Collaboration-Tools im Test

Der Arbeitsmarkt hat sich in den letzten 20 Jahren stark gewandelt. Zahlreiche traditionelle Jobs sind kaum noch nachgefragt oder ganz verschwunden, neue Berufsbezeichnungen entstanden, von denen vor ein paar Jahren noch niemand gehört hatte. Vor allem die Digitalisierung immer weiterer Arbeitsbereiche hat die Karten oft neu gemischt. 

Ein Kennzeichen von Bildschirmarbeit ist, dass sie im Grunde nicht ortsgebunden ist. Mit der Verbreitung moderner technischer Möglichkeiten, etwa flächendeckend vorhandenem Breitband-Internet, haben sich Arbeitsformen herausgebildet, bei denen die Mitarbeiter nicht mehr unbedingt fünf Tage pro Woche im Büro verbringen. Eine große Zahl von Menschen arbeitet stattdessen ganz oder teilweise von zu Hause aus, ohne ständigen direkten Kontakt zu den Kollegen.

Obwohl der Trend zur Telearbeit derzeit schon wieder leicht rückläufig zu sein scheint, hat sich diese Form der Beschäftigung doch etabliert und wird auf absehbare Zeit fester Bestandteil der Arbeitswelt bleiben. Ob es sich nun um „reguläre“ Teleheimarbeiter handelt, um junge Eltern, die während der Elternzeit tageweise vom Homeoffice aus arbeiten, oder um Selbstständige, die sich projektbezogen zu temporären Teams zusammentun – die Vorteile sind zu vielfältig, um einfach wieder aufgegeben zu werden.

Natürlich hat die Medaille auch eine Kehrseite, die vor allem in der eingeschränkten Kommunikation offensichtlich wird. Auch Telearbeitsprojekte müssen koordiniert werden, Absprachen sind wichtig und zeitgerechte Informationen über Ablauf, Status und Arbeitsmittel unerlässlich. Eine Lösung bietet sich in Form von cloudbasierten Collaboration-Plattformen, die alle Beteiligten auch unabhängig von Terminplänen zusammenbringen.

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Zentrales Anliegen einer Collaboration-Lösung sollte es sein, dafür zu sorgen, dass alle Projektbeteiligten möglichst auf dem gleichen Informationsstand sind. Das kann durch Nachrichtenbretter, fortlaufende Online-Konferenzen oder gespeicherte Transkripte erreicht werden. Im Gegensatz zur Kommunikation etwa per Instant Messenger sind die Inhalte nicht flüchtig, sondern werden permanent protokolliert und können so auch später noch nachvollzogen werden.

Eine Unterteilung in verschiedene Team- oder Chat-Räume ermöglicht es, abteilungsweise oder projektbezogen jeweils die passende Teilnehmergruppe zusammenzubringen. Die Integration einer Dateiablage sorgt dafür, dass Teilergebnisse, Arbeitsmittel, Dokumente und ausführlichere Informationen für alle bereitstehen. Idealerweise sollten die Dateien kommentierbar und über eine Aufgabenverwaltung bestimmten Mitarbeitern zuzuordnen sein.

Eine Suchfunktion erleichtert das Herausfiltern der für den eigenen Arbeitsablauf relevanten Informationen auch nach längerer Abwesenheit und ausgedehnten Diskussionen. Außerdem ist eine Aktivitätsliste nützlich, um nachzuvollziehen, welche Arbeitsschritte abgeschlossen sind und wer was bereits erledigt hat. Termin- und Kontaktverwaltung gewährleisten, dass Deadlines allen bekannt sind und jeder für jeden erreichbar ist.

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Admins legen über die Zugriffssteuerung fest, wer Zugang zu welchen Bereichen hat und gegebenenfalls auch in welcher Rolle. Der Zugriff der Benutzer auf das System erfolgt in der Regel per Webbrowser, für mobile Telearbeiter wie Vertreter oder Kundenbetreuer sind Smartphone-Apps hilfreich. Teilweise ist der Zugriff auf den Speicherbereich via Web-DAV möglich.

Die Palette der getesteten Tools reichte vom einfachen Chat-Werkzeug bis hin zum modular erweiterbaren „Alleskönner“. 

• Campfire – der Preistipp – bietet vor allem einen Konferenz-Chat, der sich in verschiedene Räume unterteilen lässt, in denen auch Dateien abgelegt werden können.
• Einen ähnlichen Ansatz verfolgt Slack, das jedoch ein moderneres Interface hat und die persönliche Interaktion stärker gewichtet.
• Onehub legt das Hauptaugenmerk auf Struktur, an die Stelle des Chats treten hier ausformulierte Nachrichten, sodass sich das System vor allem für Gruppen eignet, die selten zeitgleich online sind.
• Sosius ist eine modulare Plattform, die sich über die Grundfunktionen hinaus mit einer Vielzahl von Apps beispielsweise zum Firmen-Intranet oder einfachen CRM erweitern lässt.
• Bei Vyew schließlich liegt der Schwerpunkt auf visueller Zusammenarbeit. Hier können die Teilnehmer gemeinsam auf einer Arbeitsfläche malen und Dokumente oder Grafiken entwickeln, kommentieren oder bearbeiten.

Den Sieg im Vergleichstest konnte Sosius davontragen. Im Organisations- wie im Kommunikationsbereich bietet das Tool die meisten Funktionen. Zudem lässt es sich sehr flexibel anpassen.