Social Collaboration am Workplace der Zukunft

Die Digitalisierung fordert von Unternehmen Schnelligkeit, Agilität und einen hohen Vernetzungsgrad. Und das gilt nicht nur für die IT, sondern auch für die Menschen, die sie einsetzen. Social Collaboration lautet dafür oft das Stichwort. Sie ist der Schlüssel dafür, Kommunikation und Zusammenarbeit den agilen Anforderungen anzupassen. Die Voraussetzung ist ein nachhaltiger, stetiger Wandel der Kommunikationsgewohnheiten der Mitarbeiter.

Die zunehmend vernetzte Arbeitswelt verändert die Anforderungen an eine zeit- und ortsunabhängige Zusammen­arbeit. Die Fachabteilungen von Global Playern sitzen heute nicht mehr in einer Unternehmenszentrale, sie arbeiten in weltweit agierenden Teams.

Doch hat sich bei etablierten Unternehmen über die Jahre hinweg oft eine Silo-Mentalität entwickelt. An einen Dialog oder Wissenstransfer zwischen den eigenen Experten ist im schlechtesten Fall nicht zu denken. Synergie- und Innovationspotenziale bleiben ungenutzt.

Auch Volkswagen war 2013 an diesem Punkt angelangt. Die Volkswagen-Konzern-IT gab die Initialzündung für den Aufbau einer eigenen Social-Collaboration-Plattform. Group Connect heißt das Werkzeug, das Strukturen aufbrechen soll. Zunächst arbeiteten nur die IT-Mitarbeiter mit dem Tool. Heute können es konzernweit rund 280.000 Mitarbeiter über Marken und Regionen hinweg nutzen.

Soziale Netzwerke in Unternehmen sollen vor allem den Wissensaustausch fördern und Informationen zentral bereitstellen. Social Collaboration (SC) verbessert die Zusammenarbeit vor Ort und mobil. Zentral dabei ist, dass die internen Plattformen den Dialog zwischen Mitarbeitern unterschiedlicher Hierarchien und Fachbereiche komplett neu gestalten.

Der erste Schritt in Richtung Social Collaboration ist die Wahl eines Tools, um die zentrale Plattform aufzubauen. Eine eigene oder kostenintensive externe Entwicklung ist dafür nicht mehr nötig: Eine Vielzahl von Herstellern bietet standardisierte Applikationen mit verschiedenen Funktionalitäten an. Die gewählte Applikation sollte bestmöglich zu den Strukturen des Unternehmens passen. Die Volkswagen-Group-IT evaluierte deshalb im Vorfeld verschiedene Anwendungen und entschied sich schließlich für die Software von Jive.

Jive stellt eine Schnittstelle für den Representational State Transfer (REST) bereit. Konnektoren vereinfachen das Einbinden des Tools in die bestehende Systemlandschaft. Die im Vorfeld durchgeführten Sicherheitsüberprüfungen und der Penetrationstest ergaben gute Ergebnisse. Eine der wichtigsten Anforderungen war zudem das Zusammenspiel mit den vorhandenen IBM-Servern, die Index Sequential Access Method (ISAM) unterstützen. Da­rüber hinaus muss Stabilität gewährleistet sein – auch wenn beispielsweise bei einem Event 10.000 Mitarbeiter gleichzeitig auf das System zugreifen.

Ein weiteres wichtiges Kriterium für die Tool-Auswahl ist die Bedienbarkeit. Zwar orientieren sich die meisten Social-Collaboration-Plattformen am Look and Feel von Social-Media-Netzwerken, mit denen die meisten User bereits vertraut sind. Trotzdem ist es ausschlaggebend, ob die Anwendung übersichtlich gestaltet und intuitiv ist. Sonst sind die Chancen, dass die Mitarbeiter die neue Plattform akzeptieren, eher gering. Sind die Zugangshürden hoch und die Nutzerführung zu komplex, bleiben die User fern und das Projekt ist zum Scheitern verurteilt.

Sehr aufschlussreich waren deshalb die Tests, die die Group-IT im Vorfeld mit Testpersonen aus den unterschiedlichsten Fachbereichen und Hierarchiestufen des Konzerns durchführte. Sie ergaben, dass beispielsweise die Bedien­oberfläche noch kleinerer Optimierungen bedurfte.

Die „Deutsche Social Collaboration Studie 2016“ der TU Darmstadt belegt den Zusammenhang zwischen Social-Collaboration-Tools und mehr Arbeitseffizienz, gleichzeitig bestätigt sie die von der Volkswagen-Group-IT gemachten Erfahrung: Der Erfolg von SC hängt wesentlich mit der Kultur im Unternehmen zusammen. Um die Mitarbeiter mitzunehmen, ist ein klares Bekenntnis des Managements notwendig. Führungskräfte müssen vorleben, welche Einsatzmöglichkeiten die Plattform hat. So bloggt unter anderem der Volkswagen-Konzern-CIO zweisprachig und steht mit der Group-Connect-Community im Dialog. User können dem Topmanagement regelmäßig Fragen zu aktuellen Themen im Live-Dialog stellen.

Doch gerade bei komplexen Konzernstrukturen braucht es etwas Zeit, bis sich SC etabliert hat. Nur wenn die Mitarbeiter den Vorteil der neuen Plattform für sich und ihre tägliche Arbeit sehen, hat sie Erfolg. Die Initiatoren müssen für das Tool werben und aktiv auf die Nutzer zugehen. Deshalb ging dem Start von Group Connect eine regelrechte Informationsoffensive voraus – über interne Kanäle wie Mitarbeiterzeitungen, Intranet, Plakate oder Newsletter.

Der Vorteil von Social Collaboration liegt in den Funktionen, die die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und somit die aktive Zusammenarbeit fördern. Diskussionen in Foren lassen sich deutlich leichter verfolgen und führen durch direkten Austausch zu schnelleren Entscheidungen. Via E-Mail wird eine solche „Unterhaltung“ mehrerer Teilnehmer durch die Fülle der Nachrichten sehr schnell unübersichtlich. Das Suchen und Öffnen einzelner E-Mails kostet zusätzlich Zeit. In Foren-Threads im SC-Tool können alle Mitarbeiter eigenes Wissen zu einem Thema bereitstellen und durch andere Blickwinkel neue Impulse erlangen. Binnen Minuten kommen durch diesen konzernweiten Austausch heute Akteure, die sich vorher nicht persönlich kannten, zu neuen Lösungen. Social Collaboration vereinfacht schließlich auch das Suchen und Finden von Experten sowie deren Vernetzung.

Um den Mitarbeitern den Einstieg zu erleichtern, standen zum Start von Group Connect bereits erste Gruppen und Themen bereit. Sie veranschaulichten mit Szenarien und Anwendungsfällen exemplarisch das Potenzial der Plattform.

Zwar ist eine offene und transparente Kommunikation das große Ziel von Social Collaboration, dennoch ist es wichtig, den Usern einen geschützten Raum zur Verfügung zu stellen, in dem nur ein bestimmter Personenkreis kommuniziert. So können Gruppen gebildet werden, zu denen nur eingeladenen Mitarbeiter Zugang erhalten.

Langfristig gesehen wird die Social-Collaboration-Lösung zum virtuellen, zentralen Arbeitsplatz. Beispielsweise ist es bereits möglich, im Zusammenspiel mit anderen Systemen im Unternehmen ganze Fachprozesse über die Plattform abzubilden. Diese Entwicklung gilt es natürlich auch technisch zu unterstützen, etwa mit einem Outlook-Plug-in: Auf diese Weise ist die Verbindung zum täglich genutzten Mail-Programm hergestellt und ein Absprung von Outlook in verschiedene Group-Connect-Inhalte möglich.

Langfristig soll Group Connect zur Netzwerk- und Collaboration-Plattform werden, die verschiedenste Applikationen integriert beziehungsweise Schnittstellen dazu bietet. Zur Wissenspflege steht dann ein Group-Wiki bereit. Zusätzliche Informationen werden über Fachportale und Group Share bereitgestellt. Damit ist es auch kein Problem, Dokumente gemeinsam zu bearbeiten und zentral zu archivieren. Für die Kommunikation nach extern oder P2P sind Outlook und Lync integriert. Aber auch hier ist Usability Trumpf. Höchste Priorität hat deshalb die barrierefreie Vernetzung der Applikationen per Single Sign-on und einer einzigen globalen Suche.

Doch die Evolution von Group Connect hin zum Future Workplace birgt auch Fallstricke. Ein häufiger Fehler: Unternehmen und IT-Abteilungen führen Produkte schrittweise und unabhängig voneinander ein. Eine Strategie ist für den Anwender oft nicht erkennbar, er fühlt sich nicht mitgenommen. Die IT muss die unterschiedlichen Arbeitskontexte, Erfahrungen und Anforderungen berücksichtigen. Die aktuellen Produkte verfügen zwar über verschiedene Ausprägungen und Schwerpunkte, doch die meisten haben ähnliche allgemeine Funk­tionen – beispielsweise Profil, Chat und Austausch. Das führt im schlechtesten Fall zu einer „natürlichen Kannibalisierung“ der Produkte. Der Schlüssel zum Erfolg ist ein durchdachtes Konzept.

Die neue Form des Arbeitens will gelernt sein. Der Einstieg in die Arbeitswelt der Zukunft ist ein Prozess, der nicht von heute auf morgen geschieht. Derzeit erfüllt Group Connect seine Funktion als zentrales Netzwerk konzernweit in vielen Bereichen schon sehr gut. Der Schritt zum vollständigen Future Workplace erfordert an vielen Stellen noch weiteres En­ablement der Mitarbeiter: Für die durchgängige Nutzung gibt es heute vielfach noch zu wenig Bezug zu der täglichen Arbeitsweise der User. Hier gilt es anzusetzen, denn die Zukunft des Arbeitens ist weniger pyramidal und hierarchisch als agil und vernetzt.

Die Einführung einer Collaboration-Plattform betrifft natürlich auch die Unternehmens- und Organisationsentwicklung. Mitarbeiter wie Führungskräfte merken sehr schnell, dass eine andere Form der Transparenz und der Kommunikation erforderlich ist. Um mittelfristig die Wettbewerbsfähigkeit nicht einzubüßen, braucht es ein klares Commitment auf allen Ebenen und von allen Stakeholdern.