing-Tools oder gar umfangreiche Plattformen zur Zusammenarbeit wie Microsoft SharePoint. Die unterschiedlichen Ansätze lassen sich nur schwer auf einen Nenner bringen.

Selbst bei den Telefoniefunktionen fällt es manchmal schwer, den Überblick zu behalten: Je nach Anbieter gibt es neben Standardtelefoniegeräten für das klassische Festnetz auch mobile Lösungen und Software-Lösungen. Wobei hier die ständige Weiterentwicklung der traditionellen Telefonanlagen (Private Branch Exchange, PBX) hin zur IP-gestützten PBX in der Cloud (IP-Centrex oder Cloud-PBX) - in ihren verschiedenen Ausprägungen wie Private oder Public Cloud - bei fast allen Anbietern dazugehört.

Eine Bewegung ist auch bei den sogenannten SIP-Trunks zu erkennen. Diese verbinden eine Telefonanlage mit dem Internet und sind so quasi das Sprungbrett von der ISDN-
in die Voice-over-IP-Welt (VoIP). So erlauben SIP-Trunks den Unternehmen, ihre bestehende PBX-Infrastruktur aufzurüsten, um VoIP-Funktionalitäten zu nutzen. Bislang haben viele Anbieter von Cloud-Telefonanlagen gezögert, eigene SIP-Trunks anzubieten, und überließen dies den SIP-Providern. Inzwischen bieten aber einige Hersteller Komplettlösungen inklusive SIP-Trunk an, zum Beispiel Avaya.

Ein besonderes Augenmerk legen immer mehr Anbieter von Kommunikationsplattformen auf die Kommunika­tion via Browser. Chat, Audio- und Videokonferenzen, Desktop-Sharing oder Messaging - das sind die Anwendungen, die eine ganze Reihe von UCC-Anbietern über den Browser realisieren. Hierfür setzt man verstärkt auf den Standard Web Real-Time Communication (WebRTC), den heute alle gängigen Browser unterstützen.

Ein Vorteil von WebRTC ist vor allem die einfache Einbindung von externen Teilnehmern in die Kommunikations­infrastruktur. So können Audio- und Videokonferenzen mit nur einem Klick initiiert werden - auch über die Grenzen der vier Wände eines Unternehmens hinweg. Screen-Sharing wird damit ebenfalls deutlich einfacher, da die umständliche Installation diverser Plug-ins oder sonstiger Anwendungen bei Web­RTC überflüssig ist.

Doch bei allen Vorteilen, die WebRTC bietet: Es kann - zumindest derzeit - weder professionelle Konferenzplattformen noch traditionelle Telefonie vollständig ersetzen, da WebRTC nicht den Funktionsumfang dieser Systeme abbildet. Hinzu kommt zum Beispiel eine eingeschränkte Erreichbarkeit, etwa bei geschlossenem Browser.

Wenn sich ein Unternehmen für eine UCC-Lösung interessiert, dann fällt schnell auf: Viele Anbieter sprechen zwar von Unified Communications and Collaboration - eine umfassende UCC-Suite, die alles in einem zusammenfasst, haben sie aber nicht im Programm. Vielmehr bieten sie UC-Produkte an, die jeweils mit eigenen Ergänzungen oder Produkten von Drittherstellern zu einer UCC-Lösung werden.

Cisco: Das US-amerikanische Telekommunikationsunternehmen bietet gleich ein ganzes Portfolio an Tools für Communications und die Zusammenarbeit an. Dazu gehört beispielsweise die On-Premise-Lösung Cisco Unified Communications Manager (UCM), die auch cloudbasiert in der Cisco Hosted Collaboration Solution (HCS) zur Verfügung steht.

Ein weiteres Tool ist Cisco Webex Teams. Der Cloud-Dienst vereint virtuelle Meeting-Räume, Messaging-, Dateifreigabe-, Whiteboarding- und Videoanruffunktionen in einem Tool. Mit Webex Calling erweitert Cisco das Collaboration-Tool um umfangreiche Telefonie-Funktionen.

Lifesize: Der Cloud-Dienst bietet Unternehmen eine Videokonferenzlösung an, die sich per Desktop, mobil oder im Browser nutzen lässt. Im Unterschied zu vielen anderen Anbietern im UCC-Umfeld setzt Lifesize dabei keine eigene Hardware bei den Unternehmen voraus, sondern kombiniert seine Cloud-Plattform mit entsprechend kompatibler Soft- und Hardware. So arbeitet die Lifesize-Cloud mit den Kommunikationslösungen vieler Anbieter wie Cisco oder Polycom zusammen. Zudem gibt es Integrationen in Skype for Business, Outlook oder Slack.

Microsoft: Skype ist wohl eines der weltweit bekanntesten Kommunikations-Tools für Instant Messaging mit zusätzlichen Audio- und Video-Funktionen.

Microsofts Unternehmensvariante Skype for Business punktet vor allem durch die enge Verzahnung mit Office 365, das ohnehin bereits in vielen Betrieben im Einsatz ist. So stehen innerhalb der Office-Anwendungen zahlreiche Collaboration-Funktionen zur Verfügung. Skype wird als Public-Cloud-Dienst ange­boten. Skype for Business Server erlaubt auch einen On-Premise-Betrieb oder den hybriden Einsatz.

Als vollwertiger Ersatz für Skype for Business eignet sich auch Microsofts Collaboration-Suite Teams. Das Cloud-Tool ermöglicht Meeting- und Telefoniefunktionen mit bis zu 250 Teilnehmern, auch eine Teilnahme per Telefon ist möglich.

Mitel: Das kanadische Unternehmen ist nach eigenen Angaben weltweiter Marktführer im Bereich Geschäftskommunikation. Auch Mitel kombiniert eine UC-Lösung wie MiVoice Business mit einer Ergänzung, MiCollab, zu einer Lösung für Unified Communications and Collaboration. MiCollab stellt Mitarbeitern in einer einzigen zentralen Anwendung sämtliche Werkzeuge für Sprach- und Videokommunikation, Messaging, Präsenzinformationen, Audiokonferenzen, Mobilität und teambasierte Zusammenarbeit bereit. Dabei steht das UCC-Tool als On-Premise-Variante sowie in allen Cloud-Ausprägungen zu Verfügung - Private, Public oder Hybrid Cloud.