Drooms Virtueller Datenraum im Test

Die meisten Dataroom-Lösungen arbeiten aus dem Webbrowser heraus. Drooms geht einen anderen Weg und fordert vom Benutzer zunächst Download und Installation von nativen Client-Programmen. Die gibt es für Windows, OS X, iPhone und iPad. Android unterstützt Drooms derzeit nicht. Seit 2013 gab es bei dem Windows-Client nur einen Versionssprung von 1.1.10 auf 1.1.11. Aktuell, so der Her­steller, läuft der Endspurt für die Entwicklung einer neuen Version.

Die Installation auf einem Mac-Testrechner begann mit einer Fehlermeldung, weil die Identität des Entwicklers nicht bestätigt werden konnte. Kein Beinbruch, da in den System­einstellungen umstellbar, aber doch ein Fauxpas für eine Software, die sich die Bereitstellung von sicheren Datenräumen auf die Fahne geschrieben hat. Davon abgesehen funktionierte dann alles tadellos. Hilfreich für Einsteiger ist das Handbuch, das in fünf Sprachen verfügbar ist.

Die Bedienung war wegen der verschachtelten Menüstruktur zunächst etwas gewöhnungsbedürftig. Es dauerte zum Beispiel einige Zeit, bis wir den Befehl zum Upload von Dateien entdeckten. Danach arbeitete die Funktion selbst mit komplett hochzuladenden Ordnern per Drag and Drop einwandfrei. Zulässig sind PDF-, Excel-, Word-, PowerPoint-, TIFF- und JPEG-Dateien. Word-Dateien lassen sich direkt in Drooms sichten, ohne auf ein lokales Office-Programm zurückgreifen zu müssen.

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Die Dateiformat-Wandlung in ein direkt lesbares Format übernimmt die Software automatisch im Hintergrund. Die maximale Dateigröße liegt bei 600 MByte. Falls gewünscht erhält der Datenraum-Administrator für Uploads und deren Konvertierung eine E-Mail-Bestätigung.

Drooms ist voll auf Sicherheit getrimmt: Wasserzeichen in den Dokumenten aktualisieren sich im Sekundentakt, die Print-Screen-Taste ist in der Zeit, in der die Software aktiv ist, durch das System blockiert. Programme zum Mitschneiden von Bildschirmen oder Fensterbereichen blockiert Drooms jedoch nicht. Der Datenraum nutzt auch im Hintergrund keine externen Plug-ins, um etwa Office- und PDF-Dokumente zu öffnen. Die Dokumenten-Visualisierung geschieht ausschließlich in der Drooms-Software. Wir konnten auch keinen Hinweis darauf entdecken, dass die Lösung etwas auf dem System installiert.

Übersichtliche Realtime-Reports zeichnen sämtliche Zugriffe und Aktionen revisionssicher auf. Das schafft zum Beispiel bei Vertragsverhandlungen Transparenz und gewährleistet die Umsetzung von Compliance-Anforderungen. Eine dokumentierte Frage-Antwort-Protokollierung trägt dazu ebenfalls bei. Auch sonst zeichnen das Programm viele praktische Kleinigkeiten aus wie etwa farbige Bookmarks. Die Suchfunktion allerdings beschränkt sich auf die im Index festgelegten Überschriften und bietet keine Volltextsuche.