Smartsheet Projektplanung im Test

Smartsheet ist eine webbasierte Planungs-Software mit einem attraktiven Interface. Durch den Aufbau als Tabellen-Arbeitsblatt beschränken sich die Möglichkeiten nicht auf die Projektplanung. Alles, was in Listen oder Tabellen erfasst werden kann, eignet sich für die Umsetzung.

Ob es um einfache Kontaktlisten, die Darstellung einer Vertriebs-Pipeline, einen Abteilungsumzug oder die Organisa­tion des Betriebsausflugs geht, die Zugänglichkeit der Oberfläche lädt geradezu zur Planung ein. Jeder, der mit Excel umgehen kann, kommt auch mit Smartsheet sofort zurecht.

Einfache Zell- und Formatierungsfunktionen sind über eine ausblendbare Icon-Leiste am linken Rand erreichbar, Zeilenfunktionen wie Löschen oder Einfügen per Rechtsklick in die gewünschte Zeile. Für Anhänge, Kommentare und Alarme gibt es feste Spalten sowie eine eigene Menüzeile.

Kommentare können sich wahlweise aufs gesamte Arbeitsblatt oder einzelne Zeilen beziehen und lassen sich in einer Übersicht auch entsprechend darstellen. Anlagen kann man ebenfalls blattbezogen oder pro Zeile hochladen.

Gestartet wird entweder mit einem neuen, leeren Tabellenblatt, oder man importiert ein vorbereitetes Sheet aus Excel, MS Project, Google Apps oder Trello. Zudem bietet Smart­sheet zahlreiche fertige Vorlagen an.

Per Doppelklick auf eine Spaltenüberschrift öffnet man deren Bearbeitungsdialog, um Name oder Spaltentyp zu ändern. Zur Verfügung stehen Text/Zahl-, Kontakt- und Datumsfelder, außerdem selbst definierbare Dropdown-Listen, vorgegebene Symbol-Sets, Kontrollkästchen sowie eine automatische Nummerierungsfunktion, die man mit verschiedenen Optionen wie Prefix und Suffix gestalten kann.

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Darüber hinaus lassen sich in jedem Blatt Webformulare anlegen, die per E-Mail versandt oder in eine Website eingebaut werden können. Füllt der Empfänger das Formular aus, gehen seine Angaben als neue Zeile in die betreffende Tabelle ein. So lassen sich spielend einfach Umfragen durchführen.

Per Mausklick kann man seine Daten in unterschiedlichen Ansichten betrachten und bearbeiten. Neben der Tabellendarstellung stehen hier eine Kalender- und eine Kartenansicht zur Verfügung. Für Tabellen mit mindestens zwei Datumsfeldern ist außerdem die Gantt-Darstellung möglich.

Über sogenannte Sights kann man schließlich noch eine Art eigenes Dashboard definieren. Darin lassen sich zum Beispiel wichtige Kennzahlen aus anderen Tabellen zusammenfassen oder Links zu beliebigen Webadressen anlegen.

Smartsheet bietet drei Preispläne an. Für 9 Euro pro Nutzer und Monat erhält man 50 GByte Speicherplatz und kann bis zu zehn Arbeitsblätter gleichzeitig vorhalten. Nur ein Nutzer kann neue Blätter erstellen.

Den doppelten Speicherplatz, bis zu 150 Blätter und drei Ersteller-Lizenzen gibt es für 14 Euro pro Nutzer und Monat. Dazu kommen Extrafunktionen wie Berichterstellung, Be­nutzer- und Ressourcenverwaltung. Weitere Zusatzfunktionen, unbegrenzt viele Blätter und definierbaren Speicherplatz bietet die Enterprise-Version, deren Preis individuell auszuhandeln ist.