IT-Infrastruktur für Start-ups

Sicher ist die Gründerszene in Deutschland nicht mit der in den USA vergleichbar. Dennoch hat sich in den vergangenen Jahren auch hierzulande einiges getan. So verzeichnete das Bundeswirtschaftsministerium für 2015 rund 299.000 Existenzgründungen, deren Gründer von den Erträgen des Unternehmens ihren Lebensunterhalt bestreiten. Etwa 16 Prozent davon legten dabei mit einem Produkt oder einer Dienstleistung los, die als echte Neuheit auf dem regionalen, deutschen oder weltweiten Markt gilt.

Eine wesentliche Rolle für jedes Start-up spielt angesichts der alles erfassenden digitalen Transformation seine IT-Infrastruktur. Gerade für innovative Geschäftsideen ist sie eine unabdingbare Voraussetzung. Bei den begrenzten Mitteln junger Unternehmen darf sie aber auch nicht zu viel kosten – und muss flexibel genug sein, um Raum für Anpassungen des Geschäftsmodells zu lassen.

Von diesem Start-up-Ansatz können aber auch etablierte Unternehmen lernen, vor allem, wenn sie selbst innovativ sein wollen oder müssen.

Welche IT-Infrastruktur und welche Applikationen ein solches Start-up braucht, hängt wesentlich von Branche und Tätigkeitsfeld ab. Gründer im Bereich Biotechnologie benötigen beispielsweise Zugang zu hohen Rechnerkapazitäten, um aufwendige Simulationen durchführen zu können. Portale, die sich auf Preisvergleiche spezialisieren, sind auf schnelle Datenbanken angewiesen. Und wer eine tolle Idee im Bereich Gaming umsetzen möchte oder Apps für Freizeitsportler und Outdoor-Fans auf den Markt bringen will, wird das ohne Entwicklungsplattform und eine Projektmanagement-Lösung nur schwer realisieren können.

Viele Jungunternehmer haben allerdings in der Gründungsphase oft anderes im Sinn, als sich in die komplexe Materie moderner IT-Infrastruktur hineinzuarbeiten. „Start-ups sollten sich am Anfang auf ihr Kerngeschäft fokussieren“, betont denn auch Sebastian von Bomhard, Vorstand des Münchner Service-Providers SpaceNet, der etliche Start-ups und kleinere Unternehmen zu seinen Kunden zählt. „Für andere Unternehmensbereiche wie etwa IT, Steuern oder Marketing empfehlen wir Beratung und Dienstleistungsangebote. Das spart Zeit, verhindert Fehlentscheidungen und deckt Stolpersteine auf.“ Eine maßgeschneiderte IT- und Anwendungsumgebung ist somit für Start-ups einerseits unverzichtbar. Und doch gibt es auch typische Applikationen und Infrastruktur-Komponenten, die in den meisten Start-ups vorhanden sind.

Wir beschreiben im Folgenden die besonderen Anforderungen an die IT eines Start-ups und stellen für die wichtigsten Bereiche, von Office bis Sicherheit, jeweils einige Beispiele vor.

Im ersten Schritt empfiehlt es sich für jedes Start-up, zunächst grundsätzlich seinen Bedarf an IT-Komponenten zu ermitteln, also an Hardware, Applikationen und IT-Diensten. Für die meisten Unternehmen sind folgende Lösungen wichtig:

Hinzu kommen Client-Systeme (Notebooks, Smartphones), even­tuell Workstations für rechen­intensive Arbeiten, Breitband-Internet sowie eine Anbindung an das Telefonnetz, etwa über Voice-over-IP-Dienste.

Wenn der IT-Bedarf so weit geklärt ist, dann stellt sich die Frage, wo und auf welchen Systemen diese Applikationen vorgehalten werden sollen: im eigenen Unternehmen oder außer Haus im Rechenzentrum eines Service-Providers.

Der Ansatz, in Eigenregie eine IT-Umgebung aufzubauen, kommt wohl nur für Gründer infrage, die Erfahrung mit Servern, Netzwerken und dem Verwalten von IT-Systemen haben. Allen anderen bieten sich mittlerweile hervorragende Möglichkeiten durch Cloud-Infrastrukturdienste (Infrastructure as a Service), wie sie beispielsweise Amazon Web Ser­­vices (AWS), Google mit der Google Cloud Platform, Microsoft Azure oder IBM Softlayer bereitstellen. Unternehmen können dort nach Bedarf virtualisierte Server, Speicherplatz oder Datenbanken buchen und wieder abbestellen.

Unternehmen wie Host Europe, 1&1 oder Strato stellen wiederum dedizierte Server- und Storage-Hardware in ihren Rechenzentren zum Mieten bereit. Und wer ganz auf Nummer sicher gehen möchte, deponiert in einem externen Rechenzentrum seine eigene IT-Ausrüstung und verwaltet sie dort über eine Remote-Verbindung.

Cloud-Service-Provider wie AWS propagieren für Start-ups diesen Ansatz natürlich als beste Option: „Start-ups müssen nicht nur sparsam sein und trotzdem schnell skalieren können, sondern auch extrem flexibel agieren, um ihre Idee und deren Umsetzung jederzeit anpassen oder optimieren zu können“, sagt Constantin Gonzales, Principal Solutions Architect bei Amazon Web Services.

„Für solche Unternehmen stellen traditionelle Rechenzentren oder Hosting-Verträge ein Hindernis dar, da sie mit langfristigen Investitionen oder einer langen Bindung an einen Vertrag bei einem bestimmten Anbieter verbunden sind.“ Solche Verträge erhöhen Gonzales zufolge das Risiko für ein junges Unternehmen. Seine Lösung: „Flexible, schnell und weltweit verfügbare, sichere und zuverlässige Public-Cloud- Infrastrukturen.“

Dass die Zeit der Cloud-Dienste angebrochen ist, zeigt sich bereits sehr schön bei einem Blick auf die Office- und Kommunikationslösungen, die auf dem Markt verfügbar sind.

Anbieter wie Microsoft und Google forcieren derzeit vehement cloudbasierte Abonnement-Modelle. Die Vorteile: Je nachdem wie viele Mitarbeiter ein Unternehmen hat, lassen sich Services wie Microsoft Office 365 oder Google Apps for Work nach Bedarf buchen. Den Betrieb übernimmt der Provider. Der Nachteil: die Abhängigkeit von einem Provider und dessen IT-Infrastruktur. Fällt diese aus, steht gewissermaßen die IT-Umgebung des Nutzers still. Dieses Risiko wird allerdings relativiert durch den Umstand, dass die Backup- und Disaster-Recovery-Maßnahmen bei Service-Providern in der Regel ein deutlich höheres Niveau aufweisen als bei jedem Kleinunternehmen.

Als erste Office-Lösung tut es zu Beginn unter Umständen die Office-365-Business-Version für 8,80 Euro pro Nutzer und Monat. Sie bietet neben den bekannten Applikationen wie Word und Excel 1 TByte Online-Speicher auf OneDrive. Dafür fehlen der VoIP-Dienst Skype for Business und vor allen Dingen eine professionelle Lösung für E-Mail, Kalender und Kontakte. Die gibt es von Microsoft erst für 10,50 Euro monatlich mit der Premium-Ausgabe von Office 365.

Bei Google Apps for Work wiederum gilt der Ansatz „Das gesamte Paket oder gar nichts“. Denn Google stellt seine Sammlung von Tools für Zusammenarbeit, Kommunikation und Storage nur als All-in-one-Lösung bereit. Der Preis: 8 Euro pro User und Monat für die erweiterte Version. Sie enthält ein Online-Office-Paket, GMail, unbegrenzten Online-Speicherplatz auf Google Drive und mit Google Vault eine Funktion, mit der sich E-Mails, Chats und Dokumente nach Stichwörtern durchsuchen lassen. Ohne Vault und ohne unlimitierten Online-Storage kostet Google Apps for Work nur 4 Euro pro Nutzer und Monat. Ein kleines Unternehmen mit zehn Mitarbeitern kommt bei Google Apps for Works somit jährlich auf 960 Euro zuzüglich Steuer bei der erweiterten Version beziehungsweise auf 400 Euro bei der Basisausgabe (bei Vorabzahlung der jährlichen Gesamtsumme).

Wer sich nicht den US-Großkonzernen Microsoft oder Goo­gle anvertrauen will, für den kommt beispielsweise die Open-Source-Lösung Zimbra in Betracht. Diese Collaboration-, E-Mail- und Filesharing-Suite wird über Partner des amerikanischen Anbieters auch von deutschen Service-Providern bereitgestellt. Die Software lässt sich mit Unified-Communication-Systemen, etwa von Cisco, verknüpfen. Außerdem stehen Konnektoren für die Anbindung an Outlook, Exchange und ActiveSync bereit.

Sollte ein Start-up lieber auf eigene Server setzen, kann es Zimbra auch darauf implementieren. Außerdem sind Zimbra – und vergleichbare Tools – auch über die Cloud-Marktplätze von AWS und Microsoft Azure verfügbar.

Eine weitere Alternative kommt von Zoho, einem Unternehmen aus Kalifornien. Es hat nach eigenen Angaben ein „Betriebssystem“ für kleinere Unternehmen entwickelt, sprich eine Cloud-Suite mit allen zentralen Applikationen, von E-Mail und Office bis hin zur Verwaltung von Kundendaten und zum Finanzmanagement. Der Vorteil bei Zoho: Ein Großteil der Services ist für Start-ups mit bis zu zehn Mitarbeitern kostenlos verfügbar.

Office 365, Google Apps for Work und auch Zimbra enthalten bereits Funktionen für das Speichern und gemeinsame Bearbeiten von Daten in einer Cloud-Umgebung. Für diesen Zweck bieten sich aber auch spezialisierte Services an, etwa von Acronis, Citrix, Dropbox, Syncplicity, VMware und Box.net oder auch von dem deutschen Unternehmen TeamDrive.

Die Grenzen zwischen diesen Services und denen von Cloud-Service-Providern wie Microsoft sind fließend. So nutzt TeamDrive beispielsweise Microsofts Azure-Plattform, um darüber seine Sync- und Share-Software und Filerharing-Dienste anzubieten. Dies ist für ein Start-up-Unternehmen sicherlich ein einfacherer Weg, als das Programmpaket auf einem eigenen Server zu installieren. Allerdings sollten wichtige Dokumente oder Ordner in diesem Fall verschlüsselt werden, etwa mit Tools wie Boxcryptor des Augsburger Unternehmens Secomba. Um Daten von Nutzern vor Schadsoftware zu schützen, arbeitet TeamDrive mit dem deutschen Anti-Malware-Spezialisten G-Data zusammen.

Wer keine Scheu hat, Daten auf Servern eines US-Unternehmens zu speichern, kann Google GDrive, Dropbox oder vergleichbare Services nutzen. Mittlerweile ist dies auch ohne juristische Probleme möglich, weil die Europäische Union und die USA mit Privacy Shield eine Nachfolgeregelung für das obsolete Safe-Harbor-Abkommen gefunden haben. Somit dürfen nun auch Unternehmen aus dem EU-Raum personenbezogene Daten vorerst wieder auf Cloud-Servern in den USA speichern.

Unternehmen, die dennoch Zweifel haben, wählen Anbieter mit Sitz in der EU oder in Deutschland, die ihre Services über deutsche Rechenzentren anbieten. Beispiele dafür sind neben TeamDrive unter anderem Centerdevice (Dokumentenmanagement und Filesharing) und Strato.

Was den Stellenwert der Kundenbetreuung betrifft, sitzen Großunternehmen und Start-ups im selben Boot: Wer diesen Bereich vernachlässigt, bekommt Schwierigkeiten. Das gilt vor allem für Unternehmen, die ihre Services online vermarkten und deren Angebote daher leicht mit denen von Konkurrenten verglichen werden können. Ein effizientes Kundenbeziehungsmanagement (Customer Relationship Management, CRM) ist daher ein wichtiger Baustein der IT-Infrastruktur jedes Start-up-Unternehmens. Hier kommt in erster Linie ebenfalls eine Cloud-CRM-Lösung in Betracht.

Auch Branchenriesen wie Oracle und SAP haben dieses Marktsegment inzwischen für sich entdeckt. Doch deren Angebote sind stark auf die Anforderungen von größeren Unternehmen zugeschnitten.

Für Start-ups mit gehobenen Ansprüchen an eine CRM-Software, aber auch einem gut gefüllten Geldbeutel, ist Salesforce eine gute Wahl. Eine Basisversion für bis zu fünf Nutzer kostet 25 Euro monatlich. Wer auch noch Collaboration-Funktionen, mobilen Zugriff auf die Lösung und ein Kontaktemanagement haben möchte, der muss 75 Euro pro Monat und User einkalkulieren. Für das eine oder andere junge Unternehmen mag das zu viel sein.

Etwas preisgünstiger sind weniger bekannte Lösungen wie CRM 2016 von Zoho. In der Basisversion ist sie für bis zu zehn Nutzer kostenlos verfügbar. Sie arbeitet zudem eng mit anderen Applikationen des Anbieters zusammen, etwa einer E-Mail-Plattform und Social-Media-Anwendungen.

Speziell auf Start-ups zielt das CentralStationCRM des deutschen Anbieters 42he ab. Die Starter-Version für drei Nutzer und das Management von 200 Kontakten ist gratis. Praktikabler für ein Unternehmen mit Wachstumsambitionen ist die Small-Business-Ausgabe für bis zu zehn User, 3000 Kontakte und 3 GByte Daten. Sie kostet 39 Euro im Monat.

Welche CRM-Lösung letztlich infrage kommt, hängt von den Anforderungen und dem Budget ab. Empfehlenswert ist, sich Hilfe von einem Berater oder Business Angel zu holen, der Erfahrung mit Geschäftssoftware hat. Tipps dazu gibt es auch auf Gründer-Portalen im Internet.

Ein zentraler Punkt für ein junges Unternehmen ist eine solide Organisation. Das gilt insbesondere für die Abwicklung von Projekten, etwa die Entwicklung von Apps oder die Implementierung eines Online-Portals. Gerade Start-ups arbeiten in den meisten Fällen mit externen Partnern zusammen. Damit die Abstimmung mit allen Projektbeteiligten klappt, ist eine Projektmanagement-Software hilfreich. Wie schon bei den Collaboration-, Office- oder Filesharing-Lösungen gilt auch hier, dass sich im ersten Entwicklungsstadium eines Unternehmens ein Blick auf cloudbasierte Projektmanagement-Lösungen lohnt.

Zu den Services, die derzeit kostenlos verfügbar sind, zählt Agantty. Das Tool konzentriert sich auf Gantt-Charts. Über eine reine Projektplanung hinaus geht Bitrix24. Die Software steht als Cloud- und Self-Hosted-Version zur Verfügung. Sie bietet Collaboration-Funktionen wie einen gemeinsamen Dokumentenspeicher, CRM-Features und ein Chat-Programm. Das Professional-Paket für rund 200 Euro pro Monat stellt erweiterte Funktionen wie eine Arbeitszeiterfassung, Berichte und ein Records-Management zur Verfügung. Für ein Start-up sind jedoch an die 2400 Euro für eine solche Lösung eine Menge Geld. Gut, dass sich Bitrix24 vor einer Entscheidung anhand einer Free-Version gründlich prüfen lässt.

Für ein kleines Unternehmen mit besonders schmalem Budget kommt eine Lösung wie MeisterTask von MeisterLabs in München in Betracht. Schon die kostenlose Basic-Version bietet grundlegende Funktionen für das Projekt- und Aufgabenmanagement inklusive Checklisten und Kommentarfunktion. Die Profi-Variante mit erweitertem Funktionsumfang kostet 9 Euro pro User und Monat.

Ein Schwachpunkt vieler Kleinunternehmen ist, dass sie oft nicht über dieselben IT-Sicherheitsmechanismen und Backup-Techniken verfügen wie größere Firmen. Hinzu kommt laut Werner Richard, Business Consultant beim IT-Sicherheitsspezialisten Trend Micro, ein weiterer Faktor: „Kleine Unternehmen gehen oft sehr offen damit um, wenn Mitarbeiter einen gewissen Arbeitsstil mitbringen und auch die dafür benötigte IT-Ausrüstung.“ Ein Bring-your-own-Device-Ansatz (BYOD) habe aber zwei Seiten: Zwar profitiere das Start­up davon, dass weniger Anfangsinvestitionen in Notebooks oder Smartphones erforderlich seien. Andererseits verliere ein Unternehmen die Kontrolle über die Endgeräte, wenn jeder Mitarbeiter private Systeme einsetze.

Werner Richards Rat an Start-ups: „Technologisch betrachtet sollten schnell wachsende Kleinunternehmen zunächst auf einen umfassenden Grundschutz Wert legen. Dies gilt für die Absicherung der Clients.“ Danach sollten sie aber möglichst schnell eine zentrale Endgeräteverwaltung einführen, um Sicherheitsrichtlinien für alle Systeme durchsetzen zu können.

Eine solche Lösung sollte sich schnell und ohne hohen Aufwand erweitern lassen. Daher plädiert Richard auch dafür, die Client-Sicherheitssoftware inklusive Client-Management aus der Cloud zu beziehen – als Software as a Service (SaaS). Alternativ dazu kann das Security-Management auch einem externen Service-Partner anvertraut werden.

Nach Angaben des Security-Spezialisten Trend Micro erfolgen 90 Prozent aller externen Cyberangriffe über E-Mails, die mit Schadsoftware oder dubiosen Internet-Links verseucht sind. Daher sollte dieser Bereich gesondert betrachtet werden. Auch in diesem Fall hat ein Start-up die Möglichkeit, eine entsprechende Schutzsoftware als Service aus der Cloud zu beziehen. Sollte die Mitarbeiterzahl kräftig steigen, kann die Sicherheitsarchitektur so relativ einfach angepasst werden.

Das betrifft beispielsweise die Implementierung von Firewalls und Intrusion-Detection-Systemen. Insbesondere für Start-ups aus Branchen mit erhöhten Sicherheits- und Compliance-Anforderungen ist dies wichtig. Auch solche komplexeren Sicherheitssysteme lassen sich als Software as a Service aus der Cloud beziehen.

Welches Sicherheitsniveau ein Start-up benötigt und welche IT-Security-Maßnahmen getroffen werden müssen, kann jedoch oft nur eine Beratung durch Fachleute ergeben.

In puncto Backup und Disaster-Recovery ist für Start-ups aber in den meisten Fällen eine cloudbasierte Lösung derzeit der beste Weg. Backup-Lösungen wie etwa Acronis Backup 12 sichern mobile Systeme, Arbeitsstationen und Server (virtualisierte und physische) lokal oder in einem Cloud-Rechenzentrum. Alle Systeme lassen sich somit auf neuer Hardware oder als virtuelle Maschine im Cloud-Datacenter wiederherstellen.

Auch wenn für KMUs und Neugründungen auf vielen IT-Gebieten Cloud-Dienste erste Wahl sind, bleiben sie nicht in jedem Fall Cloud-Services auch treu. So die Beobachtung von Univention, einem Anbieter von Open-Source-Produkten für den Betrieb und die Verwaltung von IT-Infrastrukturen. Demnach beginnen nicht wenige Start-ups mit dem Aufbau einer eigenen IT-Umgebung, sobald sie die Startphase hinter sich gelassen haben. Oft sei das Ergebnis eine Hybrid Cloud, also eine Mischung aus hauseigener IT-Infrastruktur und Public-Cloud-Diensten.

Kein Wunder, dass Univention für solche Unternehmen mit dem Univention Corporate Server (UCS) eine Server- und Anwendungsumgebung auf Open-Source-Basis anpreist, die sich als Alternative zum Microsoft Windows Server versteht. Mit an Bord ist ein App Center mit rund 80 Anwendungen von E-Mail über Groupware bis hin zur Verwaltung von virtuellen Maschinen in der Amazon-EC2-Cloud. UCS kann über Partner von Univention als Cloud-Dienst genutzt werden, lässt sich aber auch auf eigenen Servern implementieren.

Univention-Geschäftsführer Peter Ganten zufolge lassen sich mit UCS die Kosten dem Unternehmenswachstum fle­xibel anpassen. UCS lasse sich einfach von KMUs nutzen, zugleich gebe es eine Enterprise-Lösung für große Organisationen. Dagegen seien viele andere Linux-Server Single-Server-Systeme, die nur begrenzt skalieren und nicht mehr genutzt werden könnten, wenn ein Start-up schnell zu wachsen beginne.

In eine ähnliche Richtung geht das Mainzer Start-up-Unternehmen ionas mit dem ionas-Server Small Business. De facto handelt es sich dabei um eine Private Cloud im Miniaturformat. Auf einem Standard-Server werden wesentliche Anwendungen vorinstalliert, die ein junges Unternehmen benötigt, wie E-Mail, Filesharing, CRM, Projektmanagement-Software, Firewall und VoIP-Anlage. Für ein System der mittleren Leistungsklasse mit Intel-Core-i5-CPU fallen rund 2500 Euro brutto an.

Welcher Weg ist nun der richtige – die weitgehende Verlagerung der IT in die Cloud oder doch, Systeme und Applikationen im eigenen Server-Raum zu behalten?

Für die Cloud spricht, dass sich damit schnell und günstig eine praktikable IT-Umgebung einrichten lässt. Das lässt Start-ups Raum für das eigentliche Geschäft: „Die Anschaffung, der Betrieb und die Wartung von IT-Hardware, Betriebssystemen und Applikationen entfallen oder können durch moderne Deployment-Techniken automatisiert werden“, so AWS-Mann Constantin Gonzales. „Dadurch werden mehr personelle Ressourcen frei, die für die Entwicklung neuer Angebote und innovativer Geschäftsideen eingesetzt werden können.“

Zu den möglichen Schwachstellen einer Cloud-IT zählt, dass sich schnell ein Wirrwarr unterschiedlicher Cloud-Dienste ergibt. Das erschwert den Überblick und das Management. Zudem kann es Sicherheits- und Compliance-Probleme nach sich ziehen, wenn Daten bei unterschiedlichen Online-Storage-Diensten gespeichert werden. Schwierigkeiten, etwa beim Datentransfer, können auch beim Wechsel von einem Cloud-Provider zum einem anderen auftreten.

Der Server im eigenen Haus bietet mehr Kontrolle über Applikationen und Daten, erfordert jedoch einen Administrationsaufwand, den sich Start-ups oft weder leisten wollen noch können. Zudem ist die Skalierbarkeit einer hauseigenen IT begrenzt. Sobald ein Unternehmen gut läuft, bietet sich dagegen der Aufbau einer Hybrid Cloud ab: Kritische Daten und Anwendungen werden in diesem Fall im eigenen Rechenzentrum bereitgestellt, Standarddienste dagegen aus der Pu­blic Cloud bezogen.