HR-Tools in der Cloud

Die digitale Transformation ist in aller Munde, die Bundeskanzlerin hat sie kürzlich gar als notwendigen Schritt zur Daseinsvorsorge bezeichnet. Allerdings schreitet die Umsetzung je nach Branche und Aufgabenbereich unterschiedlich schnell voran. Und selbst in Unternehmen mit ausgearbeiteter Digitalisierungsstrategie hinkt ausgerechnet eine besonders wichtige Ressource oft hinterher: Human Capital. In den Personalabteilungen, besonders in Europa, wird oft noch mit Insellösungen und ungeeigneten Programmen gearbeitet.

So sind softwaregestütztes Bewerber-Tracking und Kontaktmanagement in Nordamerika für 77 Prozent der Unternehmen bereits Standard, hingegen hat nur knapp die Hälfte der europäischen Firmen ein Applicant Tracking System (ATS) im Einsatz. Auf das Mobiltelefon als Rekrutierungsmedium und Bewerbungskanal setzen in Europa gerade einmal ein Fünftel der Unternehmen, während dieser Wert in Nordamerika und Asien immerhin bei gut einem Drittel liegt. Zu diesen Ergebnissen kommt Korn Ferry Futurestep, ein führender Spezialist für Rekrutierung und Recruitment-Process-Outsourcing, in einer Studie, für die Ende 2016 mehr als 1100 HR-Führungskräfte weltweit befragt wurden.

„Während die Digitalisierung in vielen Unternehmen in vollem Gange ist, drohen HR und Talent-Management den Aufsprung auf den fahrenden Zug zu verpassen“, stellt Jan Müller fest, bei Korn Ferry Futurestep verantwortlich für das EMEA-Geschäft. Als Grund vermutet er vor allem eine Diskrepanz zwischen Geschäfts- und Rekrutierungsstrategie.

Eine Ursache könnten aber auch einfach festgefahrene Strukturen und überholte Arbeitsmittel sein. Zumindest als erster Schritt in Richtung Digitalisierung der HR bieten sich in diesem Fall cloudbasierte Systeme an, da sie keine neue Hardware benötigen, weitgehend skalierbar und relativ günstig sind. Und sie versammeln alle nötigen Tools für erfolgreiches HR-Management vom E-Recruiting übers Bewerber-Tracking bis zum Talent- und Performance-Management an einem Ort.

Zu den Grundfunktionen einer solchen Lösung gehören das Führen einer Angestellten-Datenbank, die Archivierung der Personalakten und die Ausgabe von Übersichten und Organigrammen. Dank der in der Datenbank gesammelten Personalinformationen lassen sich wichtige Kennzahlen wie Standortdaten und Personalkosten rasch ermitteln.

Daneben decken HR-Systeme in der Cloud oft Bereiche ab, die zuvor gesonderte Anwendungen erforderten. Da wäre etwa das eingangs erwähnte Applicant Tracking System. Bewerber-Tracking schließt die Verwaltung von Stellenanzeigen, Bewerbungen und oft noch das Onboarding mit ein. Die besseren Systeme verfolgen einen Bewerber vom ersten Kontakt bis zu dem Zeitpunkt, zu dem er die Firma wieder verlässt. Die meisten übermitteln neue Stellenangebote automatisch an verschiedene Online-Jobbörsen und Social-Media-Seiten.    

Üblich ist ein Performance-Management, das sich im einfachsten Fall darin erschöpft, eine Aufzeichnung der Zielvorgaben des Mitarbeiters zu führen. Es kann aber in komplexen Lösungen auch die Zielverfolgung bis hinunter zu einzelnen Aufgabenstellungen übernehmen und beispielsweise automatisch eine direkte Verbindung zwischen Zielerreichung und der Zahlung von Erfolgsprämien herstellen.

Online-Training oder E-Learning kann hier ebenfalls angegliedert sein und Mitarbeitern helfen, ihre Ziele zu erreichen. Teils existieren auch Authoring-Tools, mit denen Firmen ihr eigenes E-Learning-Material erstellen können. Oft macht das System außerdem auf Zertifizierungen aufmerksam, die für bestimmte Aufgaben erforderlich sind.

Die meisten Systeme bieten zudem vorgefertigte Integrationen oder offene APIs, um den Zugriff auf andere HR-Systeme und relevante Dienste zu ermöglichen. Mobilität wird hingegen bisher oft noch nicht als Notwendigkeit angesehen, gewinnt aber an Bedeutung, wie die Korn-Ferry-Studie belegt.

BambooHR richtet sich gezielt an kleine und mittelgroße Unternehmen mit bis zu 1.000 Mitarbeitern Personalstärke. Diesen dient es sich als Rundum-sorglos-Paket an, das alle wichtigen Funktionen sowie einige Extras abdeckt. Ein durchorganisiertes, klares Design sorgt für einen einfachen Einstieg. Der Zugriff auf Funktionen wird rollenbasiert gewährt, System-Administratoren und Manager können im selben Interface mehr sehen und veranlassen als der Durchschnittsangestellte.

Jedem präsentiert sich aber beim Log-in ein gut organisiertes Dashboard mit Modulen wie Mitarbeiterdaten, Fehlzeiten, Dateien, Reports, Mobile Apps. Die Hauptnavigationsleiste verläuft oben quer und zeigt die wichtigsten Bereiche als Tabs an. In einer Spalte links sieht der eingeloggte Nutzer sein Foto sowie seine Kontakt- und Urlaubsdaten. Das übrige Dashboard ist in Kacheln aufgeteilt, die anstehende Trainings, letzte Aktivitäten oder Firmenankündigungen zeigen. Zu sehen ist auch, wer gerade im Urlaub oder auf Reisen ist und welche Jubiläen oder Geburtstage anstehen, dazu gibt’s diverse Statistiken und Links etwa zur Firmenwebsite. Online-Hilfe ist jederzeit verfügbar.

Inbegriffen ist ein ATS mit Integrationen zu über zwei Dutzend anderen HR-Software-Anbietern. Im Tab „Job Openings“ findet sich eine Liste der offenen Stellen, dazu Angaben zum zuständigen Vorgesetzten oder dazu, wie viele Bewerber es gibt. Beim Anlegen neuer Einträge wählt man in einem Template Parameter wie Jobtitel oder Dotierung über Drop-down-Felder aus und fügt per Text-Editor eine frei formulierte Stellenbeschreibung hinzu. Die Stellenangebote können per Klick auf Facebook, Twitter, LinkedIn oder Google+ geteilt werden und lassen sich auch automatisch an Online-Stellenvermittlungen wie Glassdoor übermitteln.   

Das Onboarding eines neuen Mitarbeiters gestaltet sich ebenso einfach. Über das Dashboard oder im Tab „Employees“ öffnet man wieder ein Template, in dem sich die nötigen Angaben bequem vornehmen lassen. Als System-Administrator findet man hier auch gleich einen Link, über den das Formular angepasst und erweitert werden kann. Der neue Mitarbeiter erhält dann eine E-Mail, die ihm erläutert, wie er sich mit seiner Personalakte verbindet, um nötige Ergänzungen der persönlichen Daten selbst vorzunehmen.

Die Einträge im „Employees“-Tab lassen sich in Listenform, als Verzeichnisse oder in Organigrammen mit Bild, Namen und Position anzeigen. Die Anzeige kann man jeweils nach Bedarf filtern. Klickt man den Namen eines Mitarbeiters an, wird dessen Personalakte aufgerufen. Hier finden sich Informationen wie Jobtitel, Gehalt, Einsatzort, Arbeitszeitkonto, Fortbildungsmaßnahmen und so weiter.

Im „Files“-Tab lassen sich oft gebrauchte Formulare und andere Dokumente online vorhalten. Apps für Android und iOS erlauben den mobilen Zugriff auf Mitarbeiterverzeichnis und Urlaubsplaner und halten darüber hinaus eine Reihe von Hilfen wie FAQs und Video-Anleitungen bereit. Außerdem bietet BambooHR einen vereinfachten Ansatz zur Erfassung von Leistungsbewertungen, der statt auf halbjährliche oder jährliche Beurteilungen auf ein permanentes Zielverfolgungssystem setzt. Es arbeitet mit einfachen Fragen wie „Was kann ich gut?“ oder „Wie kann ich mich verbessern?“, die vom Admin oder Vorgesetzten konfiguriert werden können. Sind konkrete Ziele vorgegeben, dann erhält der Mitarbeiter monatlich eine Erinnerungs-Mail. Alle Ergebnisse aus diesem Prozess gehen in eine Performance-Matrix ein, die dem Vorgesetzten in grafischer Form anzeigt, wer seine Top-Performer sind und welche Untergebenen zu wünschen übrig lassen.

Obwohl BambooHR stark auf US-amerikanische Verhältnisse ausgerichtet ist, lässt es sich doch auch im deutschen Sprachraum gut einsetzen. So kann die Anzeige komplett auf Deutsch umgestellt werden und das System unterstützt internationale Währungen. Vielleicht noch wichtiger ist allerdings die Tatsache, dass nahezu alle Formulare und Dokumente frei anpassbar und konfigurierbar sind. Über konkrete Preise schweigt sich der Anbieter aus, sie müssen erfragt werden.

Das 2015 gegründete Start-up HeavenHR möchte ebenfalls als All-in-one-Lösung vornehmlich für Mittelstandskunden verstanden werden. Im Gegensatz zu BambooHR vermisst man hier aber ein Recruiting- und Applicant-Tracking-Modul. Der Mitarbeiterlebenszyklus beginnt hier mit dem Onboarding, das neue Kräfte mit einem Assistenten durch den Vorgang führt. Via Mitarbeiterportal erhält jeder Zugang zu seiner eigenen digitalen Personalakte und kann sie selbst pflegen.

Die weiteren Funktionen heißen „Urlaub & Abwesenheiten“, „Zeiterfassung“, „Lohn & Gehalt“, „Inventar“, „Gesundheit & Vorsorge“, „Berichte“ sowie „Partner“. Diese Module, die in der Übersicht als Kacheln angezeigt werden, kann der Admin nach Bedarf aktivieren oder abschalten und konfigurieren.

Zu jeder Personalakte können beliebige Dateien als Anhänge hinzugefügt werden. Filter bewahren den Überblick auch bei zahlreichen Anhängen. Sensible Dokumente lassen sich gegen unbefugte Zugriffe schützen. Ein flexibles Rechtemanagement regelt, wer welche Dateien sehen oder bearbeiten darf. In übersichtlichen Organigrammen lassen sich Firmenhierarchien abbilden und Teams organisieren.

Eine Kalenderansicht zeigt alle Urlaube, Krankheiten und Abwesenheiten an. Diese Ansicht lässt sich für Vorgesetzte auf die Mitarbeiter beschränken, die zu ihrem Bereich gehören. Jeder Angestellte hat sein eigenes Arbeitszeitkonto mit Fehlzeiten und Urlaubstagen im Blick und kann direkt aus dieser Ansicht heraus etwa einen Urlaubsantrag stellen. Vorgesetzte wiederum können Anträge direkt in der unternehmensweiten Abwesenheitsübersicht genehmigen.

Durch die Integration von Zeiterfassung und Lohnabrechnung ermöglicht das System die automatische Berechnung von Lohn- und Bonuszahlungen. Dabei ergibt sich die Bezahlung von Festangestellten aus den Vertragsdaten, für Stundenlöhner aus der Zeiterfassung. Die automatisch errechneten Löhne können jederzeit noch bearbeitet oder ergänzt werden, erst der Monatsabschluss schafft feste Tatsachen. Lohndokumente werden automatisch hochgeladen, archiviert und bleiben auch für ehemalige Mitarbeiter nach Vertragsende zugänglich.

Berichtsfunktionen wie Statistiken, Mitarbeiterveränderungen oder E-Mail-Erinnerungen runden HeavenHR ab. Alle Mitarbeiterdaten sowie auch Urlaubsanträge, Zeitbuchungen oder Inventardaten lassen sich zudem ins Excel-Format exportieren.

Die Preise für HeavenHR sind nach Mitarbeitern gestaffelt und beginnen bei 29 Euro pro Monat für ein Unternehmen mit bis zu 15 Beschäftigten. Die inte­grierte Lohnabrechnung kostet 9,90 Euro pro Mitarbeiter und Monat, das Zeiterfassungsterminal schlägt mit 2 Euro pro Mitarbeiter und Monat extra zu Buche.

Wie der Name ahnen lässt, stellt Recruitee den Rekrutierungsvorgang in den Mittelpunkt seiner Lösung. Ein „Karriereseiten-Editor“ ermöglicht es, mit wenigen Klicks attraktive Karriereseiten mit eigenem Branding aus vorhandenen Modulen aufzubauen und in die Firmenwebsite zu integrieren. Zahlreiche Vorlagen vereinfachen das Erstellen von Stellenanzeigen, die durch konfigurierbare Bewerbungsformulare ergänzt werden, mit denen sich etwa auch ein Pre-Screening per Multiple-Choice-Verfahren durchführen lässt.

Die Integration diverser Jobbörsen und sozialer Netzwerken ermöglicht die Veröffentlichung der Anzeigen auf einem breiten Forum. Recruitee bietet außerdem diverse grafische Auswertungsfunktionen, mit denen sich beispielsweise feststellen lässt, woher die besten Bewerber kommen. Hiring-Teams, die proaktiv nach Jobkandidaten suchen, können mit einer kostenlosen Erweiterung eine Datenbank mit potenziellen Kandidaten füllen, indem sie deren Daten von beliebigen Webseiten importieren. Über Tags und Filter lässt sich die Datenbank bei Bedarf schnell nach geeigneten Kandidaten durchforsten, auch wenn sie einen großen Umfang erreicht. Durch Bewertungen, Kommentare und interne Notizen können sich die Teammitglieder über die Kandidaten verständigen. Unterschiedliche Nutzerrollen helfen dabei, den Prozess zu strukturieren.

Bewerbungen und Lebensläufe landen in der „Job Mailbox“ oder werden im PDF-, Word- oder Text-Format manuell hochgeladen. Das System konvertiert die Lebensläufe dann automatisch in Bewerberprofile. In der „Job Pipeline“ lässt sich der Status der Bewerbungen auf einen Blick verfolgen. Jeder Bewerber erhält hier eine Art Icon mit Namen und Bild, das sich per Drag and Drop manuell oder auch über konfigurierbare Abläufe zwischen Kategorien wie „beworben“, „befragt“ und „eingestellt“ verschieben lässt. Ein Klick aufs Icon in dieser Ansicht öffnet das ausführliche Profil. Auch für mobilen Zugang per iOS- oder Android-App ist gesorgt.

Recruitee bietet vier Preispläne, die sich nach der Zahl aktiver Stellenangebote und Talent-Pools unterscheiden. Die preisgünstigste Option für 19 Euro pro Monat erlaubt nur ein Jobangebot, die nächste Stufe mit vier aktiven Jobs und Pools kostet bereits 49 Euro monatlich. Unbeschränkt sind stets die Zahl der Teammitglieder und der erfassten Kandidaten.

Softgarden konzentriert sich bei seiner Cloud-Lösung ebenfalls auf den Recruiting-Prozess von Stellenausschreibung über Bewerbung und Bewerberauswahl bis zur Einstellung des neuen Mitarbeiters. Eine Besonderheit ist, dass der Anbieter beide Seiten bedient: Über das Softgarden Talent Network erhalten Bewerber die Möglichkeit, ihre Profildaten online zu hinterlegen. Sie können sich dann jederzeit bequem per Klick auf eine ausgeschriebene Stelle bewerben, aber auch ihr Profil für ausgewählte Unternehmen freigeben. So soll ein Pool motivierter Jobsuchender vorgehalten werden, in dem Firmen aktiv nach Kandidaten suchen können.

Zum Funktionsumfang des Tools gehört die Gestaltung eine Karriere-Seite für die Unternehmens-Website, die direkt mit der Anwendung verknüpft ist. Ein Stellenanzeigen-De­signer ermöglicht die Gestaltung ansprechender Anzeigen, die sich neben der eigenen Karriere-Seite per Klick an diverse Jobbörsen und soziale Netze übermitteln lassen. Die Anzeigen werden dabei automatisch für die Darstellung auf Smartphone, Tablet, Laptop oder PC optimiert.

Das Bewerbermanagement ist um eine Statusübersicht herum organisiert. Auf einen Blick sieht man Foto, Namen, Ausbildung und Qualifikation des Bewerbers. Darunter lassen sich Details wie Lebenslauf, Anschreiben, bisherige Korrespondenz oder Kommentare von anderen Mitgliedern des Rekrutierungsteams ausklappen. Auch ob und mit welchem Ergebnis sich der Kandidat bereits früher beworben hat, ist sofort ersichtlich. Eine Statusbox gibt Auskunft über den Stand der Bewerbung und ermöglicht etwa den Versand von Erinnerungs- oder Bestätigungs-Mails aus der Übersicht heraus.

Dass jedem Bewerber ein ganzes Hiring-Team (auch mit definierten Nutzerrollen) zugewiesen werden kann, ermöglicht einen effizienten Austausch über die interne Kommentar- und Bewertungsfunktion zum Beispiel zwischen Anwerbern, HR-Managern, Abteilungsleitern und Geschäftsleitung. Außerdem informiert das System automatisch über Updates oder Verzögerungen im Bewerbungsprozess.

Softgarden bietet fünf Preispläne ab 145 Euro pro Monat an, die jeweils Zugang für unbegrenzt viele Nutzer bieten und nach der Anzahl der parallel offenen Stellenanzeigen gestaffelt sind.

Sage HR Online will sich als cloudbasierte Standardlösung für das Recruiting im Mittelstand etablieren. Das Anfang 2015 gelaunchte Tool soll den Personalbeschaffungsprozess, die Weiterentwicklung von Mitarbeitern und das Performance-Management verbessern helfen.

Weitere Module der HR Suite wie Personalabrechnung oder Zeitwirtschaft lassen sich nach Bedarf hinzubuchen, sodass man mit Sage eine vollständige Personalverwaltung schrittweise aufbauen oder sich auch auf bestimmte Lösungsbereiche beschränken kann. So umfasst das Modul „Bewerbermanagement“ Stellenausschreibungen inklusive der In­tegration von Online-Stellenbörsen, prozessbasierte Bewerbungsabläufe und die automatisierte Übernahme von Bewerberinformationen, etwa das Auslesen von Lebensläufen. Die zuständigen Abteilungsleiter oder Recruiter können Status und Daten ihrer Bewerber jederzeit in übersichtlichen Zusammenfassungen einsehen. Ein Mitarbeiterportal soll als Firmen-Intranet für bessere Kommunikation sorgen.

Führungskräfte beteiligen sich hier direkt an Vorgängen wie Mitarbeiterentwicklung, Zielvereinbarung, Budgetierung oder Rekrutierungsverfahren. Mitarbeiter finden an dieser Stelle Informationen, Tools und Dienste, die sie bei der täglichen Arbeit unterstützen. Eine Android-App ermöglicht darüber hinaus den mobilen Zugriff.

Im Modul Personalmanagement sind das Mitarbeiterportal und die digitale Personalakte enthalten. Eine individuelle Rechteverteilung sorgt dafür, dass jeder die eigene Personalakte jederzeit per Mausklick einsehen kann und Führungskräfte Zugriff auf alle für sie relevanten Akten haben. Die Abteilung Personalentwicklung soll Kompetenz- und Qualifikationsdefizite sichtbar machen sowie Planung und Organisa­tion von Weiterbildungsmaßnahmen ermöglichen. Über das Portal lassen sich die Mitarbeiter in den Prozess einbeziehen, indem hier etwa Antrags- und Genehmigungsverfahren abgewickelt werden. Die Möglichkeit zur Vorbereitung und Dokumentation von Mitarbeitergesprächen etwa durch die Definition von Gesprächsleitfäden sowie eine Reihe individueller Auswertungsmöglichkeiten in einem Dashboard runden dieses Modul ab.

Der Preis für den Einsatz der Sage HR Suite richtet sich nach der Anzahl der Mitarbeiter im Betrieb und dem Umfang der genutzten Module.

Recruit ergänzt das umfangreiche Angebot an Cloud-Anwendungen von Zoho um ein Modul für Headhunter. Es ist als solides ATS-Tool speziell dann zu empfehlen, wenn man bereits andere Zoho-Dienste nutzt. Mit diesen arbeitet es erwartungsgemäß gut zusammen und man kann dank Single Sign-on auf CRM, Recruit, People (Zohos Performance-Management-Tool) und weitere Zoho-Apps unter derselben Oberfläche zugreifen. Da dann alle voll integriert sind, erfordert die Datenübernahme von einem Tool ins andere nur einen Klick.

Die Einstiegs- oder „Home“-Seite von Recruit ist ein Dashboard, auf dem man diverse Widgets per Drag and Drop arrangieren, entfernen, hinzufügen oder bearbeiten kann. Diese Funktionalität existiert jedoch nur für diesen Home-Screen, andere Seiten sind sehr viel statischer und lassen sich nur über die Funktion „Customization Settings“ anpassen.  So kann man etwa weitere Dashboards für Tabellen, Grafiken oder Stellenangebote einrichten, diese aber nicht einfach per Drag and Drop verändern. Interessant ist ein Dashboard, über das sich Social-Media-Aktivitäten von Bewerbern und Arbeitgebern auf Twitter oder Facebook verfolgen lassen.

Die aktiven Stellenangebote listet Recruit chronologisch anhand des geplanten Einstellungstermins, zu dem die Position zu besetzen ist. Angezeigt werden der zuständige Re­cruiter, das Zieldatum, der Status, der Arbeitsort und der Name der Firma beziehungsweise Abteilung. Ruft man eines der Angebote auf, dann gesellt sich zu diesen Angaben eine ausführliche Aufzählung aller weiteren mit der Stelle verbundenen Informationen. Diese Liste kann eingeklappt werden, um den Blick auf ein Aktivitäts-Log, vorhandene Bewerber und die Termine geplanter Vorstellungsgespräche freizugeben.

Vergleichbar ausführlich sind auch die Bewerberangaben. Öffnet man ein Bewerberprofil, erhält man einen Überblick über alle erfassten Angaben wie Name, Bewerbungsfoto, Social-Media-Links, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Unter den Kontaktinformationen sind alle Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Bewerberkonto erfasst.

Die Informationsfülle hat Vor- und Nachteile. So muss man bei Zoho weniger hin und her klicken als bei manch anderem Tool. Dafür scrollt man mehr und die Darstellung ist weniger gefällig als bei Tab-basierten Oberflächen. Positiv ist wiederum zu vermerken, dass man die darzustellenden Angaben weitgehend eigenen Bedürfnissen anpassen kann – allerdings nicht direkt in den Formularen, sondern etwas umständlich über das „Customization Settings“-Menü. 

Wie bei Zoho üblich existiert eine kostenlose Option mit Grundfunktionen, sie erlaubt einen Recruiter und bis zu fünf offene Stellenangebote. Zusätzlich zur Möglichkeit, diese einzugeben, zu publizieren und zu verfolgen gibt’s noch fünf anpassbare E-Mail-Templates.

In der Version für 25 Dollar pro User und Monat lassen sich bis zu 100 Stellen verwalten und man erhält Zugriff auf weitere Funktionen wie Analysen, Berichte, diverse Anpassungsmöglichkeiten und die Integration mit Facebook, LinkedIn und Twitter.

Für 50 Dollar je Nutzer und Monat schließlich ist die Zahl der Zugriffsberechtigten und der Jobange­bote unbegrenzt, zudem steht dann der komplette Funktionsumfang zur Verfügung.