Dokumentenmanagement-Software im Test

Verwaltung in der Cloud: Glaubt man Herstellern und Analysten, dann können elektronische Management-Systeme die Bearbeitungszeit von Dokumenten um bis zu 90 Prozent reduzieren. Sie sollen im Schnitt zwischen 20 und 40 Prozent der notwendigen Schritte einsparen und so auch die Kosten um einen vergleichbaren Prozentsatz senken.

Da sich Dokumente in vielfältiger Form durch den gesamten Unternehmensalltag ziehen, ist das eine verlockende Rechnung. Belege, Memos, Präsentationen, Protokolle, Verträge, E-Mails – alles will ja gesammelt, sauber abgelegt und für den Bedarfsfall zugriffsbereit vorgehalten werden.

Vielfach verhindern jedoch auch im zunehmend papierlos werdenden Büro noch Medien- oder Systembrüche den zeitgerechten Zugriff. Sie entstehen etwa dann, wenn Geschäftsvorgänge großteils digital, zum Teil aber auch noch in Papierform abgewickelt werden. Als einfache Lösung bieten sich cloudbasierte Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) an. Das Vorhalten der Daten online erleichtert zugleich die Zusammenarbeit mit externen Partnern oder von Teams.

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Die erste Aufgabe eines DMS besteht darin, alle Daten auf einer einheitlichen Plattform zusammenzuführen. Dazu müssen Papierdokumente gescannt, exotische Formate in gängige überführt und schließlich alle Dateien nach einheitlichen Regeln abgelegt werden. Viele DMS bieten eine Integration ausgewählter E-Mail-Konten, um auch elektronische Korrespondenz automatisch den richtigen Vorgängen zuzuordnen. Alle Dokumente werden indexiert, um eine gezielte Suche und schnellen Zugriff zu ermöglichen.

Um zu verhindern, dass Dokumente mehrfach erstellt oder bearbeitet werden, sind Funktionen zum Sperren und Freigeben von Dokumenten (Check-in und Check-out) sowie eine automatische Versionierung nützlich.

Eine Funktion zur Verlinkung von Dokumenten verhindert, dass unterschiedliche Versionen derselben Datei an verschiedenen Stellen gespeichert werden. Stattdessen gewährleistet ein Link auf das Dokument, dass es in allen relevanten Kontexten verfügbar ist. Zusätzlich ermöglichen mobile Client- Apps den Zugriff mit Tablets und Smartphones. Collaboration-Funktionen und Workflows verbessern die Zusammenarbeit in Teams.

Die Suche nach Schlagwörtern und gegebenenfalls im Volltext bildet, zusammen mit Anzeige- und Ausgabefunktionen, den Recherche-Teil des DMS. Hier kommt außerdem die Zugriffssteuerung und -kontrolle ins Spiel, die nur die jeweils berechtigten Nutzer an die Daten lässt. Workflow-Systeme leiten Dokumente und Informationen automatisch an die richtigen Mitarbeiter weiter.

Eine automatische Datensicherung und im Idealfall eine revisionssichere Archivierung vervollständigen den Funktionsumfang. Dabei begleitet das Dokumentenmanagement alle darin erfassten Inhalte nahtlos von der Entstehung bis zur Löschung beziehungsweise Archivierung und führt über jeden Bearbeitungsschritt Buch.

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Während ein „ausgewachsenes“ DMS aus einem Datei- Server mit den Nutzdaten, einem Datenbank-Server mit Metadaten zur Klassifizierung sowie weiteren Server-Systemen wie Kommunikations- und Konvertierungs-Servern besteht, sind Cloud-Anwendungen zur Dokumentenverwaltung in vielen Fällen noch etwas einfacher gestrickt und auch weniger transparent. Der Verzicht auf eigene Hardware und IT- Personal macht jedoch einen kostengünstigen Einstieg möglich.

Der Zugriff der Benutzer auf das System erfolgt per Windows-Client, Webinterface oder mobiler App. Teilweise lässt sich der Cloudspeicher auch gleich via WebDAV-Protokoll in Windows einbinden.

Circa 150 Anbieter tummeln sich heute auf dem DMS-Markt, denn das Thema liegt im Trend. Von Branchensoftware-Riesen wie SAP, Oracle und Sage bis zu ehrgeizigen Start-ups reicht die Liste. Geboten wird daher alles von der Dokumentenverwaltung für Einzelanwender bis hin zum Enterprise- Resource-Planning.

Für den vorliegenden Test wollten wir wissen, ob einfache, cloudgestützte Systeme bereits einen sinnvollen Einsatz im Unternehmen ermöglichen. Wir haben deshalb gezielt Cloud- Anwendungen aus dem unteren Segment des Spektrums ausgewählt, deren Angebote sich an Selbstständige, Teams oder Kleinbetriebe richten.

Die Bandbreite der Kandidaten reicht vom elektronischen Belegsammler für Freiberufler über die virtuelle Cloud-Verwaltung bis zum Profi-DMS mit regelbasierter, automatischer Sortierung.

Drei der getesteten Cloud-Dienste – Amagno, Fabasoft und Leitz – platzieren sich im klassischen Dokumentenmanagement- Segment. Amagno belegt dabei im Gesamtfeld klar den ersten Platz. Es bietet die meisten und die ausgereiftesten Funktionen. Fabasoft Cloud und Leitz Cloud folgen auf den Plätzen, beide lassen jedoch einige Funktionen vermissen, die man sich für ein wirklich ausgereiftes Dokumenten-Management wünscht.

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Die beiden weiteren Testkandidaten verfolgen jeweils einen eigenen, eher unkonventionellen Ansatz, Fileee mit einer sehr persönlichen Ausrichtung und Otixo mit der Einbindung bereits vorhandener Cloud-Ressourcen in ein überspannendes System.

Aufmerksamkeit erregt hierbei das OCR-System von Fileee, das durch die Verwendung der Smartphone-Kamera die Investition in einen Scanner spart.