Dokumente gemeinsam in der Cloud nutzen

Informationen und Dokumente aller Art über das Internet auszutauschen und zu teilen, ist für Anwender heute gängige Praxis. Doch bei den meisten reduziert sich das auf den simplen Austausch von Dateien auf der Ordnerebene und auf Anbieter wie Dropbox, Google Drive oder Microsoft One­Drive. Zwar haben diese Lösungen die Nutzung von Cloud-Speichern überhaupt erst populär gemacht, durch den ein­fachen, in den Einstiegsangeboten oft sogar kostenlosen Zugang aber auch die Schatten-IT stark gefördert.

Jenseits von Dropbox & Co. gibt es eine Reihe von Spezialdiensten, die virtuelle Datenräume anbieten. Sie bringen nicht nur wesentlich mehr businessrelevante Sicherheitsfunktionen mit, sondern fügen sich auch weitaus besser in bestehende IT-Infrastrukturen ein.

Um einen guten Überblick über das Spektrum an Virtual Data Rooms zu vermitteln, hat com! professional fünf Lösungen verglichen: Brainloop Secure Dataroom, Drooms Virtueller Datenraum, Grau DataSpace, Netfiles Dataroom und Team­place. Bei der Auswahl der Angebote zeigte sich deutlich, dass es durchgängig gültige Vergleichskriterien für diese doch komplexeren Anwendungen kaum gibt.

Auch wenn es einige Hersteller immer wieder so darstellen, ist ein virtueller Datenraum mehr als ein „besserer Dateisafe“ oder eine bloße Sync-and-Share-Lösung. Vielmehr handelt es sich um die sichere und nachvollziehbare Zusammenarbeit im Unternehmen und über Unternehmensgrenzen hinweg, etwa mit Partnern und Kunden.

Ein virtueller Datenraum geht über das Teilen von Dateien hinaus und bietet den Nutzern Features, die sie sonst vielleicht von Dokumenten-Management-Systemen kennen. Auch im heutigen Geschäftsbetrieb spielen nämlich „Papiere“ eine wesentliche Rolle, wenngleich diese heute elektronisch und nicht mehr gedruckt vor­liegen. So werden für Aufsichtsratssitzungen bei einigen Firmen schon keine schweren Sitzungsordner mehr angelegt und verteilt, sondern die Teilnehmer bekommen genau die Unterlagen, die sie brauchen, direkt über einen virtuellen Datenraum auf ihr Tablet geschickt – und können sie dort anschauen, mit Notizen versehen oder bearbeiten, je nachdem was ihnen die Sicherheitseinstellungen gestatten.

Neben Sitzungen und Projekten sind es auch komplexe Prüfprozesse, wie sie als Due Diligence bekannt sind, die von dieser Art der revisionssicheren und zuverlässigen Bereitstellung von Dokumenten profitieren. Der besonders in den USA verwendete Begriff bezeichnet einen Prüfprozess, der mit „gebotener Sorgfalt“ durchgeführt werden muss.  Diese Art sehr eingehender Prüfungen kommt etwa bei der Übernahme von Unternehmen oder bei Beteiligungen vor und wird meist von Anwälten und Wirtschaftsprüfern, aber auch von Branchen­experten und Technikern vorgenommen. Für Due-Diligence-Prozesse sind eine sehr granulare Rechtesteuerung und hochsichere Verbindungen Pflicht.

Zu den Anforderungen, die CIOs und IT-ler an virtuelle Datenräume stellen, gehören in erster Linie der einfache Zugriff und Versand von Dateien, ein möglichst frei granuliertes Nutzer- und Gruppenmanagement sowie eine möglichst gute Verwaltbarkeit von Freigabeprozessen.

Wichtig ist meist auch eine weitgehend nahtlose Einbindung der Office-Programme von Microsoft. So gut wie alle getesteten Lösungen konnten mit einem entsprechenden Plug-in aufwarten, das beispielsweise einen sicheren und richtlinienkonformen Versand von Dokumenten via E-Mail direkt aus dem Datenraum heraus erlaubt.

Diese Anforderungen werden von allen getesteten Anwendungen eingelöst – sowohl von Lösungen, die ausdrücklich Anwendungsfälle wie Due Diligence adressieren wie Drooms, Netfiles und Brainloop, als auch von flexiblen Inhouse-Lösungen wie die von Grau Data und von schlichteren Datenräumen für Collaboration-Zwecke wie Teamplace. Bei Letzterem greifen die Nutzer problemlos auf die Daten im Teamplace über Word und Excel zu, eine Überprüfung oder sichere Integration in die E-Mail-Anwendung – was bei den anderen Lösungen Standard ist – können sie dabei allerdings nicht erwarten.

Der Vergleichstest zeigte deutlich, dass es den angebotenen Lösungen sehr gut gelingt, den Unternhmen ein zugleich sicheres und komfortables Arbeiten in virtuellen Datenräumen zu ermöglichen. Zwar gibt es kleinere Unterschiede in der Herangehensweise, aber in puncto Funktionen und Leistung liegt das Testfeld dicht beieinander.

Wer komplexe, geschäftskritische Unterlagen revisionssicher be- und verarbeiten will, den dürfte der Testsieger Brainloop am ehesten ansprechen. Wer dagegen nur mal schnell die Dokumente einer Projektgruppe bereitstellen will, für den ist unser Preistipp Teamplace genau richtig, zumal dessen Nutzung bereits in der kostenlosen Variante durchaus sinnvoll ist.

IT-Verantwortliche und CIOs wiede­rum, die auf maximale Sicherheit setzen wollen oder müssen und daher nicht bereit sind, die eigenen Daten aus der Hand und in die Cloud zu geben, greifen wahrscheinlich eher zu einer Inhouse-Lösung wie der von Grau Data.

Und wer auf Verhandlungskomfort Wert legt, findet sicher eine Besonderheit bei Drooms praktisch – eine  Frage-Antwort-Protokollierung. Auch Netfiles Dataroom konnte mit der guten Protokollierung aller Benutzeraktivitäten punkten.

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